Registrarse para obtener un número de identificación a efectos del IVA en Italia supone el cumplimiento de una serie de obligaciones fiscales que van más allá del pago del impuesto sobre la renta. Entre ellas, el IVA es una de las obligaciones más importantes que se deben gestionar correctamente, tanto en el caso de los autónomos como en el de las empresas que venden bienes o servicios.

La normativa del IVA varía en función del régimen fiscal, del tipo de empresa y del mercado de destino. Las empresas que operan exclusivamente en Italia deben conocer las obligaciones relativas al registro a efectos del IVA, la facturación electrónica y la gestión del tipo impositivo. Las empresas que venden a clientes de otros países de la UE también deben tener en cuenta las normas que regulan las ventas transfronterizas B2C y el régimen de ventanilla única (OSS).

En este artículo explicaremos cómo funciona el IVA para los autónomos y las empresas con NIF-IVA de Italia, describiremos los umbrales clave de los que se debe hacer un seguimiento, detallaremos cómo gestionar de manera adecuada la facturación electrónica mediante el Sistema de Intercambio de Italia (SdI) y explicaremos las normas que se aplican a las ventas a clientes de otros países de la UE.

Conclusiones principales

• El registro a efectos del IVA conlleva el cumplimiento de unas obligaciones específicas a efectos del IVA, lo que incluye la emisión de facturas, la aplicación correcta del impuesto y el cumplimiento de las obligaciones de presentación legal.
  
• La facturación electrónica a través del sistema SdI es el método estándar hoy en día para la mayoría de las empresas italianas con NIF-IVA, ya que permite gestionar las facturas en formato digital.
  
• Para las ventas B2C en otros países de la UE, existe un único umbral de 10.000 € al año. Por encima de este límite, por lo general el IVA se grava al tipo aplicable en el país del cliente.
  
• Mediante el régimen de ventanilla única (OSS), las empresas y los profesionales autónomos pueden declarar y pagar el IVA adeudado en distintos países de la UE a través de un único registro de IVA y con la presentación periódica de una declaración de impuestos.
  
• Stripe Tax ayuda a las empresas a supervisar los umbrales fiscales, a calcular automáticamente el IVA aplicable y a cumplir las obligaciones de la normativa fiscal en los mercados en los que operan.
  

Números de IVA y obligaciones

Cuando una empresa se establece de forma habitual y continuada en Italia, el registro a efectos del IVA es necesario en la mayoría de los casos. Un número de IVA es el número de identificación asignado por la Agencia Tributaria italiana que permite a las personas físicas llevar a cabo legalmente actividades profesionales, comerciales o artesanales y cumplir con sus obligaciones fiscales correspondientes.

El registro para obtener un número de IVA generalmente requiere algunos pasos previos:

• Presentar la declaración del inicio de la actividad económica a la Agencia Tributaria italiana mediante el formulario AA9/12 para personas físicas y AA7/10 para sociedades, entidades y asociaciones.
  
• Elegir el código de la Clasificación de Actividades Económicas (ATECO) que identifica a la empresa.
  
• Elegir el régimen fiscal aplicable, como el régimen a tanto alzado o el régimen ordinario.
  
• Registrarse en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, si es necesario para el tipo de empresa.
  
• Inscribirse en el organismo de la Seguridad Social correspondiente, como el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INPS) italiano o un fondo de pensiones profesional.
  

Una vez completado el registro, el profesional o la empresa debe cumplir con una serie de requisitos administrativos y fiscales. Entre ellos se incluyen la emisión de facturas, el mantenimiento de registros contables, la presentación de declaraciones de impuestos y, cuando proceda, la gestión del IVA.

Comprender las obligaciones del IVA aplicables a la empresa desde el principio puede ayudar a evitar errores administrativos y a gestionar la facturación. Esto se aplica tanto a quienes operan exclusivamente en Italia como a quienes venden bienes o servicios a clientes extranjeros.

¿Cuáles son las obligaciones del IVA para los autónomos?

En el caso del IVA de los autónomos, uno de los problemas principales está relacionado con el régimen fiscal. Los profesionales que operan bajo el régimen ordinario generalmente tienen que cobrar el IVA a los clientes, registrar las transacciones y pagar el impuesto correspondiente a la Agencia Tributaria.

Sin embargo, los que operan en el régimen a tanto alzado siguen reglas diferentes. En este caso, el IVA no se suele cobrar en la factura, y no se aplica el derecho a deducir el impuesto sobre la compra. Esta es la posibilidad de recuperar el IVA pagado por bienes y servicios adquiridos para fines empresariales. Sin embargo, todavía pueden aplicarse ciertos requisitos específicos a las transacciones internacionales o determinados tipos de transacciones.

Umbrales fiscales y consideraciones clave

A diferencia de algunos países, Italia no tiene un umbral de ingresos que permita a empresas y profesionales llevar a cabo actividades económicas de forma rutinaria sin registrarse para obtener un número de IVA. El requisito no depende de los ingresos generados. Por el contrario, depende principalmente de la naturaleza de la empresa y de si es continua.

Esta distinción es importante porque a menudo se cree que no es necesario registrarse para el IVA si los ingresos se mantienen por debajo de los 5.000 €. Sin embargo, en realidad, este importe se asocia con el trabajo autónomo ocasional. Una vez que un profesional supera este umbral, pueden surgir obligaciones específicas de cotización al INPS.

Sin embargo, este importe no constituye un umbral general para el registro del IVA. Si la actividad de la empresa se lleva a cabo de forma regular y continua, puede aplicarse la obligación de registrarse a efectos del IVA, incluso para importes de ingresos menores.

Después de registrarse en el IVA, es importante tener en cuenta ciertos límites establecidos en la legislación fiscal. Superar ciertos umbrales puede afectar al régimen fiscal aplicable a la empresa o cambiar las obligaciones de IVA asociadas a las transacciones en Italia y en el extranjero.

Algunos de los aspectos más importantes a tener en cuenta incluyen los siguientes:

• Límites establecidos para poder acogerse a determinados regímenes fiscales y continuar en ellos, como el régimen a tanto alzado
  
• Volumen de ventas realizadas a clientes residentes en otros países
  
• Umbrales que pueden generar nuevas obligaciones fiscales o de declaración en mercados extranjeros
  

Regímenes fiscales y umbrales

Los umbrales más conocidos son los asociados a regímenes fiscales preferentes. Por ejemplo, el régimen a tanto alzado tiene requisitos específicos de elegibilidad y continuidad, como el límite anual de ingresos o compensaciones establecido en la legislación vigente. Si se supera este límite, puede producirse la exclusión del régimen a tanto alzado y la aplicación de otras normas fiscales, incluidas las relativas al IVA.

Ventas al extranjero y nuevas obligaciones del IVA

A medida que aumenta la actividad empresarial, muchas empresas y profesionales empiezan a vender bienes o servicios a clientes ubicados en otros países. En tales casos, pueden aplicarse normas fiscales nuevas diferentes a las aplicables a las transacciones nacionales.

Dependiendo del tipo de empresa y de los mercados a los que atienda, superar ciertos umbrales puede generar nuevas obligaciones relativas al registro, la declaración o el pago del IVA. Uno de los umbrales más importantes para las empresas que operan en la UE afecta a las ventas B2C transfronterizas, que examinamos en la siguiente sección sobre el régimen OSS.

Ventas transfronterizas B2C y el régimen OSS

Para simplificar la gestión del IVA en las ventas B2C a otros países de la UE, la UE ha introducido el régimen OSS. Permite a las empresas declarar y pagar el IVA adeudado en varios Estados miembros a través de un procedimiento centralizado.

¿Cuándo se aplica el OSS?

Para las empresas que venden por Internet a clientes particulares que residen en la UE, uno de los umbrales más importantes es el aplicable a las ventas transfronterizas B2C.

El Decreto Legislativo n.º 83 de 25 de mayo de 2021 introdujo un umbral único de 10.000 € anuales (IVA excluido). Este umbral es aplicable al valor total de las siguientes transacciones realizadas con clientes particulares residentes en otros Estados miembros de la UE:

• Ventas a distancia intracomunitarias de bienes
  
• Prestación de servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y electrónicos (TBE)
  

Siempre que el valor total de estas transacciones se mantenga por debajo del umbral, se sigue aplicando por lo general el tipo del IVA del país donde está establecida la empresa. Sin embargo, una vez superado el umbral, el IVA debe aplicarse por lo general al tipo aplicable en el país del cliente, junto con las obligaciones de declaración y pago.

El régimen OSS en Italia: cómo funciona

El régimen OSS en Italia permite a las empresas evitar la creación de cuentas de IVA separadas en cada Estado miembro en el que realizan ventas B2C. De hecho, a través de un único registro, las empresas pueden declarar y pagar el IVA adeudado en varios países europeos a través de un procedimiento centralizado gestionado por la Agencia Tributaria italiana.

Dependiendo del tipo de transacción, el régimen OSS —y el régimen IOSS (Import One Stop Shop) para las importaciones— pueden utilizarse para gestionar las siguientes transacciones:

• Ventas a distancia intracomunitarias de bienes
  
• Ventas a distancia de bienes importados de terceros países o territorios —excluidos los bienes sujetos a impuestos especiales— a través del régimen IOSS
  
• Determinadas ventas nacionales de bienes realizadas a través de plataformas online u otras interfaces electrónicas que se consideran proveedores a efectos del IVA
  
• Prestación de servicios a particulares por parte de entidades imponibles no establecidas en la UE o establecidas en un Estado miembro distinto de aquel en el que se produce el consumo
  

La participación en el régimen OSS es opcional, pero para muchas empresas digitales, resulta especialmente eficaz para simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal internacional.

¿Necesitan las empresas el régimen OSS para vender en el extranjero?

Si las ventas B2C transfronterizas se mantienen por debajo del umbral y se cumplen las condiciones establecidas en la normativa, puede que no sea necesario unirse al régimen OSS de inmediato. Sin embargo, muchas empresas siguen decidiendo utilizarlo para simplificar la gestión del IVA en Europa y prepararse para el crecimiento de su empresa en el futuro.

Facturación electrónica y el sistema SdI

Para la mayoría de las empresas italianas con NIF-IVA, la facturación electrónica es ahora el método estándar para emitir facturas. A diferencia de una factura tradicional en formato de documento portátil (PDF) que se envía por correo electrónico, una factura electrónica se debe generar en un formato estructurado (p. ej., lenguaje de marcado extensible [XML]) y transmitir a través del SdI, que es una plataforma gestionada por la Agencia Tributaria italiana.

El SdI actúa como intermediario entre el emisor de la factura y su destinatario. Cuando un emisor envía una factura, el SdI realiza una serie de comprobaciones formales (p. ej., para garantizar que se incluyan todos los datos necesarios y que el archivo cumpla las especificaciones técnicas establecidas en la normativa). Si la factura supera las comprobaciones, se envía al destinatario. De lo contrario, el sistema la rechaza y señala los errores que se deben corregir.

En el caso de las empresas con NIF-IVA, la facturación electrónica también ofrece ciertas ventajas. Puesto que los documentos se transmiten y almacenan digitalmente, es posible reducir muchas de las tareas manuales asociadas a la presentación, la búsqueda de facturas y la gestión de tareas administrativas.

¿Cómo funciona la facturación electrónica para las empresas con NIF-IVA?

El proceso para emitir una factura electrónica suele seguir los siguientes pasos:

• Creación de la factura a través de un software de facturación o de un sistema de gestión empresarial compatible
  
• Generación del documento en formato XML, tal y como exige la Agencia Tributaria italiana
  
• Envío de la factura al SdI
  
• Verificación automática de los datos por parte del SdI
  
• Entrega de la factura al cliente y almacenamiento digital del documento
  

En el caso de las empresas que emiten un gran número de facturas o que venden online, la automatización de estos procesos puede ayudar a reducir los errores administrativos y simplificar la gestión del cumplimiento de la normativa fiscal.

Tipos de IVA aplicables a los bienes y servicios

Uno de los aspectos más importantes de la gestión del IVA es aplicar el tipo correcto. En Italia no existe un único tipo de impuesto aplicable a todas las transacciones. Por el contrario, el tipo aplicable depende de la naturaleza de los bienes o servicios vendidos. En algunos casos, también depende de las características del cliente o del país en el que se realiza la transacción.

Entre los principales tipos de IVA vigentes en Italia en la actualidad, se incluyen los siguientes:

• 22 %: tipo estándar aplicable a la mayoría de los bienes y servicios
  
• 10 %: tipo previsto para categorías específicas de bienes y servicios, como determinados servicios turísticos, de hostelería y de restauración
  
• 5 %: tipo aplicable a bienes y servicios específicos determinados por ley
  
• 4 %: tipo impositivo reducido aplicable a determinadas categorías de bienes de primera necesidad
  

Para muchas empresas digitales, de consultoría y de servicios profesionales, el tipo impositivo aplicable suele ser el estándar del 22 %. Sin embargo, hay muchas excepciones y normas específicas que pueden afectar al tratamiento fiscal de determinadas transacciones.

El tratamiento fiscal puede ser aún más complicado cuando se vende al extranjero. En algunos casos, el tipo impositivo aplicable no se rige por las normas italianas, sino por las del país de origen del cliente. Por este motivo, es importante comprobar cuál es el tratamiento del IVA correcto de las transacciones, sobre todo al vender bienes o servicios online a clientes internacionales.

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