Thailand bevindt zich, net als veel andere landen, in een tijdperk van digitale transformatie, waarin online handel en betalingen snel groeien. Daarom worden elektronische kassabonnen, ook wel e-kassabonnen of online kassabonnen genoemd, een belangrijk hulpmiddel voor moderne bedrijven, van online tot fysieke winkels en van start-ups tot grote ondernemingen. Het gebruik van e-kassabonnen kan een bedrijf helpen kosten te besparen, terwijl het zijn geloofwaardigheid vergroot, zijn professionele imago versterkt en voldoet aan de Thaise wettelijke vereisten.

In dit artikel bespreken we e-ontvangstbewijzen, inclusief de implementatie ervan in Thailand, het belang ervan en de voordelen van het gebruik ervan. We gaan ook in op de wettelijke vereisten voor het gebruik van e-ontvangstbewijzen, hoe je ze kunt uitgeven en een oplossing die kan helpen bij het automatiseren van het uitgifteproces.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een e-ontvangstbewijs?
  
• Implementatie van e-ontvangstbewijzen in Thailand
  
• Het belang van e-ontvangstbewijzen voor moderne bedrijven
  
• Thaise wettelijke vereisten voor het gebruik van e-ontvangstbewijzen
  
• Het proces voor het uitgeven van e-ontvangstbewijzen
  
• De voordelen van e-ontvangstbewijzen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een e-ontvangstbewijs?

Een e-ontvangstbewijs is een document dat wordt gebruikt om de betaling van een klant in elektronische vorm te bevestigen in plaats van op papier. De informatie op het e-ontvangstbewijs is hetzelfde als op een normaal ontvangstbewijs en kan een ontvangstbewijsnummer, een lijst met producten of diensten, de prijs, belasting over de toegevoegde waarde (btw), de betalingsdatum en de betaalmethode . Het belangrijkste voordeel van een online ontvangstbewijs is dat deze kan worden opgeslagen en verzonden via digitale systemen zoals e-mail, Short Message Service (SMS), QR-code of een app.

Implementatie van e-ontvangstbewijzen in Thailand

In 2025 startte de Thaise belastingdienst het project Easy E-Receipt 2.0 om de binnenlandse bestedingen te stimuleren en mensen aan te moedigen om uitgaven voor gekochte goederen of diensten met een e-belastingfactuur of e-ontvangstbewijs af te trekken. Mensen kunnen tot 50.000 baht aftrekken van hun belastingen, waarvan 30.000 baht voor algemene goederen en nog eens 20.000 baht voor One Thai One Product (OTOP), producten van gemeenschapsondernemingen of sociale ondernemingen.

Na afloop van het Easy E-Receipt 2.0-project, dat liep van 16 januari tot 28 februari 2025, bleek uit gegevens van Thansettakij dat de promotie van e-ontvangstbewijzen de verkoop flink heeft doen stijgen, met een toename van het aantal verzoeken om e-ontvangstbewijzen te gebruiken voor belastingaftrek. Meerdere deelnemers aan het project meldden een stijging van de verkoop: de Mall Group zag een stijging van 30%, de Central Department Store en Power Mall een stijging van 10-15%, deelnemende winkels op Lazada verdubbelden hun verkoop en Shopee zag een stijging van ongeveer 60% ten opzichte van normale periodes.

Bovendien is het e-ontvangstbewijzensysteem van Thailand een van de maatregelen van het Thailand 4.0-beleid, dat is opgezet om de algehele overgang van het land naar een digitale economie te stimuleren. Sinds 2016 moedigt dit beleid het online gebruik van belastingdocumenten aan en bepaalt het dat grote bedrijven in 2025 klaar moeten zijn om e-belastingfacturen te gebruiken, en dat dit in 2028 moet zijn uitgebreid naar bedrijven van elke omvang in het hele land.

Het belang van e-ontvangstbewijzen voor moderne bedrijven

Voor moderne bedrijven zijn e-ontvangstbewijzen om verschillende redenen strategisch noodzakelijk en belangrijk. Hier volgen enkele daarvan.

Ze zorgen voor nauwkeurigheid en transparantie

e-ontvangstbewijzen helpen bedrijven om informatie systematisch vast te leggen. Door ze te gebruiken kunnen bedrijfseigenaren gemakkelijk gegevens uit het verleden controleren, fouten verminderen, zeer nauwkeurige belastinginformatie verstrekken en de transparantie en betrouwbaarheid vergroten. Ze dienen ook als bewijs van transacties, wat de veiligheid en controleerbaarheid verhoogt. Klanten ontvangen veilig en betrouwbaar betalingsbewijs, waardoor bedrijven meer vertrouwen kunnen opbouwen.

Ze zijn veilig en moeilijk te vervalsen

Digitale ontvangstbewijzen raken niet snel beschadigd of kwijt en vervagen niet zoals papieren documenten. Ze kunnen worden getraceerd via het systeem van een e-ontvangstbewijsprovider en ze verminderen het risico op vervalsing door middel van encryptiemechanismen en digitale handtekeningen, evenals beveiligingsmaatregelen zoals digitale tijdstempels en Public Key Infrastructure (PKI).

Ze bouwen geloofwaardigheid op en verbeteren het digitale imago van een bedrijf

e-ontvangstbewijzen helpen een bedrijf naar een modern, geloofwaardig niveau te tillen, waardoor het professionele imago wordt versterkt, een positieve ervaring voor klanten wordt gecreëerd en hun vertrouwen wordt opgebouwd. Ze stellen zowel klanten als bedrijven ook in staat om gemakkelijk eerdere transacties te bekijken.

Ze ondersteunen de groei van online bedrijven

Er is een zakelijke trend om zich te richten op online groei, waarbij bedrijven verkopen op e-commerceplatforms zoals LINE Shopping, Shopee en TikTok Shop, die allemaal systemen nodig hebben die automatisch e-ontvangstbewijzen kunnen uitgeven. Het effectief gebruik van e-ontvangstbewijzen ondersteunt grote verkoopvolumes en maakt een meer systematisch financieel beheer mogelijk, wat het concurrentievermogen van bedrijven op de digitale markt vergroot.

Ze bieden voordelen op het gebied van boekhouding en belastingbeheer

De Thaise overheid heeft maatregelen genomen om het gebruik van het e-Tax Invoice- en e-Receipt-systeem te stimuleren; belastingbetalers kunnen tot 31 december 2025 profiteren van belastingvoordelen voor bepaalde soorten aftrekbare uitgaven en een verlaging van de bronbelastingtarieven. Bovendien worden e-ontvangstbewijzen gepromoot als de nieuwe boekhoudnorm. Bedrijven die vroeg overstappen op e-kwitanties, krijgen een voorsprong op het gebied van belastingdocumentbeheer en ondersteunen het overheidsbeleid om papierwerk te verminderen en over te stappen op digitale systemen.

Thaise wettelijke vereisten voor het gebruik van e-ontvangstbewijzen

Om e-commercebedrijven te promoten, de veiligheid te vergroten en het aantal stappen voor het opstellen van documenten te verminderen, heeft de belastingdienst een systeem ontwikkeld dat e-ontvangstbewijzen ondersteunt en papieren ontvangstbewijzen vervangt, onder de Wet op elektronische transacties B.E. 2544. Bedrijven die e-ontvangstbewijzen kunnen uitgeven, moeten aan de volgende eisen voldoen:

• Registreren voor het gebruik van e-ontvangstbewijzen: Bedrijven moeten zich registreren bij de belastingdienst en goedkeuring krijgen via het elektronische systeem van de dienst om e-ontvangstbewijzen te mogen gebruiken.
  
• Het juiste documentformaat gebruiken: Het bestandsformaat voor een e-ontvangstbewijs moet XML zijn volgens de Electronic Transactions Development Agency (ETDA)-normen. Het moet ook volledige info bevatten, zoals de naam en het adres van de klant en het bedrijf, details over het verkochte product of de verkochte dienst, de nettoprijs, btw, ontvangstbewijsnummer en betalingsdatum.
  
• Een elektronisch certificaat krijgen: Documenten die bij de belastingdienst worden ingediend, moeten voorzien zijn van een digitale handtekening die is afgegeven door een elektronisch certificaat dat door de belastingdienst wordt erkend. Deze handtekening verifieert de identiteit van de exploitant en certificeert dat de documenten correct zijn en dat er geen informatie is gewijzigd.
  
• Dien elke maand e-kassabonnen in bij de belastingdienst: Elk e-kassabon moet uiterlijk op de 15e van de maand volgend op de betreffende transactie (d.w.z. wanneer het kassabon aan de klant is afgegeven) bij het systeem worden ingediend, samen met een digitale handtekening, om ervoor te zorgen dat het document volledig rechtsgeldig is.
  
• Gebruik een aanbieder van e-kassabonnen met een veilig en betrouwbaar systeem: Het e-kassabonnen systeem dat een bedrijf gebruikt, moet een gebruikslogboek bijhouden en toegang tot de gegevens bieden met een wachtwoord. Het moet bestandsversleuteling mogelijk maken en een bedrijf in staat stellen de integriteit van de bestandsgegevens te controleren. Deze functies geven een bedrijf het vertrouwen dat het in geval van een geschil de gegevens kan traceren.
  
• Houd je aan de normen voor het bewaren van elektronische gegevens: Documenten moeten minstens vijf jaar in het systeem worden bewaard en de tekst van het document moet toegankelijk zijn en worden weergegeven zoals in het origineel. Dit omvat metagegevens zoals de bestandsnaam, bestandsgrootte, bestandstype en aanmaakdatum van het bestand.
  
• Houd je aan de wet op de bescherming van persoonsgegevens (PDPA): e-ontvangstbewijzen bevatten persoonlijke info zoals namen, adressen en belastingnummers. Daarom moet je rekening houden met het verzamelen, gebruiken en openbaar maken van info volgens de PDPA.
  

Het proces voor het uitgeven van e-ontvangstbewijzen

Volg de onderstaande stappen om een e-ontvangstbewijs uit te geven in Thailand.

Registreer je bij de belastingdienst

• Voordat je begint met het uitgeven van e-ontvangstbewijzen, moet je je aanmelden voor het e-ontvangstbewijzenindieningssysteem van de belastingdienst.
  
• Zorg dat je de relevante documenten bij de hand hebt en dien deze in, waaronder:
  
  • Formulier Kor.Aor.01
    
  • Het certificaat van oprichting
    
  • Een kopie van het identiteitsbewijs van de bevoegde ondertekenaar
    
  • In het geval van het verlenen van een volmacht moet er een volmachtdocument (POA) zijn, samen met een kopie van het identiteitsbewijs van zowel de volmachtgever als de gevolmachtigde
    
• Vraag een elektronisch certificaat aan om de echtheid van de documenten te checken.
  

Kies een betrouwbare aanbieder van e-kassabonnen

• Kies een aanbieder die het volgende biedt:
  
  • Een systeem dat automatisch een groot aantal e-kassabonnen kan genereren, wat het gemak en de snelheid verhoogt
    
  • Een veilig systeem om online aanvallen te voorkomen
    
  • Versleutelde gegevens van gebruiksgegevens en toegang tot online documenten
    

Koppel je bedrijfssystemen aan het systeem van je e-ontvangstbewijzenprovider

• Zodra je bent goedgekeurd door de belastingdienst, kun je je systemen (bijv. e-commerce, interne bedrijfsprocessen, online boekhouding) koppelen aan het systeem van je e-ontvangstbewijzenprovider om de uitgifte van documenten te automatiseren. Dit vermindert de fouten die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer.
  
• Je moet het systeem van de aanbieder van e-ontvangstbewijzen testen om er zeker van te zijn dat het e-ontvangstbewijzen kan maken, deze naar klanten kan sturen en ze correct en volledig kan opslaan in het juiste elektronische formaat, zodat de gegevens makkelijk kunnen worden gecontroleerd.
  

Een e-ontvangstbewijs uitgeven

• Nadat de klant heeft betaald, moet er automatisch een e-ontvangstbewijs worden gegenereerd met behulp van de info in het systeem van de dienstverlener van het e-ontvangstbewijs.
  
• Het formaat van het e-ontvangstbewijs moet XML zijn, volgens de normen van de belastingdienst, en er moet een PDF- of A-3-bestand bij zitten om de gegevens makkelijk op te slaan.
  
• Om het e-ontvangstbewijs uit te geven, moet deze de volgende gegevens bevatten:
  
  • Informatie over het bedrijf of de uitgever van het ontvangstbewijs: Dit omvat de naam van de juridische entiteit of natuurlijke persoon, hun adres, het belastingidentificatienummer (TIN) en het filiaal (indien van toepassing).
    
  • Gegevens van de klant: Dit omvat de naam van de juridische entiteit of natuurlijke persoon, hun adres en hun TIN (als een belastingvermindering gewenst is).
    
  • Lijst van verkochte producten of diensten: Details zoals de naam van het product of de dienst, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en de waarde vóór belasting.
    
  • Financiële gegevens: de waarde van de goederen of diensten (exclusief btw), de toegepaste btw en de totale waarde (inclusief btw). Daarnaast kunnen exploitanten de gebruikte betaalmethode invoeren, zoals contant, bankoverschrijving of creditcard, voor een betere traceerbaarheid.
    
  • Documentgegevens: dit omvat het ontvangstbewijsnummer en de dag, maand en het jaar waarin het is uitgegeven.
    

Het e-ontvangstbewijs aan de klant bezorgen

Het bedrijf stuurt het e-ontvangstbewijs via e-mail of sms naar de klant. Als alternatief kunnen klanten e-ontvangstbewijzen rechtstreeks downloaden van het systeem van het e-ontvangstbewijsprovider.

Bewaar het document online

Bedrijven moeten elektronische ontvangstbewijzen minstens vijf jaar bewaren, zoals de belastingdienst vraagt. Digitale opslag maakt het makkelijker om dingen te controleren en op te zoeken, en het zorgt voor meer veiligheid door gegevens te versleutelen.

De voordelen van e-ontvangstbewijzen

Laten we eens kijken naar enkele voordelen die bedrijven behalen door e-ontvangstbewijzen te gebruiken.

Ze verlagen de kosten en verhogen de efficiëntie

Bedrijven die e-ontvangstbewijzen gebruiken, besparen op kosten, zoals papier, printers, inkt, documentbezorging en opslag. Bovendien helpen online ontvangstbewijzen bij het opbouwen van een duurzaam en milieuvriendelijk bedrijfsimago.

Automatisering bespaart tijd

Ondernemers kunnen online direct ontvangstbewijzen aanmaken en versturen, waardoor ze niet meer hoeven te wachten op het afdrukken en versturen van documenten. Het digitaal genereren en beheren van e-ontvangstbewijzen vermindert de tijd die nodig is voor het invoeren van gegevens en maakt realtime verkooprapportages mogelijk. Online ontvangstbewijzen verhogen ook de snelheid en nauwkeurigheid, verminderen fouten door handmatige gegevensinvoer en zorgen voor consistente gegevensnauwkeurigheid. Ze zijn met name ideaal voor bedrijven die een groot aantal ontvangstbewijzen moeten beheren.

Het is makkelijk om gegevens op te slaan, te zoeken en te analyseren

E-ontvangstbewijsgegevens worden handig opgeslagen, gaan meestal niet verloren en zijn makkelijk te vinden. E-ontvangstbewijsgegevens zijn veilig en handig voor controles achteraf. Digitale gegevens maken het voor bedrijven ook makkelijk om klantgedrag snel te beheren en te analyseren, en om met een paar klikken documenten uit te geven.

E-ontvangstbewijzensystemen kunnen worden gekoppeld aan andere bedrijfssystemen

E-ontvangstbewijzensystemen kunnen worden gekoppeld aan customer relationship management (CRM), online boekhouding, e-commerce en interne bedrijfssystemen om automatisch gegevens uit te wisselen.  

e-ontvangstbewijzen voldoen aan de behoeften van klanten in het digitale tijdperk

Klanten kunnen hun betalingsbewijzen op hun mobiele telefoon bewaren en hebben altijd en overal toegang tot e-ontvangstbewijzen via e-mail, een app of het systeem van het e-ontvangstbewijsprovider. Ze zijn makkelijk te vinden en je hoeft je geen zorgen te maken dat je online ontvangstbewijzen kwijtraakt. Kortom, e-ontvangstbewijzen zijn handiger dan traditionele documentopslag.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.
  
• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, 135 valuta's en 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk van je backoffice: Genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.