Les solutions de comptes fournisseurs sont des plateformes logicielles qui automatisent le processus de comptes fournisseurs des entreprises, y compris la façon dont elles reçoivent les factures de leurs fournisseurs, les acheminent pour approbation et les paient. Les solutions de comptes fournisseurs remplacent les dossiers de fichiers PDF, les feuilles de calcul partagées et l'impression de chèques par un système qui capture automatiquement les données de facture, applique les règles d'approbation de façon cohérente et planifie les paiements selon les modalités établies par l'entreprise.

Ci-dessous, nous aborderons le fonctionnement des plateformes de comptes fournisseurs de bout en bout, les différentes catégories d'outils sur le marché et les éléments à prendre en considération lorsque vous choisissez parmi les entreprises de solutions de comptes fournisseurs.

Principales conclusions

• Les plateformes de comptes fournisseurs automatisent la capture des factures, l'acheminement des approbations, l'exécution des paiements et le rapprochement. Cela permet de réduire les coûts et les délais de traitement de chaque facture.

• Le choix de la solution appropriée dépend principalement de la part du processus des comptes fournisseurs qu'une entreprise souhaite confier à un seul fournisseur.

• L'automatisation réduit les erreurs manuelles et les délais de traitement, mais peut introduire ses propres risques, notamment les paiements en double et les taux d'exception de facturation élevés en raison de données de rapprochement incomplètes.

Que sont les solutions de comptes fournisseurs?

Les solutions de comptes fournisseurs sont des plateformes logicielles qui automatisent la façon dont une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs, les achemine pour approbation et les paie. Cette automatisation réduit le travail manuel, améliore l'exactitude des paiements et maintient la visibilité dans l'ensemble du service des comptes fournisseurs de l'entreprise.

Comment fonctionne une plateforme de comptes fournisseurs?

Une plateforme de comptes fournisseurs est une chaîne de systèmes plus petits qui fonctionnent en séquence. Voici les différentes fonctions de la gestion des comptes fournisseurs.

Capture et rapprochement des factures

Les plateformes de comptes fournisseurs lisent généralement les factures à l'aide de la reconnaissance optique des caractères (OCR). Le système extrait le nom du fournisseur, le numéro de facture, les postes, la taxe et le total, et signale tout ce qu'il ne peut pas analyser avec certitude pour qu'un humain le vérifie.

Ensuite, il effectue un rapprochement à deux volets, où la facture est vérifiée par rapport au bon de commande pour confirmer que le montant facturé correspond à ce qui a été commandé, ou un rapprochement à trois volets, qui ajoute le dossier de réception pour confirmer que ce qui est arrivé correspond à ce qui a été facturé et commandé. C'est à cette étape que de nombreuses erreurs de facturation et tentatives de fraude à la facturation sont détectées, puisqu'une quantité discordante ou un prix unitaire gonflé s'affiche avant le paiement.

Approbation et paiement

Une fois qu'une facture a passé le rapprochement, la plateforme l'achemine pour approbation. Une entreprise définit des seuils que le système peut appliquer automatiquement : par exemple, les factures de moins de 500 $ sont approuvées automatiquement, celles de plus de 10 000 $ nécessitent deux approbations et les nouveaux fournisseurs sont d'abord acheminés aux achats.

Une fois le paiement approuvé, la plateforme envoie le transfert par le biais du mode de paiement applicable (p. ex. prélèvement automatique, virement bancaire, carte virtuelle), puis suit son état jusqu'à ce qu'il soit réglé.

Dossiers des fournisseurs et synchronisation comptable

Du côté de la gestion des fournisseurs, la plateforme stocke les coordonnées bancaires, les documents fiscaux et l'historique des paiements, de sorte que le paiement d'un fournisseur ne nécessite pas de recréer un profil à partir de zéro chaque fois. Ensuite, la transaction terminée est renvoyée dans le système comptable, de sorte que le grand livre est à jour.

Quels sont les types de solutions de comptes fournisseurs?

Le paysage des solutions de comptes fournisseurs peut être divisé en quatre catégories générales. Le bon choix pour votre entreprise dépend de la part du processus de comptes fournisseurs que vous souhaitez confier à un seul fournisseur.

Les principales options sont les suivantes :

• Logiciel autonome de comptes fournisseurs : Plateformes dédiées conçues spécifiquement pour les flux de travaux de la facturation au paiement, généralement choisies par les entreprises qui souhaitent des fonctionnalités approfondies en matière de comptes fournisseurs sans remplacer leur système comptable existant.

• Modules de comptes fournisseurs intégrés au progiciel de gestion intégré (PRE) : Fonctionnalités de comptes fournisseurs intégrées à un système PRE plus vaste, utiles pour les entreprises qui gèrent déjà leurs finances à l'aide de ce PRE et qui souhaitent que les comptes fournisseurs se trouvent dans le même environnement.

• Plateformes de paiement : Logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses avec exécution des paiements intégrée, de sorte que l'approbation des factures et le transfert réel de l'argent se font dans une seule interface.

• Outils de paiement au niveau de l'infrastructure : Interfaces de programmation d'applications (API) et réseaux de paiement sur lesquels d'autres éditeurs de logiciels s'appuient pour créer des fonctionnalités de versement, plutôt qu'un produit fini de comptes fournisseurs auquel une entreprise se connecte directement. Stripe s'inscrit dans cette catégorie : les plateformes et les places de marché utilisent Stripe Connect pour envoyer des versements aux vendeurs, aux entrepreneurs ou aux fournisseurs à grande échelle. Cela convient à toute entreprise qui effectue des paiements à une liste variée de bénéficiaires.

Quels sont les risques et les limites des solutions de comptes fournisseurs?

La fraude à la facturation est une menace courante que les solutions de comptes fournisseurs ne peuvent pas toujours atténuer. Par exemple, un fraudeur se faisant passer pour un fournisseur (souvent en piratant ou en usurpant un compte de courriel) pourrait envoyer une facture d'apparence légitime avec des coordonnées bancaires mises à jour, et un approbateur habitué au nom du fournisseur pourrait la payer sans remarquer le changement. Les plateformes de comptes fournisseurs réduisent ce risque grâce à des étapes de rapprochement et de vérification des fournisseurs, mais elles ne l'éliminent pas si les règles d'approbation sont trop souples ou si une entreprise omet de vérifier les changements bancaires par l'entremise d'un deuxième canal, comme un appel téléphonique à une personne-ressource connue.

Les paiements en double constituent un autre point de défaillance courant, particulièrement juste après qu'une entreprise soit passée d'un processus manuel, puisque l'historique des données de facturation ne correspond pas toujours parfaitement au nouveau système. Une trop grande dépendance à l'égard de la logique de rapprochement peut également causer des problèmes. Si les données du bon de commande sont incomplètes ou désuètes et que le rapprochement à trois volets continue de signaler les factures légitimes comme des exceptions, les équipes pourraient commencer à ignorer ces signaux par habitude au lieu de les vérifier.

La mise en œuvre entraîne également des perturbations réelles. La migration des dossiers des fournisseurs, des coordonnées bancaires et des hiérarchies d'approbation vers une nouvelle plateforme prend du temps, et les fournisseurs eux-mêmes hésitent parfois à s'inscrire aux programmes de paiement électronique, en particulier les plus petits fournisseurs qui ont l'habitude de recevoir un chèque. Ces risques et limites ne font pas de l'automatisation des comptes fournisseurs un mauvais investissement pour une entreprise, mais la période de transition nécessite une planification minutieuse.

En quoi les solutions de comptes fournisseurs varient-elles selon les types d'entreprises?

Les fonctions de base des solutions de comptes fournisseurs (c.-à-d. capture, approbation, paiement, rapprochement) demeurent les mêmes. Mais le poids de chacune varie selon le type d'entreprise.

Petites entreprises

Les petites entreprises privilégient généralement la simplicité : saisie de base des factures, un ou deux niveaux d'approbation et intégration propre avec le logiciel comptable qu'elles utilisent déjà. Les hiérarchies d'approbation complexes ou la prise en charge de plusieurs entités augmentent les coûts et le temps de configuration sans résoudre un problème qu'elles ont réellement.

Entreprises

Les grandes entreprises ont tendance à subir la pression inverse. Les structures multi-entités signifient que la même plateforme doit appliquer différentes règles d'approbation et centres de coûts selon la filiale à laquelle appartient une facture, et l'intégration du PRE n'est plus facultative lorsqu'une entreprise gère déjà ses finances à l'aide d'un logiciel PRE. La séparation des tâches compte davantage à cette échelle, à la fois à des fins de vérification et parce qu'un bassin d'approbateurs plus important rend la surveillance informelle plus difficile à maintenir.

Plateformes et places de marché

Les plateformes et les places de marché se situent dans une catégorie à part. Au lieu de payer un ensemble fixe de fournisseurs, elles versent des fonds à des centaines ou des milliers de vendeurs, de chauffeurs ou d'entrepreneurs, souvent selon un calendrier récurrent et parfois au-delà des frontières. Il s'agit moins d'un problème traditionnel de comptes fournisseurs que d'un problème d'infrastructure de versement. C'est là que des outils comme Stripe Connect s'appliquent : ils sont conçus pour une seule entreprise qui paie de nombreux bénéficiaires à grande échelle.

Comment choisir la solution de comptes fournisseurs appropriée pour votre entreprise?

Commencez par le volume et la structure avant d'examiner un produit spécifique. Combien de factures traitez-vous chaque mois, combien d'entités juridiques ou de centres de coûts nécessitent des règles d'approbation distinctes et combien de vos fournisseurs se trouvent à l'extérieur de votre pays d'origine? Réfléchissez à l'endroit où se trouveront votre volume de factures et votre empreinte géographique dans deux ans, et non seulement où ils se trouvent actuellement.

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, tant actuels que futurs, évaluez les caractéristiques suivantes :

• Exactitude de l'automatisation des factures : Demandez comment la plateforme traite les factures qu'elle ne peut pas lire clairement, comme les images numérisées ou les formats non standard. Un taux d'erreur élevé reporte le travail manuel sur votre équipe.

• Souplesse du flux de travail d'approbation : Confirmez que vous pouvez créer des approbations à plusieurs niveaux, déléguer l'approbation en cas d'absence et définir différentes règles par service ou fournisseur sans avoir besoin d'un développeur pour le configurer.

• Couverture des modes de paiement : Vérifiez quels modes de paiement la plateforme prend en charge, y compris le prélèvement automatique, les virements bancaires et les cartes virtuelles, et si les fournisseurs peuvent choisir leur mode de paiement préféré ou si l'entreprise est limitée à un seul.

• Prise en charge des versements à l'échelle mondiale : Si vous payez des fournisseurs à l'extérieur du pays, vérifiez que la plateforme prend en charge les paiements multidevises et les modes de paiement locaux dans ces régions.

• Rapprochement et codes du grand livre : Recherchez un rapprochement automatique par rapport au grand livre, avec une codification de compte appropriée appliquée par une règle au lieu d'une attribution manuelle sur chaque facture.

• Options d'intégration : Confirmez que la plateforme se connecte directement à votre système comptable ou PRE par l'entremise d'une intégration prise en charge ou d'une API ouverte. Un outil qui nécessite une exportation et une importation manuelles perd beaucoup de son intérêt. Demandez précisément comment l'intégration gère l'historique des données pendant la migration.

Examinez honnêtement le calendrier de mise en œuvre et les perturbations internes. Une plateforme qui nécessite trois mois de configuration et qui oblige chaque fournisseur à se réinscrire entraîne un coût qui n'apparaît pas dans une comparaison des fonctionnalités. Il vaut la peine de peser ces inconvénients potentiels par rapport à un outil plus simple qui permet à votre équipe d'être opérationnelle en quelques semaines.

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