Si votre compte bancaire d'entreprise est gelé ou fermé, il est nécessaire d'appeler la banque pour demander un numéro de dossier ainsi qu'une liste écrite des documents nécessaires pour retrouver l'accès à votre compte. Vous devrez utiliser un autre compte (généralement dans une autre banque) pour la paie, les paiements entrants et les virements programmés pendant l'examen du compte fermé.

Les banques peuvent restreindre ou fermer des comptes d'entreprise sans préavis ou presque. Parfois, il est même légalement interdit aux banques d'expliquer la fermeture de votre compte. L'argent vous appartient toujours, mais vous devez soumettre les documents remplis pour en reprendre le contrôle.

Nous expliquons ci-dessous la marche à suivre si votre compte bancaire est gelé ou fermé, les raisons de cette décision et comment réduire les risques que cela se reproduise.

L’essentiel à retenir

• les banques ne peuvent souvent pas expliquer légalement un gel, mais vous pouvez demander un numéro de dossier et une liste écrite de documents afin de commencer à rectifier la situation ;

• un deuxième compte d'exploitation dans une autre banque permet de maintenir la paie et les paiements des fournisseurs pendant l'examen du compte gelé (il est conseillé de l'approvisionner avec au moins un cycle de paie et un mois de coûts fixes) ;

• vous pouvez éviter les signaux d'alerte courants de gel en informant votre banque à l'avance des changements majeurs à venir et en tenant à jour les registres de propriété (répondez rapidement aux demandes de mise à jour KYC, rédigez des mémos de transaction clairs et évitez de fractionner les dépôts en espèces).

Que signifie le gel ou la fermeture d'un compte bancaire d'entreprise ?

Lorsque votre compte bancaire d'entreprise est gelé ou fermé, cela signifie que votre entreprise n'a plus accès à ses fonds. Si le compte est gelé, la banque a spécifiquement restreint les transactions sortantes et les retraits, bien que les fonds entrants puissent toujours être autorisés. Si le compte est fermé, toute activité est interrompue et la relation bancaire est considérée comme terminée. De nombreuses conventions de dépôt permettent à la banque de mettre fin à la relation bancaire à tout moment, sans justification. Vous pouvez récupérer le solde du compte fermé par chèque de banque ou par virement une fois les blocages levés.

Les banques peuvent également appliquer des restrictions plus ciblées similaires aux gels, notamment :

• un blocage de fonds spécifiques : la banque retarde un dépôt particulier, comme un gros chèque ou un virement bancaire, tandis que le reste de votre solde reste disponible ;

• une saisie ou un blocage légal : la banque met des fonds de côté en vertu d'une ordonnance du tribunal, d'une saisie-arrêt ou d'une saisie de l'administration fiscale.

Pourquoi les banques gèlent-elles ou ferment-elles des comptes d'entreprise sans préavis ?

Aux États-Unis, de nombreux gels découlent du Bank Secrecy Act (BSA), qui oblige les banques à vérifier les propriétaires d'entreprise, à surveiller les activités suspectes et à signaler des transactions spécifiques au Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Les logiciels peuvent signaler votre compte pour l'une des raisons suivantes :

• des modèles de transaction inhabituels : un pic de volume, un virement bancaire important vers un nouveau pays ou une série de virements aux montants ronds peuvent constituer des signaux d'alerte (des dépôts en espèces répétés d'un montant juste inférieur à 10 000 $ peuvent ressembler à de la structuration, ce qui constitue un crime fédéral même si l'argent est légitime) ; par ailleurs, si une banque dépose une déclaration d'activité suspecte (SAR), la loi fédérale lui interdit de vous en informer ;

• des lacunes en matière de KYC et de propriété effective : les banques doivent identifier les étrangers détenant 25 % ou plus d'une entreprise non américaine, ainsi qu'une personne qui la contrôle (un changement de propriété non signalé ou une demande de vérification ignorée peut restreindre le compte) ;

• des signaux de fraude : la fraude par chèque, la fraude par dépôt mobile, les piratages de compte et les taux de retour Automated Clearing House (ACH) élevés peuvent tous entraîner des gels, parfois pour protéger une entreprise victime ;

• une activité sectorielle à haut risque : les banques qui souhaitent éviter toute exposition à des secteurs tels que la cryptomonnaie, les armes à feu, le contenu pour adultes ou les entreprises liées au cannabis peuvent fermer des comptes qui fonctionnaient auparavant sans incident pendant des années ;

• une inactivité : les banques signalent les comptes inactifs, et leurs soldes reviennent finalement à l'État en tant que biens non réclamés, généralement après trois à cinq ans ;

• des ordonnances légales : les saisies fiscales, les jugements et les saisies-arrêts obligent la banque à retenir les fonds (ils nomment un émetteur et suivent un processus défini).

Que faire dans les premières 72 heures après le gel de votre compte bancaire d'entreprise ?

Les mesures prises dans les premiers jours qui suivent le gel de votre compte bancaire d'entreprise donnent le rythme de l'ensemble de l'examen.

Voici comment procéder :

• appelez la banque et obtenez un numéro de dossier : demandez quelle équipe a mis en place la restriction (fraude, conformité, service juridique ou recouvrements par exemple), ce qu'elle couvre et ce qui permettrait de la lever (consignez chaque nom, date et numéro de référence) ;

• obtenez les demandes de documents par écrit : une liste écrite évite les blocages liés à des problèmes de communication (si la banque refuse d'en envoyer une, envoyez-vous par e-mail le résumé de votre propre appel) ;

• téléchargez vos dossiers : certaines banques bloquent l'accès en ligne ; par conséquent, récupérez immédiatement les relevés, les historiques de transactions et les confirmations de virement si vous le pouvez (rassemblez ensuite les documents de constitution, votre lettre d'Employer Identification Number (EIN), les registres de propriété et les factures liés à toute transaction contestée) ;

• vérifiez l'existence d'une ordonnance légale : si une saisie ou une saisie-arrêt est à l'origine du gel, la banque peut nommer l'émetteur (une saisie de l'Internal Revenue Service (IRS) retient les fonds pendant 21 jours avant le versement, ce qui vous laisse le temps d'appeler l'IRS) ;

• redirigez l'argent entrant : communiquez vos nouvelles coordonnées bancaires à votre prestataire de paiement, à votre fournisseur de services de paie et aux clients qui paient par prélèvement automatique ou virement bancaire (tout ce qui atterrit sur un compte gelé y restera bloqué) ;

• déplacez ou suspendez les prélèvements programmés : l'échec de paiements automatiques peut entraîner des pénalités de retard ou des coupures de service (transférez-les vers un autre compte ou avertissez les fournisseurs avant la date d'échéance).

Comment maintenir la paie et les paiements des fournisseurs pendant le gel de votre compte bancaire d'entreprise ?

Transférez le traitement de la paie vers un deuxième compte bancaire d'entreprise dès le premier jour. Sinon, financez-le par une contribution du propriétaire, une ligne de crédit dans une autre banque ou des chèques manuels à partir d'un nouveau compte. Protégez vos dépôts de charges sociales. Les dépôts fédéraux fonctionnent selon des calendriers fixes, et la pénalité de l'IRS pour défaut de dépôt passe de 2 % à 15 % plus le délai de non-paiement s'allonge. Si la paie est en retard, informez-en vos employés à l'avance. Assurez-vous qu'ils savent quand et comment ils la recevront. De nombreux États sanctionnent les retards de salaire : vérifiez d'abord auprès de votre fournisseur de services de paie ou d'un avocat spécialisé en droit du travail.

Il est également nécessaire d'appeler les fournisseurs que vous devez payer absolument. Le loyer, l'assurance et les fournisseurs de stocks doivent passer en premier. Contactez-les et proposez une nouvelle date précise avant l'échec d'un paiement. Confirmez également les nouvelles coordonnées de versement avec les clients par téléphone dès que possible. Les clients pourraient facilement prendre un e-mail soudain annonçant le changement de vos coordonnées bancaires pour une fraude à la facture, et l'équipe des comptes créditeurs (AP) d'un client pourrait retenir votre paiement.

En règle générale, il est judicieux d'approvisionner un deuxième compte bancaire avant d'en avoir besoin. Vous pouvez conserver un cycle de paie sur le compte, plus un mois de coûts fixes, pour vous assurer qu'un gel ne nuise pas aux relations avec les employés et les fournisseurs.

Comment faire appel du gel ou de la fermeture d'un compte bancaire d'entreprise et récupérer vos fonds ?

Pour faire appel du gel ou de la fermeture d'un compte bancaire d'entreprise, commencez par le processus interne de la banque. Procédez ensuite à une escalade dans cet ordre.

1. Succursale ou responsable des relations

Ils ne peuvent pas lever un gel de conformité, mais peuvent acheminer des documents et fournir des mises à jour.

2. Équipe de conformité ou de vérification des comptes

Cette équipe décide de dégeler ou de rouvrir votre compte. Envoyez un dossier organisé qui explique la contrepartie et le but de chaque transaction signalée.

3. Bureau exécutif des réclamations

Envoyez une courte lettre avec votre numéro de dossier et une chronologie datée ; cela s'avère souvent plus efficace que des appels répétés.

4. Régulateur bancaire

Les banques nationales répondent à l'Office of the Comptroller of the Currency (OCC) via HelpWithMyBank.gov, tandis que les banques agréées par l'État répondent au département bancaire de votre État et à un régulateur fédéral. Vous pouvez déposer une réclamation auprès du Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) via son portail.

Une fois que la banque lève les blocages après une fermeture, elle vous envoie votre solde par courrier, déduction faite des compensations telles que les découverts. Obtenez la date de déblocage et l'adresse postale par écrit. Certaines situations peuvent nécessiter l'intervention d'un avocat spécialisé en droit bancaire.

Faites appel à un avocat spécialisé en droit bancaire lorsque :

• un montant important est en jeu : une lettre de mise en demeure formelle peut accélérer les choses lorsqu'un retard menace l'entreprise ;

• le gouvernement s'implique : en cas d'assignation à comparaître, de mandat de saisie ou d'intervention des forces de l'ordre, il est préférable d'avoir un avocat à vos côtés pour assurer la médiation et parler en votre nom ;

• la banque ne respecte pas ses propres délais : un conseiller juridique peut recourir à des mesures d'escalade inaccessibles à un titulaire de compte ;

• le solde d'un compte fermé n'arrive jamais : cela devient un problème juridique qui ne peut pas être résolu par un simple appel téléphonique.

Comment réduire le risque de gel ou de fermeture de votre compte bancaire d'entreprise ?

Les banques créent un profil de votre entreprise lors de l'ouverture du compte.

Ces habitudes permettent de synchroniser votre compte et ce profil :

• informez votre banque avant d'effectuer des changements importants : les nouvelles gammes de produits, les clients internationaux, les levées de fonds et les virements ponctuels peuvent tous paraître inhabituels sans contexte ;

• répondez rapidement aux demandes d'actualisation KYC : les demandes de revérification ignorées entraînent des gels évitables ;

• maintenez les dossiers de l'entité à jour : un statut actif, un agent enregistré à jour et des registres de propriété correspondant au dossier de la banque éliminent toute une catégorie de signaux d'alerte ;

• rédigez des mémos de transaction clairs : par exemple, « Facture 1042, provision pour le design, mars » donne à un examinateur plus d'informations qu'un simple « virement ». Le rapprochement mensuel permet de fournir tout contexte manquant ;

• évitez les schémas qui semblent évasifs : versez les espèces dès leur réception au lieu de fractionner les versements, et gardez les paiements professionnels hors des comptes personnels ;

• répartissez les liquidités entre les institutions : un compte d'exploitation, un compte de paie et une réserve conservés dans des banques distinctes et non liées signifient que la décision d'une seule banque ne peut pas bloquer l'ensemble de l'entreprise.

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