Les clients règlent généralement leurs factures après avoir reçu des biens ou des services. Cependant, il est également possible de payer à l’avance. Les prépaiements consistent pour les clients à régler une facture intégralement avant que l’entreprise ne livre les biens ou n’exécute les services. Proposer des prépaiements est une stratégie financière qui peut améliorer la trésorerie d’une entreprise et nécessite une planification rigoureuse.

Dans cet article, nous expliquons les prépaiements, notamment leurs avantages, leurs inconvénients, leur processus de paiement, la comptabilisation des revenus, et bien plus encore.

Sommaire de cet article

• Qu’est-ce que les prépaiements ?
  
• Quelles entreprises utilisent les prépaiements ?
  
• Avantages des prépaiements
  
• Inconvénients des prépaiements
  
• Comment proposer des prépaiements
  
• Comment comptabiliser les prépaiements
  
• Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider
  

Qu’est-ce que les prépaiements ?

Les prépaiements permettent de régler les factures intégralement avant que les entreprises n’expédient les biens ou ne fournissent les services. Le paiement est reçu avant la date d’échéance de la facture.

Contrairement aux factures d’acompte, les prépaiements couvrent la totalité du montant dû, pas seulement une partie. Ce mode de règlement est peu risqué pour le commerçant, car il élimine le risque d’impayé. Le prépaiement est également légal, à condition qu’il soit défini dans un accord.

Les entreprises proposent souvent le prépaiement en échange d’escomptes pour leurs clients. Grâce à cette stratégie, les clients peuvent bénéficier de prix réduits, tandis que les fournisseurs perçoivent leurs revenus plus rapidement.

Quelles entreprises utilisent les prépaiements ?

Les prépaiements sont souvent utilisés dans le secteur de la construction pour des projets de grande envergure. Les paiements étant effectués intégralement avant de fournir les services, les entreprises peuvent financer l’achat de matières premières et rémunérer leurs employés ainsi que leurs sous-traitants.

Les entreprises peuvent également demander des prépaiements pour des commandes de grande valeur ou personnalisées. Par exemple, un menuisier réalisant un meuble sur mesure peut exiger un paiement à l’avance pour réduire le risque d’impayé si le client annule la commande ou change d’avis. Les biens fabriqués sur commande sont difficiles à revendre en raison de leur singularité.

Les organisateurs d’événements privilégient également les prépaiements, car les préparatifs sont souvent effectués plusieurs mois à l’avance. Lorsqu’ils reçoivent le paiement avant la date prévue, ils peuvent réserver des lieux, faire appel à différents fournisseurs de services, gérer les imprévus et renforcer l’engagement du client.

De plus, la plupart des entreprises qui fonctionnent sur un modèle d’abonnement exigent un paiement intégral au début du mois ou de l’année pour permettre l’accès à leurs services.

Avantages des prépaiements

Les prépaiements offrent de nombreux avantages aux entreprises, leur permettant de :

• Stabiliser la liquidité de l’entreprise et éviter les insuffisances de trésorerie
  
• Augmenter les liquidités
  
• Financer des activités commerciales
  
• Réduire le besoin en fonds de roulement
  
• Mieux gérer les imprévus et les stocks
  
• Éliminer le risque d’impayés et de retards de paiement
  
• Réduire les annulations de dernière minute
  
• Simplifier les processus de paiement
  

Le prépaiement offre également aux clients de meilleurs leviers de négociation. Ils peuvent obtenir une réduction commerciale significative, réduisant le coût de leurs achats. Les clients évitent également d’éventuelles pénalités de retard en payant avant la date d’échéance.

Inconvénients des prépaiements

Certains clients peuvent hésiter à payer intégralement avant de recevoir les biens ou services vendus. L’obligation de payer à l’avance peut s’avérer dissuasive, surtout si la concurrence propose des conditions de paiement plus avantageuses.

Avec les prépaiements, les clients disposent de peu de recours si le commerçant ne livre pas les biens, réalise un travail insatisfaisant ou fournit des produits défectueux, surtout si l’entreprise ne respecte pas l’accord ou laisse un projet inachevé. Ainsi, les prépaiements peuvent représenter un risque important pour les clients. Ils peuvent subir des pertes financières significatives si les biens ou services ne sont pas conformes ou ne sont pas livrés.

Pour les commerçants, le non-respect d’un accord peut entraîner des poursuites judiciaires et une demande de remboursement. Cela peut également nuire à l’image de marque du commerçant.

Comment proposer des prépaiements

Il est important de rédiger un accord clair et transparent qui précise les conditions générales de vente et protège les deux parties. Les entreprises devraient inclure le prépaiement parmi les moyens de paiement proposés.

Si une entreprise accorde une réduction commerciale pour encourager le paiement anticipé, celle-ci doit être mentionnée sur la facture. L’entreprise doit également indiquer le taux de réduction applicable ainsi que les conditions permettant d’en bénéficier, conformément à l’article L441-9 du Code de commerce français. Si aucune réduction n’est proposée, cela doit être précisé sur la facture avec une mention telle que : « Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé ».

Les entreprises devraient envisager d’utiliser une passerelle de paiement sécurisée (par exemple Stripe). Lorsque les paiements sont effectués intégralement, elles doivent également communiquer régulièrement avec les clients sur l’avancement du projet ou de la commande pour éviter tout malentendu. L’objectif de l’entreprise, en tant que fournisseur, est de garantir un processus de paiement fluide et une collaboration exempte de problèmes.

Comment comptabiliser les prépaiements

Une écriture comptable spécifique est nécessaire lorsqu’un client règle une facture avant que l’entreprise ne livre des biens ou ne fournisse des services. Son enregistrement dépend du système comptable de l’entreprise.

Pour les entreprises qui utilisent la comptabilité de trésorerie (par exemple les petites et moyennes entreprises et les entreprises individuelles), les prépaiements sont enregistrés au moment de la transaction, lorsque le montant est versé sur le compte bancaire de l’entreprise. Pour les entreprises qui utilisent la comptabilité d’exercice (par exemple les grandes entreprises), les prépaiements sont enregistrés lors de l’émission de la facture, et non lors de l’encaissement.

Comment Stripe Revenue Recognition peut vous aider ?

Stripe Revenue Recognition permet de simplifier la comptabilité d’exercice, y compris les audits, la clôture de fin de mois, les rapports et bien plus encore, afin que vous puissiez clôturer vos comptes avec plus d’efficacité et de précision. Cet outil automatise et configure les rapports sur les revenus pour faciliter la conformité avec les normes ASC 606 et IFRS 15.

Revenue Recognition peut vous aider à :

• Bénéficier d’une vue d’ensemble plus complète de vos revenus : dans le Dashboard Stripe, consultez l’ensemble de vos transactions et conditions Stripe, et importez des données provenant d’autres sources que Stripe.

• Automatiser les rapports sur les revenus : générez des rapports comptables prêts à l’emploi, sans solliciter vos ressources d’ingénierie.

• Personnaliser en fonction de votre entreprise : créez et automatisez des règles personnalisées pour comptabiliser les revenus, conformément aux pratiques comptables de votre entreprise.

• Réaliser des audits en temps réel : préparez-vous aux audits en retraçant chaque montant de revenu jusqu’aux clients et transactions sous-jacents.

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