El impuesto al valor agregado (IVA) es un impuesto al consumo que se aplica a bienes y servicios en cada etapa donde se añade valor, desde la producción hasta la distribución. Más de 170 países usan el IVA, incluido El Reino Unido. A diferencia del impuesto sobre las ventas, que se recauda solo en la venta final al cliente final, el IVA se recauda a lo largo de toda la cadena de suministro.

Las empresas en El Reino Unido necesitan registrarse para el IVA si su volumen de negocios supera las £90,000 en cualquier período consecutivo de 12 meses, o si esperan superar ese umbral. El registro antes de alcanzar ese umbral es opcional, pero puede permitir que las empresas recuperen algunos costos del IVA. Independientemente de si estás lanzando una Startup o gestionando las operaciones diarias de una pequeña empresa, entender el IVA es importante. A continuación, explicamos qué es el IVA, cómo funciona y qué significa para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?
  
• ¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?
  
• Cómo registrarse para el IVA: una guía paso a paso
  
• Cómo preparar y presentar tu declaración de IVA
  
• Consejos para gestionar las inspecciones y auditorías de IVA
  
• ¿Debería una pequeña empresa registrarse para el IVA de forma voluntaria?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Cómo afecta el IVA a las pequeñas empresas?

Las empresas de El Reino Unido deben registrarse para el pago del IVA una vez que su umbral supere las £90,000 en cualquier período consecutivo de 12 meses o si esperan superar ese umbral en un plazo de 30 días. Para las pequeñas empresas, el IVA puede afectar a todo, desde el flujo de caja y los precios hasta las operaciones diarias. Así es como el IVA afecta a las empresas:

• Las empresas deben cobrar el IVA en sus facturas de venta y, a continuación, pagar a His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC), a veces antes de recibir el pago del cliente. Es posible que las pequeñas empresas con márgenes ajustados o plazos de pago largos deban planificarse para cubrir un déficit en el flujo de caja.

• Las empresas deben mantener registros detallados de todas las ventas y compras, presentar declaraciones regulares de IVA y mantenerse informadas sobre cualquier cambio en las normas fiscales. Esto puede ser mucho de gestionar para un equipo pequeño, y algunas empresas necesitan utilizar software de contabilidad o contratar ayuda externa.

• Las pequeñas empresas con volúmenes de negocios anuales sujetos a impuestos que estén por debajo de cierto umbral pueden elegir si registrarse para el IVA o no. Además, las empresas con ingresos sujetos a impuestos que caigan por debajo de las £88,000 pueden optar por cancelar su registro. Esto puede afectar la estrategia de precios y las finanzas en general. Añadir el IVA a los precios puede encarecer los bienes o servicios para los clientes y afectar negativamente las ventas. Sin embargo, las empresas registradas a efectos del IVA pueden recuperar el IVA en los gastos comerciales, lo que puede ayudar a equilibrar algunos costos.

Aunque el registro del IVA es obligatorio tras superar las £90,000, las empresas que se encuentren por debajo de ese importe pueden optar por registrarse para el IVA de forma voluntaria. Esto les permite recuperar el IVA pagado en equipos y gastos comerciales iniciales, aunque esto también requiere cobrar el IVA a los clientes y llevar registros contables formales de IVA.

¿Cuáles son los diferentes regímenes de IVA disponibles?

Hay varios regímenes de IVA disponibles que pueden ayudar a las pequeñas empresas a gestionar sus obligaciones de IVA con mayor eficacia, según su tamaño y tipo de empresa. A continuación, presentamos un desglose de los regímenes de IVA más comunes:

• IVA estándar: Es el régimen predeterminado para la mayoría de las empresas. Las empresas pagan el IVA sobre sus ventas y recuperan el IVA sobre sus compras en función de la fecha de la factura, independientemente de si han cobrado o pagado a sus proveedores.

• Régimen de tarifa fija: Está diseñado para pequeñas empresas con un volumen de negocios de hasta £150,000. En lugar de calcular el IVA en cada transacción, pagan un porcentaje fijo de su volumen de negocios bruto (este porcentaje varía según el sector). Si bien las empresas no pueden recuperar el IVA de las compras, a excepción de ciertos bienes de capital, este régimen simplifica el proceso y reduce el papeleo.

• Régimen de contabilidad de caja: Con el régimen de contabilidad de caja, las empresas pagan el IVA solo cuando reciben el pago de sus clientes y recuperan el IVA cuando les pagan a sus proveedores. Esto ayuda a evitar el problema de pagar el IVA antes de recibir el pago y facilita la gestión del flujo de caja.

• Régimen de contabilidad anual: Con el régimen de contabilidad anual, las empresas presentan solo una declaración de IVA al año, en lugar de una cada trimestre. Realizan un pago por adelantado basado en su obligación anual de IVA estimada, y las diferencias se ajustan al final del año. Este régimen puede ayudar a las empresas con la elaboración de presupuestos y la planificación, pero podría no ser adecuado para aquellas con volúmenes de negocios fluctuantes.

• Régimen de margen: En un régimen de margen, el IVA se calcula sobre la diferencia entre el precio de compra y el precio de venta (el margen) en lugar del precio de venta total. Esto puede reducir el IVA a pagar de forma considerable, pero requiere un mantenimiento estricto de los registros.

• Regímenes minoristas: Los regímenes minoristas simplifican el proceso de cálculo del IVA. Existen varios tipos de regímenes minoristas, entre los que se incluyen el régimen de punto de venta, el régimen de prorrateo y el régimen de cálculo directo. Cada uno de ellos está diseñado para adaptarse a distintos tipos de empresas minoristas. Estos regímenes permiten que las empresas calculen el IVA una sola vez en lugar de hacer un seguimiento del IVA para cada venta individual.

Cómo registrarse a efectos del IVA: una guía paso a paso

A continuación, te explicamos cómo registrarte a efectos del IVA.

1. Comprueba si necesitas registrarte

Primero, determina si necesitas registrarte para el IVA. En el Reino Unido, el registro es obligatorio si el volumen de negocios sujeto a impuestos de tu empresa en los últimos 12 meses supera las £90,000 o se espera que lo supere en los próximos 30 días.

Ten en cuenta que los bienes y servicios exentos de IVA, como los servicios financieros, la educación y la atención médica, se encuentran totalmente fuera del sistema del IVA. Las empresas que venden artículos estrictamente exentos no se registran para el IVA y no pueden reclamar el IVA soportado pagado en sus gastos comerciales, a diferencia de los bienes con tasa cero, que técnicamente están sujetos a impuestos al 0 % y aún permiten reclamaciones de IVA. Incluso si tu volumen de negocios está por debajo del umbral de £90,000, registrarte de forma voluntaria te permite reclamar el IVA sobre los costos de la Startup y el equipo, a la vez que aumenta la credibilidad ante los clientes B2B.

2. Recopila la información necesaria

Antes de comenzar el proceso de registro, recopila todos los datos de tu empresa en un solo lugar. La información requerida puede variar según tu estructura empresarial (p. ej., empresa individual, sociedad colectiva, sociedad limitada), pero los siguientes datos son obligatorios en todos los casos:

• Datos de la cuenta bancaria

• Tu volumen de negocios anual

• Tu Referencia Única de Contribuyente (UTR) o número del Seguro Nacional

• Tu declaración de impuestos Self Assessment

3. Elige el esquema de IVA adecuado

Determina qué régimen de IVA se adapta mejor a tu empresa. Puedes optar por el régimen de tasa plana, el régimen de contabilidad de caja y el régimen de contabilidad anual, entre otros. El régimen adecuado dependerá de tu tipo de empresa, el tamaño de tu empresa y tus necesidades de flujo de caja. Investiga cada opción para poder elegir la más beneficiosa para ti.

4. Regístrate en línea

El Reino Unido ofrece un proceso de registro de IVA en línea a través del portal de impuestos del gobierno. Inicia sesión o crea una cuenta si aún no tienes una. Completa el formulario de registro de IVA en línea proporcionando los detalles comerciales y financieros requeridos.

5. Envía tu solicitud

Después de completar toda la información necesaria, revisa con atención toda tu solicitud para verificar su exactitud antes de enviarla. Deberías recibir un correo electrónico de confirmación de que tu solicitud se ha enviado.

6. Recibe tu certificado de registro de IVA

Luego de que se procese tu solicitud, recibirás un certificado de registro a efectos del IVA en un plazo de 30 días hábiles. A través del certificado, se confirmará tu número de registro a efectos del IVA y la fecha de registro, y se te informará cuándo presentar tu primera declaración del IVA.

7. Implementa la facturación y el mantenimiento de registros de IVA

Una vez que tu empresa esté registrada, debes incluir tu número de IVA en todas las facturas y mantener un registro detallado de todas las ventas y compras, incluido el IVA cobrado y pagado. También debes mantener registros adecuados con el fin de presentar declaraciones del IVA precisas y evitar sanciones. Tus registros deben incluir lo siguiente:

• Todas las ventas y los ingresos (incluido el IVA cobrado)

• Todas las compras y los gastos (incluido el IVA pagado)

• El IVA sobre cualquier bien importado o exportado

• Cualquier ajuste, descuento o reembolso

Para simplificar este proceso, considera usar un software contable que admita el cumplimiento de la normativa del IVA. Según los requisitos actuales de Making Tax Digital (MTD), las empresas deben mantener registros de IVA digitales y presentar declaraciones utilizando software contable compatible con HMRC.

8. Presenta tu primera declaración de IVA y realiza los pagos

Después de registrarte, deberás empezar a presentar declaraciones del IVA periódicas (por lo general, trimestrales) y a pagar el IVA al gobierno. Envía estas declaraciones y pagos a tiempo para evitar multas e intereses. Ten en cuenta los plazos que se establecen en tu certificado de registro a efectos del IVA.

Cómo preparar y presentar tu declaración del IVA

Una vez que te hayas registrado, es hora de preparar y enviar una declaración de IVA. Así es cómo debes hacerlo.

1. Calcula tu obligación de IVA

En la declaración del IVA, se muestra el importe del IVA que le debes a la autoridad fiscal (IVA repercutido) menos el IVA que puedes reclamar por los gastos de tu empresa (IVA soportado). La diferencia es tu obligación en materia de IVA. Si el IVA repercutido supera el IVA soportado, deberás abonar la diferencia a la autoridad fiscal. Si el IVA soportado es más alto, es posible que recibas un reembolso.

2. Completa tu formulario de declaración de IVA

Inicia sesión en el portal en línea de His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC) para acceder a tu formulario de declaración de IVA del Reino Unido. El formulario se debe completar a través de un software compatible con MTD y, por lo general, requiere que proporciones la siguiente información:

• Ventas y compras totales (excluido el IVA)

• IVA repercutido (el IVA que has cobrado en las ventas)

• IVA soportado (el IVA que has pagado en las compras)

• Cualquier ajuste o corrección de IVA

Sigue las indicaciones en el formulario y completa cada sección con cuidado. Asegúrate de que tus cifras coincidan con los registros que has mantenido durante el período de IVA.

3. Comprueba si hay errores

Verifica tu declaración del IVA para detectar errores comunes, como números equivocados, cálculos incorrectos e información faltante. Asegúrate de estar usando las tasas de IVA correctas y de que todas las cifras sean precisas. Los errores pueden dar lugar a sanciones o retrasos en el procesamiento de tu declaración.

4. Envía tu declaración de IVA en línea

Una vez que hayas completado y revisado tu declaración del IVA, envíala en línea a través del portal del HMRC. Después de enviarla, recibirás la confirmación de que tu declaración del IVA se ha presentado correctamente. Guarda este aviso en tus registros.

Para los períodos de IVA trimestrales estándar, la fecha límite para enviar tu declaración y realizar tu pago a HMRC es de un mes calendario y 7 días después del final de tu período contable.

5. Paga cualquier IVA adeudado

Si debes IVA, paga el monto antes de la fecha de vencimiento. La mayoría de las autoridades fiscales ofrecen varias opciones de pago, como débito directo, transferencia bancaria y tarjeta de crédito. Los pagos atrasados pueden generar recargos por intereses y multas. Si se te adeuda un reembolso, por lo general se procesará automáticamente una vez que se revise tu declaración.

Consejos para gestionar las inspecciones y auditorías de IVA

Si estás bien preparado, gestionar las inspecciones y auditorías del IVA es un proceso sencillo. A continuación, te explicamos cómo gestionarlas:

• Mantén la organización y cumple con la normativa: Lleva registros detallados y precisos de todas las ventas, compras, declaraciones de IVA, facturas y recibos. Asegúrate de que tus declaraciones de IVA sean precisas y se presenten a tiempo. Usa un software de contabilidad si es necesario para mantener registros organizados y accesibles.

• Comprende el alcance de la auditoría: Cuando te notifiquen sobre una próxima inspección o auditoría de IVA, averigua qué tiene intención de revisar la autoridad fiscal. Esto podría incluir períodos específicos, tipos de transacciones o prácticas de recuperación de IVA. Reúne los documentos pertinentes y prepárate de forma adecuada.

• Revisa tus registros con anticipación: Antes de la auditoría, realiza una revisión interna de tus registros de IVA para asegurarte de que todo esté en orden. Busca posibles discrepancias o errores que haya que corregir, como por ejemplo, si se aplicó la tasa de IVA correcta o si la factura se completó utilizando un software compatible. Si detectas algún problema, abórdalo de inmediato y prepárate para explicar cualquier anomalía.

• Coopera y comunícate con claridad: Durante la auditoría, proporciona de inmediato la información y los documentos solicitados. Sé transparente y claro en tus comunicaciones. Responde a cualquier solicitud de aclaración o información adicional.

• Busca ayuda profesional si es necesario: Si tienes dudas sobre algún aspecto de tus registros de IVA o el proceso de auditoría, considera consultar a un asesor fiscal o un contador. Pueden ayudarte a prepararte, brindarte orientación experta durante la inspección y ayudarte en la comunicación con las autoridades fiscales.

• Aborda los hallazgos de inmediato: Después de la auditoría, la autoridad fiscal podría brindar comentarios o hallazgos, incluidos los ajustes o multas requeridos. Aborda cualquier problema de inmediato para evitar mayores complicaciones e implementa cualquier cambio recomendado para mejorar el cumplimiento de la normativa del IVA en el futuro.

¿Debería una pequeña empresa registrarse para el IVA de forma voluntaria?

Si el volumen de negocios sujeto a impuestos de tu empresa está por debajo del umbral de las £90,000, no estás obligado legalmente a registrarte para el IVA. Sin embargo, optar por registrarte de forma voluntaria puede ofrecer ventajas estratégicas según tu base de clientes, tu estructura de gastos y tus planes de crecimiento.

Cuándo tiene sentido el registro voluntario

El registro voluntario a menudo es una medida financiera inteligente si tu empresa cumple con uno o más de los siguientes criterios:

• Vendes principalmente a clientes B2B: Los clientes comerciales registrados a efectos del IVA pueden recuperar el IVA que les cobras. Debido a que el IVA repercutido es neutral para los compradores B2B, agregar un 20 % a tus facturas no hará que tus precios sean menos competitivos.

• Tienes gastos de capital iniciales significativos: Si vas a comprar equipos costosos, software, inventario o servicios profesionales para lanzar tu Startup, registrarte te permite recuperar el IVA soportado que se pagó sobre esos costos iniciales.

• Quieres mejorar la credibilidad de la marca: Aparecer como registrado a efectos del IVA puede hacer que un comerciante individual o una Startup en fase inicial parezca más grande y consolidada, lo que ayuda a la hora de presentarse ante clientes corporativos o negociar con proveedores importantes.

• Te acercas al umbral de £90,000: Registrarse de manera anticipada evita cualquier revuelo administrativo abrupto y posibles ajustes de precios que suceden cuando se cruza el umbral repentinamente.

Cuándo no tiene sentido el registro voluntario

El registro voluntario puede ser contraproducente si tu modelo de negocio se basa en ventas directas al consumidor o en gastos administrativos bajos:

• Vendes directamente a los consumidores (B2C): Los consumidores finales y las pequeñas empresas no registradas no pueden recuperar el IVA. Agregar un 20 % de IVA incrementa los precios directamente para tus clientes o te obliga a absorber el impuesto reduciendo tus márgenes de ganancia.

• Tus gastos continuos tienen poco o ningún IVA: Si tus costos principales son mano de obra, salarios o artículos comprados a proveedores no registrados, no tendrás mucho IVA soportado para recuperar que compense el IVA repercutido que cobras.

• Quieres mantener la administración simple: El registro requiere el cumplimiento de la normativa de Making Tax Digital (MTD), el mantenimiento de registros contables digitales y la presentación de declaraciones de IVA trimestrales ante HMRC.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro fiscal según tus transacciones de Stripe. También puede registrarse para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones fiscales globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST sobre:

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Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplifica las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las presentaciones de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las declaraciones globales, Stripe Tax se integra sin problemas con socios de presentación de declaraciones, para que tus declaraciones globales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones para que puedas enfocarte en hacer crecer tu empresa. Las presentaciones de impuestos de EE. UU. se pueden automatizar en el Dashboard de Stripe, con la tecnología de TaxJar.

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