A volte gestire le transazioni non è facile come sembra per le attività del commercio digitale: ogni acquisto implica una complessa rete di processi finanziari, obblighi legali e requisiti normativi la cui amministrazione influisce direttamente sull'esperienza dei clienti, sulla credibilità del brand e sui profitti.

Oggi l'e-commerce continua a crescere a un ritmo incalzante e molte attività si rivolgono a entità specializzate per gestire l'articolato processo di elaborazione dei pagamenti digitali: si tratta dei Merchant of Record.

In questo articolo esploriamo il concetto di Merchant of Record, illustrandone i ruoli e le responsabilità e analizzando gli innumerevoli vantaggi per le attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un Merchant of Record?
  
• Responsabilità di un Merchant of Record
  
• Merchant of Record e facilitatori di pagamenti
  
• Tipi di attività che devono avvalersi di un Merchant of Record
  
• Vantaggi offerti da un Merchant of Record
  
• Stripe è un Merchant of Record?
  

Che cos'è un Il Merchant of Record?

Il termine Merchant of Record (esercente autorizzato) fa riferimento all'entità legalmente autorizzata responsabile dell'elaborazione dei pagamenti dei clienti, tra cui le transazioni con carta di credito e debito e con wallet, per beni o servizi per conto di un'attività. Il Merchant of Record è responsabile degli aspetti finanziari, legali e di conformità legati alle transazioni. Tratta con soggetti quali banche, circuiti delle carte di credito e organismi normativi. Il Merchant of Record ha un ruolo importante nelle transazioni di e-commerce e può plasmare significativamente il processo e l'esperienza per i pagamenti online.

Responsabilità di un Merchant of Record

Nell'ambito dell'e-commerce, un Merchant of Record è responsabile di diversi aspetti chiave correlati alle transazioni finanziarie. Ecco alcune delle principali responsabilità di un Merchant of Record:

• Elaborazione delle transazioni
  Il Merchant of Record è responsabile della gestione e dell'elaborazione dei pagamenti dei clienti. Dal momento in cui un cliente immette i propri dati di pagamento fino a quello in cui i fondi raggiungono il conto bancario dell'attività, il Merchant of Record verifica che i pagamenti avvengano in modo accurato e sicuro. I Merchant of Record gestiscono anche i rimborsi e gli storni.

• Infrastruttura di pagamenti
  Il Merchant of Record sovrintende alla configurazione e alla gestione del gateway di pagamento e dei conti esercente necessari per elaborare le transazioni. Si interfaccia con fornitori di servizi di pagamento e banche per verificare che i pagamenti vengano elaborati senza problemi.

• Conformità normativa
  Per garantire la sicurezza e la legittimità delle transazioni, il Merchant of Record deve rispettare molte normative di carattere finanziario, come gli standard PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). È anche responsabile del rispetto delle normative in materia di adeguata verifica della clientela (KYC) e antiriciclaggio (AML).

• Gestione dell'imposta sulle vendite
  Il Merchant of Record è responsabile del calcolo, della riscossione e del versamento dell'imposta sulle vendite, dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) o dell'imposta sui beni e servizi (GST). Deve riscuotere e versare queste imposte all'autorità fiscale corretta, in base alla sede dell'attività commerciale e alla località in cui si trova il cliente.

• Gestione delle frodi
  Il Merchant of Record ha un ruolo importante nel rilevare e prevenire le transazioni fraudolente. Deve adottare sistemi per identificare le possibili attività fraudolente, in modo da proteggere l'attività e i clienti.

• Gestione dei dati dei clienti
  Il Merchant of Record gestisce spesso i dati dei clienti relativi alle transazioni, che possono includere informazioni personali o cronologie degli acquisti. In questo ruolo il Merchant of Record deve gestire i dati ai sensi delle leggi e delle normative in materia di privacy.

• Reportistica e riconciliazione
  Spesso il Merchant of Record deve gestire attività di reportistica e riconciliazione, tra cui la generazione di report su vendite, rimborsi e storni e la documentazione e la riconciliazione accurate di tutte le transazioni in registri finanziari.

In breve, grazie al Merchant of Record le attività possono dedicare risorse interne minime alla gestione finanziaria e dei pagamenti, per concentrarsi sui propri prodotti o servizi più importanti. Allo stesso tempo, il Merchant of Record verifica che le transazioni finanziarie siano sicure, efficienti e sempre conformi a tutti i necessari standard e normative.

Merchant of Record e facilitatori di pagamenti

Merchant of Record e facilitatori di pagamenti svolgono entrambi un ruolo significativo nel processo di pagamento nell'e-commerce, ma differiscono per responsabilità e ambito dei servizi. Ecco le differenze:

Merchant of Record

Il Merchant of Record è responsabile dell'elaborazione dei pagamenti dei clienti per conto dell'attività commerciale e si assume numerosi obblighi legali e finanziari correlati a queste transazioni. Ecco alcune delle principali responsabilità di un Merchant of Record:

• Elaborazione delle transazioni
  Sono incluse l'accettazione, l'elaborazione e la protezione di tutte le transazioni dei clienti, nonché la gestione degli storni e dei rimborsi.

• Infrastruttura di pagamenti
  Il Merchant of Record garantisce l'elaborazione uniforme delle transazioni tramite integrazioni con i fornitori di servizi di pagamento, la gestione dei conti esercente e la configurazione e la manutenzione del gateway di pagamento.

• Conformità normativa
  Il Merchant of Record deve essere conforme a tutti gli standard applicabili in materia di sicurezza dei dati, tra cui le normative PCI DSS, AML e di adeguata verifica della clientela (KYC).

• Riscossione e versamento delle imposte
  Il Merchant of Record è responsabile della riscossione degli importi appropriati dell'imposta sulle vendite, dell'IVA e della GST dal punto vendita e del successivo versamento all'autorità fiscale competente.

• Gestione delle frodi
  Il Merchant of Record ha un ruolo essenziale nel rilevare e prevenire le transazioni fraudolente.

Facilitatore di pagamenti

Un facilitatore di pagamenti, d'altro canto, è un fornitore di servizi che semplifica il processo di registrazione dei conti esercente aggregando più conti esercente in un unico conto principale. Attraverso i facilitatori di pagamenti, le attività commerciali possono accettare pagamenti digitali senza dover configurare singoli conti esercente, un'opzione particolarmente utile per piccole attività e microimprese spesso prive del volume di transazioni necessario a giustificare l'apertura di un conto esercente individuale.

Pur avendo alcuni ruoli in comune con il Merchant of Record, il facilitatore di pagamenti non si assume lo stesso livello di responsabilità. Ad esempio, un facilitatore di pagamenti gestisce l'elaborazione dei pagamenti e alcuni aspetti della prevenzione delle frodi, ma non è responsabile della riscossione e del versamento delle imposte, che resta spesso a carico dell'attività. Analogamente, il facilitatore di pagamenti può contribuire alla conformità alle norme PCI a livello tecnico, ma la responsabilità definitiva in fatto di sicurezza dei dati può restare all'attività.

Confronto

Rispetto a un facilitatore di pagamenti, un Merchant of Record ha responsabilità e obblighi più completi nel processo di gestione delle transazioni. In qualità di Merchant of Record, un'attività si assume la responsabilità completa dell'intero processo di pagamento e della conformità, mentre un facilitatore di pagamenti semplifica e agevola il processo di pagamento per singole attività, ma non si fa carico delle più ampie responsabilità associate ai Merchant of Record.

Per un'attività, la scelta di collaborare con un facilitatore di pagamenti o diventare (o collaborare con) un Merchant of Record dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni dell'attività, il volume di transazioni, le risorse o gli obiettivi strategici. Per le attività più grandi o quelle che operano in più giurisdizioni fiscali, può essere utile affidarsi a un Merchant of Record per la gestione di questioni fiscali complesse, mentre le attività più piccole potrebbero preferire la semplicità e la convenienza di un facilitatore di pagamenti.

Tipi di attività che devono avvalersi di un Merchant of Record

Un Merchant of Record è utile per un'ampia gamma di attività, in particolare quelle che operano nell'e-commerce o accettano pagamenti digitali. Ecco alcuni esempi dei tipi di attività che possono trarre vantaggio dai servizi di un Merchant of Record:

• Attività di e-commerce
  Le attività online che svolgono transazioni digitali necessitano di un Merchant of Record per la gestione di tutti gli aspetti correlati a elaborazione dei pagamenti, conformità alle normative, versamento delle imposte e gestione delle frodi.

• Servizi in abbonamento
  Le attività che offrono servizi basati su modelli di abbonamento, come le piattaforme di streaming, i fornitori di soluzioni SaaS e i quotidiani digitali, possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un Merchant of Record per gestire i pagamenti ricorrenti e offrire esperienze eccezionali e coerenti ai clienti durante le transazioni.

• Attività che operano in ambito internazionale
  Le attività che vendono prodotti o servizi oltreconfine possono affidarsi a un Merchant of Record per affrontare le complessità legate all'elaborazione dei pagamenti internazionali, alle leggi fiscali e agli ambienti normativi.

• Start-up e piccole e medie imprese
  Start-up e piccole e medie imprese possono essere prive delle risorse o delle competenze interne necessarie per affrontare le sfide poste dall'elaborazione dei pagamenti e dalla conformità normativa. Un Merchant of Record può semplificare questi processi e lasciare alle attività la libertà di concentrarsi sulle proprie offerte principali.

• Piattaforme marketplace
  Le piattaforme online che connettono acquirenti e venditori, come i marketplace di e-commerce o le piattaforme per la gig economy, utilizzano spesso un Merchant of Record per la gestione delle complesse dinamiche di pagamento.

• Organizzazioni non profit
  Le associazioni non profit che accettano donazioni possono trarre vantaggio da un Merchant of Record per la gestione dell'elaborazione dei pagamenti e la conformità alle normative di carattere finanziario.

Vantaggi offerti da un Merchant of Record

L'utilizzo di un Merchant of Record (esercente autorizzato) offre numerosi vantaggi, in particolare alle attività che operano in scenari digitali o di e-commerce. Ecco una panoramica dettagliata dei vantaggi offerti da un Merchant of Record:

• Elaborazione dei pagamenti semplificata
  Un Merchant of Record fornisce una soluzione completa per la gestione di tutti gli aspetti correlati all'elaborazione dei pagamenti, dall'autorizzazione delle transazioni all'acquisizione, dal regolamento ai rimborsi. In questo modo, le attività possono offrire un'esperienza più semplice e uniforme ai propri clienti.

• Gestione della conformità
  Un Merchant of Record si assume la responsabilità di rispettare un'ampia gamma di normative, riducendo l'esposizione ai rischi e le possibili sanzioni per le attività.

• Prevenzione delle frodi e sicurezza
  In genere, un Merchant of Record adotta solidi sistemi per rilevare e prevenire le transazioni fraudolente, proteggendo le attività e i loro clienti. Un Merchant of Record garantisce anche la gestione sicura dei dati di pagamento, ai sensi delle normative sulla protezione dei dati.

• Gestione delle imposte
  Un Merchant of Record è tenuto a calcolare, riscuotere e versare con precisione le imposte sulle vendite, l'IVA o la GST per conto dell'attività, un ottimo vantaggio soprattutto per le attività che operano in più giurisdizioni o paesi, in cui le leggi fiscali possono variare significativamente.

• Carico operativo ridotto
  Affidando a un Merchant of Record la gestione delle complessità legate all'elaborazione dei pagamenti e alla conformità, le attività possono concentrarsi sulle proprie operazioni principali, migliorando l'efficienza operativa e riducendo i costi fissi di gestione amministrativa.

• Possibilità di crescita a livello globale
  Per le attività che vogliono espandersi a livello internazionale, un Merchant of Record può semplificare il processo di accettazione dei pagamenti in più valute e la conformità alle normative locali. In questo modo, le attività possono espandere più facilmente le proprie operazioni oltreconfine.

• Migliore gestione del flusso di cassa
  In genere, un Merchant of Record garantisce il regolamento tempestivo delle transazioni, migliorando la gestione del flusso di cassa per le attività.

• Gestione delle contestazioni e degli storni dei clienti
  In genere, un Merchant of Record gestisce tutti gli storni e le contestazioni dei clienti per conto dell'attività, tra cui le necessarie relazioni con le banche e le società delle carte di credito. In questo modo, le attività possono risolvere i problemi in modo più efficace e mantenere ottime relazioni con i clienti.

• Reportistica e analisi
  Molti Merchant of Record forniscono alle attività analisi e report dettagliati sulle transazioni, generando dati preziosi su tendenze di vendita, comportamenti dei clienti e altro ancora, su cui le attività possono basare le proprie decisioni.

• Semplice integrazione
  Molti Merchant of Record offrono una semplice integrazione con le piattaforme di e-commerce, i carrelli e altri sistemi commerciali più diffusi, consentendo alle attività di essere immediatamente operative.

Tramite un Merchant of Record, le attività possono affrontare le complessità legate all'elaborazione dei pagamenti e offrire un'esperienza uniforme, sicura e conforme durante le transazioni, per se stesse e per i propri clienti.

Is Stripe a merchant of record?

Stripe has a merchant of record solution, Stripe Managed Payments, that transforms how businesses sell globally. With Stripe Managed Payments, the operational burdens that typically slow business growth—including sales tax compliance, fraud and dispute management, and customer transaction support—are handled for you. This allows businesses to focus entirely on their core business and product development while Stripe Managed Payments handles the complexities of global commerce.

Unlike other merchant of record solutions, Stripe Managed Payments offers unique flexibility by operating at the transaction level. This means you can apply Stripe Managed Payments for specific transactions, markets, or products while maintaining your traditional setup elsewhere. Whether you’re a startup looking to launch globally from day one or an established business expanding into new markets, Stripe Managed Payments provides the most streamlined path to selling internationally without the compliance headaches.

Alternatively, if a business uses Stripe to process payments for regular direct transactions, the business itself remains the MoR while Stripe acts as a payment processor or payment gateway. This means that the business is responsible for transactional compliance, tax obligations, and managing refunds and chargebacks—while Stripe handles the technical aspects of transaction processing.

With Stripe Connect, businesses can become platforms or marketplaces that process payments for third-party businesses or sellers. Connect gives these platforms options: if they integrate with direct charges, individual businesses on their platform or marketplace will be the merchant of record. If they integrate with destination charges or separate charges and transfers, their platform or marketplace will be the merchant of record. You can learn more about different considerations and examples by reading our docs.