Un frais de commodité est un paiement ajouté lorsqu'un client paie par un autre canal de paiement. La distinction du canal est ce qui sépare un frais de commodité d'une surcharge ou de frais de service. Se tromper sur cette distinction peut mettre les entreprises en violation des règles des réseaux de cartes, même lorsque l'intention est légitime.

En 2024, les titulaires de cartes du monde entier ont effectué 1,1 billion d'achats d'une valeur de 45,5 billions $. À mesure que le volume des paiements par carte augmente, le coût de leur acceptation augmente également, c'est pourquoi les entreprises de tous les secteurs recherchent des moyens conformes de gérer ce coût.

Ci-dessous, nous discuterons du fonctionnement d'un frais de commodité, de sa différence avec les surcharges et les frais de service, des secteurs qui en utilisent généralement un et de la manière d'implémenter un programme conforme.

Points à retenir

• Un frais de commodité doit être un montant fixe lié à un autre canal de paiement, et non un pourcentage de la transaction.

• Les réseaux de cartes fixent les règles de base pour les frais de commodité. Les lois locales peuvent ajouter des restrictions.

• Les entreprises qui ne disposent pas d'un véritable canal de paiement standard ne sont pas admissibles pour débiter des frais de commodité selon les règles des réseaux de cartes.

Que sont des frais de commodité?

Des frais de commodité sont des frais ajoutés à une transaction lorsqu'un client paie par l'entremise d'un autre canal offert par l'entreprise, et non par la méthode principale de collecte de paiement. Par exemple, un autre canal pourrait être un paiement en ligne lorsque l'entreprise accepte généralement les paiements en personne ou un paiement par téléphone lorsque l'entreprise accepte généralement les paiements en ligne.

Comment fonctionnent des frais de commodité?

Des frais de commodité sont ajoutés au total de la transaction avant que le client n'effectue le paiement. Les frais apparaissent en tant que poste de facture distinct, et le client doit avoir l'option d'annuler et de payer par l'entremise du canal standard à la place. S'il n'y a aucun autre canal de paiement viable, les frais ne sont pas admissibles comme frais de commodité.

Les mécanismes de traitement sont simples : les frais sont divulgués au moment du paiement, ajoutés au total de la transaction et collectés avec le paiement de base. L'entreprise reçoit la totalité du montant moins l'interchange et les frais de traitement, qui s'appliquent au total combiné. L'entreprise paie quand même des coûts de traitement sur les frais de commodité.

En quoi des frais de commodité diffèrent-ils d'une surcharge ou de frais de service?

Des frais de commodité, une surcharge et des frais de service ont chacun une signification différente et sont soumis à des règles différentes.

Voici en quoi elles diffèrent :

• Frais de commodité : Ces frais sont liés au canal de paiement, et non au mode de paiement. Ils sont facturés lorsqu'un client utilise un autre canal comme en ligne ou par téléphone plutôt que le canal standard. Les frais doivent correspondre à un montant fixe, non à un pourcentage, et ils s'appliquent uniquement aux transactions effectuées par l'entremise du canal admissible.

• Surcharge : Elle est liée au mode de paiement, plus particulièrement aux cartes de crédit. Elle ne peut pas dépasser les coûts d'acceptation de l'entreprise, ne peut pas s'appliquer aux cartes de débit et est interdite dans certains endroits comme au Royaume-Uni.

• Frais de service : Il s'agit de frais supplémentaires appliqués pour l'activation d'une transaction.

Contrairement à des frais de commodité, une surcharge ou des frais de service peuvent être basés sur un pourcentage plutôt que sur un montant fixe.

Quand les entreprises peuvent-elles facturer des frais de commodité?

Les règles des réseaux de cartes définissent les cas où des frais de commodité sont autorisés. Les lois locales peuvent ajouter des restrictions.

Des frais de commodité sont habituellement permis lorsque :

• La transaction se produit dans un environnement sans présentation de la carte tel qu'en ligne ou par téléphone, et non à un point de vente standard.

• L'entreprise dispose d'une véritable option de paiement alternative sans frais.

• Les frais sont affichés clairement avant que le client ne confirme le paiement.

• Les frais correspondent à un montant fixe, non à un pourcentage du total de la transaction.

• Les mêmes frais s'appliquent à toutes les marques de cartes.

Les entreprises qui collectent des paiements sur de multiples territoires devraient revoir les lois sur la protection des consommateurs et sur les paiements avant de lancer un programme.

Quels secteurs utilisent les frais de commodité ?

Les frais de commodité sont concentrés dans les secteurs où le paiement en personne ou par chèque était historiquement la norme et où le paiement numérique par carte est une option supplémentaire.

Quatre secteurs les utilisent couramment :

• Organismes gouvernementaux : Les paiements d'impôt foncier, les renouvellements d'inscription de véhicules, les frais de justice et les factures de services publics municipaux sont tous des contextes courants pour les frais de commodité. De nombreux organismes font appel à des sous-traitants de paiement tiers qui débitent les frais au client. Les portails de paiement gouvernementaux indiquent souvent que les frais sont évalués par un sous-traitant tiers, et non par l'organisme.

• Services publics : Les fournisseurs d'électricité, de gaz et d'eau débitent couramment des frais de commodité pour les paiements en ligne ou par téléphone.

• Éducation : Les commissions scolaires, les cégeps et les universités peuvent débiter des frais de commodité pour les paiements en ligne des frais de scolarité, des frais de demande d'admission et d'autres transactions.

• Santé : Les hôpitaux et les grandes cliniques médicales peuvent débiter des frais de commodité sur les paiements en ligne effectués via les portails des patients.

Comment faire pour implémenter des frais de commodité conformes?

La conformité des frais de commodité exige de respecter certains points de contrôle avant, pendant et après la transaction. Voici ce que vous devrez faire à chaque étape pour répondre à ces exigences :

Avant le lancement

• Confirmez que vous disposez d'un canal de paiement standard admissible que les clients peuvent utiliser.

• Déterminez si votre type de transaction et le code de catégorie de marchand (MCC) vous rendent admissible. Les règles sur les frais de commodité varient selon le MCC, et ce n'est pas toutes les entreprises qui y sont admissibles.

• Consultez séparément les directives des réseaux de cartes, car elles pourraient différer en ce qui concerne le moment de la divulgation et les catégories admissibles.

• Vérifiez la loi dans chaque territoire où vous collecterez des paiements avant la mise en production.

Au point de divulgation

• Affichez les frais en tant que poste de facture distinct avant que le client ne confirme le paiement.

• Offrez au client une façon claire d'annuler et de payer par l'entremise du canal standard à la place.

• Gardez la divulgation visible au moment du paiement.

En continu

• Appliquez les frais de façon cohérente à toutes les marques de cartes.

• Révisez le montant des frais si vos coûts de traitement changent.

• Documentez vos pratiques de conformité en cas d'audit d'un réseau de cartes ou d'une réclamation d'un client.

Stripe prend en charge les structures de frais de commodité conformes pour les entreprises qui collectent des paiements sur de multiples canaux, y compris des postes de facture distincts, des divulgations à la clientèle et des options de canaux standards.

Quelles sont les alternatives à la facturation de frais de commodité?

Les frais de commodité fonctionnent dans des contextes précis, mais ils ne constituent pas le seul moyen de gérer les coûts de traitement des cartes.

Les entreprises peuvent également compenser ces coûts de ces façons :

• Incitatifs relatifs au mode de paiement : Au lieu de pénaliser l'utilisation des cartes de crédit, offrez un rabais pour les paiements par prélèvement automatique ou en argent comptant. La clientèle réagit souvent mieux à la proposition d'un rabais qu'à une surcharge. Les services publics et les entreprises par abonnement utilisent fréquemment cette approche.

• Tarification progressive : Certaines entreprises intègrent les coûts des modes de paiement dans les paliers de tarification des produits ou services plutôt que de les isoler en tant que poste de facture. Cette stratégie fonctionne le mieux lorsque le comportement de paiement de la clientèle est prévisible et que le calcul de la marge prend en charge un taux mixte.

Il n'est pas toujours dans l'intérêt de l'entreprise d'employer ces tactiques. Lorsque l'acceptation de la carte de crédit stimule la conversion, absorber les frais et adapter le prix en conséquence peut être la bonne décision.

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