Als je erover denkt om een bedrijf te starten in Italië, is een van de eerste dingen die je moet doen je inschrijven in het handelsregister. Dit is wettelijk verplicht en zorgt ervoor dat de belangrijkste gegevens van je bedrijf openbaar worden gemaakt, wat zorgt voor transparantie voor klanten, leveranciers en overheidsinstanties.

In dit artikel kom je meer te weten over het Italiaanse handelsregister, zoals wie zich moet registreren, welke documenten je nodig hebt, hoeveel het kost en hoe je je op de juiste manier registreert. Je ontdekt ook waarvoor het register gebruikt kan worden, bijvoorbeeld om de betrouwbaarheid van andere bedrijven te checken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het handelsregister in Italië?
  
• Wie moet zich inschrijven in het handelsregister?
  
• Welke documenten heb je nodig om je te registreren?
  
• Hoe registreer je je bij het handelsregister?
  
• Hoeveel kost het om je in te schrijven in het handelsregister?
  
• Waarvoor kan het register worden gebruikt?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Wat is het bedrijfsregister in Italië?

Het Italiaanse handelsregister is een officieel archief dat wordt beheerd door de Kamers van Koophandel van het land. Het verzamelt en bewaart alle belangrijke info over Italiaanse bedrijven. Met andere woorden, het handelsregister is een soort identiteitskaart voor een bedrijf, die door iedereen kan worden geraadpleegd.

Door je in te schrijven in het handelsregister wordt het wettelijke bestaan van een bedrijf bevestigd en worden de belangrijkste gegevens openbaar gemaakt: naam, maatschappelijke zetel, activiteiten, bestuurders, aandelenkapitaal, ingediende jaarrekeningen en natuurlijk het registratienummer.

Dankzij deze nationale database kan iedereen de inschrijving van een bedrijf in het handelsregister checken om te zien of het echt bestaat en wat de kenmerken ervan zijn. Deze transparantie beschermt zowel klanten als bedrijven, zodat ze beter kunnen beoordelen met wie ze te maken hebben.

Het register is ingesteld door het Italiaanse Burgerlijk Wetboek (artikel 2188 e.v.), waarin het openbare karakter en de wettelijke publiciteitsfunctie ervan worden gedefinieerd. Elke Kamer van Koophandel beheert het register in haar eigen gebied, maar de gegevens zijn in het hele land toegankelijk via het Online Bedrijvenregister-platform.

Wat is het doel van registratie in het bedrijfsregister?

Door je in te schrijven in het handelsregister wordt je bedrijf officieel erkend en worden de belangrijkste gegevens openbaar gemaakt (zoals de maatschappelijke zetel, bestuurders, kapitaal, jaarrekeningen). Dit zorgt voor transparantie, rechtszekerheid en betrouwbaarheid door klanten en leveranciers te beschermen, banken en overheidsinstanties de mogelijkheid te bieden om bedrijfsgegevens te controleren en het bedrijf zelf in staat te stellen om goed te functioneren op de markt.

Wat is het verschil tussen de Kamer van Koophandel en het handelsregister?

Kamers van Koophandel zijn lokale overheidsinstanties die economische activiteiten in een bepaald gebied ondersteunen en reguleren; ze bieden diensten aan bedrijven, beheren registers en lijsten, bevorderen de ontwikkeling van het productiesysteem (d.w.z. de hele groep bedrijven die in Italië actief zijn) en vervullen administratieve taken (bijvoorbeeld het afgeven van certificaten). Het handelsregister daarentegen is een officieel en openbaar archief dat wordt beheerd door de Kamers van Koophandel. Het register verzamelt alle juridische, economische en administratieve informatie over Italiaanse bedrijven. Kortom, de Kamer van Koophandel is de instantie, terwijl het handelsregister het instrument is dat de instantie beheert om transparantie en rechtszekerheid in economische activiteiten te waarborgen.

Wie moet zich inschrijven in het handelsregister?

Voor bijna alle economische activiteiten moet je je inschrijven in het handelsregister. Dit geldt vooral voor de volgende bedrijven:

• Bedrijven (zoals bedrijven die een LLC, vennootschap of partnerschap hebben opgezet) en partnerschappen (zoals algemene partnerschappen of commanditaire vennootschappen)
  
• Eenmanszaken die commerciële activiteiten doen
  
• Coöperaties en onderlinge verzekeringsmaatschappijen
  
• Consortia en zakelijke netwerken
  
• Filialen van buitenlandse of Italiaanse bedrijven
  

Er is een speciale regeling voor kleine ondernemers, een groep die wordt gedefinieerd in artikel 2083 van het Italiaanse Burgerlijk Wetboek en die bijvoorbeeld ambachtslieden, boeren en kleine handelaren omvat die hun activiteiten alleen of met hun familie doen. Over het algemeen worden kleine ondernemers geregistreerd in het speciale deel van het handelsregister, dat vooral als register dient en niet dezelfde juridische bekendheidseffecten heeft als het gewone deel van het register. Wanneer de onderneming echter de kenmerken van een commerciële activiteit in strikte zin krijgt (d.w.z. een economische onderneming die is opgezet met het oog op de productie of uitwisseling van goederen of diensten), wordt registratie in het gewone deel verplicht. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een ambachtsman die een werkplaats opent en werknemers in dienst neemt, of een detailhandelaar die een gestructureerd verkooppunt (POS) opzet.

Als je van plan bent om een start-up op te richten, houd er dan rekening mee dat innovatieve start-ups en innovatieve kleine en middelgrote ondernemingen (kmo's) in Italië ook verplicht zijn om zich in te schrijven in het handelsregister. Ze moeten dit doen in een speciale afdeling die ervoor zorgt dat ze toegang hebben tot belastingvoordelen en specifieke concessies.

Professionals (bijvoorbeeld advocaten, artsen, architecten, accountants) die intellectuele activiteiten uitvoeren met een btw-nummer, maar volgens de wet niet als ondernemers worden beschouwd, zijn echter vrijgesteld van deze verplichting.

Om te checken of je bedrijf zich moet registreren in het handelsregister, raden we je aan om je accountant te raadplegen. Die kan je helpen om de aard van je bedrijf te beoordelen en ervoor te zorgen dat je aan alle regels voldoet.

Welke documenten heb je nodig om je te registreren?

Om je in te schrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, moet je een aantal specifieke documenten en formulieren indienen. Tegenwoordig gebeurt dit bijna altijd online via het portaal Comunicazione Unica (ComUnica).

Welke documenten je precies nodig hebt, hangt af van de rechtsvorm van je bedrijf, maar meestal zijn dat:

• Een registratieformulier (bijvoorbeeld formulier I1 voor eenmanszaken of S1 voor bedrijven)
  
• De statuten en het huishoudelijk reglement (specifiek voor bedrijven)
  
• Een kopie van het gecertificeerde e-mailactiveringscertificaat
  
• Een kopie van het digitale handtekeningcertificaat
  
• Het identiteitsbewijs van de eigenaar of bestuurders
  
• Het belastingnummer en een kopie van het btw-registratiecertificaat
  
• Specifieke vergunningen of licenties voor gereguleerde activiteiten (bijvoorbeeld farmaceutische producten, reisbureaus of online verkoop van voedingsmiddelen)
  

Certificaat van inschrijving in het handelsregister

Zodra de registratieprocedure is afgerond, geeft de Kamer van Koophandel het certificaat van inschrijving in het handelsregister af. Dit document is superbelangrijk omdat het officieel bevestigt dat de registratie is gebeurd. Het certificaat van inschrijving kan in verschillende vormen worden aangevraagd, afhankelijk van hoe je het wilt gebruiken. Als je het bijvoorbeeld alleen nodig hebt voor interne verificatie of om bij een informeel document te voegen, kan een eenvoudige kopie die je online downloadt volstaan. Als je het echter moet voorleggen aan een overheidsinstantie, een bank om een zakelijke rekening te openen, of voor openbare aanbestedingen of financieringsaanvragen, is bijna altijd een certificaat met juridische waarde vereist.

In dit geval heb je twee opties:

• Een ondertekend digitaal certificaat: Dit wordt uitgegeven door de Kamer van Koophandel met de digitale handtekening van de griffier. Het heeft dezelfde geldigheid als het papieren document en kan worden ingediend via gecertificeerde e-mail of worden bijgevoegd bij elektronische bestanden.

• Een certificaat op papier met watermerk en tegenmerk: Dit krijg je persoonlijk bij de balie van het handelsregister of je kunt het online aanvragen en laten opsturen. Het is verplicht als de wet vraagt om een origineel officieel document, bijvoorbeeld voor bepaalde notariële of administratieve procedures.

Hoe registreer je je bij het handelsregister?

Nu het meest praktische punt: hoe registreer je je bij het handelsregister?

Tegenwoordig is de procedure bijna helemaal digitaal en verloopt deze via het portaal Comunicazione Unica (ComUnica), waarmee alle benodigde communicatie in één keer naar de Kamer van Koophandel, de belastingdienst, het Nationaal Instituut voor Sociale Zekerheid (INPS) en het Nationaal Instituut voor Arbeidsongevallenverzekering (INAIL) kan worden gestuurd.

De belangrijkste stappen zijn als volgt:

1. Zorg dat je documenten klaar zijn: Denk aan de statuten, het huishoudelijk reglement, het registratieformulier, je identiteitsbewijs en eventuele machtigingen.
   
2. Gebruik het ComUnica-portaal om je aanvraag in te vullen: Ga naar de ComUnica-service met de software die je van je Kamer van Koophandel hebt gekregen. Vul dan het aanvraagformulier in.
   
3. Zorg voor een digitale handtekening voor de documenten: Let op: een digitale handtekening is verplicht.
   
4. Betaal de benodigde kosten: Dit zijn administratiekosten en concessiekosten van de overheid.
   
5. Dien je aanvraag in: Dien de aanvraag elektronisch in bij de Kamer van Koophandel via het portaal.
   
6. Wacht op bevestiging: De Kamer van Koophandel heeft 30 dagen de tijd om de aanvraag te beoordelen en je op de hoogte te stellen van de uitkomst van de registratie.
   

Aan het einde van het proces krijg je je registratienummer in het handelsregister, dat een belangrijke referentie wordt voor de hele duur van je bedrijf.

Hoeveel kost het om je in te schrijven in het handelsregister?

Het is belangrijk om te weten hoeveel het kost om je in te schrijven in het handelsregister, zodat je een duidelijk beeld hebt van je opstartkosten. De kosten zijn niet voor iedereen hetzelfde, maar variëren naargelang de rechtsvorm van de onderneming en de vereisten van die vorm. De belangrijkste kosten zijn:

• Administratiekosten: Het bedrag van de administratiekosten hangt af van het soort aanvraag dat je indient, maar kan variëren van ongeveer € 18,00 voor een eenmanszaak tot ongeveer € 90,00 voor een bedrijf.

• Zegelrecht: Verplicht in veel gevallen, zegelrecht bedraagt € 17,50 voor eenmanszaken en € 65,00 voor bedrijven.

• Jaarlijkse bijdrage voor de Kamer van Koophandel: Deze bijdrage moet elk jaar worden betaald, ook na registratie. Voor eenmanszaken is deze gemiddeld € 50,00–€ 120,00, terwijl voor bedrijven de bijdrage kan oplopen tot enkele honderden euro's, in verhouding tot de omzet.

Naast deze kosten kunnen er ook notariskosten bijkomen (bijvoorbeeld voor het opzetten van een bv of een naamloze vennootschap), waardoor het totale bedrag in het begin kan oplopen tot meer dan € 500,00 - € 700,00. Voor een eenmanszaak liggen de totale registratiekosten daarentegen vaak rond de € 100,00 - € 150,00.

Waarvoor kan het register worden gebruikt?

Het bedrijfsregister is handig voor het opzetten van een bedrijf en heeft ook veel praktische functies. Concreet kun je:

• Controleren of een bedrijf bestaat: Voordat je een samenwerking aangaat, kun je checken of het bedrijf in kwestie in het bedrijfsregister staat, zodat je zeker weet dat het betrouwbaar is.
  
• Vraag een certificaat van inschrijving in het handelsregister aan: Dit kun je gebruiken om mee te doen aan openbare aanbestedingen, een zakelijke bankrekening te openen, financiering te krijgen of mee te doen aan openbare subsidieaanvragen.
  
• Up-to-date info over een bedrijf krijgen: Je kunt info vinden over bestuurders, aandeelhouders en ingediende jaarrekeningen.
  

Hoe vind je een registratienummer in het handelsregister?

Veel ondernemers vragen zich af waar ze een registratienummer in het handelsregister kunnen vinden. De snelste manier is om online een certificaat van de Kamer van Koophandel aan te vragen op de officiële website registroimprese.it via het portaal van de Kamer van Koophandel. Voer gewoon de bedrijfsnaam, het btw-nummer of het belastingnummer in om het gewenste bedrijf te vinden. Kies vervolgens het type rapport (standaard of historisch), betaal een kleine vergoeding en download het document meteen in pdf-formaat. Daarin vind je het registratienummer van het bedrijf in het handelsregister, samen met bepaalde info, zoals de maatschappelijke zetel, bedrijfsactiviteiten en bestuurders. Het certificaat is openbaar en iedereen kan het aanvragen, maar er zijn wel kosten aan verbonden.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een uniforme, wereldwijde betaaloplossing waarmee elke onderneming, van groeiende start-ups tot internationale ondernemingen, online, fysieke en overal ter wereld betalingen kan ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen met:

• Je afrekenervaring te verbeteren: Zorg voor een soepele klantervaring en bespaar duizenden uren aan ontwikkelingswerk met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een door Stripe ontwikkelde wallet.
  
• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: Bereik klanten wereldwijd en maak het beheer van meerdere valuta's makkelijker en goedkoper met grensoverschrijdende betalingsopties, beschikbaar in 195 landen en meer dan 135 valuta's.
  
• Het samenvoegen van fysieke en online betalingen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.
  
• Het verbeteren van de betaalprestaties: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met je mee te groeien, met een uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan stimuleren, of ga er vandaag nog mee aan de slag.