Si tu cuenta bancaria de empresa se congela o se cierra, tendrás que llamar al banco y solicitar un número de caso y una lista por escrito de los documentos que necesita el banco para que puedas recuperar el acceso a tu cuenta. Tendrás que usar otra cuenta (normalmente en un banco distinto) para las nóminas, los pagos entrantes y las transferencias programadas mientras gestionas la revisión de la cuenta cerrada.

Los bancos pueden restringir o cerrar las cuentas de empresa con poco margen de aviso. A veces, los bancos incluso tienen prohibido por ley decirte por qué se ha cerrado tu cuenta. El dinero sigue siendo tuyo, pero tienes que enviar la documentación cumplimentada para recuperar su control.

A continuación, explicaremos qué hacer si tu cuenta bancaria se congela o se cierra, por qué lo hacen los bancos y cómo reducir las probabilidades de que vuelva a ocurrir.

De un vistazo:

• A menudo, los bancos no pueden explicar legalmente una congelación, pero puedes pedir un número de caso y una lista de documentos por escrito para empezar a rectificar la situación.

• Una segunda cuenta operativa en un banco no relacionado mantiene en marcha el pago de nóminas y a proveedores mientras la cuenta congelada está en revisión. Probablemente querrás dotarla de fondos con al menos un ciclo de nóminas más un mes de costes fijos.

• Puedes evitar las señales de alerta habituales de congelación si avisas a tu banco con antelación de los próximos cambios importantes y mantienes actualizados los registros de titularidad. Responde con rapidez a las peticiones para actualizar la información de KYC (conoce a tu cliente), escribe notas de transacción claras y evita dividir los depósitos en efectivo.

¿Qué significa que una cuenta bancaria de empresa se congele o se cierre?

Cuando tu cuenta bancaria de empresa se congela o se cierra, significa que tu empresa ya no tiene acceso a sus fondos. Si la cuenta se congela, en concreto, el banco ha restringido las transacciones salientes y las retiradas, aunque es posible que se sigan permitiendo los fondos entrantes. Si la cuenta se cierra, se ha detenido toda la actividad y la relación bancaria se da por terminada. Muchos acuerdos de depósito permiten al banco poner fin a la relación bancaria en cualquier momento, sin indicar el motivo. Puedes recuperar el saldo de la cuenta cerrada mediante un cheque de caja o una transferencia una vez que se levanten las retenciones.

Los bancos también pueden aplicar restricciones más estrictas que son similares a las congelaciones, como las siguientes:

• Una retención de fondos específicos: el banco retrasa un depósito concreto, como un cheque grande o una transferencia electrónica, mientras el resto de tu saldo sigue estando disponible.

• Una retención legal o embargo: el banco reserva fondos en virtud de una orden judicial, una retención de bienes o un embargo de la agencia tributaria.

¿Por qué los bancos congelan o cierran las cuentas bancarias de empresa sin previo aviso?

Muchas congelaciones en EE. UU. se remontan a la Ley de Secreto Bancario (BSA), que exige a los bancos verificar a los propietarios de las empresas, supervisar la actividad sospechosa y notificar transacciones específicas a la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN).

El software puede marcar tu cuenta por uno de los siguientes motivos:

• Patrones de transacción inusuales: un pico de volumen, una transferencia electrónica grande a un país nuevo o una serie de transferencias de números redondos pueden ser una señal de alerta. Los depósitos en efectivo repetidos por un importe ligeramente inferior a 10.000 $ pueden parecer una estructuración, lo cual es un delito federal aunque el efectivo sea legítimo. Si un banco presenta un Informe de Actividad Sospechosa (SAR), la ley federal le prohíbe decírtelo.

• Lagunas en la información de KYC (conoce a tu cliente) y de titularidad real: los bancos deben identificar a cualquier extranjero que posea el 25 % o más de una empresa que no sea de EE. UU., además de a una persona que la controle. Un cambio de titularidad no notificado o una petición de revisión ignorada pueden restringir la cuenta.

• Señales de fraude: el fraude con cheques, el fraude en depósitos móviles, la apropiación de cuentas y las altas tasas de devolución de la cámara de compensación automatizada (ACH) pueden provocar congelaciones, a veces para proteger a una empresa que es la víctima.

• Actividad en un sector de alto riesgo: los bancos que quieren evitar la exposición a sectores como las criptomonedas, las armas de fuego, el contenido para adultos o las empresas relacionadas con el cannabis pueden cerrar cuentas que antes funcionaban sin incidentes durante años.

• Inactividad: los bancos marcan las cuentas inactivas y sus saldos acaban pasando al Estado como propiedad no reclamada, normalmente al cabo de tres a cinco años.

• Órdenes legales: los embargos fiscales, las sentencias y las retenciones de bienes exigen al banco retener los fondos. Nombran a un emisor y siguen un proceso definido.

¿Qué debes hacer en las primeras 72 horas después de que se congele tu cuenta bancaria de empresa?

Lo que hagas en los primeros días después de que se congele tu cuenta bancaria de empresa marca el ritmo de toda la revisión.

Esto es lo que debes hacer:

• Llama al banco y obtén un número de caso: pregunta qué equipo ha impuesto la restricción (p. ej., fraude, cumplimiento de la normativa, jurídico, cobros), qué abarca y qué la levantaría. Registra cada nombre, fecha y número de referencia.

• Pide las peticiones de documentos por escrito: una lista por escrito evita los estancamientos por falta de comunicación. Si el banco no te envía una, envíate a ti mismo un correo electrónico con tu propio resumen de la llamada.

• Descarga tus registros: algunos bancos bloquean el acceso en línea, así que extrae los extractos, los historiales de transacciones y las confirmaciones de transferencias de inmediato si puedes. A continuación, reúne los documentos de constitución, la carta de tu Número de Identificación del Empleador (EIN), los registros de titularidad y las facturas relacionadas con cualquier transacción cuestionada.

• Comprueba si hay una orden legal: si un embargo o una retención de bienes ha provocado la congelación, el banco puede nombrar al emisor. Un embargo de la agencia tributaria estadounidense (el IRS) retiene los fondos 21 días antes de la remesa, lo que te da un margen para llamar al IRS.

• Redirige el dinero entrante: proporciona a tu proveedor de servicios de pago, a tu proveedor de nóminas y a los clientes que pagan por adeudo directo o transferencia electrónica unos nuevos datos bancarios. Todo lo que llegue a una cuenta congelada se quedará atascado allí.

• Mueve o pausa los adeudos programados: los pagos automáticos fallidos pueden provocar penalizaciones por retraso o cortes de servicio. Pásalos a otra cuenta o avisa a los proveedores antes de la fecha de vencimiento.

¿Cómo puedes mantener en marcha el pago de nóminas y a proveedores mientras tu cuenta bancaria de empresa está congelada?

Mueve el procesamiento de nóminas a una segunda cuenta bancaria de empresa el primer día. De lo contrario, dótalas de fondos con una aportación del propietario, una línea de crédito en otro banco o cheques manuales de una cuenta nueva. Protege tus depósitos de impuestos sobre la nómina. Los depósitos federales funcionan con calendarios fijos, y la penalización del IRS por falta de depósito aumenta del 2 % al 15 % cuanto más tiempo pase sin pagarse. Si el pago se va a retrasar, avisa a tus empleados con antelación. Asegúrate de que saben cuándo y cómo lo recibirán. Muchos estados penalizan los salarios atrasados, así que consúltalo primero con tu proveedor de nóminas o con un abogado laboralista.

También tienes que llamar a tus proveedores de pago obligatorio. El alquiler, los seguros y los proveedores de inventario deben ser lo primero. Ponte en contacto con ellos y propón una nueva fecha específica antes de que falle un pago. Además, confirma los nuevos datos de remesa con los clientes por teléfono lo antes posible. Los clientes podrían confundir fácilmente un correo electrónico repentino que diga que tus datos bancarios han cambiado con un fraude de facturas, y el equipo de cuentas por pagar (AP) de un cliente podría retener tu pago.

Por lo general, es inteligente dotar de fondos a una segunda cuenta bancaria antes de necesitarla. Puedes mantener un ciclo de nóminas en la cuenta, más un mes de costes fijos, para asegurarte de que una congelación no dañe las relaciones con los empleados y los proveedores.

¿Cómo se apela la congelación o el cierre de una cuenta bancaria de empresa y se recuperan los fondos?

Para apelar la congelación o el cierre de una cuenta bancaria de empresa, empieza por el propio proceso del banco. A continuación, escala el problema en este orden.

1. Sucursal o gestor de relaciones

No pueden levantar una congelación por cumplimiento de la normativa, pero pueden dirigir los documentos y proporcionar actualizaciones.

2. Equipo de cumplimiento de la normativa o de revisión de cuentas

Este equipo decide si descongela o reabre tu cuenta. Envía un paquete organizado que explique la contraparte y el propósito de cada transacción marcada.

3. Oficina ejecutiva de reclamaciones

Envía una carta breve con tu número de caso y una línea temporal fechada; a menudo es mejor que hacer llamadas repetidas.

4. Regulador bancario

Los bancos nacionales responden ante la Oficina del Contralor de la Moneda (OCC) a través de HelpWithMyBank.gov, mientras que los bancos autorizados por el estado responden ante el departamento bancario de tu estado y un regulador federal. Puedes presentar una reclamación ante la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) a través de su portal.

Una vez que el banco levanta las retenciones tras un cierre, te envía tu saldo por correo, menos las compensaciones, como los descubiertos. Pide la fecha de liberación y la dirección postal por escrito. Algunas situaciones pueden requerir un abogado bancario.

Recurre a un abogado bancario en los siguientes casos:

• Hay una gran cantidad en juego: una carta de demanda formal puede acelerar las cosas cuando un retraso amenaza a la empresa.

• El gobierno se involucra: si aparece una citación, una orden de incautación o las fuerzas del orden, es mejor tener a un abogado de tu lado para que medie y hable en tu nombre.

• El banco incumple su propia línea temporal: un asesor legal puede escalar el problema de formas que el titular de la cuenta no puede.

• El saldo de una cuenta cerrada nunca llega: esto se convierte en un problema legal que no se puede resolver con una llamada telefónica.

¿Cómo puedes reducir el riesgo de que tu cuenta bancaria de empresa se congele o se cierre?

Los bancos crean un perfil de tu empresa en el momento de abrir la cuenta.

Estos hábitos mantienen tu cuenta y ese perfil sincronizados:

• Avisa a tu banco antes de hacer cambios importantes: Las nuevas líneas de productos, los clientes internacionales, las rondas de financiación y las transferencias bancarias puntuales pueden parecer inusuales si no hay contexto.

• Responde de inmediato a las solicitudes para actualizar el KYC: Ignorar las solicitudes de reverificación provoca bloqueos que se pueden evitar.

• Mantén los registros de la entidad actualizados: El estado activo, un agente registrado actualizado y los registros de propiedad que coincidan con el archivo del banco eliminan toda una categoría de señales de alerta.

• Escribe notas de transacción claras: Por ejemplo, «Factura 1042, anticipo de diseño, marzo» proporciona a un revisor más información que un simple «transferencia». La conciliación mensual te permite aportar cualquier contexto que falte.

• Evita patrones que parezcan evasivos: Deposita el dinero en efectivo a medida que lo recibas en lugar de dividir los depósitos y mantén los pagos de la empresa fuera de las cuentas personales.

• Distribuye el efectivo entre varias instituciones: Tener una cuenta operativa, una cuenta de nóminas y una reserva en bancos distintos e independientes significa que la decisión de un banco no puede paralizar toda la empresa.

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Preguntas frecuentes sobre qué hacer si la cuenta bancaria de tu empresa está bloqueada o cerrada