Kunderna betalar vanligtvis fakturor efter att ha fått varor eller tjänster. Det är dock också möjligt att avräkna betalning i förskott. Förskottsbetalningar innebär att kunderna betalar hela fakturan innan företaget levererar varor eller slutför tjänster. Att erbjuda förskottsbetalningar är en finansiell strategi som kan förbättra ett företags kassaflöde och kräver noggrann planering.

I den här artikeln förklarar vi förskottsbetalningar, inklusive deras fördelar, nackdelar, hur betalningar behandlas, intäktsredovisning med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är förskottsbetalningar?
  
• Vilka företag använder förskottsbetalningar?
  
• Fördelar med förskottsbetalningar
  
• Nackdelar med förskottsbetalningar
  
• Hur man erbjuder förskottsbetalningar
  
• Hur man hanterar förskottsbetalningar
  
• Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till
  

Vad är förskottsbetalningar?

Förskottsbetalningar avräknar fakturor till fullo innan företag skickar varor eller tillhandahåller tjänster. Betalningen kommer före fakturans schemalagda förfallodatum.

Till skillnad från depositioner täcker förskottsbetalningar hela beloppet som ska betalas snarare än en del av beloppet. Denna avräkning innebär låg risk för säljaren eftersom det eliminerar risken för utebliven betalning. Förskottsbetalningar är också lagliga, så länge de definieras i ett avtal.

Företag föreslår ofta förskottsbetalningar i utbyte mot kontantrabatter för sina kunder. Med denna strategi kan kunderna dra nytta av lägre priser och leverantörer kan få intäkter snabbare.

Vilka företag använder förskottsbetalningar?

Förskottsbetalningar används ofta i branschen för storskaliga projekt. När betalningar görs i sin helhet innan tjänster tillhandahålls kan företag täcka inköp av råvaror och betala anställda och underleverantörer.

Företag kan också begära förskottsbetalningar för beställningar med högt värde eller skräddarsydda beställningar. Till exempel kan en snickare som tillverkar en specialbeställd möbel be om förskottsbetalning för att minimera risken för utebliven betalning om kunden avbryter beställningen eller ändrar sig. Varor som tillverkas på beställning är svåra att sälja vidare på grund av deras unika egenskaper.

Evenemangsarrangörer föredrar också ofta förskottsbetalningar eftersom arrangörerna förbereder sig flera månader i förskott. När arrangörerna får betalningen före förfallodagen kan de boka lokaler, anlita flera tjänsteleverantörer, hantera oförutsedda omständigheter och stärka kundens engagemang.

Dessutom kräver de flesta företag som använder en abonnemangsmodell full betalning i början av månaden eller året för att få tillgång till deras tjänster.

Fördelar med förskottsbetalningar

Förskottsbetalningar erbjuder många fördelar för företag och gör det möjligt för dem att göra följande:

• Stabilisera företagens likviditet och undvika brister
  
• Öka likviditeten
  
• Finansiera företagsverksamhet
  
• Minska behovet av rörelsekapital
  
• Bättre hantera oförutsedda händelser och lager
  
• Eliminera risken för uteblivna och sena betalningar
  
• Minska antalet avbokningar i sista minuten
  
• Förenkla betalningsprocesser
  

Förskottsbetalningar ger också kunderna större förhandlingsfördelar. De kan få en betydande kommersiell rabatt, vilket minskar kostnaderna för deras inköp. Kunderna undviker också potentiella förseningsavgifter genom att betala före förfallodagen.

Nackdelar med förskottsbetalningar

Vissa kunder kan tveka att betala hela beloppet innan de får varorna eller tjänsterna. Att behöva betala i förskott kan avskräcka vissa potentiella kunder, särskilt om konkurrenterna erbjuder förmånligare villkor för betalningar.

Med förskottsbetalningar har kunderna inte så många alternativ om säljaren inte levererar varor, utför otillfredsställande arbete eller tillhandahåller defekta produkter – särskilt om företaget inte följer avtalet eller lämnar ett projekt oavslutat. Därför kan förskottsbetalningar vara en stor risk för kunderna. De kan drabbas av betydande ekonomiska förluster om varorna eller tjänsterna inte är tillfredsställande eller inte levereras.

För säljare kan underlåtenhet att följa ett avtal leda till juridiska konsekvenser och krav på ersättning, vilket till och med kan skada säljarens image.

Hur man erbjuder förskottsbetalningar

Det är viktigt att utarbeta ett väldefinierat och transparent avtal som tydligt tar upp de allmänna försäljningsvillkoren och skyddar båda parter. Företag bör inkludera ett alternativ för förskottsbetalningar bland de tillgängliga betalningsmetoderna.

Om ett företag erbjuder en kommersiell rabatt för att uppmuntra betalning i förskott måste detta noteras på fakturan. Företaget måste också ange den tillämpliga rabattsatsen och de villkor som krävs för att dra nytta av rabatten, i enlighet med artikel L441-9 i den franska handelslagen. Om företaget inte erbjuder någon rabatt måste det notera detta på fakturan med följande text: ”Vi erbjuder ingen rabatt för betalning i förskott” (Nous n’accordons pas d’escompte en cas de paiement anticipé).

Företag bör överväga att använda en säker betalningsgateway (t.ex. Stripe). När betalningar görs i sin helhet bör företag konsekvent kommunicera med kunderna om hur projektet eller beställningen fortskrider för att undvika missförstånd. Företagets mål som leverantör är att garantera att betalningarna behandlas smidigt och att det finns ett bekymmersfritt partnerskap.

Hur man hanterar förskottsbetalningar

En särskild bokföringspost krävs när en kund betalar en faktura innan företaget levererar varor eller tillhandahåller tjänster. Hur den bokförs beror på företagets bokföringssystem.

För företag som använder redovisning enligt kontantprincipen (t.ex. små och medelstora företag och enskilda firmor) bokförs förskottsbetalningar vid tidpunkten för transaktionen, när beloppet sätts in på företagets bankkonto. För företag som använder periodiserad redovisning (t.ex. stora företag) bokförs förskottsbetalningar när en faktura utfärdas, inte vid inkasseringen.

Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till

Stripe Revenue Recognition hjälper till att effektivisera periodiserad redovisning – inklusive revisioner, månadsavslut, rapportering och mer – så att du kan göra bokslut med större effektivitet och noggrannhet. Det automatiserar och konfigurerar intäktsrapporter för att underlätta efterlevnaden av ASC 606 och IFRS 15.

Revenue Recognition kan hjälpa dig med följande:

• Få en mer komplett bild av dina intäkter: I Stripe Dashboard kan du se alla dina Stripe-transaktioner och villkor och importera data som inte kommer från Stripe.

• Automatisera intäktsrapporter: Generera redovisningsrapporter som är klara att användas – utan tekniska resurser.

• Anpassning för din verksamhet: Skapa och automatisera anpassade regler för att redovisa intäkter, i linje med ditt företags redovisningsrutiner.

• Revision i realtid: Förbered dig för revisioner genom att spåra alla intäkter tillbaka till de underliggande kunderna och transaktionerna.

Läs mer om hur Revenue Recognition kan hjälpa dig att efterleva globala redovisningsprinciper, eller börja idag.