Il New Jersey applica un'imposta sulle vendite del 6,625% sulla maggior parte delle vendite al dettaglio, ma la legge statale esenta alcune transazioni. Un'esenzione dall'imposta sulle vendite è una regola del codice tributario che stabilisce che una determinata vendita non è imponibile. È separata dalla Urban Enterprise Zone del New Jersey, che consente alle attività certificate in aree designate di ridurre l'aliquota al 3,3125% sulle vendite al dettaglio idonee.

Di seguito, spiegheremo come funzionano le esenzioni dall'imposta sulle vendite nel New Jersey, quali certificati si applicano a quali acquirenti e chi è responsabile quando qualcosa va storto.

In sintesi

• Il New Jersey vincola l'idoneità all'esenzione a certificati specifici anziché allo stato autodichiarato di un acquirente. Ciò significa che un venditore che accetta un certificato senza verificarlo rispetto alla transazione si assume un rischio.

• Le esenzioni basate sul prodotto, sull'entità e sull'uso funzionano in modo diverso, il che significa che lo stesso articolo può essere imponibile in un contesto ed esente in un altro, a seconda della categoria.

• I venditori devono conservare i certificati di esenzione in archivio per almeno quattro anni, poiché una richiesta di esenzione non supportata viene trattata come una vendita imponibile durante un audit.

Cos'è un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

Un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey è una disposizione che consente di rimuovere determinati beni, servizi o acquirenti idonei dall'obbligo di imposta sulle vendite dello stato. Le esenzioni nel New Jersey si dividono in tre categorie: esenzioni basate sul prodotto, esenzioni basate sull'entità ed esenzioni basate sull'uso.

Chi è idoneo per un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

L'idoneità nel New Jersey dipende dal tipo di certificato. La Division of Taxation emette un certificato specifico per ogni categoria di acquirente esente. Il venditore deve quindi far corrispondere il certificato alla transazione prima di trattare una vendita come esente.

Ecco chi può qualificarsi per l'esenzione:

• Organizzazioni esenti: le organizzazioni non profit, le istituzioni religiose e gli enti di beneficenza o educativi che si qualificano come organizzazioni 501(c)(3) utilizzano un certificato ST-5, che viene emesso una volta dalla Division of Taxation ed è valido fino a revoca.

• Enti governativi: le agenzie federali, lo Stato del New Jersey e le municipalità locali non necessitano di un certificato separato per la maggior parte degli acquisti poiché l'esenzione si applica automaticamente al punto vendita.

• Rivenditori: le attività che acquistano inventario da rivendere utilizzano un certificato di rivendita ST-3, che consente loro di evitare l'imposta sull'acquisto poiché viene riscossa successivamente quando l'articolo viene venduto al cliente finale.

• Agricoltori: i produttori agricoli utilizzano un certificato ST-7 per acquisti quali mangimi, sementi e apparecchiature utilizzate direttamente nelle operazioni agricole.

• Appaltatori che eseguono migliorie di capitale: il proprietario di un immobile fornisce a un appaltatore un certificato ST-8 per migliorie di capitale idonee, come un nuovo tetto o l'aggiunta di una stanza, in modo che l'appaltatore non addebiti l'imposta sulle vendite sulla manodopera. Tuttavia, l'appaltatore deve comunque pagare l'imposta sulle vendite o sull'uso per tutti i materiali e le forniture acquistati per il lavoro.

Il New Jersey accetta anche il certificato di esenzione per lo Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Un'attività che vende in più stati membri può utilizzare questo singolo certificato invece di cercare un modulo separato per ogni stato in cui opera.

Quali prodotti e servizi sono idonei per un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

Il New Jersey tassa i servizi solo quando il legislatore li ha esplicitamente elencati come imponibili. Ciò significa che la consulenza, il lavoro di carattere giuridico e la maggior parte dei servizi personali sono non imponibili per impostazione predefinita. Lo stato di esenzione dipende spesso da come un prodotto è destinato a essere utilizzato.

Ecco come i prodotti esenti vengono generalmente classificati nel New Jersey:

• Abbigliamento e calzature: i capi di abbigliamento e le scarpe di tutti i giorni sono esenti, ma l'abbigliamento in pelliccia, il noleggio di abiti da cerimonia e le attrezzature sportive o protettive come tacchetti ed elmetti sono imponibili.

• Generi alimentari: il cibo venduto per la preparazione domestica è esente, ma cibi pronti, caramelle e bevande analcoliche destinate al consumo immediato non sono idonei.

• Farmaci con prescrizione e da banco: entrambe le categorie sono esenti, insieme ai dispositivi protesici e alle apparecchiature mediche durevoli prescritte da un medico.

• Quotidiani e periodici: i quotidiani e i periodici in abbonamento sono esenti, mentre in genere non lo è una singola rivista acquistata in edicola.

• Macchinari e apparecchiature di produzione: le apparecchiature utilizzate direttamente nel processo di produzione sono idonee all'esenzione in virtù di un certificato di uso esente ST-4, ma i macchinari utilizzati per lavori amministrativi, immagazzinamento o operazioni generali della struttura non lo sono.

Come utilizza un'attività un certificato di esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

La procedura di esenzione dall'imposta sulle vendite passa per il venditore, non per lo stato. L'acquirente compila il certificato corrispondente al proprio tipo di esenzione (ad es. ST-3 per la rivendita, ST-4 per l'uso esente, ST-5 per le organizzazioni esenti), includendo il motivo dell'esenzione, i dettagli dell'attività e la firma.

Il venditore conferma che il tipo di certificato corrisponda a ciò che viene venduto. Ad esempio, un certificato di rivendita ST-3 non copre l'acquisto di forniture per ufficio o apparecchiature per l'uso personale dell'acquirente. Se l'acquirente sarà un cliente abituale, un venditore può accettare un certificato generale che copra gli acquisti futuri dello stesso tipo. Questo elimina la necessità di richiedere un nuovo modulo ogni volta. Il venditore conserva quindi il certificato per tutto il tempo in cui tale acquirente effettua acquisti esenti in base allo stesso tipo di esenzione.

Quali regole di conservazione dei registri si applicano quando si accetta un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

Il New Jersey richiede alle attività di conservare i certificati di esenzione per almeno quattro anni. Un'esenzione richiesta senza documentazione viene trattata come una vendita imponibile durante un audit, pertanto ogni vendita esente necessita di un certificato completo in archivio che corrisponda al tipo di transazione. Un certificato errato o privo di una firma, di un motivo di esenzione o dei dettagli dell'attività può invalidare l'esenzione, anche se la vendita stessa sarebbe stata altrimenti idonea. La Division of Taxation si aspetta un certificato completo e firmato collegato alla transazione specifica che copre, il quale viene verificato dai revisori.

L'archiviazione digitale è accettata. I certificati devono essere recuperabili e abbinati alla transazione che coprono anziché essere archiviati separatamente senza alcun collegamento evidente. Uno strumento come Stripe Tax può aiutare un'attività a monitorare lo stato di esenzione insieme ai registri delle transazioni, riducendo il lavoro manuale necessario per abbinare i certificati alle fatture.

Quali rischi corrono le attività in caso di gestione errata di un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey?

La responsabilità per un'esenzione gestita in modo errato ricade in genere su chi ha commesso l'errore. Se un venditore non riscuote l'imposta su una vendita che non era esente, deve pagare l'imposta arretrata, oltre a sanzioni e interessi. Tuttavia, un venditore che accetta un certificato in buona fede, a condizione che il certificato sia completo e appaia valido, in genere non è ritenuto responsabile se in seguito si scopre che l'acquirente ne ha fatto un uso improprio. Se però il venditore sapeva, o avrebbe ragionevolmente dovuto sapere, che l'esenzione non si applicava alla vendita, tale protezione decade.

Gli errori comuni includono:

• Certificati scaduti: certificato ST-5 revocato o certificato di rivendita collegato a un'attività non più attiva

• Tipi di certificato non corrispondenti: certificato di rivendita utilizzato per un acquisto che l'acquirente intende chiaramente tenere e utilizzare anziché rivendere

• Certificati generali estesi eccessivamente: certificato generale applicato a un acquisto una tantum che non rientra nell'ambito originario del certificato

• Esposizione all'imposta sull'uso lato acquirente: attività che ha richiesto un'esenzione per la quale non era idonea e di conseguenza deve l'imposta sull'uso direttamente allo stato, indipendentemente da qualsiasi responsabilità che il venditore potrebbe avere sulla stessa transazione

Come fa un'attività a stabilire se un'esenzione dall'imposta sulle vendite nel New Jersey si applica a una vendita?

Il modo più affidabile per determinare l'esenzione dall'imposta sulle vendite è considerare cosa viene venduto, chi lo sta acquistando e per cosa verrà utilizzato. Da lì, controlla la categoria del prodotto. Alcune esenzioni sono collegate all'articolo indipendentemente dall'acquirente. Ad esempio, l'abbigliamento e i generi alimentari rimangono esenti sia che il cliente sia un'organizzazione non profit sia che sia un normale acquirente al dettaglio. Se il prodotto non è esente di per sé, verifica il certificato dell'acquirente. La vendita è idonea solo se l'acquirente presenta un certificato valido e corrispondente alla sua categoria di esenzione.

Per un'esenzione basata sull'uso, devi confermare l'uso previsto. Il venditore deve avere motivo di credere che l'uso dichiarato dall'acquirente sia accurato per transazioni quali gli acquisti di apparecchiature di produzione. Se non è chiaro, in genere conviene richiedere il certificato per impostazione predefinita. Addebitare l'imposta e lasciare che l'acquirente richieda un rimborso è meno rischioso che presumere l'applicazione di un'esenzione senza documentazione di supporto.

Vale la pena consultare la serie di pubblicazioni ANJ della Division of Taxation che copre la maggior parte degli scenari specifici del settore. Questa valutazione si ripete per ogni stato con le proprie categorie di esenzione e tipi di certificato, il che è importante per le attività che vendono in più stati.

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