El impuesto sobre el valor añadido (IVA) es un impuesto al consumo que se aplica a los bienes y servicios en cada etapa en la que se añade valor, desde la producción hasta la distribución. Más de 170 países utilizan el IVA, incluido el Reino Unido. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que se recauda solo en la venta final al cliente final, el IVA se recauda a lo largo de la cadena de suministro.

Las empresas en el Reino Unido deben registrarse para el IVA si su facturación supera las 90.000 £ en cualquier período continuo de 12 meses, o si esperan superar ese umbral. El registro antes de ese umbral es opcional, pero puede permitir a las empresas reclamar algunos costes del IVA. Ya sea que lances una startup o gestiones las operaciones diarias de una pequeña empresa, entender el IVA es importante. A continuación, cubrimos qué es el IVA, cómo funciona y qué significa para tu empresa.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?
  
• Cómo registrarse para el IVA: guía paso a paso
  
• Cómo preparar y presentar tu declaración de IVA
  
• Consejos para gestionar las inspecciones y auditorías de IVA
  
• ¿Debería una pequeña empresa registrarse para el IVA de forma voluntaria?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?

Las empresas en el Reino Unido deben registrarse para el IVA una vez que su umbral supere las 90.000 £ en cualquier período continuo de 12 meses o si esperan superar ese umbral en un plazo de 30 días. Para las pequeñas empresas, el IVA puede afectar a todo, desde el flujo de caja y los precios hasta las operaciones diarias. Así es como el IVA afecta a las empresas:

• Las empresas deben cobrar el IVA en sus facturas de ventas y luego pagar a His Majesty's Revenue & Customs (HMRC), a veces antes de recibir el pago del cliente. Las pequeñas empresas con márgenes ajustados o plazos de pago largos podrían tener que planificar para cubrir un déficit en el flujo de caja.

• Las empresas deben mantener registros detallados de todas las ventas y compras, presentar declaraciones de IVA de forma periódica y mantenerse al tanto de cualquier cambio en las normas fiscales. Esto puede ser mucho que gestionar para un equipo pequeño, y algunas empresas necesitan usar software de contabilidad o contratar ayuda externa.

• Las pequeñas empresas con facturaciones anuales sujetas a impuestos por debajo de un cierto umbral pueden elegir si desean registrarse para el IVA o no. Además, las empresas con beneficios sujetos a impuestos que caen por debajo de 88.000 £ pueden optar por darse de baja. Esto puede afectar a la estrategia de precios y a las finanzas en general. Añadir el IVA a los precios puede hacer que los bienes o servicios sean más caros para los clientes y afectar de manera negativa a las ventas. Sin embargo, las empresas registradas a efectos del IVA pueden reclamar el IVA de los gastos empresariales, lo que puede ayudar a equilibrar algunos costes.

Aunque el registro a efectos del IVA es obligatorio a partir de 90.000 £, las empresas por debajo de esa cantidad pueden optar por registrarse para el IVA de forma voluntaria. Esto permite a las empresas reclamar el IVA pagado en los gastos y equipos iniciales de la empresa, aunque esto también requiere cobrar el IVA a los clientes y mantener registros formales de contabilidad del IVA

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?

Hay varios regímenes de IVA disponibles que pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus obligaciones de IVA de forma más eficaz, según su tamaño y tipo de empresa. A continuación, desglosamos los regímenes de IVA más comunes:

• IVA Standard: Es el predeterminado para la mayoría de las empresas. Las empresas pagan el IVA de sus ventas y reclaman el IVA de sus compras en función de la fecha de la factura, independientemente de si han cobrado o han pagado a sus proveedores.

• Régimen de tarifa plana: Está diseñado para pequeñas empresas con una facturación de hasta 150.000 £. En lugar de calcular el IVA en cada transacción, pagan un porcentaje fijo de su facturación bruta (este porcentaje varía según el sector). Aunque las empresas no pueden reclamar el IVA de las compras, excepto para ciertos bienes de capital, este régimen simplifica el proceso y reduce el papeleo.

• Régimen de contabilidad de caja: Con el Régimen de contabilidad de caja, las empresas solo pagan el IVA cuando reciben el pago de sus clientes y lo reclaman cuando pagan a sus proveedores. Esto ayuda a evitar el problema de pagar el IVA antes de recibir el pago y facilita la gestión del flujo de caja.

• Régimen de contabilidad anual: Con el Régimen de contabilidad anual, las empresas presentan solo una declaración de IVA al año en lugar de cada trimestre. Realizan un pago anticipado en función de su obligación de IVA anual estimada y cualquier diferencia se ajusta al final del año. Este régimen puede ayudar a las empresas con la elaboración de presupuestos y la planificación, pero podría no ser adecuado para aquellas con facturaciones fluctuantes.

• Régimen de margen: En un régimen de margen, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta (el margen) en lugar de sobre el precio de venta total. Esto puede reducir el IVA a pagar de manera considerable, pero requiere un mantenimiento de registros estricto.

• Regímenes para el comercio minorista: Los regímenes para el comercio minorista simplifican el proceso de cálculo del IVA. Hay varios tipos de regímenes para el comercio minorista, incluidos el Régimen de punto de venta, el Régimen de prorrateo y el Régimen de cálculo directo. Cada uno está diseñado para adaptarse a diferentes tipos de empresas de comercio minorista. Estos regímenes permiten a las empresas calcular el IVA una vez en lugar de realizar un seguimiento del IVA para cada venta individual.

Cómo registrarse a efectos del IVA: Una guía paso a paso

A continuación, te explicamos cómo registrarte a efectos del IVA.

1. Comprueba si tienes que registrarte

En primer lugar, determina si tienes que registrarte a efectos del IVA. En el Reino Unido, el registro es obligatorio si el volumen de negocios sujeto a impuestos de tu empresa de los últimos 12 meses supera los 90.000 £ o si se prevé que lo supere en los próximos 30 días.

Ten en cuenta que los bienes y servicios exentos de IVA, como los servicios financieros, la educación y la sanidad, quedan totalmente al margen del sistema del IVA. Las empresas que venden exclusivamente artículos exentos no se registran a efectos del IVA y no pueden reclamar el IVA soportado pagado en sus gastos empresariales, a diferencia de los bienes con tipo cero, que están sujetos a impuestos del 0 % por motivos técnicos y permiten las reclamaciones de IVA. Aunque tu volumen de negocios sea inferior al umbral de 90.000 £, registrarte de forma voluntaria te permite reclamar el IVA de los gastos de la startup y del equipo, al mismo tiempo que aumentas la credibilidad ante los clientes B2B.

2. Recopila la información necesaria

Antes de comenzar el proceso de registro, reúne todos los datos de tu empresa en un solo lugar. La información requerida puede variar en función de la estructura de tu empresa (p. ej., empresario individual, sociedad colectiva, sociedad limitada), pero para cualquier estructura empresarial necesitarás lo siguiente:

• Datos de la cuenta bancaria

• Tu volumen de negocios anual

• Tu referencia única del contribuyente (UTR) o tu número de la Seguridad Social

• Tu declaración de Self Assessment

3. Elige el régimen de IVA adecuado

Decide qué régimen de IVA se adapta mejor a tu empresa. Las opciones incluyen el esquema de tarifa plana, el esquema de contabilidad de caja y el esquema de contabilidad anual. El esquema adecuado dependerá del tipo de negocio, el tamaño y las necesidades de flujo de caja. Investiga cada opción para que puedas elegir la que sea más beneficiosa para ti.

4. Regístrate por Internet

El Reino Unido ofrece un proceso de registro de IVA por Internet a través del portal de impuestos del gobierno. Inicia sesión o crea una cuenta si aún no tienes una. Completa el formulario de registro de IVA por Internet proporcionando los datos comerciales y financieros necesarios.

5. Envía tu solicitud de acceso

Una vez que hayas completado toda la información necesaria, revisa cuidadosamente tu solicitud completada para verificar su precisión antes de enviarla. Deberías recibir un correo electrónico de confirmación indicando que se ha enviado tu solicitud.

6. Recibe tu certificado de registro de IVA

Una vez procesada tu solicitud, recibirás un certificado de registro de IVA en un plazo de 30 días hábiles. El certificado confirmará tu número de registro de IVA, la fecha de registro y te proporcionará detalles sobre cuándo debes presentar tu primera declaración de IVA.

7. Implementa la facturación del IVA y el mantenimiento de registros

Una vez que tu empresa esté registrada, debes incluir tu número de IVA en todas las facturas y llevar un registro detallado de todas las ventas y compras, incluido el IVA cobrado y pagado. También debes mantener registros adecuados para presentar declaraciones de IVA precisas y evitar sanciones. Tus registros deben incluir lo siguiente:

• Todas las ventas y beneficios (incluido el IVA cobrado)

• Todas las compras y gastos (incluido el IVA pagado)

• El IVA de cualquier bien importado o exportado

• Cualquier ajuste, descuento o reembolso

Para simplificar este proceso, considera la posibilidad de utilizar un software de contabilidad que admita el cumplimiento de la normativa del IVA. Según los requisitos actuales del sistema Making Tax Digital (MTD), las empresas deben mantener registros digitales del IVA y presentar las declaraciones mediante un software de contabilidad compatible con HMRC.

8. Presenta tu primera declaración del IVA y haz los pagos

Después de registrarte, tendrás que empezar a presentar declaraciones de IVA periódicas (normalmente trimestrales) y a pagar el IVA al gobierno. Envía estas declaraciones y pagos a tiempo para evitar multas y cargos por intereses. Toma nota de los plazos que te indica tu certificado de registro de IVA.

Cómo preparar y presentar la declaración del IVA

Una vez que te hayas registrado, es el momento de preparar y presentar una declaración del IVA. A continuación, te explicamos cómo hacerlo.

1. Calcula tu obligación del IVA

La declaración del IVA muestra el importe del IVA que debes a la autoridad fiscal (IVA repercutido) menos el IVA que puedes reclamar sobre los gastos de tu empresa (IVA soportado). La diferencia es tu obligación de pagar el IVA. Si el IVA repercutido supera el IVA soportado, tendrás que pagar la diferencia a la autoridad fiscal. Si el IVA soportado es superior, es posible que recibas un reembolso.

2. Completa tu formulario de declaración del IVA

Inicia sesión en el portal por Internet del His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) para acceder a tu formulario de declaración del IVA del Reino Unido. El formulario se debe completar mediante un software compatible con MTD y, por lo general, requiere que proporciones la siguiente información:

• Ventas y compras totales (sin IVA)

• IVA repercutido (el IVA que has cobrado en las ventas)

• IVA soportado (el IVA que has pagado en las compras)

• Cualquier ajuste o corrección del IVA

Sigue las indicaciones del formulario y completa cada sección con cuidado. Asegúrate de que las cifras coincidan con los registros que has mantenido durante el período del IVA.

3. Comprueba si hay errores

Vuelve a revisar tu declaración de IVA en busca de errores comunes, como números transpuestos, cálculos incorrectos y falta de información. Asegúrate de que utilizas los tipos de IVA correctos y de que todas las cifras son precisas. Los errores pueden dar lugar a multas o retrasos en el procesamiento de tu devolución.

4. Presenta tu declaración del IVA por Internet

Una vez que hayas finalizado y revisado tu declaración del IVA, envíala por Internet a través del portal de HMRC. Tras el envío, recibirás la confirmación de que tu declaración del IVA se ha presentado correctamente. Guarda esta notificación para tu archivo.

Para los períodos del IVA trimestrales estándar, la fecha límite para presentar tu declaración y hacer tu pago al HMRC es de un mes natural y 7 días después del final de tu período contable.

5. Paga el IVA adeudado

Si debes IVA, paga el importe antes de la fecha de vencimiento. La mayoría de las autoridades fiscales ofrecen varias opciones de pago, como adeudo directo, transferencia bancaria y tarjeta de crédito. Los pagos atrasados pueden derivar en recargos por intereses y penalizaciones. Si se te debe un reembolso, por lo general se procesará de forma automática una vez que se revise tu declaración.

Consejos para gestionar las inspecciones y auditorías de IVA

Si estás bien preparado, gestionar las inspecciones y auditorías del IVA es un proceso sencillo. A continuación, te explicamos cómo gestionarlas:

• Mantén la organización y el cumplimiento de la normativa: Mantén registros exhaustivos y precisos de todas las ventas, compras, declaraciones de IVA, facturas y recibos. Asegúrate de que tus declaraciones de IVA sean precisas y se presenten a tiempo. Usa software de contabilidad si es necesario para mantener registros organizados y accesibles.

• Comprende el alcance de la auditoría: Cuando te notifiquen una próxima inspección o auditoría de IVA, averigua qué tiene previsto revisar la autoridad fiscal. Esto podría incluir períodos específicos, tipos de transacciones o prácticas de reclamación de IVA. Reúne los documentos pertinentes y prepárate en consecuencia.

• Revisa tus registros con antelación: Antes de la auditoría, lleva a cabo una revisión interna de tus registros de IVA para garantizar que todo esté en orden. Busca cualquier discrepancia o error que pueda necesitar corrección, como si se aplicó el tipo de IVA correcto o si tu factura se rellenó con software compatible. Si detectas algún problema, abórdalo de inmediato y prepárate para explicar cualquier anomalía.

• Coopera y comunícate con claridad: Durante la auditoría, proporciona la información y los documentos solicitados con prontitud. Mantén la transparencia y la claridad en tus comunicaciones. Responde a cualquier solicitud de aclaración o información adicional.

• Busca ayuda profesional si es necesario: Si no tienes seguridad sobre algún aspecto de tus registros de IVA o el proceso de auditoría, plantéate consultar a un asesor fiscal o contable. Pueden ayudarte a prepararte, proporcionarte orientación experta durante la inspección y ayudarte a comunicarte con las autoridades fiscales.

• Aborda los hallazgos de inmediato: Después de la auditoría, la autoridad fiscal podría proporcionar comentarios o hallazgos, incluidos los ajustes o sanciones necesarios. Aborda cualquier problema con prontitud para evitar más complicaciones e implementa cualquier cambio recomendado para mejorar el futuro cumplimiento de la normativa sobre el IVA.

¿Debería una pequeña empresa registrarse para el IVA de forma voluntaria?

Si la facturación sujeta a impuestos de tu empresa está por debajo del umbral de 90.000 £, no tienes la obligación legal de registrarte para el IVA. Sin embargo, optar por registrarse de forma voluntaria puede ofrecer ventajas estratégicas según tu base de clientes, tu estructura de gastos y tus planes de crecimiento.

Cuándo tiene sentido el registro voluntario

El registro voluntario a menudo es una medida financiera inteligente si tu empresa cumple con uno o más de los siguientes criterios:

• Vendes principalmente a clientes B2B: Los clientes empresariales registrados a efectos del IVA pueden reclamar el IVA que les cobras. Debido a que el IVA repercutido es neutral para los compradores B2B, añadir un 20 % a tus facturas no hará que tus precios sean menos competitivos.

• Tienes importantes gastos de capital iniciales: Si estás comprando equipos caros, software, existencias o servicios profesionales para lanzar tu startup, registrarte te permite reclamar el IVA soportado pagado en esos costes iniciales.

• Quieres mejorar la credibilidad de la marca: Parecer registrado a efectos del IVA puede hacer que un trabajador autónomo o una startup en fase inicial parezcan más grandes y consolidados, lo que ayuda a la hora de presentarse a clientes corporativos o negociar con proveedores importantes.

• Te estás acercando al umbral de 90.000 £: Registrarse con antelación evita cualquier apuro administrativo brusco y posibles ajustes de precios que suceden cuando cruzas el umbral de repente.

Cuándo no tiene sentido el registro voluntario

El registro voluntario puede ser contraproducente si tu modelo de negocio se basa en ventas directas al consumidor o en unos gastos administrativos generales bajos:

• Vendes directamente a los consumidores (B2C): Los consumidores finales y las pequeñas empresas no registradas no pueden reclamar el IVA. Añadir un 20 % de IVA aumenta de forma directa los precios para tus clientes o te obliga a absorber el impuesto reduciendo tus márgenes de beneficio.

• Tus gastos corrientes conllevan poco o ningún IVA: Si tus costes principales son mano de obra, salarios o artículos comprados a proveedores no registrados, no tendrás mucho IVA soportado que reclamar para compensar el IVA repercutido que recaudas.

• Quieres que la administración sea sencilla: El registro requiere el cumplimiento de la normativa Making Tax Digital (MTD), mantener registros de contabilidad digitales y presentar declaraciones de IVA trimestrales a HMRC.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

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Stripe Tax puede ayudarte a:

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• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard con la tecnología de TaxJar. En el caso de las presentaciones internacionales, Stripe Tax se integra a la perfección con socios de presentación, por lo que tus presentaciones internacionales serán precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Las presentaciones de impuestos en EE. UU. pueden automatizarse en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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