Nueva Jersey cobra el 6.625 % de impuesto sobre las ventas en la mayoría de las ventas minoristas, pero la ley estatal exime ciertas transacciones. Una exención del impuesto sobre las ventas es una regla del código tributario que establece que una venta específica no está sujeta a impuestos. Es independiente de la Zona de Empresa Urbana de Nueva Jersey, que permite a las empresas certificadas en áreas designadas reducir la tasa al 3.3125 % en ventas minoristas elegibles.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las exenciones del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey, qué certificados se aplican a qué compradores y quién es responsable cuando algo sale mal.

Conclusiones principales

• Nueva Jersey vincula la elegibilidad para la exención a certificados específicos en lugar de al estado autodeclarado del comprador. Eso significa que un vendedor que acepta un certificado sin verificarlo con la transacción asume un riesgo.

• Las exenciones basadas en el producto, en la entidad y en el uso funcionan de manera diferente, lo que significa que el mismo artículo puede estar sujeto a impuestos en un contexto y exento en otro, según la categoría.

• Los vendedores deben conservar los certificados de exención archivados durante al menos cuatro años, ya que una reclamación de exención sin respaldo se trata como una venta sujeta a impuestos durante una auditoría.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey es una disposición que permite que bienes o servicios específicos, o compradores calificados, queden exentos de la obligación del impuesto sobre las ventas del estado. En Nueva Jersey, las exenciones se dividen en tres categorías: exenciones basadas en el producto, exenciones basadas en la entidad y exenciones basadas en el uso.

¿Quién cumple los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

La elegibilidad en Nueva Jersey depende del tipo de certificado. La División de Tributación emite un certificado específico para cada categoría de comprador exento. Luego, el vendedor debe asociar el certificado con la transacción antes de tratar una venta como exenta.

A continuación, se indican quiénes pueden cumplir los requisitos para la exención:

• Organizaciones exentas: Las organizaciones sin fines de lucro, las instituciones religiosas y las entidades benéficas o educativas que califican como organizaciones 501(c)(3) utilizan un certificado ST-5, que la División de Tributación emite una vez y es válido hasta que se revoque.

• Entidades gubernamentales: Las agencias federales, el estado de Nueva Jersey y los municipios locales no necesitan un certificado por separado para la mayoría de las compras, ya que la exención se aplica de manera automática en el punto de venta.

• Revendedores: Las empresas que compran inventario para revender utilizan un certificado de reventa ST-3, que les permite omitir el impuesto sobre la compra, ya que se cobra más adelante cuando el artículo se vende al cliente final.

• Agricultores: Los productores agrícolas usan un certificado ST-7 para compras como alimento, semillas y equipos que se usan de forma directa en las operaciones agrícolas.

• Contratistas que realizan mejoras de capital: El propietario de una propiedad le entrega al contratista un certificado ST-8 por mejoras de capital que califican, como un techo nuevo o la adición de una habitación, para que el contratista no cobre impuestos sobre las ventas en la mano de obra. Sin embargo, el contratista aún debe pagar el impuesto sobre las ventas o el uso de todos los materiales y suministros comprados para el trabajo.

Nueva Jersey también acepta el Certificado de Exención del Acuerdo Simplificado del Impuesto sobre las Ventas y el Uso. Una empresa que vende en varios estados miembros puede usar este único certificado en lugar de buscar un formulario diferente para cada estado en el que opera.

¿Qué productos y servicios cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Nueva Jersey grava los servicios solo cuando la legislatura los ha enumerado de manera explícita como sujetos a impuestos. Eso significa que la consultoría, el trabajo legal y la mayoría de los servicios personales no están sujetos a impuestos por defecto. El estado de exención a menudo depende de cómo se pretenda usar un producto.

A continuación, te mostramos cómo se categorizan por lo general los productos exentos en Nueva Jersey:

• Ropa y calzado: La ropa y el calzado de uso diario están exentos, pero la ropa de piel, el alquiler de ropa formal y el equipo deportivo o de protección, como los botines y los cascos, están sujetos a impuestos.

• Alimentos de supermercado: Los alimentos que se venden para prepararse en el hogar están exentos, pero los alimentos preparados, los dulces y los refrescos destinados al consumo inmediato no cumplen los requisitos.

• Medicamentos recetados y de venta libre: Ambas categorías están exentas, junto con los dispositivos protésicos y los equipos médicos duraderos recetados por un médico.

• Periódicos y revistas: Los periódicos y las revistas basados en suscripciones están exentos, aunque una revista individual que se compre en el puesto de revistas por lo general no lo está.

• Maquinaria y equipos de fabricación: El equipo utilizado directamente en el proceso de producción cumple los requisitos para la exención bajo un certificado de uso exento ST-4, pero la maquinaria utilizada para trabajos administrativos, almacenamiento u operaciones generales de las instalaciones, no.

¿Cómo usa una empresa un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

El proceso de exención del impuesto sobre las ventas se gestiona a través del vendedor, no del estado. El comprador completa el certificado que corresponde a su tipo de exención (p. ej., ST-3 para reventa, ST-4 para uso exento, ST-5 para organizaciones exentas), que incluye el motivo de la exención, los datos de la empresa y la firma.

El vendedor confirma que el tipo de certificado coincida con lo que se vende. Por ejemplo, un certificado de reventa ST-3 no cubre una compra de artículos de oficina o equipo para uso propio del comprador. Si el comprador será un cliente habitual, el vendedor puede aceptar un certificado general que cubra compras futuras del mismo tipo. Esto elimina la necesidad de solicitar un formulario nuevo cada vez. Luego, el vendedor conserva el certificado mientras el comprador realice compras exentas bajo el mismo tipo de exención.

¿Qué normas de mantenimiento de registros se aplican al aceptar una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Nueva Jersey exige a las empresas que conserven los certificados de exención durante al menos cuatro años. Una exención reclamada sin papeleo se trata como una venta sujeta a impuestos durante una auditoría, por lo que cada venta exenta necesita un certificado completo archivado que coincida con el tipo de transacción. Un certificado incorrecto o uno al que le falte la firma, un motivo de exención o los datos de la empresa puede invalidar la exención, incluso si la venta en sí hubiera calificado de otro modo. La División de Tributación espera un certificado completo y firmado vinculado a la transacción específica que cubre, lo cual verifican los auditores.

Se acepta el almacenamiento digital. Los certificados deben poder recuperarse y asociarse con la transacción que cubren en lugar de almacenarse por separado sin un enlace evidente. Una herramienta como Stripe Tax puede ayudar a una empresa a rastrear el estado de exención junto con los registros de las transacciones, lo que reduce el trabajo manual de asociar certificados a las facturas.

¿Qué riesgos enfrentan las empresas al manejar de forma incorrecta una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey?

Por lo general, la responsabilidad por una exención mal gestionada recae en quien cometió el error. Si un vendedor no cobra impuestos en una venta que no estaba exenta, debe pagar los impuestos atrasados, además de multas e intereses. Sin embargo, un vendedor que acepta un certificado de buena fe (siempre que esté completo y parezca válido) por lo general no es considerado responsable si luego resulta que el comprador lo usó de forma incorrecta. Pero si el vendedor sabía, o razonablemente debería haber sabido, que la exención no se aplicaba a la venta, esa protección desaparece.

Entre los errores comunes, se incluyen los siguientes:

• Certificados vencidos: Certificado ST-5 que fue revocado o un certificado de reventa vinculado a una empresa que ya no está activa

• Tipos de certificados incompatibles: Certificado de reventa utilizado para una compra que el comprador claramente pretende conservar y usar en lugar de revender

• Certificados generales excedidos: Certificado general aplicado a una compra única que queda fuera del alcance original del certificado

• Exposición al impuesto sobre el uso por parte del comprador: Empresa que reclamó una exención para la que no cumplía los requisitos y, en consecuencia, debe el impuesto sobre el uso directamente al estado, independientemente de cualquier responsabilidad que el vendedor pueda tener en la misma transacción

¿Cómo puede una empresa decidir si una exención del impuesto sobre las ventas de Nueva Jersey se aplica a una venta?

La forma más confiable de determinar la exención del impuesto sobre las ventas es considerar qué se vende, quién lo compra y para qué lo usará. A partir de ahí, verifica la categoría del producto. Algunas exenciones se aplican al artículo independientemente del comprador. Por ejemplo, la ropa y los alimentos de supermercado siguen exentos ya sea que el cliente sea una organización sin fines de lucro o un comprador minorista habitual. Si el producto no está exento por sí solo, verifica el certificado del comprador. La venta califica únicamente si el comprador presenta un certificado válido y coincidente para su categoría de exención.

Para una exención basada en el uso, debes confirmar el uso previsto. El vendedor necesita una base para creer que el uso declarado por el comprador es exacto para las transacciones, como en las compras de equipos de fabricación. Cuando no esté claro, es mejor solicitar el certificado por defecto. Cobrar el impuesto y dejar que el comprador solicite un reembolso es menos riesgoso que asumir que se aplica una exención sin la documentación de respaldo.

Vale la pena consultar la serie de publicaciones ANJ de la División de Tributación, que cubre la mayoría de los escenarios específicos del sector. Esta evaluación se repite para cada estado con sus propias categorías de exención y tipos de certificados, lo que es importante para las empresas que venden en varios estados.

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