Nueva Jersey cobra un impuesto sobre las ventas del 6,625 % en la mayoría de las ventas minoristas, pero la legislación estatal exime ciertas transacciones. Una exención del impuesto sobre las ventas es una norma del código tributario que establece que una venta concreta no está sujeta a impuestos. Es independiente de la Zona de Empresas Urbanas de Nueva Jersey, que permite a las empresas certificadas de áreas designadas reducir la tasa al 3,3125 % en las ventas minoristas elegibles.

A continuación, analizaremos cómo funcionan las exenciones del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey, qué certificados se aplican a qué compradores y sobre quién recae la responsabilidad cuando algo sale mal.

De un vistazo:

• Nueva Jersey vincula la elegibilidad para la exención a certificados específicos, en lugar de al estatus autodeclarado del comprador. Esto significa que los vendedores que aceptan un certificado sin comprobarlo con la transacción asumen un riesgo.

• Las exenciones basadas en el producto, en la entidad y en el uso funcionan de forma diferente, lo que significa que un mismo artículo puede estar sujeto a impuestos en un contexto y estar exento en otro, en función de la categoría.

• Los vendedores deben conservar los certificados de exención en sus registros durante al menos cuatro años, ya que una solicitud de exención no justificada se considerará una venta gravable durante una auditoría.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey es una disposición que permite excluir determinados bienes, servicios o compradores cualificados de la obligación de pagar el impuesto sobre las ventas del estado. En Nueva Jersey, las exenciones se dividen en tres categorías: exenciones basadas en el producto, exenciones basadas en la entidad y exenciones basadas en el uso.

¿Quién reúne los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

En Nueva Jersey, los requisitos dependen del tipo de certificado. La División de Tributación expide un certificado específico para cada categoría de comprador exento. A continuación, el vendedor debe hacer que el certificado coincida con la transacción antes de considerar que una venta está exenta.

A continuación te indicamos quiénes pueden cumplir los requisitos de exención:

• Organizaciones exentas: las entidades sin ánimo de lucro, las instituciones religiosas y las organizaciones benéficas o educativas que cumplen los requisitos como organizaciones 501(c)(3) utilizan un certificado ST-5, que la División de Tributación emite una sola vez y que es válido hasta que se revoca.

• Entidades gubernamentales: las agencias federales, el estado de Nueva Jersey y los ayuntamientos locales no necesitan un certificado independiente para la mayoría de las compras, ya que la exención se aplica de manera automática en el punto de venta.

• Revendedores: las empresas que compran inventario para revenderlo utilizan un certificado de reventa ST-3, que les permite no pagar impuestos en el momento de la compra, ya que se cobran más adelante, cuando el artículo se vende al cliente final.

• Agricultores: los productores agrícolas utilizan un certificado ST-7 para aquellas compras que se usen de forma directa en operaciones agrícolas, como los piensos, las semillas y el equipamiento.

• Contratistas que realizan mejoras de capital: el propietario del inmueble proporciona al contratista un certificado ST-8 para aquellas mejoras de capital que reúnan los requisitos, como un tejado nuevo o una ampliación de la vivienda, con el objetivo de que el contratista no cobre el impuesto sobre las ventas por la mano de obra. No obstante, el contratista deberá seguir pagando el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre el uso por todos los materiales y suministros adquiridos para realizar la obra.

Nueva Jersey también acepta el certificado de exención para el Acuerdo simplificado de impuestos sobre las ventas y el uso (SSUTA, por sus siglas en inglés). Una empresa que vende en varios de los estados miembros puede utilizar este único certificado en lugar de tener que buscar un formulario independiente por cada uno de los estados en los que opera.

¿Qué productos y servicios reúnen los requisitos para obtener una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Nueva Jersey grava los servicios solo cuando la legislación estatal los haya catalogado de forma explícita como gravables. Esto significa que la consultoría, el trabajo jurídico y la mayoría de los servicios personales están exentos de impuestos por defecto. A menudo, el estado de exención de un producto dependerá del uso que se le vaya a dar.

A continuación, te mostramos cómo se suelen categorizar los productos exentos en Nueva Jersey:

• Ropa y calzado: la ropa y los zapatos de diario están exentos, pero la ropa de piel, el alquiler de prendas formales y el equipamiento deportivo o de protección, como los cascos y las botas de tacos, están sujetos a impuestos.

• Alimentos de supermercado: los alimentos que se venden para prepararlos en casa están exentos, pero la comida preparada, los caramelos y los refrescos destinados a un consumo inmediato no reúnen los requisitos.

• Medicamentos con y sin receta: ambas categorías están exentas, además de las prótesis y el equipamiento médico duradero recetado por un profesional sanitario.

• Periódicos y publicaciones periódicas: los periódicos y las revistas bajo suscripción están exentos, aunque, por lo general, la compra de un único ejemplar en un quiosco no lo está.

• Maquinaria y equipamiento de fabricación: el equipamiento que se utilice de forma directa en los procesos de producción puede acogerse a la exención mediante un certificado de uso exento ST-4; sin embargo, no sucede lo mismo con la maquinaria que se emplea para el trabajo administrativo, el almacenamiento o las operaciones generales de las instalaciones.

¿Cómo utiliza una empresa un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

El proceso de exención del impuesto sobre las ventas se gestiona a través del vendedor, no del estado. El comprador rellena el certificado correspondiente a su tipo de exención (p. ej., el ST-3 de reventa, el ST-4 de uso exento o el ST-5 de organizaciones exentas), en el que debe incluir el motivo de la exención, los datos de la empresa y la firma.

El vendedor confirma que el tipo de certificado coincida con lo que se está vendiendo. Por ejemplo, un certificado de reventa ST-3 no cubre la compra de material o equipamiento de oficina para el uso propio del comprador. Si el comprador va a ser un cliente habitual, el vendedor puede aceptar un certificado general que cubra futuras compras del mismo tipo. De este modo, no es necesario recopilar un nuevo formulario cada vez. A continuación, el vendedor conserva el certificado mientras el comprador realice compras exentas en virtud de ese mismo tipo de exención.

¿Qué normas sobre el mantenimiento de registros se aplican al aceptar una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

En Nueva Jersey, se requiere que las empresas conserven los certificados de exención durante al menos cuatro años. Durante una auditoría, cualquier exención solicitada sin la documentación pertinente se tratará como una venta gravable, por lo que toda venta exenta debe contar con un certificado completo en los registros que coincida con el tipo de transacción. Un certificado incorrecto o al que le falte la firma, un motivo de exención o los datos de la empresa, puede llegar a invalidar la exención, aunque la venta en sí hubiera reunido los requisitos. La División de Tributación espera encontrar un certificado completo y firmado que esté vinculado a la transacción específica que abarque, y eso será lo que comprobarán los auditores.

Se acepta el almacenamiento en formato digital. Sin embargo, los certificados deben poder recuperarse y asociarse a la transacción que cubren, en lugar de almacenarse por separado y sin un vínculo evidente. Una herramienta como Stripe Tax puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento del estado de exención junto con los registros de transacciones, lo que reduce el trabajo manual de emparejar los certificados con las facturas.

¿A qué riesgos se enfrentan las empresas si gestionan de forma incorrecta una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Por lo general, la responsabilidad por una exención mal gestionada recae sobre quien haya cometido el error. Si un vendedor no cobra impuestos en una venta que no estaba exenta, deberá pagar los impuestos atrasados, además de posibles sanciones e intereses. Sin embargo, el vendedor que acepta un certificado de buena fe, siempre que este esté completo y parezca válido, no suele ser considerado responsable si más adelante se descubre que el comprador hizo un uso indebido de él. Ahora bien, si el vendedor sabía, o debería haber sabido razonablemente, que la exención no se aplicaba a la venta, esa protección desaparece.

Algunos errores comunes son:

• Certificados caducados: certificado ST-5 que ha sido revocado o un certificado de reventa vinculado a una empresa que ya no está activa

• Tipos de certificado incorrectos: certificado de reventa que se utiliza en una compra que el comprador tiene la clara intención de conservar y usar en lugar de revender

• Certificados generales que exceden los límites previstos: certificado general aplicado a una compra puntual que queda fuera del alcance original del certificado

• Exposición del comprador al impuesto sobre el uso: empresa que solicitó una exención a la que no tenía derecho y, en consecuencia, debe pagar un impuesto sobre el uso directamente al estado, al margen de cualquier responsabilidad que pueda tener el vendedor en esa misma transacción

¿Cómo puede una empresa decidir si una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey se aplica a una venta?

La forma más fiable de determinar la exención del impuesto sobre las ventas es plantearse qué se está vendiendo, quién lo compra y para qué lo va a usar. A partir de ahí, se debe comprobar la categoría del producto. Algunas exenciones van asociadas al artículo, independientemente del comprador. Por ejemplo, la ropa y los alimentos de supermercado siguen estando exentos de impuestos tanto si el cliente es una entidad sin ánimo de lucro como si es un comprador minorista habitual. Si el producto no está exento de por sí, habrá que verificar el certificado del comprador. La venta solo reunirá los requisitos si el comprador presenta un certificado válido que se corresponda con su categoría de exención.

Para una exención basada en el uso, debes confirmar el uso previsto. El vendedor necesita tener una base para creer que el uso declarado por el comprador es exacto en algunas transacciones, como en las compras de equipamiento de fabricación. Cuando no esté claro, la mejor opción por defecto es recopilar el certificado. Cobrar el impuesto y dejar que el comprador solicite un reembolso supone menos riesgos que dar por hecho que se aplica una exención sin contar con documentación justificativa.

Vale la pena consultar la serie de publicaciones de ANJ de la División de Tributación, que cubre la mayoría de las situaciones específicas del sector. Esta evaluación se repite en el caso de todos los estados que tengan sus propias categorías de exención y tipos de certificado, un aspecto importante para las empresas que venden en varios estados.

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