Für Unternehmen, die im Bereich des digitalen Handels tätig sind, ist die Abwicklung von Transaktionen nicht immer so einfach, wie es vielleicht scheint. Hinter jedem Kauf steht ein komplexes Geflecht aus finanziellen Prozessen, rechtlichen Verpflichtungen und behördlichen Auflagen. Wie ein Unternehmen mit diesen Elementen umgeht, wirkt sich direkt auf das Kundenerlebnis, die Glaubwürdigkeit der Marke und das Geschäftsergebnis aus.

Da der E-Commerce weiterhin in rasantem Tempo wächst, wenden sich viele Unternehmen an eine spezialisierte Stelle, die als eingetragener Händler (Merchant of record, MoR) bekannt ist, um die vielschichtige Aufgabe der Abwicklung digitaler Zahlungen zu bewältigen.

Im Folgenden werden wir das Konzept des MoR, die Rollen und Verantwortlichkeiten von MoRs und die weitreichenden Vorteile, die sie für Unternehmen bieten können, untersuchen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein eingetragener Händler?
  
• Wofür ist ein eingetragener Händler verantwortlich?
  
• Eingetragener Händler vs. Zahlungsvermittler (Payfac)
  
• Welche Arten von Unternehmen benötigen einen eingetragenen Händler?
  
• Vorteile der Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Händler
  
• Ist Stripe ein eingetragener Händler?
  

Was ist ein eingetragener Händler?

Die Bezeichnung „eingetragener Händler“ bezieht sich auf die juristische Person, die rechtlich befugt und verantwortlich für die Abwicklung von Kundenzahlungen – einschließlich Kredit- und Debitkartentransaktionen und Transaktionen mit Digital Wallets – für Waren oder Dienstleistungen im Namen eines Unternehmens ist. Der MoR ist für die finanziellen, rechtlichen und Compliance-Aspekte von Transaktionen verantwortlich und arbeitet unter anderem mit Banken, Kartennetzwerken und Aufsichtsbehörden zusammen. Der MoR ist ein wichtiger Akteur bei E-Commerce-Transaktionen und kann den Prozess und das Erlebnis von Online-Zahlungen grundlegend beeinflussen.

Wofür ist ein eingetragener Händler verantwortlich?

In einer E-Commerce-Umgebung ist ein eingetragener Händler für mehrere wichtige Aspekte des finanziellen Transaktionsprozesses verantwortlich. Nachstehend erläutern wir Ihnen die wichtigsten Aufgaben eines MoR:

• Abwicklung von Transaktionen
  Der eingetragene Händler ist für die Verwaltung und Abwicklung von Kundenzahlungen verantwortlich. Von dem Moment an, in dem eine Kundin oder ein Kunde ihre/seine Zahlungsinformationen eingibt, bis zu dem Moment, in dem der Betrag auf dem Bankkonto des Unternehmens eingeht, gewährleistet der MoR die Richtigkeit und Sicherheit der Zahlungen. Darüber hinaus wickelt er auch Rückerstattungen und Rückbuchungen ab.

• Zahlungsinfrastruktur
  Der eingetragene Händler überwacht die Einrichtung und Verwaltung des Zahlungsgateways und der Händlerkonten, die für die Verarbeitung von Transaktionen erforderlich sind. Er arbeitet mit den Zahlungsdienstleistern und Banken zusammen, um eine reibungslose Zahlungsabwicklung zu gewährleisten.

• Aufsichtsrechtliche Compliance
  Um die Sicherheit und Rechtmäßigkeit von Transaktionen zu gewährleisten, muss der eingetragene Händler eine Reihe von Finanzvorschriften einhalten, wie beispielsweise die Payment Card Industry Data Security Standards (PCI DSS). Er ist auch für die Einhaltung der „Know your customer“ (KYC) und Anti-Geldwäsche-Vorschriften (AML) verantwortlich.

• Verkaufssteuermanagement
  Die Berechnung, Einziehung und Abführung der Verkaufssteuer, Mehrwertsteuer (Mwst.) oder Waren- und Dienstleistungssteuer (Goods and Services Tax, GST) liegt in der Verantwortung des eingetragenen Händlers. Er muss sicherstellen, dass diese Steuern je nach Standort des Unternehmens und der Kundschaft von der richtigen Steuerbehörde eingezogen und an diese abgeführt werden.

• Betrugsmanagement
  Der eingetragene Händler spielt eine wichtige Rolle bei der Aufdeckung und Verhinderung betrügerischer Transaktionen. Er muss über Systeme zur Erkennung potenzieller betrügerischer Aktivitäten verfügen, die das Unternehmen und seine Kundschaft schützen.

• Verwaltung von Kundendaten
  Der eingetragene Händler verwaltet häufig Kundendaten im Zusammenhang mit Transaktionen, die persönliche Informationen und Kaufhistorien enthalten können. In dieser Funktion muss der MoR Daten in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und -vorschriften verarbeiten.

• Reporting und Abgleich
  Der eingetragene Händler muss sich oft um das Reporting und den Abgleich kümmern. Dazu gehört die Erstellung von Berichten mit detaillierten Angaben zu Verkäufen, Rückerstattungen und Rückbuchungen und die genaue Aufzeichnung und der Abgleich aller Transaktionen in den Finanzunterlagen.

Kurz gesagt, der eingetragene Händler ermöglicht es Unternehmen, nur minimale interne Ressourcen für die Finanz- und Zahlungsverwaltung aufzuwenden, was ihnen mehr Spielraum gibt, sich auf ihre Kernprodukte oder -dienstleistungen zu konzentrieren. Gleichzeitig sorgt der MoR dafür, dass die Finanztransaktionen sicher und effizient sind und alle notwendigen Vorschriften und Standards eingehalten werden.

Eingetragener Händler vs. Zahlungsvermittler (Payfac)

MoRs und Zahlungsvermittler spielen beide eine wichtige Rolle im E-Commerce-Zahlungsprozess, unterscheiden sich aber in ihren Aufgaben und dem Umfang ihrer Dienstleistungen. Wie genau, das zeigen wir Ihnen im Folgenden:

Eingetragener Händler

Der MoR ist für die Abwicklung von Kundenzahlungen im Namen des Unternehmens verantwortlich und übernimmt zahlreiche rechtliche und finanzielle Verpflichtungen im Zusammenhang mit diesen Transaktionen. Zu den wichtigsten Aufgaben eines MoR gehören:

• Abwicklung von Transaktionen
  Dies umfasst die Annahme, Verarbeitung und Sicherung aller Kundentransaktionen sowie die Bearbeitung von Rückbuchungen und Erstattungen.

• Zahlungsinfrastruktur
  Der MoR gewährleistet eine nahtlose Abwicklung von Transaktionen durch die Integration von Zahlungsdienstleistern (PSP), die Verwaltung von Händlerkonten sowie die Einrichtung von Zahlungsgateways und die dazugehörige Wartung.

• Aufsichtsrechtliche Compliance
  Der MoR hält sich an relevante Datensicherheitsstandards, wie PCI DSS, AML- und KYC-Vorschriften.

• Steuereinzug und -abführung
  Der MoR ist dafür verantwortlich, den entsprechenden Verkaufs-, Mehrwertsteuer- oder GST-Betrag am Point of Sale einzuziehen und ihn später an die zuständige Steuerbehörde abzuführen.

• Betrugsmanagement
  Der MoR spielt eine zentrale Rolle bei der Aufdeckung und Verhinderung betrügerischer Transaktionen.

Zahlungsvermittler

Ein Zahlungsvermittler hingegen ist ein Dienstleister, der den Anmeldeprozess für ein Händlerkonto vereinfacht, indem er mehrere Händlerkonten unter einem Hauptkonto zusammenfasst. Mit Zahlungsvermittlern können Unternehmen digitale Zahlungen akzeptieren, ohne dass sie ein einzelnes Händlerkonto einrichten müssen. Dies ist eine besonders attraktive Option für kleine Unternehmen und Kleinstunternehmen, die möglicherweise nicht über die Ressourcen oder das Transaktionsvolumen verfügen, um die Eröffnung eines einzelnen Händlerkontos zu rechtfertigen.

Ein Zahlungsvermittler übernimmt zwar einige Aufgaben des eingetragenen Händlers, aber nicht das gleiche Maß an Verantwortung. So übernimmt ein Zahlungsvermittler zwar die Abwicklung von Transaktionen und bestimmte Aspekte der Betrugsprävention, nicht aber die Verantwortung für den Steuereinzug und die Steuerabführung, die oftmals dem einzelnen Unternehmen unterliegen. Ebenso kann der Zahlungsvermittler auf technischer Ebene zur Gewährleistung der PCI-Konformität beitragen, die letztendliche Verantwortung für die Datensicherheit liegt jedoch nach wie vor beim Unternehmen.

Vergleich

Ein MoR übernimmt im Vergleich zu einem Zahlungsvermittler eine umfassendere Verantwortung und Haftung im Transaktionsprozess. Als MoR übernimmt ein Unternehmen die volle Verantwortung für den gesamten Zahlungsprozess und die Einhaltung der Vorschriften, wohingegen ein Zahlungsvermittler den Zahlungsprozess für einzelne Unternehmen vereinfacht und erleichtert, aber nicht die umfassende Verantwortung eines MoRs übernimmt.

Die Entscheidung eines Unternehmens, mit einem Zahlungsvermittler zusammenzuarbeiten oder ein MoR zu werden (oder mit einem MoR zusammenzuarbeiten), hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, das Transaktionsvolumen, die Ressourcen und die strategischen Ziele. Größere Unternehmen oder solche, die in mehreren Steuergebieten tätig sind, könnten von einem MoR profitieren, der komplexe Steuerfragen bearbeiten kann, für kleinere Unternehmen hingegen könnte die einfache und kosteneffektive Abwicklung mit einem Zahlungsvermittler von Vorteil sein.

Welche Arten von Unternehmen benötigen einen eingetragenen Händler?

Ein MoR eignet sich für viele Unternehmen, insbesondere für solche, die im E-Commerce tätig sind oder digitale Zahlungen akzeptieren. Im Folgenden nennen wir Ihnen einige Beispiele für Unternehmen, die von einem MoR profitieren können:

• E-Commerce-Unternehmen
  Online-Unternehmen, die digitale Transaktionen durchführen, benötigen einen MoR, der alle Aspekte der Zahlungsabwicklung, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Steuerüberweisung und des Betrugsmanagements abdeckt.

• Dienstleistungen auf Abonnementbasis
  Unternehmen, die Dienstleistungen auf der Grundlage von Abonnementmodellen anbieten (wie Streaming-Plattformen, SaaS-Anbieter und digitale Zeitungen), profitieren von der Verwendung eines MoR, um wiederkehrende Zahlungen zu verwalten und herausragende, einheitliche Transaktionserlebnisse für Kundinnen und Kunden zu gewährleisten.

• Internationale Unternehmen
  Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen grenzüberschreitend verkaufen, könnten einen MoR nutzen, um die komplexen Zusammenhänge der internationalen Zahlungsabwicklung, der Steuergesetze und aufsichtsrechtlichen Rahmenbedingungen zu bewältigen.

• Start-ups und kleine und mittelständische Unternehmen
  Start-ups sowie kleine und mittelständische Unternehmen verfügen möglicherweise nicht über die internen Ressourcen oder das Fachwissen, um die Komplexität der Zahlungsabwicklung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Ein MoR kann diese Prozesse optimieren, damit sich diese Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

• Marktplatz-Plattformen
  Online-Plattformen, die Käuferinnen und Käufer sowie Verkäuferinnen und Verkäufer zusammenbringen, wie z. B. E-Commerce-Marktplätze oder Gig-Economy-Plattformen, verwenden oft einen MoR, um komplexe Zahlungsdynamiken zu verwalten.

• Gemeinnützige Organisationen
  Gemeinnützige Organisationen, die online Spenden annehmen, können von einem MoR profitieren, der die Zahlungsabwicklung übernimmt und die Einhaltung der Finanzvorschriften sicherstellt.

Vorteile der Zusammenarbeit mit einem eingetragenen Händler

Ein MoR bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere für Unternehmen, die im digitalen Bereich oder im E-Commerce tätig sind. Hier erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Vorteile, die Ihnen ein MoR bietet:

• Optimierte Zahlungsabwicklung
  Ein MoR bietet eine umfassende Lösung für alle Aspekte der Zahlungsabwicklung, von der Transaktionsautorisierung und -erfassung bis hin zur Zahlungsabwicklung und Rückerstattung. Auf diese Weise können Unternehmen ihrer Kundschaft einen reibungslosen und komfortablen Service bieten.

• Compliance-Management
  Ein MoR trägt die Verantwortung für die Einhaltung vieler Vorschriften, sodass Unternehmen ihre Risiken verringern und mögliche Strafen vermeiden können.

• Betrugsprävention und Sicherheit
  Normalerweise verfügt ein MoR über zuverlässige Systeme, um betrügerische Transaktionen zu erkennen und zu verhindern, und schützt damit sowohl das Unternehmen als auch seine Kundschaft. Ein MoR sorgt außerdem dafür, dass sensible Zahlungsinformationen sicher und im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen behandelt werden.

• Steuermanagement
  Ein MoR ist für die genaue Berechnung, Einziehung und Abführung von Umsatz-, Mehrwert- oder GST-Steuern im Namen des Unternehmens verantwortlich. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die in mehreren Rechtssystemen oder Ländern tätig sind, in denen die Steuergesetze sehr unterschiedlich sein können.

• Geringerer operativer Aufwand
  Durch die Auslagerung der komplexen Zahlungsabwicklung und der Einhaltung von Vorschriften an einen MoR können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dies kann die betriebliche Effizienz verbessern und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

• Globale Skalierbarkeit
  Für Unternehmen, die international expandieren möchten, kann ein MoR den Prozess der Annahme von Zahlungen in verschiedenen Währungen und die Einhaltung lokaler Vorschriften vereinfachen. Dadurch kann es für Unternehmen einfacher werden, grenzüberschreitende Geschäfte zu skalieren.

• Verbesserung des Cashflow-Managements
  Ein MoR stellt in der Regel sicher, dass Transaktionen rechtzeitig abgewickelt werden, was zu einem besseren Cashflow-Management für Unternehmen beiträgt.

• Umgang mit Zahlungsanfechtungen seitens der Kundschaft und Rückbuchungen
  Ein MoR kümmert sich in der Regel um alle angefochtenen Zahlungen seitens der Kundschaft oder Rückbuchungen im Namen des Unternehmens, darunter auch ggf. um den Kontakt mit Banken oder Kreditkartenunternehmen. Unternehmen können so Probleme wirksamer lösen und gute Beziehungen zu ihrer Kundschaft pflegen.

• Berichterstattung und Analysen
  Viele MoRs stellen Unternehmen detaillierte Berichte und Analysen zu ihren Transaktionen zur Verfügung. Diese Informationen können wertvolle Einblicke in Verkaufstrends, Kundenverhalten und vieles mehr liefern und Unternehmen dabei unterstützen, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

• Einfache Integration
  Viele MoRs bieten eine einfache Integration mit den beliebten E-Commerce-Plattformen, Warenkörben und anderen Geschäftssystemen, was den Einstieg in den Geschäftsbetrieb erleichtert.

Ein MoR kann Unternehmen dabei helfen, die komplexen Abläufe der Online-Zahlungsabwicklung zu bewältigen und eine reibungslose, sichere und gesetzeskonforme Transaktion für das Unternehmen und seine Kundschaft zu gewährleisten.

Is Stripe a merchant of record?

When businesses use Stripe to process payments for regular direct transactions, the business itself remains the MoR while Stripe acts as a payment processor or payment gateway. This means that the business is responsible for transactional compliance, tax obligations, and managing refunds and chargebacks—while Stripe handles the technical aspects of transaction processing.

With Stripe Connect, businesses can become platforms or marketplaces that process payments for third-party businesses or sellers. Connect gives these platforms options: if they integrate with direct charges, individual businesses on their platform or marketplace will be the merchant of record. If they integrate with destination charges or separate charges and transfers, their platform or marketplace will be the merchant of record. You can learn more about different considerations and examples by reading our docs.

However, Stripe is an MoR for crypto onramp. Many Web3-native businesses are not set up to sell crypto directly yet operate on-chain—requiring their customers to transact with cryptocurrencies. With crypto onramp, Stripe assumes the responsibility of being a merchant of record to make it easier for customers to make crypto purchases directly in a checkout flow. You can learn more about crypto onramp in our docs.