Eine Convenience-Gebühr ist eine Abbuchung, die hinzugefügt wird, wenn eine Kundin oder ein Kunde über einen alternativen Zahlungskanal zahlt. Die Unterscheidung des Kanals trennt eine Convenience-Gebühr von einem Aufschlag oder einer Servicegebühr. Diese Unterscheidung falsch zu treffen, kann dazu führen, dass Unternehmen gegen die Regeln der Kartennetzwerke verstoßen – selbst bei legitimer Absicht.

Im Jahr 2024 tätigten Karteninhaberinnen und Karteninhaber weltweit 1,1 Billionen Käufe im Wert von 45,5 Billionen USD. Mit dem wachsenden Volumen der Kartenzahlungen steigen auch die Kosten für deren Akzeptanz, weshalb Unternehmen branchenübergreifend nach konformen Wegen suchen, diese Kosten zu verwalten.

Nachfolgend besprechen wir, wie eine Convenience-Gebühr funktioniert, wie sie sich von Aufschlägen und Servicegebühren unterscheidet, welche Branchen sie typischerweise nutzen und wie ein konformes Programm implementiert wird.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Convenience-Gebühr muss ein fester Betrag sein, der an einen alternativen Zahlungskanal gebunden ist, und kein Prozentsatz der Transaktion.

• Kartennetzwerke legen die Grundregeln für Convenience-Gebühren fest. Lokale Gesetze können Einschränkungen hinzufügen.

• Unternehmen, die keinen echten Standard-Zahlungskanal haben, sind gemäß den Regeln der Kartennetzwerke nicht berechtigt, eine Convenience-Gebühr zu erheben.

Was ist eine Servicegebühr?

Eine Servicegebühr ist eine Gebühr, die einer Transaktion hinzugefügt wird, wenn ein Kunde/eine Kundin über einen alternativen Kanal bezahlt, der vom Unternehmen angeboten wird, und nicht die primäre Art und Weise, Zahlungen einzuziehen. Ein alternativer Kanal könnte beispielsweise die Online-Zahlung sein, wenn das Unternehmen normalerweise persönliche Zahlungen akzeptiert, oder die telefonische Zahlung, wenn das Unternehmen normalerweise Online-Zahlungen akzeptiert.

Wie funktioniert eine Servicegebühr?

Dem Transaktionsbetrag wird vor Abschluss der Zahlung durch die Kundin/den Kunden eine Servicegebühr hinzugefügt. Die Gebühr wird als separater Posten aufgeführt, und die Kundin/der Kunde muss die Möglichkeit haben, die Zahlung stattdessen über den Standardkanal abzubrechen und zu bezahlen. Wenn es keinen praktikablen alternativen Zahlungskanal gibt, wird die Gebühr nicht als Servicegebühr qualifiziert.

Die Verarbeitungsmechanik ist unkompliziert: Die Gebühr wird beim Bezahlvorgang ausgewiesen, zum Transaktionsbetrag hinzugefügt und zusammen mit der Grundzahlung eingezogen. Das Unternehmen erhält den vollen Betrag abzüglich Interchange- und Verarbeitungsgebühren, die auf den Gesamtbetrag erhoben werden. Das Unternehmen zahlt weiterhin Bearbeitungskosten für die Servicegebühr.

Wie unterscheidet sich eine Servicegebühr von einem Aufschlag oder einer Bearbeitungsgebühr?

Eine Servicegebühr, ein Aufschlag und eine Bearbeitungsgebühr bedeuten jeweils etwas anderes und unterliegen unterschiedlichen Regeln.

Das sind die Unterschiede:

• Servicegebühr: Diese Gebühr ist an den Zahlungskanal gebunden, nicht an die Zahlungsmethode. Sie wird erhoben, wenn ein Kunde/eine Kundin einen alternativen Kanal wie online oder telefonisch anstelle des Standardkanals nutzt. Die Gebühr muss ein Pauschalbetrag sein, kein Prozentsatz, und gilt nur für Transaktionen über den qualifizierenden Kanal.

• Aufschlag: Dieser ist an die Zahlungsmethode gebunden, insbesondere an Kreditkarten. Er darf die Akzeptanzkosten des Unternehmens nicht übersteigen, kann nicht auf Debitkarten angewendet werden und ist an Orten wie dem Vereinigten Königreich verboten.

• Bearbeitungsgebühr: Dies ist eine zusätzliche Gebühr, die für die Ermöglichung einer Transaktion erhoben wird.

Im Gegensatz zu einer Servicegebühr können ein Aufschlag oder eine Bearbeitungsgebühr eher prozentual als ein fester Betrag sein.

Wann können Unternehmen eine Servicegebühr erheben?

Die Regeln der Kartennetzwerke definieren, wann eine Servicegebühr zulässig ist. Lokale Gesetze können zusätzliche Einschränkungen vorsehen.

Eine Servicegebühr ist in der Regel zulässig, wenn:

• Die Transaktion in einer Umgebung ohne physische Karte stattfindet, z. B. online oder telefonisch, nicht an einem Standard-Point of Sale.

• Das Unternehmen über eine echte alternative Zahlungsoption verfügt, für die keine Gebühr anfällt.

• Die Gebühr wird vor der Zahlungsbestätigung durch die Kundin/den Kunden deutlich angezeigt.

• Die Gebühr ist ein fester Betrag, kein Prozentsatz der Transaktionssumme.

• Für alle Kartenmarken gilt dieselbe Gebühr.

Unternehmen, die Zahlungen in mehreren Zuständigkeitsbereichen einziehen, sollten vor dem Start eines Programms die Verbraucherschutz- und Zahlungsgesetze prüfen.

Welche Branchen nutzen Convenience-Gebühren?

Convenience-Gebühren konzentrieren sich auf Branchen, in denen historisch gesehen eine Zahlung persönlich oder per Scheck der Standard war und die digitale Kartenzahlung eine zusätzliche Option ist.

Vier Sektoren nutzen sie üblicherweise:

• Regierungsbehörden: Grundsteuerzahlungen, Erneuerungen der Fahrzeugregistrierung, Gerichtsgebühren und kommunale Strom- und Wasserrechnungen sind typische Anwendungsfälle für Convenience-Gebühren. Viele Behörden schließen Verträge mit dritten Zahlungsabwicklern ab, die den Kundinnen und Kunden die Gebühr in Rechnung stellen. Staatliche Zahlungsportale weisen oft darauf hin, dass die Gebühr von einem dritten Abwickler und nicht von der Behörde erhoben wird.

• Versorgungsunternehmen: Strom-, Gas- und Wasserversorger erheben routinemäßig Convenience-Gebühren für Online-Zahlungen oder telefonische Zahlungen.

• Bildungswesen: Schulbezirke, Community Colleges und Universitäten können Convenience-Gebühren für Online-Zahlungen von Studiengebühren, Plattformgebühren und anderen Transaktionen erheben.

• Gesundheitswesen: Krankenhäuser und große Arztpraxen können Convenience-Gebühren für Online-Zahlungen erheben, die über Patientenportale getätigt werden.

Wie implementieren Sie eine konforme Servicegebühr?

Für die Einhaltung der Servicegebühr müssen vor, während und nach der Transaktion bestimmte Kontrollpunkte erreicht werden. Hier ist, was Sie in jeder Phase tun müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen:

Vor dem Start

• Vergewissern Sie sich, dass Sie über einen qualifizierenden Standard-Zahlungskanal verfügen, den Kundinnen und Kunden nutzen können.

• Ermitteln Sie, ob Ihre Transaktionsart und Händlerkategorie (MCC) Sie berechtigen. Die Regeln für Servicegebühren variieren je nach MCC, und nicht jedes Unternehmen ist qualifiziert.

• Überprüfen Sie die Richtlinien der Kartennetzwerke separat, da sie hinsichtlich des Offenlegungszeitpunkts und der zulässigen Kategorien abweichen können.

• Prüfen Sie die Gesetze für jeden rechtlichen Zuständigkeitsbereich, in dem Sie Zahlungen einziehen, bevor Sie live gehen.

Zum Zeitpunkt der Offenlegung

• Zeigen Sie die Gebühr als separaten Posten an, bevor der Kunde/die Kundin die Zahlung bestätigt.

• Geben Sie der Kundin/dem Kunden einen klaren Weg, um den Vorgang abzubrechen und stattdessen über den Standardkanal zu bezahlen.

• Sorgen Sie dafür, dass die Offenlegung beim Bezahlvorgang sichtbar bleibt.

Fortlaufend

• Wenden Sie die Gebühr einheitlich bei allen Kartenmarken an.

• Überprüfen Sie die Gebührenbeträge erneut, wenn sich Ihre Bearbeitungskosten ändern.

• Dokumentieren Sie Ihre Compliance-Praktiken für den Fall einer Prüfung durch das Kartennetzwerk oder einer Beschwerde durch einen Kunden/eine Kundin.

Stripe unterstützt konforme Servicegebührenstrukturen für Unternehmen, die Zahlungen über mehrere Kanäle einziehen, einschließlich separater Posten, kundenorientierter Offenlegungen und Standardkanaloptionen.

Was sind die Alternativen zur Erhebung einer Servicegebühr?

Servicegebühren funktionieren in bestimmten Kontexten, aber sie sind nicht die einzige Möglichkeit, Kartenverarbeitungskosten zu verwalten.

Unternehmen können diesen Kosten auch auf folgende Weise entgegenwirken:

• Anreize für bestimmte Zahlungsmethoden: Anstatt die Verwendung von Kreditkarten zu bestrafen, können Sie einen Rabatt für Zahlungen per Lastschriftverfahren oder in bar anbieten. Kundinnen und Kunden reagieren oft besser auf einen Rabatt als auf einen Aufschlag. Versorgungsunternehmen und Abonnementunternehmen nutzen diesen Ansatz häufig.

• Gestaffelte Preisgestaltung: Einige Unternehmen integrieren die Kosten für Zahlungsmethoden in die Preisstufen von Produkten oder Dienstleistungen, anstatt sie als separaten Posten auszuweisen. Dies funktioniert am besten, wenn der Kundenstamm ein vorhersehbares Zahlungsverhalten aufweist und die Margenberechnung einen gemischten Satz zulässt.

Es ist nicht immer im besten Interesse des Unternehmens, diese Taktiken anzuwenden. Wenn die Akzeptanz von Kreditkarten die Konversion fördert, kann es die richtige Entscheidung sein, die Gebühr zu übernehmen und die Preise entsprechend anzupassen.

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