Accettare i buoni pasto può diventare una leva strategica importante se operi nel settore alimentare o della ristorazione in Italia, in quanto può permetterti di ampliare la clientela e di aumentare il volume d'affari. In questo articolo scoprirai chi può accettare i buoni pasto, come funzionano i pagamenti con i buoni pasto online e quali sono i vantaggi e gli svantaggi di accettarli per la tua attività.

Contenuto dell'articolo

• Accettare buoni pasto online per offrire più metodi di pagamento ai clienti
  
• Cosa sono i buoni pasto
  
• Come accettare buoni pasto online
  
• Chi può accettare i buoni pasto
  
• Vantaggi e svantaggi dell'accettazione dei buoni pasto
  
• Come funzionano i buoni pasto
  

Accettare i buoni pasto online per offrire più metodi di pagamento ai clienti

Nell'era dell'e-commerce e della digitalizzazione dei pagamenti, offrire ai clienti la possibilità di pagare con buoni pasto online rappresenta un'opportunità unica per differenziarsi. Sempre più utenti chiedono di poter spendere buoni pasto non solo per le consumazioni nei ristoranti, ma anche per la spesa online o per altri acquisti legati all'alimentazione.

Cosa sono i buoni pasto?

I buoni pasto sono strumenti di pagamento alternativi che i dipendenti ricevono dal proprio datore di lavoro come benefit aziendale. A seconda delle condizioni stabilite dagli emittenti, possono essere utilizzati per:

• il consumo immediato di pasti presso un locale (come bar, ristoranti, mense aziendali);
  
• l'acquisto di generi alimentari in negozi e supermercati convenzionati (negozi fisici e online).
  

Quali tipi di buoni pasto esistono?

• Buoni pasto cartacei Sono i voucher tradizionali in formato cartaceo, che il cliente ti consegna fisicamente al momento del pagamento. Sarà poi tua cura raccoglierli e inviarli alla società emittente per ottenere il rimborso. Anche se ancora molto diffusi, i buoni cartacei richiedono una gestione amministrativa più attenta e tempi di rimborso leggermente più lunghi.
  
• Buoni pasto elettronici: Funzionano attraverso una scheda elettronica o un'app dedicata e permettono di gestire i pagamenti tramite POS abilitati o piattaforme digitali. Questo formato sta diventando sempre più popolare perché offre vantaggi concreti: riduce il rischio di errori o frodi, velocizza le operazioni di cassa e semplifica il processo di rimborso.
  

Principali differenze tra buoni pasto cartacei ed elettronici

Cosa fare per accettare buoni pasto?

• Stipulare un accordo Devi sottoscrivere un contratto con una o più società emittenti di buoni pasto.
  
• Diventare esercizio convenzionato:Attraverso la firma del contratto, la tua attività entra nella rete degli esercizi convenzionati autorizzati ad accettare i buoni.
  
• Adeguare il sistema di pagamento Se necessario, devi dotarti degli strumenti tecnici per accettare i buoni pasto, sia in formato cartaceo sia elettronico (POS abilitati, piattaforme digitali, ecc.).
  
• Rispettare le condizioni contrattuali La tua attività deve attenersi ai termini stabiliti, che possono riguardare, ad esempio, i tempi di rimborso, le commissioni applicate e le modalità di accettazione dei buoni pasto.
  
• Formare il personale Ti sarà utile formare il personale su come riconoscere, accettare e gestire i buoni pasto, per evitare errori.
  

Come accettare buoni pasto online

Accettare buoni pasto online è un'opportunità concreta per te che gestisci un'attività nel settore alimentare o della ristorazione e vuoi offrire ai tuoi clienti più flessibilità nei pagamenti. In particolare, sempre più persone oggi fanno la spesa online con buoni pasto elettronici, perciò, se offri la possibilità di pagare con i buoni pasto online, sei già un passo avanti rispetto alla concorrenza.

Grazie alla collaborazione tra Stripe e Satispay, puoi accettare buoni pasto online in modo semplice, integrando questa modalità di pagamento nel tuo e-commerce senza la necessità di POS fisici o di infrastrutture complesse

Per iniziare, ti basta:

• aprire una convenzione con Satispay per abilitare l'accettazione dei buoni pasto;
  
• integrare il pagamento con Stripe;
  
• comunicare chiaramente sul tuo sito che accetti buoni pasto per acquisti online.
  

Per il cliente, è facile pagare con i buoni pasto online. Ecco come deve fare:

• Il cliente accede al tuo sito web
  
• Aggiunge i prodotti al carrello
  
• Al momento del checkout, sceglie l'opzione di pagamento con buoni pasto digitali
  
• Autentica la transazione
  
• Riceve la conferma dell'ordine
  

Per accettare buoni pasto online, scegli un fornitore di servizi di pagamento come Stripe. Soluzioni come Stripe Payments e la sua suite di ottimizzazione dei pagamenti ti consentono infatti di rivolgerti ai clienti che desiderano pagare con i buoni pasto online e di accettare i pagamenti in modo facile e veloce, aumentando le conversioni e garantendo la conformità.

Chi può accettare i buoni pasto

Chi sceglie di accettare questo metodo di pagamento deve stipulare un contratto con una o più società emittenti di buoni pasto, così da poter entrare nella loro rete di esercizi convenzionati. Vediamo insieme quali esercizi possono accettare i buoni pasto:

● Ristoranti
● Bar e caffetterie
● Supermercati
● Negozi di alimentari
● Gastronomie
● E-commerce di prodotti alimentari

Quali sono le principali società emittenti di buoni pasto

I buoni pasto più accettati in Italia sono forniti dalle seguenti società:

• Satispay Satispay ha introdotto una soluzione 100% digitale per i buoni pasto, integrata nell'omonima app. Permette ai dipendenti di pagare senza schede fisiche e ai commercianti di accettare buoni pasto senza POS, con gestione semplificata e commissioni competitive.
  
• Edenred (Ticket Restaurant) Leader di mercato, Edenred offre buoni pasto elettronici e cartacei spendibili in una rete molto ampia di esercizi. La versione digitale è disponibile tramite app e scheda contactless, con strumenti di gestione per aziende e dipendenti.
  
• Pellegrini Pellegrini propone buoni pasto cartacei e digitali tramite la Pellegrini Card, accettati in migliaia di esercizi convenzionati. La società è italiana e attiva anche nella ristorazione collettiva e nei buoni acquisto.
  
• Pluxee (ex Sodexo) Pluxee propone soluzioni di buoni pasto sia cartacei che elettronici, utilizzabili in bar, ristoranti, supermercati e per la spesa online. È attiva anche nei servizi di welfare aziendale integrato.
  
• Up Day: Up Day, ex Day Ristoservice, offre buoni pasto cartacei ed elettronici, con un'ampia rete di esercizi convenzionati. Il buono elettronico Up Day è disponibile su scheda o tramite app, con la possibilità di spendere i buoni pasto online.
  
• Repas Lunch Voucher Repas offre buoni pasto, sia cartacei che digitali, con soluzioni pensate per aziende di ogni dimensione. I buoni possono essere utilizzati in modo semplice e sicuro presso un’ampia rete di esercizi convenzionati.
  

Vantaggi e svantaggi dell'accettazione dei buoni pasto

L'accettazione dei buoni pasto può presentare sia svantaggi che vantaggi per la tua attività. Vediamo insieme quali sono.

Quali sono i vantaggi dei buoni pasto?

• Ampliamento della clientela Accettando buoni pasto, puoi attrarre una clientela più ampia, in particolare i lavoratori che ricevono questi voucher come parte del loro pacchetto retributivo. Questo può tradursi in un aumento delle vendite e in una maggiore visibilità per la tua attività.
  
• Fidelizzazione dei clienti I clienti che utilizzano regolarmente i buoni pasto tendono a frequentare gli stessi esercizi convenzionati, favorendo la fidelizzazione e la creazione di una clientela abituale.
  
• Incremento dello scontrino medio Spesso, il valore del buono pasto non copre l'intero importo dell'acquisto, spingendo i clienti ad aggiungere somme extra. Questo comportamento può portare a un aumento dello scontrino medio.
  
• Promozione attraverso i canali delle società emittenti Le società emittenti di buoni pasto spesso promuovono gli esercizi convenzionati attraverso i loro canali, aumentando la visibilità della tua attività.
  

E quali sono invece gli svantaggi dei buoni pasto?

• Pagamento delle commissioni Le società emittenti applicano commissioni agli esercenti, che tuttavia sono state ridotte al 5% a partire dal 2025. Potrebbero comunque scoraggiare i piccoli esercizi dall' accettare i buoni pasto.
  
• Difficoltà di gestione La gestione dei buoni pasto può essere complessa per i commercianti, soprattutto in termini di gestione dei POS (se le società emittenti richiedono l'uso di diversi POS) e delle transazioni.
  
• Riduzione della libertà di scelta per i clienti I buoni pasto sono spesso limitati all'uso in esercizi convenzionati, riducendo la libertà di scelta per i clienti.
  

Come funzionano i buoni pasto

Se hai un'attività commerciale nel settore alimentare o della ristorazione e intendi accettare buoni pasto, devi sapere come funzionano e come fare per incassarli in modo corretto. Il funzionamento è diverso a seconda se si tratta di buoni pasto cartacei o buoni pasto elettronici.

Come funzionano i buoni pasto cartacei

I buoni pasto cartacei sono ancora molto diffusi, soprattutto in piccoli esercizi o in aree dove la digitalizzazione dei pagamenti è meno capillare. Ogni buono ha un valore facciale (es. 7 € o 8 €), una data di scadenza e presenta il nome della società emittente. Il cliente consegna fisicamente il buono al momento del pagamento, apponendo data e firma e tu, in quanto esercente, emetti uno scontrino con la dicitura "corrispettivi non riscossi", comprensivo di Iva al 10%, che conserverai per l'incasso.
Per poter accettare e incassare i buoni cartacei è necessario:

• essere convenzionati con la società emittente;
  
• verificare i buoni ricevuti (devono essere autentici, validi e non scaduti);
  
• conservare i buoni in modo ordinato fino alla spedizione;
  
• spedirli periodicamente alla società emittente secondo le istruzioni fornite (di solito per posta o corriere).
  

Una volta che la società emittente ha ricevuto e verificato i buoni, tu riceverai il rimborso, al netto delle commissioni previste nel contratto di convenzione. I tempi di incasso possono variare da 30 a 90 giorni a seconda dell'accordo e della società.

Come funzionano i buoni pasto elettronici

I buoni pasto elettronici hanno rivoluzionato il settore, offrendo una maggiore praticità sia per i consumatori sia per gli esercenti. Il dipendente non utilizza più buoni cartacei ma una scheda fisica (simile a una carta di pagamento) oppure un'app mobile, con un credito precaricato.
Ecco come funziona l'accettazione dei buoni pasto elettronici:

• Il cliente effettua il pagamento tramite scheda o app presso il POS dell'esercente o online, se previsto.
  
• Il POS legge il valore disponibile e consente la transazione, anche parziale (es. un pagamento di 8 € con buono e differenza in contanti o carta).
  
• L'importo viene registrato elettronicamente e il rimborso all'esercente avviene in modo automatico.
  

Quanto costa accettare i buoni pasto?

I costi principali per accettare buoni pasto sono le commissioni trattenute dalla società emittente. La Legge annuale per il mercato e la concorrenza 2023, pubblicata il 16 dicembre 2024, ha introdotto un nuovo tetto massimo del 5% sulle commissioni applicate da queste società agli esercenti.
Prima di questa modifica, le commissioni potevano variare in base alla società emittente, alla tipologia di buono (cartaceo o elettronico), al volume di transazioni e agli accordi specifici stipulati. Le commissioni di solito oscillavano tra il 6% al 12%, arrivando anche fino al 15%. Ad esempio, se ricevevi un buono da 8€, potevi incassare effettivamente tra 7,52 € e 6,80 €, a seconda della commissione.

La legge annuale sul mercato e la concorrenza del 2023, entrata in vigore il 16 dicembre 2024, ha stabilito un limite massimo del 5% su tale commissione. Il limite del 5% si applica ai nuovi contratti firmati dopo l'entrata in vigore della legge. Per gli accordi esistenti, il limite massimo (contestazione) vinto non verrà applicato fino al 1° settembre 2025, il che consente di apportare modifiche. I voucher alimentari già emessi entro il 1° settembre 2025 possono essere utilizzati secondo i vecchi Termini fino al 31 dicembre 2025.