Gemakskosten zijn kosten die worden toegevoegd als een klant via een alternatief betalingskanaal betaalt. Het verschil in kanaal is wat gemakskosten onderscheidt van een toeslag of servicekosten. Als ondernemingen dat verschil verkeerd inschatten, kunnen ze de regels van kaartnetwerken overtreden, zelfs als de intentie legitiem is.
In 2024 deden kaarthouders wereldwijd 1,1 biljoen aankopen met een waarde van $ 45,5 biljoen. Naarmate het volume van kaartbetalingen toeneemt, stijgen ook de kosten voor het accepteren ervan. Daarom zoeken ondernemingen in alle branches naar conforme manieren om die kosten te beheren.
Hieronder bespreken we hoe gemakskosten werken, hoe ze verschillen van toeslagen en servicekosten, in welke branches ze doorgaans worden gebruikt en hoe je een conform programma implementeert.
Kernpunten
Gemakskosten moeten een vast bedrag zijn dat is gekoppeld aan een alternatief betalingskanaal, geen percentage van de transactie.
Kaartnetwerken bepalen de basisregels voor gemakskosten. Lokale wetgeving kan beperkingen toevoegen.
Ondernemingen die geen echt standaardbetalingskanaal hebben, komen volgens de regels van kaartnetwerken niet in aanmerking om gemakskosten in rekening te brengen.
Wat is een convenience fee?
Een convenience fee is een bedrag dat wordt toegevoegd aan een transactie wanneer een klant betaalt via een alternatief kanaal dat wordt aangeboden door de onderneming, en niet de primaire manier is om de betaling te incasseren. Een alternatief kanaal kan bijvoorbeeld online betalen zijn wanneer de onderneming doorgaans persoonlijke betalingen accepteert, of telefonisch betalen wanneer de onderneming doorgaans online betalingen accepteert.
Hoe werkt een convenience fee?
Een convenience fee wordt toegevoegd aan het transactietotaal voordat de klant de betaling voltooit. De kosten worden weergegeven als een afzonderlijke factuurregel en de klant moet de optie hebben om te annuleren en in plaats daarvan via het standaardkanaal te betalen. Als er geen bruikbaar alternatief betaalkanaal is, komen de kosten niet in aanmerking als convenience fee.
De verwerkingsmechanismen zijn eenvoudig: de kosten worden vermeld tijdens het afrekenproces, toegevoegd aan het transactietotaal en samen met de basisbetaling geïncasseerd. De onderneming ontvangt het volledige bedrag minus interchange- en verwerkingskosten, die van toepassing zijn op het gecombineerde totaal. De onderneming betaalt nog steeds verwerkingskosten over de convenience fee.
Hoe verschilt een convenience fee van een toeslag of servicekosten?
Een convenience fee, een toeslag en servicekosten betekenen allemaal iets anders en er gelden verschillende regels voor.
Dit is hoe ze verschillen:
Convenience fee: Deze kosten zijn gebonden aan het betaalkanaal, niet aan de betaalmethode. Ze worden berekend wanneer een klant een alternatief kanaal gebruikt, zoals online of telefonisch, in plaats van het standaardkanaal. De kosten moeten een vast bedrag zijn, geen percentage, en zijn alleen van toepassing op transacties via het in aanmerking komende kanaal.
Toeslag: Dit is gebonden aan de betaalmethode, specifiek creditcards. Het bedrag mag niet hoger zijn dan de acceptatiekosten van de onderneming, mag niet worden toegepast op debetkaarten en is verboden in regio's zoals het Verenigd Koninkrijk.
Servicekosten: Dit zijn extra kosten die worden berekend voor het mogelijk maken van een transactie.
In tegenstelling tot een convenience fee, kan een toeslag of servicekosten gebaseerd zijn op een percentage in plaats van een vast bedrag.
Wanneer kunnen ondernemingen een convenience fee berekenen?
Regels van kaartnetwerken bepalen wanneer een convenience fee is toegestaan. Lokale wetgeving kan beperkingen toevoegen.
Een convenience fee is doorgaans toegestaan wanneer:
de transactie plaatsvindt in een card-not-present-omgeving zoals online of via de telefoon, niet bij een standaard POS;
de onderneming een legitieme alternatieve betaaloptie heeft zonder deze kosten;
de kosten duidelijk worden weergegeven voordat de klant de betaling bevestigt;
de kosten een vast bedrag zijn, geen percentage van het transactietotaal;
dezelfde kosten gelden voor alle kaartmerken.
Ondernemingen die betalingen incasseren in meerdere regio's, moeten de wetgeving inzake consumentenbescherming en betalingen controleren voordat ze een programma lanceren.
Welke branches gebruiken gemakskosten?
Gemakskosten zijn geconcentreerd in branches waar fysiek betalen of betalen per cheque historisch gezien de standaard was en digitaal betalen per betaalkaart een extra optie is.
Ze worden veel gebruikt in de volgende vier sectoren:
Overheidsinstanties: Betalingen van onroerendzaakbelasting, verlengingen van voertuigregistraties, gerechtskosten en gemeentelijke rekeningen voor nutsvoorzieningen zijn allemaal veelvoorkomende contexten voor gemakskosten. Veel instanties werken samen met externe verwerkers die de kosten bij de klant in rekening brengen. Betalingsportalen van de overheid vermelden vaak dat de kosten door een externe verwerker in rekening worden gebracht, niet door de instantie.
Nutsvoorzieningen: Elektriciteits-, gas- en waterleveranciers brengen routinematig gemakskosten in rekening voor online betalingen of betalingen per telefoon.
Onderwijs: Schooldistricten, community colleges en universiteiten kunnen gemakskosten in rekening brengen voor online betalingen voor collegegeld, aanmeldformulierkosten en andere transacties.
Gezondheidszorg: Ziekenhuizen en grote medische praktijken kunnen gemakskosten in rekening brengen voor online betalingen die via patiëntenportalen worden gedaan.
Hoe implementeer je een conforme convenience fee?
Compliance voor convenience fees vereist het bereiken van specifieke controlepunten voor, tijdens en na de transactie. Dit is wat je in elke fase moet doen om aan die vereisten te voldoen:
Vóór de lancering
Bevestig dat je een in aanmerking komend standaard betaalkanaal hebt dat klanten kunnen gebruiken.
Bepaal of jouw transactietype en categoriecode voor verkopers (MCC) je in aanmerking laten komen. De regels voor convenience fees variëren per MCC en niet elke onderneming komt in aanmerking.
Controleer de richtlijnen van de kaartnetwerken afzonderlijk, omdat deze kunnen verschillen met betrekking tot het tijdstip van openbaarmaking en in aanmerking komende categorieën.
Controleer de wetgeving voor elke regio waar je betalingen gaat incasseren voordat je live gaat.
Op het moment van openbaarmaking
Geef de kosten weer als afzonderlijke factuurregel voordat de klant de betaling bevestigt.
Bied de klant een duidelijke mogelijkheid om te annuleren en in plaats daarvan via het standaardkanaal te betalen.
Houd de openbaarmaking zichtbaar tijdens het afrekenproces.
Doorlopend
Pas de kosten consequent toe op alle kaartmerken.
Controleer de bedragen van de kosten opnieuw als jouw verwerkingskosten veranderen.
Documenteer jouw compliance-praktijken in het geval van een controle door een kaartnetwerk of een klacht van een klant.
Stripe ondersteunt conforme structuren voor convenience fees voor ondernemingen die betalingen incasseren via meerdere kanalen, waaronder afzonderlijke factuurregels, openbaarmakingen aan de klant en standaard kanaalopties.
Wat zijn de alternatieven voor het berekenen van een convenience fee?
Convenience fees werken in specifieke contexten, maar zijn niet de enige manier om kosten voor kaartverwerking te beheren.
Ondernemingen kunnen deze kosten ook op de volgende manieren compenseren:
Stimulansen voor betaalmethoden: Bied een korting voor betalingen via automatische incasso of contant geld in plaats van het gebruik van creditcards te bestraffen. Klanten reageren vaak beter op een korting dan op een toeslag. Nutsbedrijven en ondernemingen met abonnementen gebruiken deze aanpak vaak.
Gestaffelde tarieven: Sommige ondernemingen verwerken de kosten voor betaalmethoden in de prijscategorieën van producten of diensten in plaats van ze als afzonderlijke factuurregel te vermelden. Dit werkt het best wanneer het klantenbestand voorspelbaar betaalgedrag vertoont en de marge een gecombineerd tarief ondersteunt.
Het is niet altijd in het beste belang van de onderneming om deze tactieken toe te passen. Wanneer de acceptatie van creditcards de conversie stimuleert, kan het de juiste keuze zijn om de kosten op zich te nemen en de prijzen dienovereenkomstig aan te passen.
Hoe Stripe Payments kan helpen
Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, fysiek en wereldwijd betalingen te ontvangen.
Stripe Payments kan je helpen met:
Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een soepele klantervaring en bespaar duizenden engineeringuren met vooraf gebouwde betaalinterfaces (UI's), toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een door Stripe ontwikkelde wallet.
Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta's.
Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen of ga vandaag nog aan de slag.
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.