Se a conta bancária da sua empresa for congelada ou encerrada, você precisará ligar para o banco e solicitar um número de caso e uma lista por escrito dos documentos que o banco exige para que você recupere o acesso à conta. Você precisará usar outra conta (geralmente em um banco diferente) para a folha de pagamento, pagamentos recebidos e transferências agendadas enquanto gerencia a revisão da conta encerrada.

Os bancos podem restringir ou encerrar contas empresariais com pouco aviso prévio. Às vezes, os bancos são legalmente proibidos de informar por que sua conta foi encerrada. O dinheiro continua sendo seu, mas você precisa enviar a documentação preenchida para recuperar o controle sobre ele.

Abaixo, explicamos o que fazer se a sua conta bancária for congelada ou encerrada, por que os bancos fazem isso e como reduzir as chances de isso acontecer novamente.

Principais conclusões

• Muitas vezes, os bancos não podem explicar legalmente um congelamento, mas você pode solicitar um número de caso e uma lista de documentos por escrito para começar a retificar a situação.

• Uma segunda conta operacional em um banco não relacionado mantém a folha de pagamento e os pagamentos de fornecedores em dia enquanto a conta congelada está sob revisão. Provavelmente, você vai querer financiá-la com pelo menos um ciclo de folha de pagamento, além de um mês de custos fixos.

• Você pode evitar sinais de alerta comuns de congelamento informando o banco com antecedência sobre grandes mudanças futuras e mantendo os registros de propriedade atualizados. Responda prontamente às solicitações de atualização do Know Your Customer (KYC), escreva memorandos de transação claros e evite fracionar depósitos em dinheiro.

O que significa quando uma conta bancária empresarial é congelada ou encerrada?

Quando a conta bancária da sua empresa é congelada ou encerrada, significa que a sua empresa não tem mais acesso aos seus fundos. Se a conta for congelada, especificamente, o banco restringiu transações de saída e saques, embora a entrada de fundos ainda possa ser permitida. Se a conta for encerrada, todas as atividades foram interrompidas e o relacionamento bancário é considerado terminado. Muitos contratos de depósito permitem que o banco encerre o relacionamento bancário a qualquer momento, sem motivo declarado. Você pode recuperar o seu saldo da conta encerrada por meio de um cheque administrativo ou transferência assim que as retenções forem suspensas.

Os bancos também podem usar restrições mais específicas que são semelhantes a congelamentos, incluindo:

• Uma retenção de fundos específicos: O banco atrasa um depósito específico, como um cheque de alto valor ou wire transfer, enquanto o restante do seu saldo permanece disponível.

• Uma retenção ou bloqueio judicial: O banco reserva fundos sob ordem judicial, penhora ou bloqueio de agência fiscal.

Por que os bancos congelam ou encerram contas bancárias empresariais sem aviso prévio?

Muitos congelamentos nos EUA remontam à BSA (Bank Secrecy Act, Lei de Sigilo Bancário), que exige que os bancos verifiquem os proprietários de empresas, monitorem atividades suspeitas e relatem transações específicas à FinCEN (Financial Crimes Enforcement Network, Rede de Repressão a Crimes Financeiros).

O software pode sinalizar sua conta por um destes motivos:

• Padrões de transação incomuns: Um pico de volume, uma wire transfer de alto valor para um novo país ou uma série de transferências de números redondos podem ser um sinal de alerta. Depósitos em dinheiro repetidos um pouco abaixo de US$ 10.000,00 podem parecer estruturação (structuring), o que é um crime federal, mesmo que o dinheiro seja legítimo. Se um banco apresentar um SAR (Suspicious Activity Report, Relatório de Atividades Suspeitas), a lei federal o proíbe de informar você.

• Know Your Customer (KYC) e lacunas de propriedade beneficiária: Os bancos devem identificar quaisquer estrangeiros que possuam 25% ou mais de uma empresa fora dos EUA, além de uma pessoa que a controle. Uma alteração de propriedade não relatada ou uma solicitação de revisão ignorada pode restringir a conta.

• Sinais de fraude: Fraudes de cheques, fraudes de depósitos por dispositivos móveis, invasões de contas e altas taxas de devolução de ACH (Automated Clearing House, Câmara de Compensação Automatizada) podem causar congelamentos, às vezes para proteger uma empresa que é a vítima.

• Atividade do setor de alto risco: Bancos que desejam evitar a exposição a setores como cripto, armas de fogo, conteúdo adulto ou negócios adjacentes à cannabis podem encerrar contas que antes funcionavam sem incidentes por anos.

• Inatividade: Os bancos sinalizam contas inativas e, eventualmente, os seus saldos vão para o estado como propriedade não reclamada, geralmente após três a cinco anos.

• Ordens judiciais: Bloqueios fiscais, julgamentos e penhoras exigem que o banco retenha os fundos. Eles nomeiam um emissor e seguem um processo definido.

O que fazer nas primeiras 72 horas após a conta bancária da sua empresa ser congelada?

O que você faz nos primeiros dias após a conta bancária da sua empresa ser congelada define o ritmo de toda a revisão.

Veja como lidar com isso:

• Ligue para o banco e obtenha um número de caso: Pergunte qual equipe impôs a restrição (por exemplo, fraude, conformidade, jurídico, cobranças), o que ela abrange e o que a suspenderia. Registre cada nome, data e número de referência.

• Obtenha as solicitações de documentos por escrito: Uma lista por escrito evita atrasos por falha de comunicação. Se o banco não enviar uma, envie um e-mail para você com o seu próprio resumo da ligação.

• Baixe os seus registros: Alguns bancos bloqueiam o acesso online; portanto, extraia extratos, históricos de transações e confirmações de transferências imediatamente, se puder. Em seguida, reúna os documentos de constituição, a sua carta do EIN (Employer Identification Number, Número de Identificação do Empregador), registros de propriedade e faturas relacionadas a qualquer transação questionada.

• Verifique se há uma ordem judicial: Se um bloqueio ou penhora causou o congelamento, o banco pode nomear o emissor. Um bloqueio do IRS (Internal Revenue Service, Receita Federal dos EUA) retém fundos por 21 dias antes da remessa, o que dá a você um prazo para ligar para o IRS.

• Redirecione o dinheiro recebido: Forneça os novos dados bancários ao seu provedor de pagamento, provedor de folha de pagamento e clientes que pagam por débito automático ou wire transfer. Qualquer valor que cair em uma conta congelada ficará preso lá.

• Mova ou pause os débitos agendados: Pagamentos automáticos não efetuados podem gerar multas por atraso ou cortes de serviço. Transfira-os para outra conta ou avise os fornecedores antes da data de vencimento.

Como manter a folha de pagamento e os pagamentos de fornecedores em dia enquanto a conta bancária da sua empresa está congelada?

Mova o processamento da folha de pagamento para uma segunda conta bancária empresarial no primeiro dia. Caso contrário, financie-o com uma contribuição do proprietário, uma linha de crédito em outro banco ou cheques manuais de uma nova conta. Proteja os seus depósitos de impostos sobre a folha de pagamento. Os depósitos federais funcionam em cronogramas fixos e a multa por falta de depósito do IRS aumenta de 2% para 15% quanto mais tempo um ficar sem ser pago. Se o pagamento for atrasar, avise aos seus funcionários com antecedência. Certifique-se de que eles saibam quando e como o receberão. Muitos estados penalizam salários atrasados; portanto, verifique primeiro com o seu provedor de folha de pagamento ou com um advogado trabalhista.

Você também precisa ligar para os fornecedores essenciais. Fornecedores de aluguel, seguro e estoque devem vir em primeiro lugar. Entre em contato com eles e proponha uma nova data específica antes que um pagamento falhe. Além disso, confirme os novos detalhes de remessa com os clientes por telefone o mais rápido possível. Os clientes podem facilmente confundir um e-mail repentino informando que os seus dados bancários mudaram com fraude de fatura, e a equipe de AP (Accounts Payable, Contas a Pagar) de um cliente pode reter o seu pagamento.

Geralmente, é inteligente financiar uma segunda conta bancária antes de precisar dela. Você pode manter um ciclo de folha de pagamento na conta, além de um mês de custos fixos, para garantir que um congelamento não prejudique os relacionamentos com funcionários e fornecedores.

Como contestar o congelamento ou encerramento de uma conta bancária empresarial e recuperar os seus fundos?

Para contestar o congelamento ou o encerramento de uma conta bancária empresarial, comece pelo próprio processo do banco. Em seguida, avance nesta ordem.

1. Gerente de agência ou de relacionamento

Eles não podem suspender um congelamento de conformidade, mas podem encaminhar documentos e fornecer atualizações.

2. Equipe de conformidade ou revisão de conta

Essa equipe decide se deve descongelar ou reabrir a sua conta. Envie um pacote organizado que explique a contraparte e a finalidade de cada transação sinalizada.

3. Escritório de reclamações executivas

Envie uma carta curta com o número do seu caso e um cronograma datado; isso costuma ser mais eficaz que ligações repetidas.

4. Órgão regulador bancário

Os bancos nacionais respondem ao OCC (Office of the Comptroller of the Currency, Escritório do Controlador da Moeda) por meio do HelpWithMyBank.gov, enquanto os bancos estaduais respondem ao departamento bancário do seu estado e a um regulador federal. Você pode registrar uma reclamação no CFPB (Consumer Financial Protection Bureau, Escritório de Proteção Financeira do Consumidor) por meio do portal deles.

Assim que o banco suspende as retenções após um encerramento, ele envia o seu saldo pelo correio, menos as compensações, como cheque especial. Obtenha a data de liberação e o endereço de correspondência por escrito. Algumas situações podem exigir um advogado bancário.

Contrate um advogado bancário quando:

• Uma grande quantia estiver em jogo: Uma carta de exigência formal pode acelerar as coisas quando um atraso ameaça a empresa.

• O governo se envolver: Se aparecer uma intimação, mandado de busca e apreensão ou a polícia, é melhor ter um advogado do seu lado para intermediar e falar em seu nome.

• O banco não cumprir o próprio cronograma: Um advogado pode escalar a situação de maneiras que o titular da conta não consegue.

• O saldo de uma conta encerrada nunca chegar: Isso se torna um problema jurídico que não pode ser resolvido com uma ligação.

Como reduzir o risco de a conta bancária da sua empresa ser congelada ou encerrada?

Os bancos criam um perfil da sua empresa na abertura da conta.

Esses hábitos mantêm sua conta e esse perfil em sincronia:

• Avise seu banco antes de fazer grandes mudanças: Novas linhas de produtos, clientes internacionais, rodadas de investimento e transferências bancárias pontuais podem parecer incomuns sem contexto.

• Responda prontamente às solicitações de atualização de KYC: Pedidos de reverificação ignorados causam bloqueios evitáveis.

• Mantenha os registros da entidade atualizados: O status ativo no estado, um agente registrado atualizado e registros de propriedade que correspondam ao arquivo do banco eliminam toda uma categoria de sinais de alerta.

• Escreva descrições claras para as transações: Por exemplo, "Fatura 1042, adiantamento de design, março" dá ao revisor mais informações do que apenas "transferência". A reconciliação mensal permite fornecer qualquer contexto ausente.

• Evite padrões que pareçam evasivos: Deposite dinheiro à medida que o recebe em vez de dividir os depósitos e mantenha os pagamentos da empresa fora de contas pessoais.

• Distribua o dinheiro entre as instituições: Ter uma conta operacional, uma conta de folha de pagamento e uma reserva mantidas em bancos separados e não relacionados significa que a decisão de um banco não pode paralisar toda a empresa.

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Perguntas frequentes sobre o que fazer se a conta bancária da sua empresa for bloqueada ou encerrada