Les frais de service sont des frais ajoutés lorsqu'un client paie via un canal de paiement alternatif. La distinction de canal est ce qui différencie les frais de service d'une majoration ou de frais de traitement. Se tromper sur cette distinction peut mettre les entreprises en infraction avec les règles des réseaux de cartes, même si l'intention est légitime.

En 2024, les titulaires de cartes du monde entier ont effectué 1 100 milliards d'achats d'une valeur de 45 500 milliards de dollars. À mesure que le volume des paiements par carte augmente, le coût de leur acceptation augmente également, ce qui explique pourquoi les entreprises de tous les secteurs recherchent des moyens conformes de gérer ces coûts.

Nous abordons ci-dessous le fonctionnement des frais de service, en quoi ils diffèrent des majorations et des frais de traitement, quels secteurs les utilisent généralement et comment mettre en place un programme conforme.

L’essentiel à retenir

• Les frais de service doivent être un montant fixe lié à un canal de paiement alternatif, et non un pourcentage de la transaction.

• Les réseaux de cartes définissent les règles de base concernant les frais de service. Les lois locales peuvent ajouter des restrictions.

• Les entreprises qui ne disposent pas d'un canal de paiement standard ne sont pas autorisées à facturer des frais de service en vertu des règles des réseaux de cartes.

Que sont les frais de commodité ?

Des frais de commodité sont des frais ajoutés à une transaction lorsqu'un client paie via un canal alternatif proposé par l'entreprise, au lieu de la méthode principale de perception du paiement. Il peut s'agir par exemple d'un paiement en ligne lorsque l'entreprise accepte habituellement les paiements en personne, ou d'un paiement par téléphone lorsque l'entreprise accepte généralement les paiements en ligne.

Comment fonctionnent les frais de commodité ?

Des frais de commodité sont ajoutés au total de la transaction avant que le client n'effectue le paiement. Les frais apparaissent sur un poste distinct, et le client doit avoir la possibilité d'annuler et de payer via le canal standard. S'il n'existe aucun autre canal de paiement viable, ces frais ne sont pas considérés comme des frais de commodité.

Le mécanisme de traitement est simple : les frais sont indiqués lors du paiement, ajoutés au total de la transaction et perçus avec le paiement de base. L'entreprise reçoit le montant total moins les frais d'interchange et de traitement, qui s'appliquent au total combiné. L'entreprise paie toujours des frais de traitement sur les frais de commodité.

En quoi les frais de commodité diffèrent-ils d'une majoration ou de frais de service ?

Les frais de commodité, les majorations et les frais de service ont des significations et des règles différentes.

Voici les principales différences :

• frais de commodité : ces frais sont liés au canal de paiement, et non au moyen de paiement ; ils sont facturés lorsqu'un client utilise un canal alternatif (en ligne ou par téléphone, par exemple) au lieu du canal standard ; les frais doivent correspondre à un montant fixe et non à un pourcentage, et ne s'appliquent qu'aux transactions effectuées via le canal éligible ;

• majoration : elle est liée au moyen de paiement, plus précisément aux cartes bancaires ; elle ne peut pas dépasser le coût d'acceptation de l'entreprise, ne peut pas s'appliquer aux cartes de débit et est interdite dans certains pays, notamment au Royaume-Uni ;

• frais de service : il s'agit de frais supplémentaires appliqués pour permettre une transaction.

Contrairement aux frais de commodité, une majoration ou des frais de service peuvent être calculés sous forme de pourcentage plutôt que d'un montant fixe.

Quand les entreprises peuvent-elles facturer des frais de commodité ?

Les règles des réseaux de cartes définissent les cas où des frais de commodité sont autorisés. Les lois locales peuvent ajouter des restrictions.

Les frais de commodité sont généralement autorisés dans les cas suivants :

• la transaction a lieu dans un environnement sans carte bancaire présente, par exemple en ligne ou par téléphone, et non dans un point de vente standard ;

• l'entreprise propose une véritable option de paiement alternative sans frais ;

• les frais sont affichés clairement avant que le client ne confirme le paiement ;

• les frais correspondent à un montant fixe, et non à un pourcentage du total de la transaction ;

• les mêmes frais s'appliquent à toutes les marques de cartes bancaires.

Les entreprises qui perçoivent des paiements dans plusieurs juridictions doivent vérifier les lois sur la protection des consommateurs et sur les paiements avant de lancer un programme.

Quels secteurs facturent des frais de service ?

Les frais de service sont concentrés dans les secteurs où les paiements en personne ou par chèque sont historiquement la norme, et où le paiement en ligne par carte bancaire constitue une option supplémentaire.

Quatre secteurs les utilisent couramment :

• Agences gouvernementales : les paiements d'impôts fonciers, les renouvellements d'immatriculation de véhicules, les frais de justice et les factures de services publics municipaux sont tous des contextes courants pour les frais de service. De nombreuses agences font appel à des sous-traitants tiers qui facturent ces frais aux clients. Les portails de paiement gouvernementaux précisent souvent que les frais sont facturés par un sous-traitant tiers, et non par l'agence.

• Services publics : les fournisseurs d'électricité, de gaz et d'eau facturent couramment des frais de service pour les paiements en ligne ou par téléphone.

• Éducation : les districts scolaires, les collèges communautaires et les universités peuvent facturer des frais de service pour les paiements en ligne des frais de scolarité, des formulaires d'inscription et autres transactions.

• Santé : les hôpitaux et les grands cabinets médicaux peuvent facturer des frais de service sur les paiements en ligne effectués via les portails de patients.

Comment mettre en place des frais de commodité conformes ?

La conformité des frais de commodité nécessite de respecter certains points de contrôle avant, pendant et après la transaction. Voici ce qu'il faut faire à chaque étape pour répondre à ces exigences :

Avant le lancement

• confirmez que vous disposez d'un canal de paiement standard éligible que les clients peuvent utiliser ;

• déterminez si votre type de transaction et votre code de catégorie de marchand (MCC) vous rendent éligible ; les règles relatives aux frais de commodité varient selon le MCC et toutes les entreprises ne sont pas éligibles ;

• vérifiez séparément les directives des réseaux de cartes, car elles peuvent différer en ce qui concerne le moment de la divulgation et les catégories éligibles ;

• vérifiez la législation de chaque juridiction dans laquelle vous allez percevoir des paiements avant la mise en production.

Au moment de la divulgation

• affichez les frais sur un poste distinct avant que le client ne confirme le paiement ;

• offrez au client une possibilité claire d'annuler et de payer via le canal standard ;

• maintenez la divulgation visible lors du paiement.

En continu

• appliquez les frais de manière cohérente à toutes les marques de cartes bancaires ;

• révisez le montant des frais si vos coûts de traitement changent ;

• documentez vos pratiques de conformité en cas d'audit du réseau de cartes ou de réclamation de la part d'un client.

Stripe prend en charge des structures de frais de commodité conformes pour les entreprises qui perçoivent des paiements sur plusieurs canaux, y compris des postes distincts, des divulgations destinées aux clients et des options de canaux standard.

Quelles sont les alternatives à la facturation de frais de commodité ?

Les frais de commodité fonctionnent dans des contextes spécifiques, mais ils ne constituent pas le seul moyen de gérer les coûts de traitement des cartes bancaires.

Les entreprises peuvent également compenser ces coûts de la manière suivante :

• incitations liées au moyen de paiement : plutôt que de pénaliser l'utilisation de la carte bancaire, offrez une remise pour les paiements en espèces ou par prélèvement automatique ; les clients réagissent souvent mieux à la perspective d'une réduction qu'à une majoration ; les fournisseurs de services publics et les entreprises proposant des abonnements y ont fréquemment recours ;

• tarification échelonnée : certaines entreprises intègrent les coûts du moyen de paiement dans les niveaux de tarification des produits ou services au lieu de les isoler dans un poste distinct ; cette approche fonctionne mieux lorsque la clientèle présente un comportement de paiement prévisible et que le calcul de la marge permet d'appliquer un taux mixte.

Il n'est pas toujours dans l'intérêt de l'entreprise d'utiliser ces tactiques. Lorsque l'acceptation de la carte bancaire stimule la conversion, absorber les frais et adapter la tarification en conséquence peut s'avérer être la bonne décision.

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