Le New Jersey impose une taxe de vente de 6,625 % sur la plupart des ventes au commerce de détail, mais la loi de l’État exempte certaines transactions. Une exemption de la taxe de vente est une règle du code fiscal qui stipule qu’une vente précise n’est pas taxable. Elle est distincte de la Zone d’entreprise urbaine (Urban Enterprise Zone) du New Jersey, qui permet aux entreprises certifiées dans des zones désignées de réduire le taux à 3,3125 % sur les ventes au commerce de détail admissibles.

Ci-dessous, nous expliquerons comment fonctionnent les exemptions de la taxe de vente du New Jersey, quels certificats s’appliquent à quels clients et qui est responsable en cas de problème.

Points à retenir

• Le New Jersey lie l’admissibilité à l’exemption à des certificats précis plutôt qu’au statut autodéclaré d’un client. Cela signifie qu’un marchand qui accepte un certificat sans le vérifier par rapport à la transaction assume un risque.

• Les exemptions fondées sur le produit, sur l’entité et sur l’utilisation fonctionnent chacune différemment, ce qui signifie que le même poste (de facture) peut être taxable dans un contexte et exempté dans un autre, selon la catégorie.

• Les marchands doivent conserver les certificats d’exemption dans leurs dossiers pendant au moins quatre ans, car une demande d’exemption non justifiée est traitée comme une vente taxable lors d’un audit.

Qu’est-ce qu’une exemption de la taxe de vente du New Jersey?

Une exemption de la taxe de vente du New Jersey est une disposition qui permet à des biens, des services ou des clients qualifiés d’être soustraits à l’obligation de la taxe de vente de l’État. Les exemptions au New Jersey se divisent en trois catégories : les exemptions fondées sur le produit, les exemptions fondées sur l’entité et les exemptions fondées sur l’utilisation.

Qui est admissible à une exemption de la taxe de vente du New Jersey?

L’admissibilité au New Jersey dépend du type de certificat. La Division of Taxation émet un certificat précis pour chaque catégorie de client exempté. Le marchand doit ensuite faire correspondre le certificat à la transaction avant de traiter une vente comme étant exemptée.

Voici qui peut être admissible à une exemption :

• Organisations exemptées : les organismes à but non lucratif, les institutions religieuses et les entités caritatives ou éducatives admissibles en tant qu’organisations 501(c)(3) utilisent un certificat ST-5, qui est délivré une seule fois par la Division of Taxation et valide jusqu’à sa révocation.

• Entités gouvernementales : les agences fédérales, l’État du New Jersey et les municipalités locales n’ont pas besoin d’un certificat distinct pour la plupart des achats, car l’exemption s’applique automatiquement au point de vente.

• Revendeurs : les entreprises qui achètent des stocks pour les revendre utilisent un certificat de revente ST-3, ce qui leur permet de ne pas payer de taxe sur l’achat puisqu’elle sera collectée plus tard, lorsque le poste (de facture) sera vendu au client final.

• Agriculteurs : les producteurs agricoles utilisent un certificat ST-7 pour des achats tels que les aliments pour animaux, les semences et l’équipement utilisés directement dans les opérations agricoles.

• Sous-traitants qui effectuent des améliorations d’immobilisations : un propriétaire donne à un sous-traitant un certificat ST-8 pour les améliorations admissibles, comme un nouveau toit ou l’ajout d’une pièce, afin que le sous-traitant ne facture pas de taxe de vente sur la main-d’œuvre. Cependant, le sous-traitant doit tout de même payer la taxe de vente ou d’utilisation sur tous les matériaux et fournitures achetés pour le travail.

Le New Jersey accepte également le certificat d’exemption de la Streamlined Sales and Use Tax Agreement (Entente de rationalisation des taxes de vente et d’utilisation). Une entreprise qui vend dans plusieurs États membres peut utiliser ce seul certificat au lieu de rechercher un formulaire distinct pour chaque État dans lequel elle exerce ses activités.

Quels produits et services sont admissibles à une exemption de la taxe de vente du New Jersey?

Le New Jersey ne taxe les services que lorsque le corps législatif les a explicitement répertoriés comme étant taxables. Cela signifie que les services de consultation, les services juridiques et la plupart des services personnels sont m’aviser par défaut. L’état de l’exemption dépend souvent de la façon dont un produit est censé être utilisé.

Voici comment les produits exemptés sont généralement classés au New Jersey :

• Vêtements et chaussures : les vêtements et les chaussures de tous les jours sont exemptés, mais les vêtements en fourrure, la location de tenues de soirée et l’équipement de sport ou de protection comme les crampons et les casques sont taxables.

• Produits d’épicerie : les aliments vendus pour être préparés à la maison sont exemptés, mais les aliments préparés, les bonbons et les boissons gazeuses destinés à une consommation immédiate ne sont pas admissibles.

• Médicaments sur ordonnance et en vente libre : les deux catégories sont exemptées, de même que les prothèses et l’équipement médical durable prescrits par un médecin.

• Journaux et périodiques : les journaux et les périodiques vendus sur abonnement sont exemptés, bien qu’un magazine individuel acheté dans un kiosque à journaux ne le soit généralement pas.

• Machines et équipement de fabrication : l’équipement utilisé directement dans le processus de production est admissible à l’exemption en vertu d’un certificat d’utilisation exemptée ST-4, mais les machines utilisées pour le travail administratif, l’entreposage ou les opérations générales des installations ne le sont pas.

Comment une entreprise utilise-t-elle un certificat d’exemption de la taxe de vente du New Jersey?

Le processus d’exemption de la taxe de vente passe par le marchand, et non par l’État. Le client remplit le certificat qui correspond à son type d’exemption (par exemple, ST-3 pour la revente, ST-4 pour un usage exempté, ST-5 pour les organismes à but non lucratif), en incluant le motif de l’exemption, les informations sur l’entreprise et la signature.

Le marchand confirme que le type de certificat correspond à ce qui est vendu. Par exemple, un certificat de revente ST-3 ne couvre pas l’achat de fournitures de bureau ou d’équipement pour l’usage personnel du client. Si le client est appelé à revenir, un marchand peut accepter un certificat général qui couvre les achats futurs du même type. Cela élimine la nécessité de collecter un nouveau formulaire à chaque fois. Le marchand conserve ensuite le certificat tant que ce client effectue des achats exemptés dans le cadre du même type d’exemption.

Quelles règles de tenue de dossiers s’appliquent lors de l’acceptation d’une exemption de la taxe de vente du New Jersey?

Le New Jersey exige que les entreprises conservent les certificats d’exemption pendant au moins quatre ans. Une exemption réclamée sans documents est traitée comme une vente taxable lors d’un audit ; par conséquent, chaque vente exemptée nécessite un certificat complet au dossier qui correspond au type de transaction. Un certificat incorrect ou auquel il manque une signature, un motif d’exemption ou les renseignements sur l’entreprise peut invalider l’exemption, même si la vente elle-même aurait par ailleurs été admissible. La Division of Taxation s’attend à recevoir un certificat complet et signé lié à la transaction précise qu’il couvre, ce que les auditeurs vérifient.

Le stockage numérique est accepté. Les certificats doivent pouvoir être récupérés et correspondre à la transaction qu’ils couvrent, plutôt que d’être sauvegardés séparément sans lien évident. Un outil comme Stripe Tax peut aider une entreprise à faire le suivi de l’état des exemptions en même temps que des dossiers de transaction, ce qui réduit le travail manuel consistant à faire correspondre les certificats aux factures.

À quels risques les entreprises sont-elles exposées lorsqu’elles traitent incorrectement une exemption de la taxe de vente du New Jersey?

La responsabilité d’une exemption mal gérée incombe généralement à la personne qui a commis l’erreur. Si un marchand ne collecte pas la taxe sur une vente qui n’était pas exemptée, le marchand est redevable de l’arriéré de taxe, plus les pénalités et les intérêts. Cependant, un marchand qui accepte un certificat de bonne foi, à condition que le certificat soit complet et semble valide, n’est généralement pas tenu responsable s’il s’avère par la suite que le client l’a mal utilisé. Mais si le marchand savait, ou aurait raisonnablement dû savoir, que l’exemption ne s’appliquait pas à la vente, cette protection disparaît.

Les erreurs courantes comprennent :

• Certificats expirés : certificat ST-5 qui a été révoqué ou certificat de revente lié à une entreprise qui n’est plus active

• Types de certificats incompatibles : certificat de revente utilisé pour un achat que le client a clairement l’intention de conserver et d’utiliser plutôt que de revendre

• Certificats généraux prolongés de façon excessive : certificat général appliqué à un achat ponctuel qui ne relève pas de la portée initiale du certificat

• Exposition du client à la taxe d’utilisation : entreprise qui a réclamé une exemption à laquelle elle n’était pas admissible et qui, par conséquent, doit une taxe d’utilisation directement à l’État, indépendamment de toute responsabilité que le marchand pourrait avoir pour la même transaction

Comment une entreprise peut-elle déterminer si une exemption de la taxe de vente du New Jersey s’applique à une vente?

Le moyen le plus fiable de déterminer l’exemption de la taxe de vente est de tenir compte de ce qui est vendu, de qui l’achète et de l’usage qui en sera fait. À partir de là, vérifiez la catégorie de produit. Certaines exemptions sont liées au poste (de facture), indépendamment du client. Par exemple, les vêtements et les produits d’épicerie restent exemptés, que le client soit un organisme à but non lucratif ou un acheteur régulier du commerce de détail. Si le produit n’est pas exempté en soi, vérifiez le certificat du client. La vente est admissible uniquement si le client présente un certificat valide et correspondant à sa catégorie d’exemption.

Pour une exemption fondée sur l’utilisation, vous devez confirmer l’utilisation prévue. Le marchand a besoin d’une raison de croire que l’utilisation déclarée par le client est exacte pour les transactions, comme les achats d’équipement de fabrication. En cas de doute, il est préférable de collecter le certificat par défaut. Facturer la taxe et laisser le client demander un remboursement est moins risqué que de supposer qu’une exemption s’applique sans pièces justificatives.

Il vaut la peine de consulter la série de publications ANJ de la Division of Taxation qui couvre la plupart des scénarios propres à un secteur. Cette évaluation se répète pour chaque État avec ses propres catégories d’exemption et types de certificats, ce qui est important pour les entreprises qui vendent dans plusieurs États.

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