Die Registrierung für eine Mehrwertsteuernummer in Italien bedeutet die Erfüllung einer Reihe von steuerlichen Verpflichtungen, die über die Zahlung der Einkommenssteuer hinausgehen. Zu diesen gehört die Mehrwertsteuer, die eine der wichtigsten Verpflichtungen darstellt, die sowohl für Freiberufler/innen als auch für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen, korrekt verwaltet werden müssen.

Die Mehrwertsteuervorschriften variieren je nach Steuersystem, Unternehmensart und Zielmarkt. Unternehmen, die ausschließlich in Italien tätig sind, müssen mit den Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Steuerregistrierung, der elektronischen Rechnungsstellung und der Verwaltung von Steuersätzen vertraut sein. Unternehmen, die an Kundinnen und Kunden in anderen EU-Ländern verkaufen, müssen auch die Regeln für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe und das One Stop Shop (OSS)-System berücksichtigen.

In diesem Artikel erklären wir, wie die Mehrwertsteuer für Freiberufler/innen und umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen in Italien funktioniert, skizzieren wichtige Schwellenwerte, die überwacht werden müssen, erläutern im Detail, wie die elektronische Rechnungsstellung über das italienische Austauschsystem (SdI) ordnungsgemäß verwaltet wird, und beschreiben die Regeln, die für Verkäufe an Kundinnen und Kunden in anderen EU-Ländern gelten.

Haupterkenntnisse

• Die Registrierung für die Mehrwertsteuer (VAT) zieht spezifische Mehrwertsteuerverpflichtungen nach sich, einschließlich der Ausstellung von Rechnungen, der korrekten Anwendung von Steuern und der Einhaltung gesetzlicher Meldepflichten.
  
• Die elektronische Rechnungsstellung über das SdI ist heute für die meisten italienischen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen der Standard und ermöglicht die Verwaltung von Rechnungen in digitalem Format.
  
• Für B2C-Verkäufe in andere EU-Länder gibt es einen einheitlichen Schwellenwert von 10.000 € pro Jahr. Über diesem Grenzwert wird die Mehrwertsteuer in der Regel zum Satz des Landes der Kundinnen und Kunden berechnet.
  
• Im Rahmen des One-Stop-Shop-Systems (OSS) können Unternehmen und Freiberufler/innen die in verschiedenen EU-Ländern fällige Mehrwertsteuer durch eine einzige Registrierung und eine regelmäßig eingereichte Steuererklärung melden und abführen.
  
• Stripe Tax hilft Unternehmen, Steuerschwellenwerte zu überwachen, die anwendbare Mehrwertsteuer automatisch zu berechnen und die Compliance-Verpflichtungen in den Märkten, in denen sie tätig sind, zu erfüllen.
  

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Verpflichtungen

Wenn ein Unternehmen in Italien regelmäßig und dauerhaft gegründet wird, ist in den meisten Fällen eine Mehrwertsteuerregistrierung erforderlich. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist die von der italienischen Steuerbehörde zugewiesene Identifikationsnummer, die es Einzelpersonen ermöglicht, rechtmäßig berufliche, gewerbliche oder handwerkliche Tätigkeiten auszuüben und die damit verbundenen steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Die Beantragung einer USt-IdNr. erfordert in der Regel einige vorbereitende Schritte:

• Reichen Sie die Meldung über den Beginn der Geschäftstätigkeit bei der italienischen Steuerbehörde über das Formular AA9/12 für natürliche Personen und AA7/10 für Unternehmen, Körperschaften und Verbände ein.
  
• Wählen Sie den ATECO-Code (Klassifikation der Wirtschaftszweige), der das Unternehmen identifiziert.
  
• Wählen Sie das anwendbare Steuersystem, wie z. B. die Pauschalregelung oder das ordentliche System.
  
• Tragen Sie sich in das Handelsregister der Handelskammer ein, sofern dies für die Art des Unternehmens erforderlich ist.
  
• Melden Sie sich bei der zuständigen Sozialversicherungsanstalt an, beispielsweise beim italienischen Nationalen Institut für Soziale Sicherheit (INPS) oder einer berufsständischen Pensionskasse.
  

Nach Abschluss der Registrierung muss die Freiberuflerin bzw. der Freiberufler oder das Unternehmen eine Reihe von administrativen und steuerlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören die Ausstellung von Rechnungen, die Führung von Buchhaltungsunterlagen, die Einreichung von Steuererklärungen und, sofern anwendbar, die Verwaltung der Mehrwertsteuer.

Wenn Sie die Mehrwertsteuerpflichten, die für das Unternehmen gelten, von Anfang an verstehen, können Sie Verwaltungsfehler vermeiden und die Rechnungsstellung effizienter verwalten. Dies gilt sowohl für diejenigen, die ausschließlich in Italien tätig sind, als auch für diejenigen, die Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden im Ausland verkaufen.

Welche Mehrwertsteuerpflichten gelten für Freiberufler/innen?

Bei der Mehrwertsteuer für Freiberufler/innen geht es in erster Linie um das Steuersystem. Fachleute, die unter das ordentliche System fallen, sind im Allgemeinen verpflichtet, Kundinnen und Kunden Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen, Transaktionen aufzuzeichnen und die geschuldete Steuer an die Steuerbehörde zu zahlen.

Für diejenigen, die unter die Pauschalregelung fallen, gelten jedoch andere Regeln. In diesem Fall wird die Mehrwertsteuer in der Regel nicht auf der Rechnung ausgewiesen und das Recht auf Vorsteuerabzug entfällt. Dies ist die Möglichkeit, die für geschäftliche Zwecke für Waren und Dienstleistungen gezahlte Mehrwertsteuer zurückzufordern. Bestimmte spezifische Anforderungen können jedoch für internationale Transaktionen oder bestimmte Arten von Transaktionen weiterhin gelten.

Steuerschwellen und wichtige Überlegungen

Anders als in einigen Ländern gibt es in Italien keinen Umsatzschwellenwert, der es Unternehmen und Freiberufler/innen ermöglicht, regelmäßig wirtschaftliche Tätigkeiten auszuüben, ohne eine USt-IdNr. zu beantragen. Die Anforderung hängt nicht von dem erzielten Umsatz ab. Stattdessen hängt sie in erster Linie von der Art des Unternehmens und der Regelmäßigkeit der Tätigkeit ab.

Diese Unterscheidung ist wichtig, da oft angenommen wird, dass keine USt-IdNr. erforderlich ist, wenn der Umsatz unter 5.000 € bleibt. Dieser Betrag bezieht sich jedoch auf gelegentliche selbständige Tätigkeiten. Sobald ein Profi diesen Schwellenwert überschreitet, können spezifische Beitragspflichten an das INPS entstehen.

Dieser Betrag stellt jedoch keinen allgemeinen Schwellenwert für die Beantragung einer USt-IdNr. dar. Wenn das Geschäft regelmäßig und fortlaufend ausgeübt wird, kann die Verpflichtung zur Beantragung einer USt-IdNr. gelten, auch bei geringeren Umsätzen.

Nach der Beantragung einer USt-IdNr. ist es wichtig, bestimmte in den Steuervorschriften festgelegte Grenzen im Auge zu behalten. Das Überschreiten bestimmter Schwellenwerte kann sich auf das für das Unternehmen geltende Steuersystem auswirken oder die mit Transaktionen im In- und Ausland verbundenen Mehrwertsteuerpflichten ändern.

Zu den wichtigsten Aspekten, die berücksichtigt werden sollten, gehören die folgenden:

• Festgelegte Grenzen für die Berechtigung und die weitere Teilnahme an bestimmten Steuersystemen, wie z. B. der Pauschalregelung
  
• Volumen der Verkäufe an Kundinnen und Kunden mit Wohnsitz in anderen Ländern
  
• Schwellenwerte, die zu neuen Steuer- oder Meldepflichten in ausländischen Märkten führen können
  

Steuersysteme und Schwellenwerte

Die bekanntesten Schwellenwerte sind diejenigen, die mit präferenziellen Steuersystemen verbunden sind. Beispielsweise hat die Pauschalregelung spezifische Berechtigungs- und Kontinuitätsanforderungen, einschließlich der in den geltenden Rechtsvorschriften festgelegten jährlichen Umsatz- oder Vergütungsgrenze. Das Überschreiten dieser Grenze kann zum Ausschluss aus der Pauschalregelung und zur Anwendung anderer Steuervorschriften führen, einschließlich der Vorschriften zur Mehrwertsteuer.

Auslandsverkäufe und neue Mehrwertsteuerpflichten

Wenn das Geschäft wächst, beginnen viele Unternehmen und Freiberufler/innen damit, Waren oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in anderen Ländern zu verkaufen. In solchen Fällen können neue Steuervorschriften gelten, die sich von den Vorschriften für inländische Transaktionen unterscheiden.

Abhängig von der Art des Unternehmens und den bedienten Märkten kann das Überschreiten bestimmter Schwellenwerte zu neuen Verpflichtungen hinsichtlich Mehrwertsteuerregistrierung, Meldung oder Zahlung führen. Einer der wichtigsten Schwellenwerte für Unternehmen, die in der EU tätig sind, betrifft grenzüberschreitende B2C-Verkäufe, die wir im nächsten Abschnitt zur OSS-Regelung untersuchen.

Grenzüberschreitende B2C-Verkäufe und die OSS-Regelung

Zur Vereinfachung der Mehrwertsteuerverwaltung bei B2C-Verkäufen in andere EU-Länder hat die EU die OSS-Regelung eingeführt. Sie ermöglicht es Unternehmen, die in mehreren Mitgliedstaaten geschuldete Mehrwertsteuer über ein zentrales Verfahren zu melden und zu zahlen.

Wann gilt die OSS-Regelung?

Für Unternehmen, die online an Privatkundinnen und Privatkunden mit Wohnsitz in der EU verkaufen, ist einer der wichtigsten Schwellenwerte derjenige, der für grenzüberschreitende B2C-Verkäufe gilt.

Mit Gesetzesdekret Nr. 83 vom 25. Mai 2021 wurde ein einheitlicher Schwellenwert von 10.000 € pro Jahr (ohne Mehrwertsteuer) eingeführt. Dieser Schwellenwert gilt für den Gesamtwert der folgenden Transaktionen, die mit Privatkundinnen und Privatkunden durchgeführt werden, die in anderen EU-Mitgliedstaaten ansässig sind:

• Innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren
  
• Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen (TBE-Dienstleistungen)
  

Solange der Gesamtwert dieser Transaktionen unter dem Schwellenwert bleibt, gilt in der Regel weiterhin der Mehrwertsteuersatz des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist. Sobald der Schwellenwert jedoch überschritten wird, muss im Allgemeinen die Mehrwertsteuer zum im Land der Kundin bzw. des Kunden geltenden Satz angewendet werden, zusammen mit den Melde- und Zahlungspflichten.

Die OSS-Regelung in Italien: So funktioniert sie

Die OSS-Regelung in Italien ermöglicht es Unternehmen, die Einrichtung separater Mehrwertsteuerkonten in jedem Mitgliedstaat, in dem sie B2C-Verkäufe tätigen, zu vermeiden. Durch eine einzige Registrierung können Unternehmen die in verschiedenen europäischen Ländern geschuldete Mehrwertsteuer über ein zentrales, von der italienischen Steuerbehörde verwaltetes Verfahren melden und abführen.

Je nach Art der Transaktion können die OSS-Regelung (One-Stop-Shop) und die IOSS-Regelung (Import One-Stop-Shop) für Importe zur Verwaltung der folgenden Transaktionen verwendet werden:

• Innergemeinschaftliche Fernverkäufe von Waren
  
• Fernverkäufe von aus Drittländern oder Drittgebieten importierten Waren – mit Ausnahme verbrauchsteuerpflichtiger Waren – über die IOSS-Regelung
  
• Bestimmte Inlandsverkäufe von Waren, die über Online-Plattformen oder andere elektronische Schnittstellen getätigt werden, die als Lieferanten im Sinne der Mehrwertsteuer gelten
  
• Erbringung von Dienstleistungen an Einzelpersonen durch steuerpflichtige Personen, die nicht in der EU oder in einem anderen Mitgliedstaat als dem des Verbrauchs ansässig sind
  

Die Teilnahme an der OSS-Regelung ist optional, aber für viele digitale Unternehmen besonders effektiv, um die internationale Steuerkonformität zu vereinfachen.

Benötigen Unternehmen die OSS-Regelung, um im Ausland zu verkaufen?

Wenn grenzüberschreitende B2C-Verkäufe unter dem Schwellenwert bleiben und die in den Vorschriften festgelegten Bedingungen erfüllt sind, ist es möglicherweise nicht erforderlich, sich sofort für die OSS-Regelung zu registrieren. Viele Unternehmen entscheiden sich jedoch dennoch dafür, um die europäische Mehrwertsteuerverwaltung zu vereinfachen und sich auf zukünftiges Unternehmenswachstum vorzubereiten.

Elektronische Rechnungsstellung und das SdI

Für die meisten in Italien umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen ist die elektronische Rechnungsstellung mittlerweile die Standardmethode zur Ausstellung von Rechnungen. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung (Portable Document Format), die per E-Mail versendet wird, muss eine elektronische Rechnung in einem strukturierten Format (z. B. Extensible Markup Language [XML]) erstellt und über das SdI übertragen werden, eine Plattform, die von der italienischen Finanzbehörde verwaltet wird.

Das SdI fungiert als Vermittler zwischen dem Aussteller der Rechnung und dem Empfänger/in. Wenn ein Aussteller eine Rechnung einreicht, führt das SdI eine Reihe von formalen Prüfungen durch (z. B. um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Daten enthalten sind und dass die Datei den in den Vorschriften festgelegten technischen Spezifikationen entspricht). Wenn die Rechnung die Prüfungen besteht, wird sie an den Empfänger/in gesendet. Andernfalls lehnt das System sie ab und markiert die Fehler, die korrigiert werden müssen.

Für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen bietet die elektronische Rechnungsstellung ebenfalls bestimmte Vorteile. Da Dokumente digital übertragen und gespeichert werden, können viele manuelle Aufgaben im Zusammenhang mit der Einreichung, der Suche nach Rechnungen und der Verwaltung administrativer Aufgaben reduziert werden.

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen?

Der Prozess der Ausstellung einer elektronischen Rechnung folgt im Allgemeinen diesen Schritten:

• Erstellung der Rechnung über eine Rechnungssoftware oder ein kompatibles Unternehmensverwaltungssystem
  
• Erstellung des Dokuments im XML-Format, wie von der italienischen Steuerbehörde vorgeschrieben
  
• Übermittlung der Rechnung an das SdI
  
• Automatische Datenüberprüfung durch das SdI
  
• Zustellung der Rechnung an die Kundinnen und Kunden und digitale Speicherung des Dokuments
  

Für Unternehmen, die eine große Anzahl von Rechnungen ausstellen oder online verkaufen, kann die Automatisierung dieser Prozesse dazu beitragen, Verwaltungsfehler zu reduzieren und die Verwaltung der Steuerkonformität zu vereinfachen.

Mehrwertsteuersätze für Waren und Dienstleistungen

Einer der wichtigsten Aspekte der Mehrwertsteuerverwaltung ist die Anwendung des korrekten Satzes. In Italien gibt es keinen einheitlichen Steuersatz für alle Transaktionen. Stattdessen hängt der anwendbare Steuersatz von der Art der verkauften Waren oder Dienstleistungen ab. In einigen Fällen hängt er auch von den Eigenschaften der Kundinnen und Kunden oder dem Land ab, in dem die Transaktion stattfindet.

Zu den wichtigsten Mehrwertsteuersätzen, die derzeit in Italien gelten, gehören die folgenden:

• 22 %: Standardsatz, der auf die meisten Waren und Dienstleistungen angewendet wird
  
• 10 %: Steuersatz für bestimmte Kategorien von Waren und Dienstleistungen, wie z. B. bestimmte Tourismus-, Hotel- und Restaurantdienstleistungen
  
• 5 %: Steuersatz, der auf bestimmte gesetzlich festgelegte Waren und Dienstleistungen angewendet wird
  
• 4 %: Ermäßigter Steuersatz für bestimmte Kategorien von lebenswichtigen Gütern
  

Für viele Berufs-, Beratungs- und Digitalunternehmen ist der anwendbare Steuersatz in der Regel der Standardsteuersatz von 22 %. Es gibt jedoch viele Ausnahmen und spezifische Regeln, die sich auf die steuerliche Behandlung bestimmter Transaktionen auswirken können.

Die Behandlung von Steuern kann noch komplizierter werden, wenn man ins Ausland verkauft. In einigen Fällen wird der anwendbare Steuersatz nicht durch italienische Regeln, sondern durch die des Heimatlandes der Kundinnen und Kunden bestimmt. Aus diesem Grund ist es wichtig, die korrekte mehrwertsteuerliche Behandlung von Transaktionen zu überprüfen, insbesondere wenn Waren oder Dienstleistungen online an internationale Kundinnen und Kunden verkauft werden.

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