Accounts Payable-Lösungen (Kreditorenbuchhaltung, AP) sind Softwareplattformen, die den Prozess der Kreditorenbuchhaltung für Unternehmen automatisieren, einschließlich der Art und Weise, wie Unternehmen Lieferantenrechnungen empfangen, zur Genehmigung weiterleiten und bezahlen. AP-Lösungen ersetzen den Ordner mit PDFs, die freigegebene Tabelle und den gedruckten Schecklauf durch ein System, das Rechnungsdaten automatisch erfasst, Genehmigungsregeln konsistent anwendet und Zahlungen zu den von einem Unternehmen festgelegten Bedingungen plant.

Im Folgenden besprechen wir, wie AP-Plattformen durchgängig funktionieren, welche verschiedenen Kategorien von Tools auf dem Markt sind und worauf Sie bei der Auswahl zwischen Anbietern von Accounts Payable-Lösungen achten sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• AP-Plattformen automatisieren die Erfassung von Rechnungen, die Weiterleitung von Genehmigungen, die Zahlungsausführung und den Abgleich. Dadurch werden die Kosten und die Bearbeitungszeit für jede Rechnung reduziert.

• Die richtige Art der Lösung hängt in erster Linie davon ab, wie viel des Kreditorenprozesses ein Unternehmen von einem einzigen Anbieter abwickeln lassen möchte.

• Automatisierung reduziert manuelle Fehler und Bearbeitungszeiten, kann aber eigene Risiken mit sich bringen, darunter doppelte Zahlungen und hohe Rechnungsausnahmenraten aufgrund unvollständiger Abgleichsdaten.

Was sind Accounts Payable-Lösungen?

Accounts Payable-Lösungen (AP) sind Softwareplattformen, die automatisieren, wie ein Unternehmen Lieferantenrechnungen empfängt, sie zur Genehmigung weiterleitet und bezahlt. Diese Automatisierung reduziert die manuelle Arbeit, verbessert die Zahlungsgenauigkeit und sorgt für Transparenz in der gesamten Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens.

Wie funktioniert eine Accounts Payable-Plattform?

Eine AP-Plattform ist eine Kette von kleineren Systemen, die nacheinander arbeiten. Hier sind die verschiedenen Funktionen, die an der AP-Verwaltung beteiligt sind.

Rechnungserfassung und -abgleich

AP-Plattformen lesen Rechnungen in der Regel mittels optischer Zeichenerkennung (OCR). Das System extrahiert den Namen des Lieferanten, die Rechnungsnummer, die Einzelposten, die Steuer und den Gesamtbetrag und kennzeichnet alles, was es nicht sicher parsen kann, zur Überprüfung durch einen Menschen.

Anschließend führt es entweder einen Zwei-Wege-Abgleich durch, bei dem die Rechnung mit der Bestellung abgeglichen wird, um zu bestätigen, dass der in Rechnung gestellte Betrag mit dem bestellten Betrag übereinstimmt, oder einen Drei-Wege-Abgleich, bei dem der Wareneingangsbeleg hinzugefügt wird, um zu bestätigen, dass das Gelieferte mit dem in Rechnung gestellten und bestellten Betrag übereinstimmt. In diesem Schritt werden viele Abrechnungsfehler und versuchter Rechnungsbetrug aufgedeckt, da eine nicht übereinstimmende Menge oder ein überhöhter Stückpreis angezeigt wird, bevor die Zahlung ausgeführt wird.

Genehmigung und Zahlung

Sobald eine Rechnung den Abgleich durchlaufen hat, leitet die Plattform sie zur Abzeichnung weiter. Ein Unternehmen legt Schwellenwerte fest, die das System automatisch durchsetzen kann: Vielleicht werden Rechnungen unter 500 $ automatisch genehmigt, alles über 10.000 $ erfordert zwei Abzeichnungen und neue Lieferanten werden zuerst an die Beschaffung weitergeleitet.

Sobald die Zahlung genehmigt ist, sendet die Plattform die Überweisung über die jeweils geltende Zahlungsmethode (z. B. Lastschriftverfahren, Banküberweisung, virtuelle Karte) und verfolgt ihren Status bis zur Abwicklung.

Lieferantendatensätze und Buchhaltungssynchronisierung

Auf der Seite der Lieferantenverwaltung speichert die Plattform Bankdaten, Steuerdokumente und den Zahlungsverlauf, sodass die Bezahlung eines Lieferanten nicht jedes Mal bedeutet, dass ein Profil von Grund auf neu erstellt werden muss. Anschließend wird die abgeschlossene Transaktion an das Buchhaltungssystem zurückgegeben, sodass das Hauptbuch aktuell ist.

Welche Arten von Accounts Payable-Lösungen gibt es?

Die Landschaft der AP-Lösungen lässt sich in vier allgemeine Kategorien unterteilen. Welche die richtige für Ihr Unternehmen ist, hängt davon ab, wie viel des Kreditorenprozesses Sie von einem einzigen Anbieter abwickeln lassen möchten.

Die wichtigsten Optionen sind:

• Eigenständige AP-Software: Dedizierte Plattformen, die speziell für Invoice-to-Pay-Workflows entwickelt wurden und in der Regel von Unternehmen gewählt werden, die tiefgreifende AP-Funktionalität wünschen, ohne ihr bestehendes Buchhaltungssystem zu ersetzen.

• In ERP (Enterprise Resource Planning) integrierte AP-Module: In ein größeres ERP-System integrierte AP-Funktionen, die für Unternehmen nützlich sind, die ihre Finanzen bereits über dieses ERP-System abwickeln und möchten, dass AP in derselben Umgebung ausgeführt wird.

• Zahlungsfähige Plattformen: Buchhaltungs- oder Ausgabenverwaltungssoftware mit integrierter Zahlungsausführung, sodass die Rechnungsgenehmigung und die eigentliche Geldüberweisung über eine einzige Schnittstelle erfolgen.

• Zahlungstools auf Infrastrukturebene: APIs (Application Programming Interfaces) und Zahlungsnetzwerke, auf denen andere Softwareunternehmen Auszahlungsfunktionen aufbauen, und nicht ein fertiges AP-Produkt, bei dem sich ein Unternehmen direkt anmeldet. Stripe passt hierhin: Plattformen und Marktplätze verwenden Stripe Connect, um Auszahlungen in großem Maßstab an Verkäufer/innen, Auftragnehmer/innen oder Lieferanten zu senden. Dies funktioniert gut für jedes Unternehmen, das an eine vielfältige Liste von Empfängerinnen und Empfängern auszahlt.

Was sind die Risiken und Einschränkungen von Accounts Payable-Lösungen?

Rechnungsbetrug ist eine häufige Bedrohung, die AP-Lösungen nicht immer abmildern können. Ein betrügerischer Akteur, der sich beispielsweise als Lieferant ausgibt (häufig durch Kompromittierung oder Spoofing eines E-Mail-Kontos), könnte eine legitim aussehende Rechnung mit aktualisierten Bankdaten senden, und ein Genehmiger, der an den Namen des Lieferanten gewöhnt ist, könnte diese bezahlen, ohne die Änderung zu bemerken. AP-Plattformen verringern dieses Risiko durch Abgleichs- und Lieferantenüberprüfungsschritte, beseitigen es jedoch nicht, wenn die Genehmigungsregeln zu locker festgelegt sind oder wenn ein Unternehmen die Überprüfung von Bankänderungen über einen zweiten Kanal, z. B. einen Anruf bei einem bekannten Kontakt, überspringt.

Doppelte Zahlungen sind eine weitere häufige Fehlerquelle, insbesondere direkt nach der Migration eines Unternehmens von einem manuellen Prozess, da historische Rechnungsdaten nicht immer sauber in das neue System übernommen werden können. Eine zu starke Abhängigkeit von der Abgleichslogik kann ebenfalls eigene Probleme verursachen. Wenn Bestelldaten unvollständig oder veraltet sind und der Drei-Wege-Abgleich legitime Rechnungen immer wieder als Ausnahmen kennzeichnet, beginnen Teams möglicherweise aus Gewohnheit, diese Kennzeichnungen zu überschreiben, anstatt sie tatsächlich zu überprüfen.

Die Implementierung bringt ebenfalls echte Störungen mit sich. Die Migration von Lieferantendatensätzen, Bankdaten und Genehmigungshierarchien in eine neue Plattform erfordert Zeit, und die Lieferanten selbst wehren sich manchmal gegen die Anmeldung an elektronischen Zahlungsprogrammen, insbesondere kleinere Lieferanten, die es gewohnt sind, einen Scheck zu erhalten. Diese Risiken und Einschränkungen machen die AP-Automatisierung nicht zu einer schlechten Investition für ein Unternehmen, aber die Übergangsphase erfordert eine sorgfältige Planung.

Wie unterscheiden sich Accounts Payable-Lösungen nach Unternehmenstyp?

Die Kernfunktionen von AP-Lösungen (d. h. Erfassung, Genehmigung, Zahlung, Abgleich) bleiben gleich. Aber die Gewichtung, die jede einzelne hat, verschiebt sich je nach Unternehmenstyp.

Kleinunternehmens

Kleine Unternehmen legen in der Regel Wert auf Einfachheit: grundlegende Rechnungserfassung, ein oder zwei Genehmigungsebenen und eine saubere Integration in die Buchhaltungssoftware, die sie bereits verwenden. Komplexe Genehmigungshierarchien oder Unterstützung mehrerer Einheiten erhöhen die Kosten und die Einrichtungszeit, ohne ein Problem zu lösen, das sie tatsächlich haben.

Unternehmen

Unternehmen stehen tendenziell unter dem entgegengesetzten Druck. Strukturen mit mehreren Einheiten bedeuten, dass dieselbe Plattform je nach Tochtergesellschaft, zu der eine Rechnung gehört, unterschiedliche Genehmigungsregeln und Kostenstellen durchsetzen muss, und die ERP-Integration ist nicht mehr optional, sobald der Finanz-Stack eines Unternehmens bereits über eine ERP-Software ausgeführt wird. Die Funktionstrennung spielt auf dieser Ebene ebenfalls eine größere Rolle, sowohl zu Prüfungszwecken als auch weil ein größerer Pool von Genehmigern eine informelle Aufsicht schwieriger aufrechtzuerhalten macht.

Plattformen und Marktplätze

Plattformen und Marktplätze stellen eine eigene Kategorie dar. Anstatt an eine feste Gruppe von Lieferanten zu zahlen, zahlen sie Gelder an Hunderte oder Tausende von Verkäuferinnen und Verkäufern, Fahrerinnen und Fahrern oder Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern aus, oft in einem wiederkehrenden Zeitplan und manchmal grenzüberschreitend. Das ist weniger ein traditionelles AP-Problem als vielmehr ein Problem der Auszahlungsinfrastruktur. Hier kommen Tools wie Stripe Connect zum Einsatz: Sie sind für ein Unternehmen konzipiert, das Zahlungen in großem Maßstab an viele Empfängerinnen und Empfänger leistet.

Wie wählen Sie die richtige Accounts Payable-Lösung für Ihr Unternehmen aus?

Beginnen Sie mit dem Volumen und der Struktur, bevor Sie sich ein bestimmtes Produkt ansehen. Wie viele Rechnungen verarbeiten Sie monatlich, wie viele juristische Personen oder Kostenstellen benötigen separate Genehmigungsregeln und wie viele Ihrer Lieferanten befinden sich außerhalb Ihres Heimatlandes? Denken Sie darüber nach, wo sich Ihr Rechnungsvolumen und Ihre geografische Präsenz in zwei Jahren befinden werden, und nicht nur, wo sie sich heute befinden.

Sobald Sie ein klares Bild Ihrer aktuellen und zukünftigen Anforderungen haben, bewerten Sie die folgenden Funktionen:

• Genauigkeit der Rechnungsautomatisierung: Fragen Sie, wie die Plattform mit Rechnungen umgeht, die sie nicht sauber lesen kann, wie z. B. gescannte Bilder oder nicht standardmäßige Formate. Eine hohe Fehlerquote verlagert die manuelle Arbeit wieder auf Ihr Team.

• Flexibilität des Genehmigungs-Workflows: Stellen Sie sicher, dass Sie mehrstufige Genehmigungen erstellen, die Abzeichnung bei Abwesenheit delegieren und verschiedene Regeln nach Abteilung oder Lieferant festlegen können, ohne dass ein/e Entwickler/in diese konfigurieren muss.

• Abdeckung der Zahlungsmethoden: Überprüfen Sie, welche Zahlungsmethoden die Plattform unterstützt, einschließlich Lastschriftverfahren, Banküberweisungen und virtuellen Karten, und ob Lieferanten ihre bevorzugte Methode auswählen können oder ob das Unternehmen an eine gebunden ist.

• Globale Auszahlungsunterstützung: Wenn Sie Lieferanten außerhalb des Landes bezahlen, überprüfen Sie, ob die Plattform Zahlungen in mehreren Währungen und lokale Zahlungsmethoden in diesen Regionen unterstützt.

• Abgleichs- und Hauptbuchcodes: Achten Sie auf den automatischen Abgleich mit dem Hauptbuch, wobei die richtige Kontokodierung nach Regel angewendet wird, anstatt bei jeder Rechnung manuell zugewiesen zu werden.

• Integrationsoptionen: Stellen Sie sicher, dass die Plattform über eine unterstützte Integration oder eine offene API direkt mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System verbunden ist. Ein Tool, das einen manuellen Export und Import erfordert, verfehlt weitgehend seinen Zweck. Fragen Sie konkret danach, wie die Integration historische Daten bei der Migration verarbeitet.

Betrachten Sie den Implementierungszeitplan und interne Störungen ehrlich. Eine Plattform, deren Konfiguration drei Monate dauert und die jeden Lieferanten zur Neuanmeldung zwingt, bringt Kosten mit sich, die in einem Funktionsvergleich nicht auftauchen. Es lohnt sich, diese potenziellen Nachteile gegen ein einfacheres Tool abzuwägen, mit dem Ihr Team in Wochen live gehen kann.

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