Le soluzioni per la contabilità fornitori (AP) sono piattaforme software che automatizzano la procedura della contabilità fornitori per le attività, incluse le modalità di ricezione delle fatture dei fornitori, il relativo routing per l'approvazione e il pagamento. Le soluzioni AP sostituiscono i raccoglitori di PDF, i fogli di calcolo condivisi e i processi di stampa degli assegni con un sistema che acquisisce automaticamente i dati delle fatture, applica in modo coerente le regole di approvazione e programma i pagamenti secondo i termini stabiliti dall'attività.

Di seguito esamineremo il funzionamento end-to-end delle piattaforme AP, le diverse categorie di strumenti disponibili sul mercato e cosa prendere in considerazione quando si sceglie tra le aziende che offrono soluzioni per la contabilità fornitori.

In sintesi

• Le piattaforme AP automatizzano l'acquisizione delle fatture, il routing delle approvazioni, l'esecuzione dei pagamenti e la riconciliazione. In questo modo si riducono i costi e i tempi di elaborazione di ciascuna fattura.

• Il tipo di soluzione adatta dipende principalmente da quanta parte della procedura relativa ai debiti commerciali un'attività desidera affidare a un unico fornitore.

• L'automazione riduce gli errori manuali e i tempi di elaborazione, ma può introdurre dei rischi, come pagamenti duplicati e tassi elevati di eccezioni sulle fatture a causa di dati di corrispondenza incompleti.

Cosa sono le soluzioni per la contabilità fornitori?

Le soluzioni per la contabilità fornitori (AP) sono piattaforme software che automatizzano il modo in cui un'attività riceve le fatture dei fornitori, ne esegue il routing per l'approvazione e le paga. Questa automazione riduce il lavoro manuale, migliora l'accuratezza dei pagamenti e mantiene la visibilità in tutto il reparto AP dell'attività.

Come funziona una piattaforma per la contabilità fornitori?

Una piattaforma AP è un insieme di sistemi più piccoli che operano in sequenza. Ecco le diverse funzioni coinvolte nella gestione AP.

Acquisizione e abbinamento delle fatture

Le piattaforme AP leggono in genere le fatture utilizzando il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Il sistema estrae il nome del fornitore, il numero di fattura, le voci, l'imposta e il totale, e segnala qualsiasi elemento che non riesca ad analizzare con sicurezza affinché venga controllato da un operatore umano.

Successivamente, esegue un abbinamento a due vie, in cui la fattura viene confrontata con l'ordine d'acquisto per confermare che l'importo addebitato corrisponda a quello ordinato, oppure un abbinamento a tre vie, in cui si aggiunge il documento di ricezione per confermare che la merce arrivata corrisponda a quella addebitata e ordinata. In questa fase vengono rilevati molti errori di fatturazione e tentativi di frode legati alle fatture, in quanto un'incongruenza nella quantità o un prezzo unitario gonfiato emergono prima dell'invio del pagamento.

Approvazione e pagamento

Una volta che la fattura supera la fase di abbinamento, la piattaforma la invia per l'approvazione. L'attività stabilisce delle soglie che il sistema è in grado di applicare automaticamente: ad esempio, le fatture inferiori a 500 $ potrebbero essere approvate in automatico, per quelle superiori a 10.000 $ potrebbe essere richiesta una doppia approvazione e i nuovi fornitori potrebbero essere inviati prima al reparto acquisti.

Una volta approvato il pagamento, la piattaforma invia il trasferimento tramite il metodo di pagamento applicabile (ad esempio, addebito diretto, bonifico o carta virtuale) e ne monitora lo stato fino al regolamento.

Record dei fornitori e sincronizzazione contabile

Dal punto di vista della gestione dei fornitori, la piattaforma memorizza le coordinate bancarie, i documenti fiscali e la cronologia dei pagamenti; pertanto, per pagare un fornitore non è necessario ricreare ogni volta un profilo da zero. Successivamente, la transazione completata viene reinviata al sistema contabile, in modo da mantenere aggiornato il libro mastro.

Quali tipi di soluzioni per la contabilità fornitori sono disponibili?

Il panorama delle soluzioni AP può essere suddiviso in quattro categorie generali. La soluzione adatta alla tua attività dipende dalla quota della procedura relativa ai debiti che desideri affidare a un unico fornitore.

Le opzioni principali sono:

• Software AP autonomo: piattaforme dedicate create appositamente per i flussi di lavoro dalla fattura al pagamento, tipicamente scelte dalle aziende che desiderano una funzionalità AP approfondita senza dover sostituire il sistema contabile esistente.

• Moduli AP integrati nella pianificazione delle risorse aziendali (ERP): funzionalità AP integrate in un sistema ERP più ampio, utili per le aziende che gestiscono già le proprie finanze tramite tale ERP e desiderano che l'AP risieda nello stesso ambiente.

• Piattaforme con abilitazione ai pagamenti: software per la contabilità o per la gestione delle spese con esecuzione dei pagamenti integrata, in modo che l'approvazione delle fatture e il trasferimento effettivo di denaro avvengano all'interno di un'unica interfaccia.

• Strumenti di pagamento a livello di infrastruttura: API (Application Programming Interface) e reti di pagamento su cui altre società di software creano funzionalità di erogazione, anziché un prodotto AP finito a cui un'attività accede direttamente. Stripe rientra in questa categoria: le piattaforme e i marketplace utilizzano Stripe Connect per inviare bonifici su scala a venditori, contraenti o fornitori. Si tratta di una soluzione ideale per qualsiasi attività che effettui pagamenti a un elenco eterogeneo di destinatari.

Quali sono i rischi e i limiti delle soluzioni per la contabilità fornitori?

Le frodi legate alle fatture sono una minaccia comune che le soluzioni AP non sono sempre in grado di mitigare. Ad esempio, un truffatore che si spaccia per un fornitore (spesso compromettendo o falsificando un account email) potrebbe inviare una fattura apparentemente legittima con coordinate bancarie aggiornate, e un addetto all'approvazione abituato al nome del fornitore potrebbe pagarla senza notare la modifica. Le piattaforme AP riducono questo rischio attraverso controlli incrociati e fasi di verifica dei fornitori, ma non lo eliminano del tutto se le regole di approvazione sono troppo permissive o se l'attività omette di verificare le modifiche bancarie tramite un secondo canale, ad esempio una telefonata a un contatto noto.

Anche i pagamenti duplicati rappresentano un frequente punto di vulnerabilità, in particolare subito dopo il passaggio da un processo manuale a uno automatizzato, poiché non sempre i dati storici delle fatture si mappano in modo accurato nel nuovo sistema. Inoltre, un'eccessiva dipendenza dalla logica di corrispondenza può generare problemi. Se i dati degli ordini di acquisto sono incompleti o non aggiornati e la corrispondenza a tre vie continua a segnalare le fatture legittime come eccezioni, per abitudine i team potrebbero iniziare a ignorare tali segnalazioni anziché verificarle effettivamente.

Inoltre, l'implementazione comporta notevoli disagi. La migrazione dei record dei fornitori, delle coordinate bancarie e delle gerarchie di approvazione in una nuova piattaforma richiede tempo, e talvolta i fornitori stessi si oppongono all'iscrizione a programmi di pagamento elettronico, soprattutto se si tratta di piccoli fornitori abituati a ricevere assegni. Tali rischi e limitazioni non rendono l'automazione AP un cattivo investimento per l'attività, ma è fondamentale pianificare con attenzione il periodo di transizione.

In che modo le soluzioni per la contabilità fornitori variano a seconda del tipo di business?

Le funzioni principali delle soluzioni AP (ovvero acquisizione, approvazione, pagamento, riconciliazione) rimangono le stesse. Tuttavia, il peso che ciascuna di esse riveste varia a seconda del tipo di business.

Piccole imprese

Le piccole imprese tendono a privilegiare la semplicità: acquisizione di base delle fatture, uno o due livelli di approvazione e un'integrazione lineare con il software contabile in uso. Strutture di approvazione articolate o il supporto per più entità comportano un aumento dei costi e dei tempi di configurazione, senza risolvere un problema effettivamente presente.

Grandi aziende

Di solito le grandi imprese sono sottoposte a pressioni contrarie. A causa delle strutture multientità, la medesima piattaforma è chiamata ad applicare regole di approvazione e centri di costo diversi a seconda della controllata a cui appartiene una determinata fattura e l'integrazione ERP diventa un requisito imprescindibile una volta che lo stack finanziario di un'azienda si avvale già di un software ERP. A questo livello la separazione dei compiti assume un'importanza ancor maggiore, sia ai fini della revisione contabile sia perché un bacino di responsabili dell'approvazione più ampio rende più difficoltoso il mantenimento di un controllo informale.

Piattaforme e marketplace

Piattaforme e marketplace costituiscono una categoria a sé stante. Anziché pagare un gruppo definito di fornitori, erogano fondi a centinaia o migliaia di venditori, autisti o contraenti, spesso con scadenze ricorrenti e talvolta in Paesi diversi. Si tratta, dunque, di un problema di infrastruttura di bonifico più che di una questione tradizionale di AP. In questi casi entrano in gioco strumenti come Stripe Connect, appositamente progettati per permettere a una singola attività di effettuare pagamenti su scala a numerosi destinatari.

Come si sceglie la soluzione per la contabilità fornitori giusta per la propria attività?

Prima di esaminare un prodotto specifico, occorre valutare il volume e la struttura. Quante fatture elabori mensilmente? Quante entità di carattere giuridico o centri di costo necessitano di regole di approvazione distinte? E quanti fornitori risiedono al di fuori del Paese in cui hai sede? Pensa a come evolveranno il volume delle fatture e l'impronta geografica della tua azienda nei prossimi due anni, non solo alla situazione attuale.

Una volta che hai un quadro chiaro delle tue esigenze attuali e future, valuta le seguenti funzionalità:

• Accuratezza dell'automazione delle fatture: chiedi in che modo la piattaforma gestisce le fatture che non riesce a leggere in modo chiaro, come le immagini scansionate o i formati non standard. Un tasso di errore elevato fa ricadere il lavoro manuale sul tuo team.

• Flessibilità del flusso di lavoro di approvazione: verifica di poter impostare approvazioni a più livelli, delegare l'approvazione durante le assenze e definire regole diverse per dipartimento o fornitore, senza dover ricorrere a uno sviluppatore per la configurazione.

• Copertura dei metodi di pagamento: controlla i metodi di pagamento supportati dalla piattaforma, tra cui addebito diretto, bonifici urgenti e carte virtuali, e se i fornitori hanno la possibilità di scegliere il metodo preferito o se l'attività è vincolata a un unico metodo.

• Supporto per l'erogazione globale: se effettui pagamenti a fornitori residenti all'estero, assicurati che la piattaforma supporti i pagamenti in più valute e i metodi di pagamento locali in quelle regioni.

• Riconciliazione e codici del libro mastro: cerca un abbinamento automatico con il libro mastro, con una corretta codifica dell'account applicata in base alle regole, anziché mediante un'assegnazione manuale su ogni fattura.

• Opzioni di integrazione: accertati che la piattaforma si connetta direttamente al tuo sistema di contabilità o ERP tramite un'integrazione supportata o un'API aperta. L'utilizzo di uno strumento che richiede l'esportazione e l'importazione manuali risulta in larga misura inefficace. Chiedi in modo specifico come viene gestita la migrazione dei dati storici dall'integrazione.

Valuta onestamente i tempi di implementazione e i disagi per l'azienda. L'adozione di una piattaforma che richiede tre mesi per la configurazione e che impone a tutti i fornitori di registrarsi nuovamente comporta un costo che non emerge da un confronto tra le varie funzionalità. Conviene soppesare tali potenziali svantaggi rispetto a uno strumento più semplice che consenta al tuo team di diventare operativo in poche settimane.

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