De belasting toegevoegde waarde (btw) is een verbruiksbelasting die wordt toegepast op goederen en diensten in elke fase waarin waarde wordt toegevoegd, van productie tot distributie. Meer dan 170 landen gebruiken btw, waaronder het Verenigd Koninkrijk. In tegenstelling tot een omzetbelasting (sales tax), die alleen wordt geïnd bij de uiteindelijke verkoop aan de eindklant, wordt de btw in de hele toeleveringsketen geïnd.

Ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk moeten zich registreren voor btw als hun omzet in een aaneengesloten periode van 12 maanden de £ 90.000 overschrijdt, of als ze verwachten deze drempel te overschrijden. Registratie vóór die drempel is optioneel, maar kan ondernemingen in staat stellen om sommige btw-kosten terug te vorderen. Of je nu een start-up lanceert of de dagelijkse gang van zaken van een kleine onderneming beheert, het is belangrijk om de btw te begrijpen. Hieronder bespreken we wat btw is, hoe het werkt en wat dit betekent voor je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe beïnvloedt btw kleine ondernemingen?
  
• Welke verschillende btw-regelingen zijn er beschikbaar?
  
• Voor btw registreren: een stapsgewijze handleiding
  
• De btw-aangifte voorbereiden en indienen
  
• Btw-inspecties en audits afhandelen
  
• Moet een kleine onderneming zich vrijwillig registreren voor btw?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Welke gevolgen heeft de btw voor kleine bedrijven?

Bedrijven in het Verenigd Koninkrijk moeten zich registreren voor btw zodra hun drempel de £ 90.000 overschrijdt in een aaneengesloten periode van 12 maanden, of als ze verwachten deze drempel binnen 30 dagen te overschrijden. Voor kleine ondernemingen kan de btw van invloed zijn op alles, van de cashflow en prijsstelling tot de dagelijkse werkzaamheden. Zo beïnvloedt de btw ondernemingen:

• Ondernemingen moeten btw in rekening brengen op hun verkoopfacturen en dit vervolgens afdragen aan His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC), soms voordat ze de betaling van de klant hebben ontvangen. Kleine ondernemingen met krappe marges of lange betalingstermijnen moeten mogelijk plannen maken om een gat in de cashflow op te vangen.

• Ondernemingen moeten een gedetailleerde administratie bijhouden van alle verkopen en aankopen, regelmatig btw-aangifte doen en op de hoogte blijven van wijzigingen in de belastingregels. Dit kan veel werk zijn voor een klein team, en sommige ondernemingen moeten boekhoudsoftware gebruiken of externe hulp inschakelen.

• Kleine ondernemingen met een jaarlijkse belastbare omzet onder een bepaalde drempel kunnen ervoor kiezen om zich wel of niet voor btw te registreren. Daarnaast kunnen bedrijven met een belastbaar inkomen dat onder de £ 88.000 daalt, ervoor kiezen om zich uit te schrijven. Dit kan van invloed zijn op de prijsstrategie en de algehele financiën. Het toevoegen van btw aan prijzen kan goederen of diensten duurder maken voor klanten, wat een negatieve invloed kan hebben op de verkoop. Ondernemingen die voor de btw zijn geregistreerd, kunnen echter de btw op zakelijke uitgaven terugvorderen, wat kan helpen om een deel van de kosten te compenseren.

Hoewel btw-registratie verplicht is bij meer dan £ 90.000, kunnen ondernemingen onder dat bedrag ervoor kiezen om zich vrijwillig voor de btw te registreren. Hierdoor kunnen ondernemingen de betaalde btw over vroege zakelijke uitgaven en apparatuur terugvorderen. Dit vereist echter wel dat er btw in rekening wordt gebracht bij klanten en dat er een formele btw-administratie wordt bijgehouden.

Welke btw-regelingen zijn er?

Er zijn verschillende btw-regelingen beschikbaar die kleine ondernemingen kunnen helpen om hun btw-verplichtingen effectiever te beheren, afhankelijk van hun omvang en bedrijfstype. Hier volgt een overzicht van de meest voorkomende btw-regelingen:

• Standaard-btw: Dit is de standaard voor de meeste ondernemingen. Ondernemingen betalen btw over hun verkopen en vorderen btw terug over hun aankopen op basis van de factuurdatum, ongeacht of ze zijn betaald of hun leveranciers hebben betaald.

• Forfaitaire regeling (Flat Rate Scheme): Deze is ontworpen voor kleine ondernemingen met een omzet tot £ 150.000. In plaats van de btw voor elke transactie te berekenen, betalen ze een vast percentage van hun bruto-omzet (dit percentage verschilt per branche). Hoewel bedrijven geen btw op aankopen kunnen terugvorderen, behalve voor bepaalde kapitaalgoederen, vereenvoudigt deze regeling het proces en vermindert het de administratie.

• Regeling voor boekhouding op kasbasis: Met de regeling voor boekhouding op kasbasis betalen ondernemingen pas btw wanneer ze een betaling van hun klanten ontvangen en vorderen ze btw terug wanneer ze hun leveranciers betalen. Dit helpt het probleem te voorkomen waarbij btw wordt betaald voordat de betaling is ontvangen, en maakt het eenvoudiger om de cashflow te beheren.

• Jaarlijkse boekhoudregeling (Annual Accounting Scheme): Met de jaarlijkse boekhoudregeling dienen ondernemingen slechts één btw-aangifte per jaar in, in plaats van elk kwartaal. Ze betalen één voorschot op basis van hun geschatte jaarlijkse btw-plicht, en eventuele verschillen worden aan het einde van het jaar verrekend. Deze regeling kan ondernemingen helpen bij het budgetteren en plannen, maar is mogelijk niet geschikt bij sterk schommelende omzetten.

• Margeregeling: Bij een margeregeling wordt de btw berekend over het verschil tussen de aankoopprijs en de verkoopprijs (de marge) in plaats van over de volledige verkoopprijs. Dit kan de te betalen btw aanzienlijk verlagen, maar vereist een strikte administratie.

• Detailhandelsregelingen (Retail schemes): Detailhandelsregelingen vereenvoudigen het btw-berekeningsproces. Er zijn verschillende soorten detailhandelsregelingen, waaronder de Point of Sale Scheme, Apportionment Scheme en Direct Calculation Scheme. Elke regeling is ontworpen voor verschillende soorten ondernemingen in de detailhandel. Met deze regelingen kunnen bedrijven de btw eenmalig berekenen in plaats van de btw voor elke afzonderlijke verkoop bij te houden.

Registratie voor btw: Een stap-voor-stap handleiding

Zo registreer je je voor btw.

1. Controleren of je je moet registreren

Bepaal eerst of je je moet registreren voor btw. In het Verenigd Koninkrijk is registratie verplicht als de belastbare omzet van je onderneming over de afgelopen 12 maanden meer dan £ 90.000 bedraagt of dit naar verwachting in de komende 30 dagen zal overschrijden.

Houd er rekening mee dat btw-vrijgestelde goederen en diensten, zoals financiële diensten, onderwijs en gezondheidszorg, volledig buiten het btw-stelsel vallen. Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde artikelen verkopen, registreren zich niet voor de btw en kunnen geen voorbelasting terugvragen die is betaald over hun zakelijke uitgaven. Dit in tegenstelling tot goederen met een nultarief, die technisch gezien belastbaar zijn tegen 0% en waarbij btw-teruggave nog steeds mogelijk is. Zelfs als je omzet onder de drempel van £ 90.000 ligt, kun je door vrijwillige registratie btw terugvragen over start-upkosten en apparatuur en tegelijkertijd de geloofwaardigheid bij b2b-klanten vergroten.

2. Benodigde informatie verzamelen

Voordat je begint aan het registratieproces, moet je al je bedrijfsgegevens op één plek verzamelen. De vereiste informatie kan verschillen afhankelijk van je bedrijfsstructuur (bijv. eenmanszaak, maatschap, commanditaire vennootschap), maar voor elke bedrijfsstructuur heb je het volgende nodig:

• Bankgegevens

• je jaaromzet

• je Unique Taxpayer Reference (UTR) of National Insurance-nummer

• je Self Assessment-aangifte

3. De juiste btw-regeling kiezen

Bepaal welke btw-regeling het beste bij je bedrijf past. Opties zijn onder meer de forfaitaire regeling, de kasboekhoudregeling en de jaarlijkse boekhoudregeling. De juiste regeling hangt af van je bedrijfstype, grootte en cashflowbehoeften. Onderzoek elke optie, zodat je de optie kunt kiezen die voor je het meest voordelig is.

4. Online registreren

Het Verenigd Koninkrijk biedt een procedure voor online btw-registratie via de belastingportal van de overheid. Log in of maak een account aan als je er nog geen hebt. Vul het formulier voor online btw-registratie in door de vereiste zakelijke en financiële gegevens te verstrekken.

5. Je aanmeldformulier indienen

Zodra je alle benodigde informatie heeft ingevuld, controleert je je ingevulde aanvraag zorgvuldig op juistheid voordat je deze indient. Je ontvangt een bevestigingsmail dat je aanvraag is ingediend.

6. Je bewijs van inschrijving voor de btw ontvangen

Nadat je aanvraag is verwerkt, ontvang je binnen 30 werkdagen een bewijs van btw-registratie. Het certificaat bevestigt je btw-registratienummer en registratiedatum, en geeft informatie over wanneer je je eerste btw-aangifte moet indienen.

7. Btw-facturatie en administratie implementeren

Zodra je bedrijf is geregistreerd, moet je je btw-nummer op alle facturen vermelden en een gedetailleerde administratie bijhouden van alle verkopen en aankopen, inclusief de in rekening gebrachte en betaalde btw. Je moet ook een goede administratie bijhouden om nauwkeurige btw-aangiften in te dienen en boetes te voorkomen. Je gegevens moeten het volgende bevatten:

• alle verkopen en inkomsten (inclusief de berekende btw)

• alle aankopen en uitgaven (inclusief de betaalde btw)

• btw op geïmporteerde of geëxporteerde goederen

• eventuele aanpassingen, kortingen of terugbetalingen

Om dit proces te vereenvoudigen, kun je overwegen om boekhoudsoftware te gebruiken die btw-compliance ondersteunt. Onder de huidige Making Tax Digital-vereisten (MTD) zijn ondernemingen verplicht om een digitale btw-administratie bij te houden en aangifte te doen met HMRC-compatibele boekhoudsoftware.

8. Je eerste btw-aangifte doen en betalingen uitvoeren

Na registratie moet je regelmatig btw-aangifte doen (meestal elk kwartaal) en btw afdragen aan de overheid. Doe deze aangiften en betalingen op tijd om boetes en rentelasten te voorkomen. Houd rekening met de deadlines die op je btw-registratiebewijs staan.

Hoe bereid je je btw-aangifte voor en dien je deze in

Nadat je je hebt geregistreerd, is het tijd om een btw-aangifte voor te bereiden en in te dienen. Hier lees je hoe.

1. Je btw-schuld berekenen

Op de btw-aangifte staat het btw-bedrag dat je verschuldigd bent aan de Belastingdienst (output-btw) minus de btw die je kunt terugvragen over je bedrijfskosten (voorbelasting). Het verschil is je btw-plicht. Als je output-btw hoger is dan je input-btw, moet je het verschil betalen aan de belastingdienst. Als je btw hoger is, krijg je mogelijk geld terug.

2. Je btw-aangifteformulier invullen

Log in op de online portal van His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) om toegang te krijgen tot je btw-aangifteformulier voor het Verenigd Koninkrijk. Het formulier moet worden ingevuld via MTD-compatibele software en vereist doorgaans dat je de volgende gegevens verstrekt:

• totale verkopen en aankopen (exclusief btw)

• te betalen btw (de btw die je hebt berekend over verkopen)

• voorbelasting (de btw die je hebt betaald over aankopen)

• eventuele btw-aanpassingen of -correcties

Volg de aanwijzingen op het formulier en vul elke sectie zorgvuldig in. Zorg ervoor dat je cijfers overeenkomen met de administratie die je hebt bijgehouden over de btw-periode.

3. Controleren op fouten

Controleer je btw-aangifte nogmaals op veelgemaakte fouten, zoals omgezette getallen, onjuiste berekeningen en ontbrekende informatie. Zorg ervoor dat je de juiste btw-tarieven gebruikt en dat alle cijfers correct zijn. Fouten kunnen leiden tot boetes of vertragingen bij het verwerken van je retourzending.

4. Je btw-aangifte online indienen

Zodra je je btw-aangifte hebt ingevuld en gecontroleerd, dien je deze online in via het HMRC-portaal. Na het indienen krijg je een bevestiging dat je btw-aangifte succesvol is ingediend. Bewaar deze kennisgeving voor je administratie.

Voor standaard btw-kwartalen is de deadline om je aangifte in te dienen en je betaling aan de HMRC te doen één kalendermaand en 7 dagen na het einde van je boekhoudperiode.

5. Eventuele verschuldigde btw betalen

Als je btw verschuldigd bent, betaal je het bedrag voor de vervaldatum. De meeste belastingdiensten bieden verschillende betaalopties, zoals automatische incasso, bankoverschrijving en creditcard. Te late betalingen kunnen leiden tot rentekosten en boetes. Als je recht hebt op een terugbetaling, wordt deze doorgaans automatisch verwerkt zodra je aangifte is gecontroleerd.

Tips voor het afhandelen van btw-inspecties en audits

Als je goed voorbereid bent, is het afhandelen van btw-inspecties en -audits een eenvoudig proces. Ga als volgt te werk om ze te beheren:

• Zorg voor overzicht en compliance: Houd een grondige, nauwkeurige administratie bij van alle verkopen, aankopen, btw-aangiften, facturen en betalingsbewijzen. Zorg ervoor dat de btw-aangiften nauwkeurig zijn en op tijd worden ingediend. Gebruik indien nodig boekhoudsoftware om een overzichtelijke, toegankelijke administratie bij te houden.

• Begrijp de omvang van de audit: Zoek bij een melding van een aanstaande btw-inspectie of audit uit wat de belastingdienst wil controleren. Dit kan gaan om specifieke perioden, soorten transacties of praktijken voor het terugvorderen van btw. Verzamel de relevante documenten en bereid je hierop voor.

• Controleer de administratie vooraf: Voer voorafgaand aan de audit een interne controle uit van de btw-administratie om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Zoek naar eventuele afwijkingen of fouten die moeten worden gecorrigeerd, zoals de vraag of het juiste btw-tarief is toegepast of dat de factuur is ingevuld met behulp van software die aan de regelgeving voldoet. Als je problemen opmerkt, pak deze dan snel aan en wees voorbereid om eventuele afwijkingen te verklaren.

• Werk mee en communiceer duidelijk: Verstrek tijdens de audit direct de gevraagde informatie en documenten. Wees transparant en duidelijk in je communicatie. Reageer op verzoeken om verduidelijking of aanvullende informatie.

• Schakel indien nodig professionele hulp in: Als je twijfelt over een bepaald aspect van je btw-administratie of het auditproces, overweeg dan om een belastingadviseur of accountant te raadplegen. Deze personen kunnen je helpen bij de voorbereiding, deskundige begeleiding bieden tijdens de inspectie en assisteren bij de communicatie met de belastingdienst.

• Pak bevindingen direct aan: Na de audit kan de belastingdienst feedback of bevindingen delen, inclusief eventuele vereiste aanpassingen of boetes. Pak eventuele problemen direct aan om verdere complicaties te voorkomen en implementeer aanbevolen wijzigingen om toekomstige compliance van btw te verbeteren.

Vrijwillig voor btw registreren als kleine onderneming

Als de belastbare omzet van je onderneming onder de drempel van £ 90.000 ligt, ben je niet wettelijk verplicht om je voor btw te registreren. Toch kan het strategische voordelen bieden om je vrijwillig te registreren, afhankelijk van je klantenbestand, kostenstructuur en groeiplannen.

Wanneer vrijwillig registreren zinvol is

Vrijwillige registratie is vaak een slimme financiële zet als je onderneming aan een of meer van de volgende criteria voldoet:

• Je verkoopt voornamelijk aan B2B-klanten: Zakelijke klanten die voor de btw zijn geregistreerd, kunnen de btw die je hen in rekening brengt, terugvorderen. Omdat de verschuldigde btw neutraal is voor B2B-kopers, maakt het toevoegen van 20% aan je facturen je prijzen niet minder concurrerend.

• Je hebt aanzienlijke investeringskosten vooraf: Als je dure apparatuur, software, voorraad of professionele diensten aanschaft om je start-up te lanceren, stelt de registratie je in staat om de betaalde voorbelasting over die opstartkosten terug te vorderen.

• Je wilt de geloofwaardigheid van je merk vergroten: Als je voor de btw geregistreerd staat, kan een eenmanszaak of beginnende start-up groter en meer gevestigd lijken. Dit helpt bij het pitchen aan zakelijke klanten of het onderhandelen met grote leveranciers.

• Je nadert de drempel van £ 90.000: Door je vroegtijdig te registreren, voorkom je plotselinge administratieve chaos en mogelijke prijsaanpassingen die plaatsvinden wanneer je de drempel onverwacht overschrijdt.

Wanneer vrijwillig registreren niet zinvol is

Vrijwillige registratie kan averechts werken als je businessmodel gebaseerd is op directe verkoop aan consumenten of op lage administratieve lasten:

• Je verkoopt direct aan consumenten (B2C): Eindconsumenten en niet-geregistreerde kleine ondernemingen kunnen de btw niet terugvorderen. Als je direct 20% btw toevoegt, stijgen de prijzen voor je klanten of moet je deze belasting zelf absorberen door je winstmarges te verkleinen.

• Je lopende uitgaven bevatten weinig tot geen btw: Als je belangrijkste kosten bestaan uit arbeid, salarissen of artikelen die je bij niet-geregistreerde leveranciers hebt gekocht, heb je weinig voorbelasting om terug te vorderen ter compensatie van de verschuldigde btw die je int.

• Je wilt de administratie eenvoudig houden: Registratie vereist compliance met de Making Tax Digital (MTD)-regels, het bijhouden van een digitale boekhouding en het indienen van kwartaalaangiften voor btw bij HMRC.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax vermindert de complexiteit van fiscale compliance, zodat je je kunt concentreren op de groei van je onderneming. Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het Dashboard te klikken of onze krachtige API te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het bewaken van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je een drempel voor belastingregistratie overschrijdt op basis van je Stripe-transacties. Het kan namens jou ook zich registreren om belasting te berekenen in de VS, Amerikaanse aangiften in het Dashboard automatiseren en wereldwijde aangiften beheren via betrouwbare partners. Stripe Tax berekent en int automatisch sales tax, btw en GST over:

• Digitale goederen en diensten in alle Amerikaanse staten en meer dan 100 landen
  
• Fysieke goederen in alle Amerikaanse staten en 42 landen
  

Stripe Tax kan je helpen:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie, of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen op het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: als je je moet registreren voor omzetbelasting in de VS, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren. Je profiteert van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je hulp nodig hebt bij het registreren buiten de VS, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij het registreren bij lokale belastingautoriteiten.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte vereenvoudigen: Stripe Tax automatiseert Amerikaanse aangiften in het Dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar. Voor wereldwijde aangiften integreert Stripe Tax naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt richten op de groei van je onderneming. Amerikaanse belastingaangiften kunnen worden geautomatiseerd in het Stripe-dashboard, mogelijk gemaakt door TaxJar.

Lees meer over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.