Si votre compte bancaire d’entreprise est gelé ou fermé, vous devrez appeler la banque et demander un numéro de dossier ainsi qu’une liste écrite des documents dont elle a besoin pour que vous puissiez retrouver l’accès à votre compte. Vous devrez utiliser un autre compte – généralement dans une autre banque – pour la paie, les paiements entrants et les transferts programmés pendant que vous gérez l’examen du compte fermé.

Les banques peuvent limiter ou fermer des comptes d’entreprise avec peu de préavis. Parfois, la loi interdit même aux banques de vous dire pourquoi votre compte a été fermé. L’argent vous appartient toujours, mais vous devez soumettre les documents remplis pour en reprendre le contrôle.

Ci-dessous, nous expliquons ce qu’il faut faire si votre compte bancaire est gelé ou fermé, les raisons pour lesquelles les banques agissent ainsi et comment réduire les risques que cela se reproduise.

Points à retenir

* Les banques ne peuvent souvent pas expliquer légalement un gel, mais vous pouvez demander un numéro de dossier et une liste écrite de documents afin de commencer à corriger la situation.

* Un deuxième compte d’exploitation dans une banque non affiliée permet de maintenir la paie et les paiements des fournisseurs pendant que le compte gelé est en cours d’examen. Vous voudrez probablement l’approvisionner avec au moins un cycle de paie et un mois de coûts fixes.

* Vous pouvez éviter les signaux d’alerte de gel courants en informant votre banque à l’avance des changements majeurs à venir et en gardant vos registres de propriété à jour. Répondez rapidement aux demandes pour actualiser la connaissance du client (KYC), rédigez des notes de transaction claires et évitez de fractionner les dépôts en argent comptant.

Que signifie le gel ou la fermeture d’un compte bancaire d’entreprise?

Lorsque votre compte bancaire d’entreprise est gelé ou fermé, cela signifie que votre entreprise n’a plus accès à ses fonds. Plus précisément, si le compte est gelé, la banque a restreint les transactions sortantes et les retraits, bien que les fonds entrants puissent encore être autorisés. Si le compte est fermé, toute activité est arrêtée et la relation bancaire est considérée comme terminée. De nombreuses conventions de dépôt permettent à la banque de mettre fin à la relation bancaire à tout moment, sans fournir de raison. Vous pouvez récupérer le solde de votre compte fermé par chèque de banque ou transfert une fois toutes les retenues levées.

Les banques peuvent également recourir à des restrictions plus ciblées qui s’apparentent à des gels, notamment :

 Une retenue sur des fonds précis :* La banque retarde un dépôt en particulier, comme un chèque important ou un virement bancaire, tandis que le reste de votre solde demeure accessible.

 Une retenue ou saisie légale :* La banque met des fonds de côté en vertu d’une ordonnance d’un tribunal, d’une saisie-arrêt ou d’un prélèvement d’une agence du revenu.

Pourquoi les banques gèlent-elles ou ferment-elles les comptes bancaires d’entreprise sans préavis?

De nombreux gels aux États-Unis découlent de la Bank Secrecy Act (BSA), qui exige des banques qu’elles vérifient l’identité des propriétaires d’entreprise, surveillent les activités suspectes et signalent des transactions précises au Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN).

Les logiciels peuvent signaler votre compte pour l’une des raisons suivantes :

 Des habitudes de transaction inhabituelles :* Une hausse de volume, un virement bancaire important vers un nouveau pays ou une série de transferts de montants ronds peuvent constituer un signal d’alerte. Des dépôts répétés en argent comptant juste en dessous de 10 000 $ peuvent s’apparenter à un fractionnement, ce qui constitue un crime fédéral même si l’argent comptant est d’origine légitime. Si une banque dépose un Suspicious Activity Report (SAR), la loi fédérale lui interdit de vous en informer.

 Des lacunes liées à la connaissance du client (KYC) et à la propriété effective :* Les banques doivent identifier les personnes de nationalité étrangère détenant au moins 25 % d’une entreprise non américaine, ainsi qu’une personne qui en a le contrôle. Un changement de propriété non déclaré ou une demande d’examen ignorée peut entraîner une restriction du compte.

 Des signaux de fraude :* La fraude par chèque, la fraude par dépôt mobile, la prise de contrôle de compte et des taux de retour élevés de la chambre de compensation automatisée (CCA) peuvent tous déclencher des gels, parfois pour protéger une entreprise qui en est victime.

 Une activité dans un secteur à haut risque :* Les banques qui souhaitent éviter de s’exposer à des secteurs tels que la cryptomonnaie, les armes à feu, le contenu pour adultes ou les entreprises liées au cannabis peuvent fermer des comptes qui fonctionnaient auparavant sans incident pendant des années.

 Une inactivité :* Les banques signalent les comptes inactifs et leurs soldes reviennent éventuellement à l’État en tant que biens non réclamés, généralement après trois à cinq ans.

 Des ordonnances juridiques :* Les saisies fiscales, les jugements et les saisies-arrêts obligent la banque à retenir les fonds. Ils désignent un émetteur et suivent un processus défini.

Que devriez-vous faire dans les 72 premières heures suivant le gel de votre compte bancaire d’entreprise?

Ce que vous faites dans les premiers jours suivant le gel de votre compte bancaire d’entreprise donne le ton pour l’ensemble de l’examen.

Voici comment gérer la situation :

 Appelez la banque et obtenez un numéro de dossier :* Demandez quelle équipe a imposé la restriction (par exemple, fraude, conformité, juridique, recouvrement), ce qu’elle couvre et ce qui permettrait de la lever. Consignez chaque nom, date et numéro de référence.

 Obtenez les demandes de documents par écrit :* Une liste écrite évite les blocages liés à des problèmes de communication. Si la banque refuse d’en envoyer une, envoyez-vous un résumé de l’appel par courriel.

 Téléchargez vos dossiers :* Certaines banques verrouillent l’accès en ligne; récupérez donc immédiatement vos relevés, vos historiques de transactions et vos confirmations de transfert, si vous le pouvez. Ensuite, rassemblez les documents constitutifs, votre lettre de numéro d’identification de l’employeur (EIN), vos registres de propriété et les factures liées à toute transaction remise en question.

 Vérifiez la présence d’une ordonnance juridique :* Si une saisie ou une saisie-arrêt a causé le gel, la banque peut en nommer l’émetteur. Une saisie de l’Internal Revenue Service (IRS) retient les fonds pendant 21 jours avant le versement, ce qui vous donne un délai pour appeler l’IRS.

 Redirigez l’argent entrant :* Fournissez vos nouvelles coordonnées bancaires à votre prestataire de services de paiement, à votre fournisseur de services de paie et à la clientèle qui paie par prélèvement automatique ou par virement bancaire. Tout ce qui atterrit dans un compte gelé y restera bloqué.

 Déplacez ou suspendez les débits programmés :* Les paiements automatiques échoués peuvent entraîner des pénalités de retard ou des coupures de service. Transférez-les vers un autre compte ou avertissez les fournisseurs avant la date d’échéance.

Comment pouvez-vous maintenir la paie et les paiements des fournisseurs pendant que votre compte bancaire d’entreprise est gelé?

Transférez le traitement de la paie vers un deuxième compte bancaire d’entreprise dès le premier jour. Sinon, financez-le par une contribution du propriétaire, une ligne de crédit dans une autre banque ou des chèques manuels tirés d’un nouveau compte. Protégez vos dépôts de charges sociales. Les dépôts fédéraux suivent des calendriers fixes, et la pénalité de l’IRS pour défaut de dépôt passe de 2 % à 15 % plus le retard de paiement s’allonge. Si la paie doit être en retard, informez-en rapidement les membres de votre personnel. Assurez-vous qu’ils savent quand et comment ils la recevront. De nombreux États pénalisent les retards de salaire, alors vérifiez d’abord auprès de votre fournisseur de services de paie ou d’un avocat en droit du travail.

Vous devez également appeler vos fournisseurs essentiels. Le loyer, l’assurance et les fournisseurs de stocks doivent passer en premier. Communiquez avec eux et proposez une nouvelle date précise avant qu’un paiement n’échoue. Confirmez également les nouvelles coordonnées de versement avec la clientèle par téléphone dès que possible. La clientèle pourrait facilement prendre un courriel soudain l’informant que vos coordonnées bancaires ont changé pour une fraude à la facture, et l’équipe des comptes créditeurs d’un client pourrait retenir votre paiement.

Règle générale, il est judicieux de financer un deuxième compte bancaire avant d’en avoir besoin. Vous pouvez conserver un cycle de paie dans le compte, plus un mois de coûts fixes, pour vous assurer qu’un gel ne nuise pas aux relations avec le personnel et les fournisseurs.

Comment contester le gel ou la fermeture d’un compte bancaire d’entreprise et récupérer vos fonds?

Pour contester le gel ou la fermeture d’un compte bancaire d’entreprise, commencez par le processus interne de la banque. Procédez ensuite à l'escalade dans l'ordre suivant.

1. Succursale ou gestionnaire de relations

Ces personnes ne peuvent pas lever un gel lié à la conformité, mais elles peuvent acheminer des documents et fournir des mises à jour.

2. Équipe de conformité ou d’examen des comptes

Cette équipe décide de dégeler ou de rouvrir votre compte. Envoyez un dossier organisé qui explique la contrepartie et l’objectif de chaque transaction signalée.

3. Bureau des réclamations de la direction

Envoyez une courte lettre avec votre numéro de dossier et un historique daté; cela s’avère souvent plus efficace que des appels répétés.

4. Organisme de réglementation bancaire

Les banques nationales répondent à l’Office of the Comptroller of the Currency (OCC) par l’entremise de HelpWithMyBank.gov, tandis que les banques à charte d’État répondent au département bancaire de votre État et à un organisme de réglementation fédéral. Vous pouvez déposer une réclamation auprès du Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) par l’intermédiaire de son portail.

Une fois que la banque lève les retenues après une fermeture, elle vous envoie votre solde par la poste, moins les compensations telles que les découverts. Obtenez la date de déblocage et l’adresse postale par écrit. Certaines situations peuvent nécessiter l’intervention d’un avocat spécialisé en droit bancaire.

Faites appel à un avocat spécialisé en droit bancaire lorsque :

 Une somme importante est en jeu :* Une mise en demeure officielle peut accélérer les choses lorsqu’un retard menace l’entreprise.

 Le gouvernement s’en mêle :* Si une assignation à comparaître, un mandat de saisie ou les forces de l’ordre se présentent, il est préférable d’avoir un avocat à vos côtés pour assurer la médiation et parler en votre nom.

 La banque ne respecte pas son propre délai :* Un conseiller juridique peut faire remonter le dossier d’une manière inaccessible à un titulaire de compte.

 Le solde d’un compte fermé n’arrive jamais :* Cela devient un problème juridique qui ne peut pas être résolu par un simple appel téléphonique.

Réduction du risque de gel ou de fermeture du compte bancaire de votre entreprise

Les banques créent un profil de votre entreprise lors de l'ouverture du compte.

Ces habitudes assurent la cohérence entre votre compte et ce profil :

 Prévenez votre banque avant d’apporter des changements importants :* De nouvelles gammes de produits, une clientèle internationale, des tours de financement et des transferts ponctuels peuvent tous paraître inhabituels sans contexte.

• Répondez rapidement aux demandes d'actualisation de la connaissance du client : les demandes de revérification ignorées entraînent des gels évitables.

• Maintenez les dossiers de l'entité à jour : un statut provincial actif, un agent enregistré à jour et des registres de propriété qui correspondent au dossier de la banque éliminent toute une catégorie de signaux d'alarme.

• Rédigez des notes de transaction claires : par exemple, « Facture 1042, honoraires de conception, mars » donne plus d'informations à la personne qui examine le dossier que le simple mot « transfert ». Le rapprochement mensuel vous permet de fournir tout contexte manquant.

• Évitez les comportements qui semblent évasifs : déposez l'argent comptant dès que vous le recevez au lieu de fractionner les dépôts, et séparez les paiements d'entreprise des comptes personnels.

• Répartissez l'argent comptant entre plusieurs institutions : avoir un compte d'exploitation, un compte de paie et une réserve conservés dans des banques distinctes et non liées signifie que la décision d'une seule banque ne peut pas paralyser l'ensemble de l'entreprise.

Comment Stripe Treasury peut vous aider

Stripe Treasury rassemble les paiements et les finances sur Stripe, afin que les entreprises puissent recevoir, stocker, envoyer et dépenser des fonds au même endroit. Conçu pour les jeunes pousses et les entreprises en pleine croissance, ce produit permet de transférer de l'argent plus rapidement et de passer moins de temps à gérer les opérations financières. Les plateformes, les places de marché et les entreprises de technologie financière (fintechs) peuvent également offrir des services financiers à leurs utilisateurs avec Treasury pour les plateformes.

Treasury peut vous aider à :

• Simplifiez vos opérations financières : gérez l'argent, les paiements, les dépenses par carte, les virements, et plus encore, à partir du Dashboard Stripe.
  

 Transférez de l’argent plus rapidement :* Accédez immédiatement aux gains Stripe réglés et envoyez des transferts instantanés à d’autres entreprises sur Stripe sans frais.

• Tirez le meilleur parti de votre argent : obtenez des remises en argent sur les dépenses par carte et des crédits de frais Stripe sur les soldes admissibles.

• Exercez vos activités à l'échelle mondiale en toute simplicité : conservez des soldes dans plusieurs devises, convertissez-les uniquement lorsque nécessaire et envoyez des virements aux bénéficiaires dans plus de 160 pays.

• Automatisez les opérations financières : utilisez des agents pour analyser les flux de trésorerie et automatiser des tâches telles que le paiement de factures, le transfert d'argent et la conversion de devises selon les limites que vous définissez.

Apprenez-en plus sur la façon dont Stripe Treasury peut vous aider à gérer vos finances et vos paiements au même endroit, ou commencez dès aujourd'hui.

FAQ sur les mesures à prendre en cas de gel ou de fermeture du compte bancaire de votre entreprise