Je registreren voor een btw-nummer (belasting toegevoegde waarde) in Italië betekent dat je voldoet aan een reeks belastingverplichtingen die verder gaan dan het betalen van inkomstenbelasting. Hiervan is de btw een van de belangrijkste verplichtingen om correct te beheren, zowel voor freelancers als ondernemingen die goederen of diensten verkopen.

Btw-regels variëren afhankelijk van de belastingregeling, het type onderneming en de doelmarkt. Ondernemingen die uitsluitend in Italië actief zijn, moeten bekend zijn met de verplichtingen met betrekking tot btw-registratie, elektronisch factureren en het beheer van belastingtarieven. Ondernemingen die verkopen aan klanten in andere EU-landen moeten ook rekening houden met de regels voor grensoverschrijdende B2C-verkopen en de One Stop Shop (OSS)-regeling.

In dit artikel leggen we uit hoe btw werkt voor freelancers en btw-plichtige ondernemingen in Italië, schetsen we de belangrijkste drempelwaarden om in de gaten te houden, beschrijven we hoe je elektronisch factureren via het Italiaanse uitwisselingssysteem (SdI) correct kunt beheren en beschrijven we de regels die van toepassing zijn op de verkoop aan klanten in andere EU-landen.

Kernpunten

• Registreren voor btw (belasting toegevoegde waarde) brengt specifieke btw-verplichtingen met zich mee, waaronder het uitgeven van facturen, het correct toepassen van belasting en het naleven van wettelijke rapportageverplichtingen.
  
• Elektronisch factureren via het SdI is nu de standaard voor de meeste Italiaanse btw-plichtige ondernemingen en maakt factuurbeheer in digitaal formaat mogelijk.
  
• Voor B2C-verkopen aan andere EU-landen is er één drempel van € 10.000,00 per jaar. Boven deze limiet wordt over het algemeen btw in rekening gebracht tegen het tarief van het land van de klant.
  
• Onder de OSS-regeling (One Stop Shop) kunnen ondernemingen en freelancers btw die in verschillende EU-landen verschuldigd is, rapporteren en betalen via één enkele registratie en een periodieke belastingaangifte.
  
• Stripe Tax helpt ondernemingen belastingdrempels te monitoren, automatisch de toepasselijke btw te berekenen en te voldoen aan nalevingsverplichtingen in de markten waar ze actief zijn.
  

Btw-nummers en verplichtingen

Wanneer een onderneming op een reguliere en doorlopende basis is opgezet in Italië, is btw-registratie in de meeste gevallen verplicht. Een btw-nummer is het identificatienummer dat door de Italiaanse belastingdienst is toegewezen waarmee individuen legaal professionele, commerciële of ambachtelijke activiteiten kunnen uitoefenen en hun gerelateerde fiscale verplichtingen kunnen nakomen.

Voor het registreren van een btw-nummer zijn over het algemeen een paar voorbereidende stappen vereist:

• Dien de verklaring over de start van de bedrijfsactiviteit in bij de Italiaanse belastingdienst via formulier AA9/12 voor natuurlijke personen en AA7/10 voor bedrijven, entiteiten en verenigingen.
  
• Kies de code van de Classification of Economic Activity (ATECO) die de onderneming identificeert.
  
• Kies de toepasselijke belastingregeling, zoals de forfaitaire regeling (regime forfettario) of de normale regeling.
  
• Registreer het in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, indien vereist voor het bedrijfstype.
  
• Registreer je bij het betreffende bureau voor sociale zekerheid, zoals het Nationaal Instituut voor Sociale Zekerheid (INPS) in Italië of een professioneel pensioenfonds.
  

Zodra de registratie is voltooid, moet de professional of onderneming voldoen aan een aantal administratieve en fiscale verplichtingen. Deze omvatten het uitschrijven van facturen, het bijhouden van de boekhouding, het indienen van belastingaangiften en, waar van toepassing, het beheren van btw.

Het begrijpen van de btw-verplichtingen die van toepassing zijn op de onderneming vanaf de start, kan administratieve fouten voorkomen en helpen bij het beheer van de facturatie. Dit geldt zowel voor degenen die uitsluitend in Italië actief zijn als voor degenen die goederen of diensten aan klanten in het buitenland verkopen.

Wat zijn de btw-verplichtingen voor freelancers?

Met betrekking tot btw voor freelancers, gaat het een van de belangrijkste kwesties over de belastingregeling. Professionals die onder de normale regeling werken, zijn over het algemeen verplicht om klanten btw in rekening te brengen, transacties te registreren en de verschuldigde belasting aan de belastingdienst te betalen.

Degenen die onder de forfaitaire regeling werken, volgen echter andere regels. In dit geval wordt doorgaans geen btw in rekening gebracht op de factuur en het recht op aftrek van belasting op aankopen is niet van toepassing. Dit is de mogelijkheid om de btw te recupereren die is betaald op goederen en diensten die zijn aangeschaft voor zakelijke doeleinden. Echter kunnen nog steeds bepaalde specifieke vereisten van toepassing zijn op internationale transacties of bepaalde soorten transacties.

Belastingdrempels en belangrijke overwegingen

Anders dan in sommige andere landen, heeft Italië geen inkomstendrempelwaarde waarmee ondernemingen en professionals routinematig economische activiteiten kunnen uitvoeren zonder zich te registreren voor een btw-nummer. De vereiste is niet afhankelijk van de inkomsten die worden gegenereerd. In plaats daarvan hangt dit voornamelijk af van de aard van de onderneming en of het doorlopend is.

Dit onderscheid is belangrijk omdat er vaak wordt gedacht dat het niet nodig is om te registreren voor btw als de inkomsten onder de € 5.000,– blijven. Dit bedrag wordt echter feitelijk geassocieerd met incidentele zelfstandigheid. Zodra een professional deze drempelwaarde overschrijdt, kunnen specifieke bijdrageverplichtingen aan de INPS ontstaan.

Dit bedrag vormt echter geen algemene drempelwaarde voor registratie voor btw. Als zakendoen plaatsvindt op een reguliere en doorlopende basis, kan de verplichting om te registreren voor btw gelden, zelfs voor kleinere inkomstenbedragen.

Na registratie voor btw is het belangrijk om bij te houden welke limieten zijn vastgelegd in belastingwetgeving. Het overschrijden van bepaalde drempelwaarden kan de toepasselijke belastingregeling voor de onderneming beïnvloeden of de btw-verplichtingen veranderen die verband houden met transacties in Italië en in het buitenland.

Sommige van de belangrijkste aspecten om te overwegen, zijn de volgende:

• Limieten ingesteld voor geschiktheid en blijvende deelname aan bepaalde belastingregelingen, zoals de forfaitaire regeling
  
• Omzetvolume van de verkoop aan klanten die in andere landen wonen
  
• Drempelwaarden die kunnen leiden tot nieuwe fiscale of rapportageverplichtingen op buitenlandse markten
  

Belastingregelingen en drempelwaarden

De bekendste drempelwaarden zijn degene die verbonden zijn met voordelige belastingregelingen. De forfaitaire regeling heeft bijvoorbeeld specifieke vereisten voor de in aanmerking komen en continuïteit, inclusief de jaarlijkse inkomsten of vergoedingslimiet vastgelegd in huidige wetgeving. Het overschrijden van deze limiet kan resulteren in uitsluiting van de forfaitaire regeling en toepassing van verschillende belastingregels, waaronder die voor btw.

Verkopen in het buitenland en nieuwe btw-verplichtingen

Als het bedrijf groeit, beginnen veel bedrijven en professionals goederen of diensten te verkopen aan klanten in andere landen. In dit soort gevallen kunnen nieuwe belastingregels van toepassing zijn die verschillen van die welke gelden voor binnenlandse transacties.

Afhankelijk van het bedrijfstype en markten waarin je opereert, kan het overschrijden van bepaalde drempelwaarden nieuwe verplichtingen tot gevolg hebben inzake de btw-registratie, -rapportage of -betaling. Een van de belangrijkste drempelwaarden voor ondernemingen in de EU heeft betrekking op de grensoverschrijdende B2C-verkopen, die we in het volgende onderdeel over de OSS-regeling bekijken.

Grensoverschrijdende B2C-verkopen en de OSS-regeling

Om het beheer van btw voor B2C-verkopen naar andere EU-landen te vereenvoudigen, heeft de EU de OSS-regeling geïntroduceerd. Hiermee kunnen ondernemingen de verschuldigde btw in meerdere lidstaten rapporteren en betalen via een gecentraliseerde procedure.

Wanneer is de OSS-regeling van toepassing?

Voor ondernemingen die online verkopen aan particuliere klanten die in de EU wonen, is de drempelwaarde die van toepassing is op grensoverschrijdende B2C-verkopen een van de belangrijkste drempelwaarden.

Wetsbesluit nr. 83 van 25 mei 2021 introduceerde een enkele drempelwaarde van € 10.000,– per jaar (exclusief btw). Deze drempelwaarde is van toepassing op de totale waarde van de volgende transacties die zijn uitgevoerd met particuliere klanten die in andere EU-lidstaten wonen:

• Intracommunautaire afstandsverkopen van goederen
  
• Levering van telecommunicatie-, omroep- en elektronische (TBE) diensten
  

Zolang de totale waarde van deze transacties onder de drempelwaarde blijft, is het btw-tarief van het land waar de onderneming is gevestigd doorgaans van toepassing. Wanneer de drempelwaarde echter is overschreden, moet de btw doorgaans in rekening worden gebracht tegen het tarief dat van toepassing is in het land van de klant, samen met de rapportage- en betalingsverplichtingen.

De OSS-regeling in Italië: hoe het werkt

De OSS-regeling in Italië stelt ondernemingen in staat te voorkomen dat ze aparte btw-accounts moeten instellen in elke lidstaat waar ze B2C-verkopen doen. Door een eenmalige registratie kunnen ondernemingen de verschuldigde btw in verschillende Europese landen rapporteren en betalen via een gecentraliseerde procedure die wordt beheerd door de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate).

Afhankelijk van het type transactie kunnen de OSS-regeling en de Import One-Stop Shop (IOSS)-regeling voor importen worden gebruikt om de volgende transacties te beheren:

• Intracommunautaire afstandsverkopen van goederen
  
• Afstandsverkopen van goederen geïmporteerd uit derde landen of gebieden, met uitzondering van goederen die onderhevig zijn aan accijnzen, via de IOSS-regeling
  
• Bepaalde binnenlandse verkopen van goederen gedaan via online platforms of andere elektronische interfaces die als leveranciers worden beschouwd voor btw-doeleinden
  
• Levering van diensten aan personen door belastingplichtige entiteiten die niet in de EU zijn gevestigd of in een andere lidstaat zijn gevestigd dan die van de consumptie
  

Deelname aan de OSS-regeling is optioneel, maar voor veel digitale ondernemingen is het bijzonder effectief voor het vereenvoudigen van internationale fiscale compliance.

Hebben ondernemingen de OSS-regeling nodig om in het buitenland te verkopen?

Als grensoverschrijdende B2C-verkopen onder de drempelwaarde blijven en aan de voorwaarden uiteengezet in de voorschriften is voldaan, is het misschien niet direct nodig om deel te nemen aan de OSS-regeling. Veel ondernemingen kiezen er echter toch voor om de regeling te gebruiken om Europees btw-beheer te vereenvoudigen en zich voor te bereiden op toekomstige groei.

Elektronische facturatie en het SdI

Voor de meeste Italiaanse btw-plichtige ondernemingen is elektronisch factureren inmiddels de standaardmethode voor het uitreiken van facturen. In tegenstelling tot een traditionele factuur in PDF-formaat (portable document format) die per e-mail wordt verstuurd, moet een elektronische factuur in een gestructureerd formaat worden gegenereerd (bijv. extensible markup language [XML]) en worden verzonden via het SdI, een platform dat wordt beheerd door de Italiaanse belastingdienst.

Het SdI fungeert als tussenpersoon tussen de uitgever en de ontvanger van de factuur. Wanneer een uitgever een factuur indient, voert het SdI een reeks formele controles uit (bijv. om te garanderen dat alle vereiste gegevens zijn opgenomen en dat het bestand voldoet aan de technische specificaties die in de regelgeving zijn vastgelegd). Als de factuur de controles doorstaat, wordt deze naar de ontvanger gestuurd. Anders wijst het systeem deze af en worden de fouten gemarkeerd die moeten worden gecorrigeerd.

Voor btw-plichtige ondernemingen biedt elektronisch factureren ook bepaalde voordelen. Omdat documenten digitaal worden verzonden en opgeslagen, is het mogelijk om veel van de handmatige taken die gepaard gaan met het archiveren en zoeken van facturen en het beheren van administratieve taken, te verminderen.

Hoe werkt elektronisch factureren voor btw-plichtige ondernemingen?

Het proces voor het uitgeven van een elektronische factuur volgt over het algemeen deze stappen:

• Facturen maken via facturatiesoftware of een compatibel bedrijfsbeheersysteem
  
• Genereren van het document in XML-formaat, zoals vereist door de Italiaanse belastingdienst
  
• Indienen van de factuur bij het SdI
  
• Automatische gegevensverificatie door het SdI
  
• Levering van de factuur aan de klant en digitale opslag van het document
  

Voor ondernemingen die veel facturen uitgeven of online verkopen, kan het automatiseren van deze processen administratieve fouten verminderen en het beheer van fiscale compliance vereenvoudigen.

Btw-tarieven op goederen en diensten

Een van de belangrijkste aspecten van het btw-beheer is het toepassen van het juiste tarief. In Italië is er geen enkel belastingtarief dat op alle transacties van toepassing is. In plaats daarvan is het toepasselijke tarief afhankelijk van de aard van de verkochte goederen of diensten. In sommige gevallen hangt het ook af van de kenmerken van de klant of het land waar de transactie plaatsvindt.

De belangrijkste btw-tarieven die momenteel in Italië van kracht zijn, omvatten de volgende:

• 22%: Standaardtarief dat van toepassing is op de meeste goederen en diensten
  
• 10%: Tarief voor specifieke categorieën goederen en diensten, zoals bepaalde toeristische, hotel- en restaurantdiensten
  
• 5%: Tarief toegepast op specifieke goederen en diensten die door de wet zijn geïdentificeerd
  
• 4%: Verlaagd belastingtarief van toepassing op bepaalde categorieën basisgoederen
  

Voor veel professionele, advies- en digitale ondernemingen is het toepasselijke belastingtarief over het algemeen het standaardtarief van 22%. Er zijn echter veel uitzonderingen en specifieke regels die de fiscale behandeling van bepaalde transacties kunnen beïnvloeden.

De behandeling van belastingen kan nog ingewikkelder worden bij verkoop in het buitenland. In sommige gevallen wordt het toepasselijke belastingtarief niet bepaald door Italiaanse regels, maar door die van het thuisland van de klant. Daarom is het belangrijk om de juiste btw-behandeling van transacties te verifiëren, vooral bij online verkoop van goederen of diensten aan internationale klanten.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je je verplichtingen te monitoren en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan je ook registreren om belasting te berekenen namens jou in de VS, Amerikaanse belastingaangiften in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiften beheren via vertrouwde partners. Stripe Tax berekent automatisch sales tax, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangiften vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiften in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met partners voor aangifte, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.