Las soluciones de cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés) son plataformas de software que automatizan el proceso de cuentas por pagar para las empresas, lo que incluye cómo las empresas reciben las facturas de los proveedores, las dirigen para su aprobación y las pagan. Las soluciones de AP reemplazan la carpeta de PDF, la hoja de cálculo compartida y la emisión de cheques impresos por un sistema que captura automáticamente los datos de la factura, aplica las reglas de aprobación de manera uniforme y programa los pagos según los plazos que establezca la empresa.

A continuación, explicaremos cómo funcionan las plataformas de AP de principio a fin, las diferentes categorías de herramientas en el mercado y qué debes tener en cuenta al elegir entre las empresas de soluciones de cuentas por pagar.

De un vistazo

• Las plataformas de AP automatizan la captura de facturas, la ruta de aprobación, la ejecución del pago y la conciliación. Esto reduce el coste y el tiempo de respuesta para procesar cada factura.

• El tipo adecuado de solución depende principalmente de qué parte del proceso de cuentas por pagar quiere una empresa que asuma un solo proveedor.

• La automatización reduce los errores manuales y el tiempo de procesamiento, pero puede conllevar sus propios riesgos, como los pagos duplicados y las altas tasas de excepción de facturas debido a datos de coincidencia incompletos.

¿Qué son las soluciones de cuentas por pagar?

Las soluciones de cuentas por pagar (AP) son plataformas de software que automatizan cómo una empresa recibe las facturas de los proveedores, las dirige para su aprobación y las paga. Esta automatización reduce el trabajo manual, mejora la precisión de los pagos y mantiene la visibilidad en todo el departamento de AP de la empresa.

¿Cómo funciona una plataforma de cuentas por pagar?

Una plataforma de AP es una cadena de sistemas más pequeños que funcionan en secuencia. A continuación, se indican las diferentes funciones implicadas en la gestión de AP.

Captura de facturas y coincidencia

Las plataformas de AP suelen leer las facturas mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El sistema extrae el nombre del proveedor, el número de factura, las líneas de pedido, el impuesto y el total, y marca cualquier elemento que no pueda analizar de forma fiable para que lo compruebe un ser humano.

A continuación, ejecuta una coincidencia de dos vías, donde la factura se coteja con el pedido de compra para confirmar que el importe facturado coincide con lo que se pidió, o bien una coincidencia de tres vías, que añade el registro de recepción para confirmar que lo que llegó coincide con lo que se facturó y se pidió. En este paso es donde se detectan muchos errores de facturación e intentos de fraude de facturas, ya que cualquier discrepancia en la cantidad o un precio unitario inflado se muestra antes de que se emita el pago.

Aprobación y pago

Una vez que una factura supera la coincidencia, la plataforma la dirige para su validación. Una empresa establece umbrales que el sistema puede aplicar automáticamente: quizá las facturas por debajo de 500 $ se aprueban automáticamente, cualquier importe superior a 10.000 $ requiere dos firmas y los proveedores nuevos se dirigen primero al departamento de compras.

Una vez aprobado el pago, la plataforma envía la transferencia a través del método de pago que corresponda (p. ej., el adeudo directo, la transferencia electrónica o la tarjeta virtual), y luego rastrea su estado hasta que se liquida.

Registros de proveedores y sincronización contable

En cuanto a la gestión de proveedores, la plataforma almacena los datos bancarios, la documentación de impuestos y el historial de pagos, por lo que pagar a un proveedor no implica reconstruir un perfil desde cero cada vez. A continuación, la transacción completada se envía al sistema de contabilidad, por lo que el libro mayor general está actualizado.

¿Qué tipos de soluciones de cuentas por pagar están disponibles?

El panorama de las soluciones de AP se puede dividir en cuatro categorías generales. La adecuada para tu empresa depende de qué parte del proceso de cuentas por pagar quieres que asuma un solo proveedor.

Las opciones principales son:

• Software de AP independiente: plataformas especializadas creadas específicamente para flujos de trabajo de facturación a pago, que suelen elegir las empresas que desean unas funciones de AP detalladas sin reemplazar su sistema de contabilidad existente.

• Módulos de AP integrados en la planificación de recursos empresariales (ERP): funciones de AP integradas en un sistema ERP más grande, útiles para las empresas que ya gestionan sus finanzas a través de dicho ERP y quieren que el servicio de AP esté en el mismo entorno.

• Plataformas habilitadas para pagos: software de contabilidad o de gestión de gastos con ejecución de pagos integrada, por lo que la aprobación de las facturas y la transferencia real de dinero se realizan en una única interfaz.

• Herramientas de pago a nivel de infraestructura: interfaces de programación de aplicaciones (API) y redes de pago sobre las que otras empresas de software desarrollan funciones de desembolso, en lugar de un producto de AP finalizado en el que una empresa inicia sesión directamente. Stripe encaja aquí: las plataformas y los marketplaces usan Stripe Connect para enviar transferencias a vendedores, contratistas o proveedores a escala. Esto funciona bien para cualquier empresa que pague a una lista variada de destinatarios.

¿Cuáles son los riesgos y las limitaciones de las soluciones de cuentas por pagar?

El fraude de facturas es una amenaza común que las soluciones de AP no siempre pueden mitigar. Por ejemplo, un actor fraudulento que se hace pasar por un proveedor (a menudo al comprometer o falsificar una cuenta de correo electrónico) puede enviar una factura de aspecto legítimo con datos bancarios actualizados, y un aprobador que esté acostumbrado al nombre del proveedor podría pagarla sin notar el cambio. Las plataformas de AP reducen este riesgo a través de pasos de coincidencia y verificación de proveedores, pero no lo eliminan si las reglas de aprobación se establecen de forma demasiado flexible o si una empresa omite la verificación de los cambios bancarios a través de un segundo canal, como una llamada telefónica a un contacto conocido.

Los pagos duplicados son otro punto de fallo común, en particular justo después de que una empresa migra desde un proceso manual, ya que los datos históricos de las facturas no siempre se asignan de forma impecable en el nuevo sistema. Depender en exceso de la lógica de coincidencia también puede causar sus propios problemas. Si los datos del pedido están incompletos o desactualizados y la coincidencia de tres vías sigue marcando las facturas legítimas como excepciones, los equipos podrían empezar a ignorar esas advertencias por costumbre en lugar de comprobarlas realmente.

La implementación también conlleva trastornos importantes. Migrar los registros de proveedores, los datos bancarios y las jerarquías de aprobación a una nueva plataforma lleva tiempo, y los propios proveedores a veces se resisten a inscribirse en programas de pago electrónico, especialmente los proveedores más pequeños que están acostumbrados a recibir un cheque. Estos riesgos y limitaciones no hacen que la automatización de AP sea una mala inversión para una empresa, pero el período de transición necesita una planificación cuidadosa.

¿Cómo varían las soluciones de cuentas por pagar en función del tipo de empresa?

Las funciones centrales de las soluciones de AP (es decir, la captura, la aprobación, el pago, la conciliación) siguen siendo las mismas. Pero el peso de cada una de ellas cambia según el tipo de empresa.

Pequeñas empresas

Las pequeñas empresas generalmente priorizan la simplicidad: la captura básica de facturas, uno o dos niveles de aprobación y una integración limpia con cualquier software de contabilidad que ya usen. Las jerarquías de aprobación complejas o el soporte multientidad añaden costes y tiempo de configuración sin resolver un problema que tengan realmente.

Empresas

Las empresas suelen enfrentarse a la presión contraria. Las estructuras multientidad implican que la misma plataforma tiene que aplicar diferentes reglas de aprobación y centros de costes dependiendo de a qué filial pertenezca una factura, y la integración de ERP deja de ser opcional una vez que la pila financiera de una empresa ya funciona a través de un software ERP. La separación de funciones también es más importante a esta escala, tanto para fines de auditoría como porque un grupo más grande de aprobadores hace que la supervisión informal sea más difícil de mantener.

Plataformas y marketplaces

Las plataformas y los marketplaces se sitúan en una categoría propia. En lugar de pagar a un conjunto fijo de proveedores, desembolsan fondos a cientos o miles de vendedores, conductores o contratistas, a menudo en un calendario recurrente y, a veces, de forma transfronteriza. Eso es menos un problema tradicional de AP y más un problema de infraestructura de transferencias. Aquí es donde se aplican herramientas como Stripe Connect: están diseñadas para que una empresa pague a muchos destinatarios a escala.

¿Cómo eliges la solución de cuentas por pagar adecuada para tu empresa?

Empieza por el volumen y la estructura antes de examinar un producto en concreto. ¿Cuántas facturas procesas al mes, cuántas entidades jurídicas o centros de costes necesitan reglas de aprobación separadas y cuántos de tus proveedores están fuera de tu país de origen? Piensa dónde estarán el volumen de tus facturas y tu presencia geográfica dentro de dos años, no solo dónde están ahora.

Una vez que tengas una idea clara de tus necesidades, tanto presentes como futuras, evalúa las siguientes funciones:

• Precisión en la automatización de facturas: pregunta cómo gestiona la plataforma las facturas que no puede leer de forma impecable, como las imágenes escaneadas o los formatos no estándares. Una alta tasa de errores devuelve el trabajo manual a tu equipo.

• Flexibilidad en el flujo de trabajo de aprobaciones: confirma que puedes crear aprobaciones de varios niveles, delegar firmas durante las ausencias y establecer distintas reglas por departamento o proveedor sin necesitar a un desarrollador para configurarlo.

• Cobertura de los métodos de pago: comprueba qué métodos de pago acepta la plataforma, incluidos el adeudo directo, las transferencias electrónicas y las tarjetas virtuales, y si los proveedores pueden elegir su método preferido o si la empresa está restringida a uno.

• Soporte para desembolsos globales: si pagas a proveedores fuera del país, comprueba que la plataforma acepta pagos multidivisa y métodos de pago locales en esas regiones.

• Conciliación y códigos de libro mayor general: busca la coincidencia automática con el libro mayor general, con la codificación de la cuenta correcta aplicada por regla en lugar de la asignación manual en cada factura.

• Opciones de integración: confirma que la plataforma se conecta directamente a tu sistema de contabilidad o de ERP a través de una integración compatible o una API abierta. Una herramienta que requiera la exportación y la importación manuales pierde gran parte de su propósito. Pregunta en concreto cómo gestiona la integración los datos históricos durante la migración.

Considera con franqueza el plazo de implementación y las alteraciones internas. Una plataforma que tarde tres meses en configurarse y requiera que todos los proveedores vuelvan a registrarse conlleva un coste que no aparece en una comparación de funciones. Merece la pena sopesar estos posibles inconvenientes frente a una herramienta más sencilla que ponga a tu equipo en activo en cuestión de semanas.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio —con herramientas para auditorías, cierres mensuales, informes y mucho más— para que puedas cerrar tu contabilidad de forma más precisa y eficiente. Además, automatiza y configura informes de ingresos para facilitar el cumplimiento de las normas ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a:

• Obtener una visión más completa de tus ingresos: En el panel de Stripe, consulta todas sus transacciones y términos de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.

• Personaliza para tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, en línea con las prácticas contables de tu empresa.

• Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.

Conoce todos los detalles sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a facilitar el cumplimiento de las normativas a nivel internacional o crea una cuenta gratuita para empezar.