O IVA (Value-added tax, imposto sobre valor agregado) é um imposto de consumo aplicado a bens e serviços em cada etapa em que o valor é agregado, desde a produção até a distribuição. Mais de 170 países usam o IVA, incluindo o Reino Unido. Ao contrário de um imposto sobre vendas, que é recolhido apenas na venda final para o cliente final, o IVA é recolhido em toda a cadeia de suprimentos.

As empresas do Reino Unido precisam se cadastrar para o IVA se o faturamento delas ultrapassar £ 90.000 em qualquer período contínuo de 12 meses ou se elas tiverem a expectativa de exceder esse limite. O cadastro antes de atingir o limite é opcional, mas pode permitir que as empresas recuperem alguns custos de IVA. Seja na criação de uma startup ou na gestão das operações diárias de uma pequena empresa, entender o IVA é importante. Abaixo, abordamos o que é o IVA, como ele funciona e o que ele significa para sua empresa.

O que vamos abordar neste artigo?

• Como o IVA afeta as pequenas empresas?
  
• Quais são os diferentes regimes de IVA disponíveis?
  
• Como se cadastrar para o IVA: um guia passo a passo
  
• Como preparar e enviar sua declaração de IVA
  
• Dicas para lidar com inspeções e auditorias de IVA
  
• Uma pequena empresa deve se cadastrar voluntariamente para o IVA?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

Como o IVA afeta as pequenas empresas?

As empresas do Reino Unido devem se cadastrar para o IVA quando o limite ultrapassar £ 90.000 em qualquer período contínuo de 12 meses ou se tiverem a expectativa de cruzar esse limite em 30 dias. Para pequenas empresas, o IVA pode afetar tudo, desde o fluxo de caixa e a precificação até as operações diárias. Veja como o IVA afeta as empresas:

• As empresas devem cobrar o IVA nas faturas de vendas e, depois, pagar à HMRC (His Majesty's Revenue & Customs, Receita e Alfândega de Sua Majestade), às vezes antes de receber o pagamento do cliente. As pequenas empresas com margens estreitas ou prazos de pagamento longos podem precisar de planejamento para cobrir uma lacuna no fluxo de caixa.

• As empresas devem manter registros detalhados de todas as vendas e compras, enviar declarações regulares de IVA e se manter informadas sobre quaisquer mudanças nas regras de impostos. Isso pode ser muita coisa para uma equipe pequena, e algumas empresas precisam usar softwares de contabilidade ou contratar ajuda externa.

• As pequenas empresas com faturamento anual tributável abaixo de um determinado limite podem escolher se desejam se cadastrar para o IVA. Além disso, as empresas com uma renda tributável abaixo de £ 88.000 podem optar por cancelar o cadastro. Isso pode impactar a estratégia de precificação e as finanças em geral. Adicionar o IVA aos preços pode encarecer os bens ou serviços para os clientes e afetar as vendas negativamente. No entanto, as empresas cadastradas para o IVA podem recuperar o IVA sobre as despesas da empresa, o que pode ajudar a equilibrar alguns custos.

Embora o cadastro para o IVA seja obrigatório acima de £ 90.000, empresas abaixo desse valor podem optar pelo cadastro voluntário para o IVA. Isso permite que as empresas recuperem o IVA pago sobre equipamentos e despesas iniciais da empresa, embora isso também exija a cobrança do IVA dos clientes e a manutenção de registros contábeis formais de IVA

Quais são os diferentes regimes de IVA disponíveis?

Há vários regimes de IVA disponíveis que podem ajudar pequenas empresas a gerenciar suas obrigações de IVA com mais eficácia, dependendo de seu tamanho e tipo de empresa. Confira um detalhamento dos regimes de IVA mais comuns:

• IVA Standard: Este é o padrão para a maioria das empresas. As empresas pagam IVA sobre as vendas e recuperam o IVA sobre as compras com base na data da fatura, independentemente de terem recebido o pagamento ou pago seus fornecedores.

• Regime de taxa fixa: Este regime foi criado para pequenas empresas com faturamento de até £ 150.000. Em vez de calcular o IVA em cada transação, paga-se um percentual fixo do faturamento bruto (esse percentual varia por setor). Embora as empresas não possam recuperar o IVA sobre compras, exceto no caso de certos ativos de capital, esse esquema simplifica o processo e reduz a burocracia.

• Regime de caixa: Com o esquema de regime de caixa, as empresas pagam o IVA apenas quando recebem o pagamento dos clientes e recuperam o IVA quando pagam os fornecedores. Isso ajuda a evitar o problema de pagar o IVA antes de receber o pagamento e facilita a gestão do fluxo de caixa.

• Regime de contabilidade anual: Com o regime de contabilidade anual, as empresas enviam apenas uma declaração de IVA por ano, em vez de uma a cada trimestre. Elas fazem um adiantamento com base na estimativa anual de obrigações de IVA, e quaisquer diferenças são ajustadas no final do ano. Esse regime pode ajudar as empresas com orçamentos e planejamento, mas pode não ser adequado para aquelas com faturamentos flutuantes.

• Regime de margem: Em um regime de margem, o IVA é calculado sobre a diferença entre o preço de compra e o preço de venda (a margem), e não sobre o preço de venda total. Isso pode reduzir substancialmente o IVA a pagar, mas exige a manutenção rigorosa de registros.

• Regimes de varejo: Os regimes de varejo simplificam o processo de cálculo do IVA. Há vários tipos de regimes de varejo, como o Regime de ponto de venda, o Regime de rateio e o Regime de cálculo direto. Cada um foi criado para atender a diferentes tipos de empresas de varejo. Esses regimes permitem que as empresas calculem o IVA uma vez, em vez de acompanhar o IVA de cada venda individual.

Como se cadastrar no IVA: um guia passo a passo

Veja como se cadastrar no IVA.

1. Verifique se você precisa fazer o cadastro

Primeiro, determine se você precisa se cadastrar no IVA. No Reino Unido, o cadastro é obrigatório se o faturamento tributável da sua empresa nos últimos 12 meses for superior a £ 90.000 ou se a previsão for de que ultrapasse esse valor nos próximos 30 dias.

Observe que bens e serviços isentos de IVA, como serviços financeiros, educação e saúde, ficam totalmente fora do sistema de IVA. As empresas que vendem estritamente itens isentos não se cadastram no IVA e não podem recuperar o IVA suportado pago em suas despesas comerciais, diferentemente dos bens com taxa zero, que são tecnicamente tributáveis a 0% e ainda permitem a recuperação do IVA. Mesmo se o seu faturamento for inferior ao limite de £ 90.000, o cadastro voluntário permite recuperar o IVA sobre custos de startup e equipamentos, além de aumentar a credibilidade com clientes B2B.

2. Reúna as informações necessárias

Antes de começar o processo de cadastro, reúna todos os dados da sua empresa em um só lugar. As informações necessárias podem variar conforme a estrutura da sua empresa (por exemplo, empresário individual, sociedade, empresa limitada), mas as seguintes informações são necessárias para qualquer estrutura de negócio:

• Dados da conta bancária

• Seu faturamento anual.

• Sua Unique Taxpayer Reference (UTR, Referência Única do Contribuinte) ou seu número de National Insurance.

• Sua declaração do Self Assessment.

3. Escolha o regime de IVA adequado

Decida qual é o regime de IVA mais adequado para a sua empresa. As opções incluem o regime de tarifa fixa, o regime de caixa e o regime de contabilidade anual. O regime adequado depende do tipo de empresa, do tamanho e das necessidades de fluxo de caixa. Pesquise cada opção para poder escolher a que for mais benéfica para você.

4. Cadastre-se online

O Reino Unido oferece um processo de cadastro online de IVA por meio do portal de impostos do governo. Faça login ou crie uma conta se você ainda não tiver uma. Preencha o formulário online de cadastro de IVA com as informações financeiras e comerciais necessárias.

5. Envie sua inscrição

Depois de preencher todas as informações necessárias, revise cuidadosamente o seu cadastro concluído para verificar a exatidão antes de enviá-lo. Você receberá um e-mail de confirmação de que sua inscrição foi enviada.

6. Receba seu certificado de registro de IVA

Após o processamento do seu pedido, você receberá um certificado de cadastro de IVA no prazo de 30 dias úteis. O certificado confirmará seu número de cadastro de IVA, a data de cadastro e fornecerá detalhes sobre quando enviar sua primeira declaração de IVA.

7. Implemente a emissão de faturas e manutenção de registros de IVA

Depois de cadastrar sua empresa, você deve incluir seu número de IVA em todas as faturas e manter registros detalhados de todas as vendas e compras, incluindo o IVA cobrado e pago. Você também deve manter registros adequados para apresentar declarações de IVA precisas e evitar penalidades. Seus registros devem incluir:

• Todas as vendas e a renda (incluindo o IVA cobrado).

• Todas as compras e despesas (incluindo o IVA pago).

• O IVA sobre quaisquer bens importados ou exportados.

• Quaisquer ajustes, descontos ou reembolsos.

Para simplificar esse processo, considere usar um software contábil compatível com a conformidade com o IVA. De acordo com as exigências atuais do Making Tax Digital (MTD, Tornar os Impostos Digitais), as empresas devem manter registros digitais de IVA e enviar as declarações usando um software contábil compatível com o HMRC.

8. Envie sua primeira declaração de IVA e faça os pagamentos

Após o cadastro, você precisará começar a fazer declarações regulares de IVA (normalmente trimestralmente) e fazer pagamentos de IVA ao governo. Envie essas declarações e pagamentos no prazo para evitar cobranças de multas e juros. Tome nota dos prazos fornecidos pelo seu certificado de cadastro de IVA.

Como preparar e enviar sua declaração de IVA

Depois de fazer o cadastro, é hora de preparar e enviar a declaração de IVA. Veja como fazer isso.

1. Calcule suas obrigações de IVA

A declaração de IVA mostra o valor do IVA que você deve à autoridade fiscal (IVA de saída) menos o IVA que você pode recuperar sobre suas despesas comerciais (IVA de entrada). A diferença é a sua obrigação de IVA. Se o seu IVA de saída exceder o IVA de entrada, você precisará pagar a diferença à autoridade fiscal. Se o seu IVA de entrada for maior, você poderá receber um reembolso.

2. Preencha o formulário de declaração de IVA

Faça login no portal online do His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC, Receita e Alfândega de Sua Majestade) para acessar seu formulário de declaração de IVA do Reino Unido. O formulário deve ser preenchido por meio de um software compatível com MTD e geralmente exige que você forneça as seguintes informações:

• Total de vendas e compras (excluindo o IVA).

• IVA liquidado (o IVA que você cobrou sobre as vendas).

• IVA suportado (o IVA que você pagou sobre as compras).

• Quaisquer ajustes ou correções de IVA.

Siga as instruções do formulário e preencha cada seção com cuidado. Verifique se os números correspondem aos registros que você manteve durante o período do IVA.

3. Verifique se há erros

Verifique se há erros comuns, como números transpostos, cálculos incorretos e informações faltantes, na sua declaração de IVA. Certifique-se de que esteja usando as taxas de IVA corretas e que todos os números estejam precisos. Erros podem levar a penalidades ou atrasos no processamento da sua declaração.

4. Envie sua declaração de IVA online

Depois de concluir e revisar a declaração de IVA, envie-a online pelo portal da HMRC. Após o envio, você receberá uma confirmação de que sua declaração de IVA foi apresentada com sucesso. Guarde este comunicado para seu controle.

Para períodos padrão trimestrais de IVA, o prazo para enviar sua declaração e efetuar o pagamento ao HMRC é de um mês civil e 7 dias após o final do seu período contábil.

5. Pague o IVA devido

Se você deve IVA, pague o valor até a data de vencimento. A maioria das autoridades fiscais oferece várias opções de pagamento, como débito automático, transferência bancária e cartão de crédito. Pagamentos em atraso podem resultar em multas e cobrança de juros. Se você tiver direito a um reembolso, ele geralmente será processado automaticamente assim que sua declaração for analisada.

Dicas para lidar com inspeções e auditorias de IVA

Se você se preparar bem, será fácil lidar com as inspeções e auditorias do IVA. Veja como gerenciá-las:

• Mantenha a organização e a conformidade: Mantenha registros completos e precisos de todas as vendas, compras, declarações de IVA, faturas e recibos. Certifique-se de que seus envios de IVA sejam precisos e ocorram dentro do prazo. Use um software de contabilidade, se necessário, para manter registros organizados e acessíveis.

• Entenda o escopo da auditoria: Ao receber notificação sobre uma futura inspeção ou auditoria de IVA, descubra o que a autoridade fiscal pretende avaliar. Isso pode incluir períodos específicos, tipos de transação ou práticas de recuperação de IVA. Reúna os documentos relevantes e prepare-se adequadamente.

• Revise seus registros antecipadamente: Antes da auditoria, conduza uma revisão interna de seus registros de IVA para garantir que tudo esteja em ordem. Procure discrepâncias ou erros que precisem ser corrigidos, como se a taxa correta de IVA foi aplicada ou se a sua fatura foi preenchida com um software em conformidade. Se identificar problemas, resolva-os prontamente e prepare-se para explicar quaisquer anomalias.

• Coopere e comunique-se de forma clara: Durante a auditoria, forneça as informações e os documentos solicitados de maneira rápida. Tenha transparência e clareza em suas comunicações. Responda a quaisquer solicitações de esclarecimento ou informações adicionais.

• Busque ajuda profissional, se necessário: Se você tiver dúvidas sobre qualquer aspecto de seus registros de IVA ou do processo de auditoria, considere consultar um contador ou consultor fiscal. Eles podem ajudar em sua preparação, fornecer orientação especializada durante a inspeção e auxiliar na comunicação com as autoridades fiscais.

• Trate as descobertas prontamente: Após a auditoria, a autoridade fiscal pode fornecer feedback ou descobertas, incluindo ajustes ou penalidades exigidas. Resolva os problemas imediatamente para evitar complicações maiores e implemente as alterações recomendadas para melhorar sua conformidade futura com o IVA.

Uma pequena empresa deve se cadastrar voluntariamente para o IVA?

Se o faturamento tributável de sua empresa estiver abaixo do limite de £ 90.000, você não tem a obrigação legal de se cadastrar para o IVA. No entanto, optar pelo cadastro voluntário pode oferecer vantagens estratégicas dependendo de sua base de clientes, estrutura de despesas e planos de crescimento.

Quando o cadastro voluntário faz sentido

O cadastro voluntário geralmente é uma decisão financeira inteligente se sua empresa atender a um ou mais dos seguintes critérios:

• Você vende principalmente para clientes B2B: Os clientes empresariais cadastrados para o IVA podem recuperar o IVA que você cobra deles. Como o IVA de saída é neutro para os compradores B2B, adicionar 20% às suas faturas não tornará os seus preços menos competitivos.

• Você tem despesas de capital iniciais significativas: Se você estiver comprando equipamentos caros, software, estoque ou serviços profissionais para lançar sua startup, o cadastro permite recuperar o IVA de entrada pago sobre esses custos da startup.

• Você deseja aumentar a credibilidade da marca: Parecer ter cadastro para o IVA pode fazer com que um empresário individual ou uma startup em estágio inicial pareça maior e mais estabelecida, o que ajuda ao se apresentar para clientes corporativos ou negociar com grandes fornecedores.

• Você está se aproximando do limite de £ 90.000: O cadastro antecipado evita confusões administrativas abruptas e possíveis ajustes de precificação que ocorrem quando se ultrapassa repentinamente o limite.

Quando o cadastro voluntário não faz sentido

O cadastro voluntário pode ser prejudicial se seu modelo de negócio depender de vendas diretas ao consumidor ou baixos custos administrativos gerais:

• Você vende diretamente aos consumidores (B2C): Os consumidores finais e as pequenas empresas não cadastradas não podem recuperar o IVA. Adicionar 20% de IVA aumenta diretamente os preços para seus clientes ou força você a absorver o imposto estreitando suas margens de lucro.

• Suas despesas contínuas têm pouco ou nenhum IVA: Se seus custos principais forem mão de obra, salários ou itens comprados de fornecedores não cadastrados, você não terá muito IVA de entrada para recuperar para compensar o IVA de saída que recolher.

• Você deseja manter a administração simples: O cadastro exige a conformidade com as regras do MTD (Making Tax Digital, Tornar os Impostos Digitais), a manutenção de registros contábeis digitais e o envio trimestral de declarações de IVA à HMRC.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal para que o foco possa permanecer no crescimento do negócio. Comece a recolher tributos globalmente adicionando uma única linha de código à integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax ajuda a monitorar suas obrigações e emite alertas quando você excede um limite de cadastro fiscal com base nas suas transações na Stripe. Ele também pode fazer o cadastro para recolher o imposto em seu nome nos EUA, automatizar as declarações dos EUA no Dashboard e gerenciar as declarações globais por meio de parceiros de confiança. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST sobre:

• Bens e serviços digitais em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países
  
• Bens físicos em todos os estados dos EUA e em 42 países
  

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar-se e recolher tributos: veja onde é necessário recolher tributos com base nas transações da Stripe. Depois do cadastro, ative a cobrança de tributos em um novo estado ou país em segundos. É possível começar a recolher tributos adicionando uma linha de código à integração Stripe existente ou adicionar a cobrança de tributos com um clique de botão no Stripe Dashboard.

• Registrar-se para pagar imposto: se houver necessidade de cadastro para imposto sobre vendas nos EUA, deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais. O processo será simplificado com detalhes de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com regulamentações locais. Se houver necessidade de ajuda para registrar-se fora dos EUA, a Stripe faz parceria com a Taxually para ajudar no cadastro junto a autoridades fiscais locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza suas vendas. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e está sempre atualizado com as regras tributárias e alterações de alíquotas.

• Simplifique a declaração: o Stripe Tax automatiza as declarações dos EUA no Dashboard, com tecnologia da TaxJar. Para as declarações globais, o Stripe Tax integra-se perfeitamente aos parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam precisas e pontuais. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações para você se concentrar no crescimento da sua empresa. As declarações de impostos dos EUA podem ser automatizadas no Dashboard da Stripe, com tecnologia da TaxJar.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece hoje mesmo.