New Jersey erhebt 6,625 % Sales Tax auf die meisten Einzelhandelsverkäufe, aber das Gesetz des Bundesstaates nimmt bestimmte Transaktionen aus. Eine Ausnahme von der Sales Tax ist eine Regel im Steuergesetzbuch, die besagt, dass ein bestimmter Verkauf nicht steuerpflichtig ist. Dies ist unabhängig von der Urban Enterprise Zone in New Jersey, die es zertifizierten Unternehmen in ausgewiesenen Gebieten ermöglicht, den Steuersatz für infrage kommende Einzelhandelsverkäufe auf 3,3125 % zu senken.

Im Folgenden besprechen wir, wie Ausnahmen von der Sales Tax in New Jersey funktionieren, welche Bescheinigungen für welche Käufer/innen gelten und wer haftet, wenn etwas schiefgeht.

Das Wichtigste auf einen Blick

• New Jersey knüpft die Berechtigung für Ausnahmen an bestimmte Bescheinigungen und nicht an den selbst deklarierten Status von Käufer/innen. Das bedeutet, dass ein/e Verkäufer/in, der/die eine Bescheinigung akzeptiert, ohne sie mit der Transaktion abzugleichen, ein Risiko eingeht.

• Produktbasierte, entitätsbasierte und nutzungsbasierte Ausnahmen funktionieren jeweils unterschiedlich, was bedeutet, dass derselbe Artikel in einem Kontext steuerpflichtig und in einem anderen ausgenommen sein kann, je nach Kategorie.

• Verkäufer/innen müssen Bescheinigungen über Ausnahmen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, da ein nicht belegter Anspruch auf eine Ausnahme bei einer Prüfung als steuerpflichtiger Verkauf behandelt wird.

Was ist eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey?

Eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey ist eine Bestimmung, die es ermöglicht, bestimmte Waren, Dienstleistungen oder qualifizierte Käufer/innen von der Sales Tax-Pflicht des Bundesstaates auszunehmen. Ausnahmen in New Jersey fallen in drei Kategorien: produktbasierte Ausnahmen, entitätsbasierte Ausnahmen und nutzungsbasierte Ausnahmen.

Wer qualifiziert sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey?

Die Qualifizierung in New Jersey hängt von der Art der Bescheinigung ab. Die Division of Taxation stellt für jede Kategorie von ausgenommenen Käufer/innen eine spezifische Bescheinigung aus. Der/die Verkäufer/in muss dann die Bescheinigung mit der Transaktion abgleichen, bevor er/sie einen Verkauf als ausgenommen behandelt.

Hier erfahren Sie, wer sich für eine Ausnahme qualifizieren kann:

• Ausgenommene Organisationen: Gemeinnützige Organisationen, religiöse Einrichtungen sowie karitative oder Bildungseinrichtungen, die sich als 501(c)(3)-Organisationen qualifizieren, verwenden eine ST-5-Bescheinigung, die einmalig von der Division of Taxation ausgestellt wird und bis auf Widerruf gültig ist.

• Behörden: Bundesbehörden, der Bundesstaat New Jersey und lokale Gemeinden benötigen für die meisten Käufe keine separate Bescheinigung, da die Ausnahme automatisch am Point of Sale gilt.

• Wiederverkäufer/innen: Unternehmen, die Inventar für den Wiederverkauf kaufen, verwenden eine ST-3-Wiederverkaufsbescheinigung, mit der sie die Steuern auf den Kauf umgehen können, da diese später erhoben werden, wenn der Artikel an Endkundinnen und Endkunden verkauft wird.

• Landwirtinnen und Landwirte: Landwirtschaftliche Erzeuger/innen verwenden eine ST-7-Bescheinigung für Käufe wie Futter, Saatgut und Ausrüstung, die direkt in landwirtschaftlichen Betrieben eingesetzt werden.

• Auftragnehmer/innen, die Kapitalverbesserungen durchführen: Ein/e Immobilieneigentümer/in händigt Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern eine ST-8-Bescheinigung für infrage kommende Kapitalverbesserungen, wie z. B. ein neues Dach oder einen Anbau, aus, damit diese keine Sales Tax auf die Arbeitszeit berechnen. Die Auftragnehmer/innen müssen jedoch weiterhin Sales Tax oder Use Tax auf alle Materialien und Vorräte zahlen, die für den Auftrag gekauft wurden.

New Jersey akzeptiert auch das Certificate of Exemption für das Streamlined Sales and Use Tax Agreement. Ein Unternehmen, das in mehrere Mitgliedsstaaten verkauft, kann diese einzige Bescheinigung verwenden, anstatt für jeden Bundesstaat, in dem es tätig ist, ein separates Formular ausfindig zu machen.

Welche Produkte und Dienstleistungen qualifizieren sich für eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey?

New Jersey besteuert Dienstleistungen nur dann, wenn die Legislative sie ausdrücklich als steuerpflichtig aufgeführt hat. Das bedeutet, dass Beratung, juristische Arbeit und die meisten persönlichen Dienstleistungen standardmäßig nicht steuerpflichtig sind. Der Ausnahmenstatus hängt oft davon ab, wie ein Produkt verwendet werden soll.

Hier erfahren Sie, wie ausgenommene Produkte in New Jersey im Allgemeinen kategorisiert werden:

• Kleidung und Schuhe: Alltägliche Kleidung und Schuhe sind ausgenommen, aber Pelzkleidung, der Verleih von formeller Kleidung sowie Sport- oder Schutzausrüstung wie Stollen und Helme sind steuerpflichtig.

• Lebensmittel: Lebensmittel, die für die Zubereitung zu Hause verkauft werden, sind ausgenommen, aber zubereitete Lebensmittel, Süßigkeiten und Erfrischungsgetränke, die für den sofortigen Verzehr bestimmt sind, qualifizieren sich nicht.

• Verschreibungspflichtige und rezeptfreie Medikamente: Beide Kategorien sind ausgenommen, zusammen mit Prothesen und langlebigen medizinischen Geräten, die von einer Ärztin/einem Arzt verschrieben werden.

• Zeitungen und Zeitschriften: Abonnementbasierte Zeitungen und Zeitschriften sind ausgenommen, obwohl ein einzelnes Magazin, das am Kiosk gekauft wird, dies in der Regel nicht ist.

• Fertigungsmaschinen und Ausrüstung: Ausrüstung, die direkt im Produktionsprozess verwendet wird, qualifiziert sich für eine Ausnahme im Rahmen einer ST-4-Bescheinigung für ausgenommene Nutzung, Maschinen, die für Verwaltungsarbeiten, Lagerung oder den allgemeinen Anlagenbetrieb verwendet werden, jedoch nicht.

Wie verwendet ein Unternehmen eine Bescheinigung über die Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey?

Der Prozess für die Ausnahme von der Sales Tax läuft über den/die Verkäufer/in, nicht über den Bundesstaat. Der/die Käufer/in füllt die Bescheinigung aus, die der Art der Ausnahme entspricht (z. B. ST-3 für den Wiederverkauf, ST-4 für die steuerfreie Nutzung, ST-5 für von der Steuer befreite Organisationen), einschließlich des Grundes für die Ausnahme, der Unternehmensdetails und der Unterschrift.

Verkäufer/innen bestätigen, dass die Art der Bescheinigung mit dem verkauften Artikel übereinstimmt. Eine ST-3-Wiederverkaufsbescheinigung deckt zum Beispiel nicht den Kauf von Bürobedarf oder Ausrüstung für den Eigengebrauch der Käufer/innen ab. Wenn es sich bei den Käufer/innen um wiederkehrende Kundinnen und Kunden handelt, können Verkäufer/innen eine Pauschalbescheinigung akzeptieren, die zukünftige Käufe der gleichen Art abdeckt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, jedes Mal ein neues Formular einzuholen. Die Verkäufer/innen bewahren die Bescheinigung dann so lange auf, wie diese Käufer/innen ausgenommene Käufe unter derselben Ausnahmenart tätigen.

Welche Aufbewahrungsvorschriften gelten bei der Annahme einer Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey?

New Jersey verlangt von Unternehmen, dass sie Bescheinigungen über Ausnahmen mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Eine ohne Unterlagen in Anspruch genommene Ausnahme wird bei einer Prüfung als steuerpflichtiger Verkauf behandelt, sodass für jeden ausgenommenen Verkauf eine vollständige Bescheinigung vorliegen muss, die mit der Transaktionsart übereinstimmt. Eine fehlerhafte Bescheinigung oder eine, der eine Unterschrift, ein Grund für die Ausnahme oder Unternehmensdetails fehlen, kann die Ausnahme ungültig machen, selbst wenn der Verkauf an sich andernfalls qualifiziert gewesen wäre. Die Division of Taxation erwartet eine vollständige, unterschriebene Bescheinigung, die an die spezifische Transaktion gebunden ist, die sie abdeckt, was von Prüfer/innen kontrolliert wird.

Die digitale Speicherung wird akzeptiert. Bescheinigungen müssen abrufbar und der Transaktion zugeordnet sein, die sie abdecken, anstatt separat ohne offensichtliche Verbindung gespeichert zu werden. Ein Tool wie Stripe Tax kann einem Unternehmen dabei helfen, den Ausnahmenstatus zusammen mit Transaktionsdatensätzen nachzuverfolgen, was den manuellen Aufwand für den Abgleich von Bescheinigungen mit Rechnungen reduziert.

Welche Risiken bestehen für Unternehmen, wenn sie eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey falsch handhaben?

Die Haftung für eine falsch gehandhabte Ausnahme liegt in der Regel bei der Person, die den Fehler gemacht hat. Wenn Verkäufer/innen für einen Verkauf, der nicht ausgenommen war, keine Steuern erheben, schulden sie die Nachsteuer zuzüglich Strafen und Zinsen. Verkäufer/innen, die eine Bescheinigung in gutem Glauben akzeptieren, vorausgesetzt, die Bescheinigung ist vollständig und erscheint gültig, werden jedoch in der Regel nicht haftbar gemacht, wenn sich später herausstellt, dass Käufer/innen sie missbraucht haben. Wenn die Verkäufer/innen jedoch wussten oder vernünftigerweise hätten wissen müssen, dass die Ausnahme für den Verkauf nicht gilt, entfällt dieser Schutz.

Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Abgelaufene Bescheinigungen: ST-5-Bescheinigung, die widerrufen wurde, oder eine Wiederverkaufsbescheinigung, die an ein nicht mehr aktives Unternehmen gebunden ist

• Nicht übereinstimmende Bescheinigungsarten: Wiederverkaufsbescheinigung, die für einen Kauf verwendet wird, den der/die Käufer/in offensichtlich behalten und nutzen möchte, anstatt ihn weiterzuverkaufen

• Überstrapazierte Pauschalbescheinigungen: Pauschalbescheinigung, die auf einen einmaligen Kauf angewendet wird, der außerhalb des ursprünglichen Geltungsbereichs der Bescheinigung liegt

• Käuferseitiges Use Tax-Risiko: Unternehmen, das eine Ausnahme in Anspruch genommen hat, für die es nicht qualifiziert war, und infolgedessen Use Tax direkt an den Bundesstaat schuldet, unabhängig von jeglicher Haftung, die der/die Verkäufer/in für dieselbe Transaktion tragen könnte

Wie kann ein Unternehmen entscheiden, ob eine Ausnahme von der Sales Tax in New Jersey für einen Verkauf gilt?

Der zuverlässigste Weg, um eine Ausnahme von der Sales Tax zu bestimmen, besteht darin, zu prüfen, was verkauft wird, wer es kauft und wofür es verwendet wird. Überprüfen Sie von dort aus die Produktkategorie. Einige Ausnahmen sind unabhängig von den Käufer/innen an den Artikel gebunden. Beispielsweise bleiben Kleidung und Lebensmittel ausgenommen, unabhängig davon, ob es sich bei der Kundin/dem Kunden um eine gemeinnützige Organisation oder um Käufer/innen im Einzelhandel handelt. Wenn das Produkt nicht an sich ausgenommen ist, überprüfen Sie die Bescheinigung der Käufer/innen. Der Verkauf ist nur dann qualifiziert, wenn die Käufer/innen eine gültige, übereinstimmende Bescheinigung für ihre Ausnahmenkategorie vorlegen.

Bei einer nutzungsbasierten Ausnahme sollten Sie den beabsichtigten Verwendungszweck bestätigen. Der/die Verkäufer/in benötigt eine Grundlage, um zu glauben, dass die von der Käuferin/vom Käufer angegebene Nutzung für Transaktionen wie den Kauf von Fertigungsausrüstung korrekt ist. Wenn dies unklar ist, sollten Sie standardmäßig die Bescheinigung einholen. Steuern zu erheben und die Käufer/innen eine Rückerstattung beantragen zu lassen, ist weniger riskant, als davon auszugehen, dass eine Ausnahme ohne unterstützende Dokumentation gilt.

Es lohnt sich, die ANJ-Publikationsreihe der Division of Taxation zu prüfen, die die meisten branchenspezifischen Szenarien abdeckt. Diese Bewertung wiederholt sich für jeden Bundesstaat mit seinen eigenen Ausnahmenkategorien und Bescheinigungsarten, was für Unternehmen wichtig ist, die über mehrere Bundesstaaten hinweg verkaufen.

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