Les solutions de comptabilité fournisseurs (AP) sont des plateformes logicielles qui automatisent le processus de comptabilité fournisseurs pour les entreprises, notamment la façon dont elles reçoivent les factures des fournisseurs, les acheminent pour approbation et les paient. Les solutions AP remplacent le dossier de PDF, la feuille de calcul partagée et l'émission de chèques imprimés par un système qui capture automatiquement les données des factures, applique les règles d'approbation de manière cohérente et planifie les paiements selon les conditions définies par l'entreprise.

Ci-dessous, nous expliquerons le fonctionnement de bout en bout des plateformes AP, les différentes catégories d'outils sur le marché et les éléments à prendre en compte lors du choix d'une entreprise de solutions de comptabilité fournisseurs.

L’essentiel à retenir

• Les plateformes AP automatisent la capture des factures, l'acheminement des approbations, l'exécution des paiements et le rapprochement. Cela réduit le coût et le délai de traitement de chaque facture.

• Le type de solution approprié dépend principalement de la part du processus de paiement qu'une entreprise souhaite confier à un seul fournisseur.

• L'automatisation réduit les erreurs manuelles et le temps de traitement, mais peut introduire ses propres risques, notamment les paiements en double et les taux d'exception élevés sur les factures en raison de données de correspondance incomplètes.

Que sont les solutions de comptabilité fournisseurs ?

Les solutions de comptabilité fournisseurs (AP) sont des plateformes logicielles qui automatisent la façon dont une entreprise reçoit les factures des fournisseurs, les achemine pour approbation et les paie. Cette automatisation réduit le travail manuel, améliore la précision des paiements et maintient la visibilité sur l'ensemble du service AP de l'entreprise.

Comment fonctionne une plateforme de comptabilité fournisseurs ?

Une plateforme AP est une chaîne de systèmes plus petits fonctionnant en séquence. Voici les différentes fonctions impliquées dans la gestion AP.

Capture et rapprochement des factures

Les plateformes AP lisent généralement les factures à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Le système extrait le nom du fournisseur, le numéro de facture, les postes, les taxes et le total, et signale tout ce qu'il ne peut pas analyser de manière fiable pour qu'un humain vérifie.

Ensuite, il exécute un rapprochement à deux voies, où la facture est vérifiée par rapport au bon de commande pour confirmer que le montant facturé correspond à ce qui a été commandé, ou un rapprochement à trois voies, qui ajoute le dossier de réception pour confirmer que ce qui est arrivé correspond à ce qui a été facturé et commandé. C'est à cette étape que de nombreuses erreurs de facturation et tentatives de fraude à la facture sont détectées, car une quantité incohérente ou un prix unitaire gonflé apparaît avant l'envoi du paiement.

Approbation et paiement

Une fois qu'une facture a passé le rapprochement, la plateforme l'achemine pour validation. Une entreprise définit des seuils que le système peut appliquer automatiquement : les factures de moins de 500 $ peuvent être approuvées automatiquement, celles de plus de 10 000 $ nécessitent deux validations, et les nouveaux fournisseurs sont d'abord acheminés vers le service des achats.

Une fois le paiement approuvé, la plateforme envoie le transfert via le moyen de paiement applicable (p. ex., prélèvement automatique, virement bancaire, carte virtuelle), puis suit son état jusqu'à ce qu'il soit réglé.

Fichiers fournisseurs et synchronisation comptable

Côté gestion des fournisseurs, la plateforme stocke les coordonnées bancaires, les documents fiscaux et l'historique des paiements, de sorte que le paiement d'un fournisseur ne signifie pas la reconstruction d'un profil à partir de zéro à chaque fois. Ensuite, la transaction terminée est renvoyée dans le système comptable, de sorte que le grand livre est à jour.

Quels types de solutions de comptabilité fournisseurs sont disponibles ?

Le paysage des solutions AP peut être divisé en quatre catégories générales. La bonne solution pour votre entreprise dépend de la part du processus de comptabilité fournisseurs que vous souhaitez confier à un seul fournisseur.

Les options principales sont :

• Logiciel AP autonome : Plateformes dédiées conçues spécifiquement pour les flux de travail de la facture au paiement, généralement choisies par les entreprises qui souhaitent une fonctionnalité AP approfondie sans remplacer leur système comptable existant.

• Modules AP intégrés au progiciel de gestion intégré (ERP) : Fonctionnalités AP intégrées à un système ERP plus vaste, utiles pour les entreprises qui gèrent déjà leurs finances via cet ERP et souhaitent que l'AP soit dans le même environnement.

• Plateformes avec paiements activés : Logiciel de comptabilité ou de gestion des dépenses avec exécution des paiements intégrée, de sorte que l'approbation des factures et le transfert d'argent effectif s'effectuent dans une seule interface.

• Outils de paiement au niveau de l'infrastructure : Interfaces de programmation d'applications (API) et réseaux de paiement sur lesquels d'autres éditeurs de logiciels s'appuient pour développer des fonctionnalités de décaissement, plutôt qu'un produit AP fini auquel une entreprise se connecte directement. Stripe s'inscrit dans cette catégorie : les plateformes et les marketplaces utilisent Stripe Connect pour envoyer des virements aux marchands, prestataires ou fournisseurs à grande échelle. Cela fonctionne bien pour toute entreprise effectuant des virements à une liste variée de bénéficiaires.

Quels sont les risques et les limites des solutions de comptabilité fournisseurs ?

La fraude à la facture est une menace courante que les solutions AP ne peuvent pas toujours atténuer. Par exemple, un fraudeur se faisant passer pour un fournisseur (souvent en piratant ou en usurpant une adresse e-mail) peut envoyer une facture d'apparence légitime avec des coordonnées bancaires mises à jour, et un approbateur habitué au nom du fournisseur peut la payer sans remarquer le changement. Les plateformes AP réduisent ce risque grâce à des étapes de correspondance et de vérification des fournisseurs, mais elles ne l'éliminent pas si les règles d'approbation sont trop lâches ou si une entreprise omet de vérifier les changements bancaires par un deuxième canal, comme un appel téléphonique à un contact connu.

Les paiements en double sont un autre point de défaillance courant, en particulier juste après qu'une entreprise soit passée d'un processus manuel à un autre, car les données historiques des factures ne sont pas toujours intégrées proprement dans le nouveau système. Une dépendance excessive à la logique de correspondance peut également causer des problèmes. Si les données des bons de commande sont incomplètes ou obsolètes et que la correspondance à trois voies continue de signaler des factures légitimes comme des exceptions, les équipes pourraient commencer à ignorer ces signaux par habitude au lieu de les vérifier réellement.

La mise en œuvre entraîne également des perturbations réelles. La migration des dossiers des fournisseurs, des coordonnées bancaires et des hiérarchies d'approbation vers une nouvelle plateforme prend du temps, et les fournisseurs eux-mêmes hésitent parfois à s'inscrire à des programmes de paiement électronique, en particulier les petits fournisseurs habitués à recevoir un chèque. Ces risques et limitations ne font pas de l'automatisation AP un mauvais investissement pour une entreprise, mais la période de transition nécessite une planification minutieuse.

Comment les solutions de comptabilité fournisseurs varient-elles selon les types d'entreprise ?

Les fonctions fondamentales des solutions AP (c'est-à-dire la capture, l'approbation, le paiement, le rapprochement) restent les mêmes. Mais le poids de chacune d'elles varie selon le type d'entreprise.

Petites entreprises

Les petites entreprises privilégient généralement la simplicité : saisie de base des factures, un ou deux niveaux d'approbation et intégration propre au logiciel de comptabilité qu'elles utilisent déjà. Les hiérarchies d'approbation complexes ou la prise en charge de plusieurs entités ajoutent des coûts et des délais de configuration sans résoudre un problème qu'elles ont réellement.

Grandes entreprises

Les grandes entreprises ont tendance à subir la pression inverse. Les structures multi-entités signifient que la même plateforme doit appliquer différentes règles d'approbation et centres de coûts en fonction de la filiale à laquelle appartient une facture, et l'intégration ERP n'est plus facultative une fois que la suite d'outils financiers d'une entreprise s'exécute déjà via un logiciel ERP. La séparation des tâches compte davantage à cette échelle, à la fois à des fins d'audit et parce qu'un pool d'approbateurs plus important rend la surveillance informelle plus difficile à maintenir.

Plateformes et marketplaces

Les plateformes et les marketplaces se situent dans une catégorie à part. Au lieu de payer un ensemble fixe de fournisseurs, elles déboursent des fonds à des centaines ou des milliers de marchands, de chauffeurs ou de prestataires, souvent selon un calendrier récurrent et parfois au-delà des frontières. Il s'agit moins d'un problème AP traditionnel que d'un problème d'infrastructure de virements. C'est là que s'appliquent des outils tels que Stripe Connect : ils sont conçus pour une entreprise effectuant des virements à de nombreux bénéficiaires à grande échelle.

Comment choisir la bonne solution de comptabilité fournisseurs pour votre entreprise ?

Commencez par le volume et la structure avant de regarder un produit spécifique. Combien de factures traitez-vous par mois, combien d'entités juridiques ou de centres de coûts nécessitent des règles d'approbation distinctes et combien de vos fournisseurs se trouvent en dehors de votre pays d'origine ? Pensez à ce que seront votre volume de factures et votre empreinte géographique dans deux ans, et pas seulement à leur situation actuelle.

Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, présents et futurs, évaluez les fonctionnalités suivantes :

• Précision de l'automatisation des factures : Demandez comment la plateforme gère les factures qu'elle ne peut pas lire correctement, telles que les images numérisées ou les formats non standard. Un taux d'erreur élevé reporte le travail manuel sur votre équipe.

• Flexibilité du flux de travail d'approbation : Confirmez que vous pouvez créer des approbations multiniveaux, déléguer la validation en cas d'absence et définir des règles différentes par service ou par fournisseur sans avoir besoin d'un développeur pour les configurer.

• Couverture des moyens de paiement : Vérifiez quels moyens de paiement la plateforme prend en charge, y compris le prélèvement automatique, les virements bancaires et les cartes virtuelles, et si les fournisseurs peuvent choisir leur moyen préféré ou si l'entreprise est limitée à un seul.

• Prise en charge mondiale des décaissements : Si vous payez des fournisseurs en dehors du pays, vérifiez que la plateforme prend en charge les paiements multidevises et les moyens de paiement locaux dans ces régions.

• Rapprochement et codes du grand livre : Recherchez la correspondance automatique avec le grand livre, avec une codification des comptes correcte appliquée par règle plutôt qu'une affectation manuelle sur chaque facture.

• Options d'intégration : Confirmez que la plateforme se connecte directement à votre système comptable ou ERP via une intégration prise en charge ou une API ouverte. Un outil qui nécessite des exportations et importations manuelles perd beaucoup de son intérêt. Demandez spécifiquement comment l'intégration gère les données historiques pendant la migration.

Tenez compte honnêtement du calendrier de mise en œuvre et des perturbations internes. Une plateforme dont la configuration prend trois mois et qui oblige chaque fournisseur à se réinscrire entraîne un coût qui n'apparaît pas dans une comparaison de fonctionnalités. Il vaut la peine de peser ces inconvénients potentiels par rapport à un outil plus simple qui permet à votre équipe d'être opérationnelle en quelques semaines.

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