La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est une taxe à la consommation appliquée aux biens et aux services à chaque stade où une valeur est ajoutée, de la production à la distribution. Plus de 170 pays appliquent la TVA, y compris le Royaume-Uni. Contrairement à une taxe sur les ventes, qui n'est perçue que lors de la vente finale au client final, la TVA est perçue tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Au Royaume-Uni, les entreprises doivent s'immatriculer à la TVA si leur chiffre d'affaires dépasse 90 000 £ sur une période glissante de 12 mois, ou si elles prévoient de dépasser ce seuil. L'immatriculation avant d'atteindre ce seuil est facultative, mais peut permettre aux entreprises de récupérer certains coûts de TVA. Que vous lanciez une startup ou que vous gériez les opérations quotidiennes d'une petite entreprise, il est important de comprendre la TVA. Ci-dessous, nous expliquons ce qu'est la TVA, comment elle fonctionne et ce qu'elle implique pour votre entreprise.

Sommaire

• l'impact de la TVA sur les petites entreprises ;
  
• les différents régimes de TVA disponibles ;
  
• la procédure d'immatriculation à la TVA : un guide étape par étape ;
  
• la préparation et la soumission de votre déclaration de TVA ;
  
• des conseils pour gérer les contrôles et audits de TVA ;
  
• l'immatriculation volontaire à la TVA pour les petites entreprises.
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Quel est l’impact de la TVA sur les petites entreprises ?

Les entreprises du Royaume-Uni doivent s'immatriculer à la TVA dès que leur seuil dépasse 90 000 £ sur une période glissante de 12 mois, ou si elles prévoient de franchir ce seuil dans les 30 jours. Pour les petites entreprises, la TVA peut avoir un impact sur tous les aspects, de la trésorerie et de la tarification aux opérations quotidiennes. Voici comment la TVA affecte les entreprises :

• les entreprises doivent facturer la TVA sur leurs factures de vente, puis la payer au His Majesty’s Revenue & Customs (HMRC), parfois avant d'avoir reçu le paiement du client. Les petites entreprises avec des marges serrées ou des délais de paiement longs peuvent avoir besoin de s'organiser pour couvrir un décalage de trésorerie ;

• les entreprises doivent tenir des registres détaillés de toutes les ventes et de tous les achats, soumettre des déclarations de TVA régulières et se tenir informées de toute modification des règles fiscales. Cela peut représenter beaucoup de travail pour une petite équipe, et certaines entreprises doivent utiliser un logiciel de comptabilité ou faire appel à une aide extérieure ;

• les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel taxable est inférieur à un certain seuil peuvent choisir de s'immatriculer ou non à la TVA. De plus, les entreprises dont le bénéfice taxable est inférieur à 88 000 £ peuvent choisir de se radier. Cela peut avoir un impact sur la stratégie de tarification et sur la situation financière globale. L'ajout de la TVA aux prix peut rendre les biens ou les services plus chers pour les clients et affecter négativement les ventes. Cependant, les entreprises immatriculées à la TVA peuvent récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles, ce qui peut aider à équilibrer certains coûts.

Bien que l'immatriculation à la TVA soit obligatoire au-delà de 90 000 £, les entreprises situées en dessous de ce montant peuvent choisir de s'immatriculer volontairement à la TVA. Cela permet aux entreprises de récupérer la TVA payée sur les premières dépenses professionnelles et l'équipement, bien que cela nécessite également de facturer la TVA aux clients et de tenir des registres comptables officiels pour la TVA

Quels sont les différents régimes de TVA disponibles ?

Il existe plusieurs régimes de TVA qui peuvent aider les petites entreprises à gérer plus efficacement leurs obligations en matière de TVA, selon leur taille et leur type d'activité. Voici une présentation des régimes de TVA les plus courants :

• régime de TVA standard : il s'agit du régime par défaut pour la plupart des entreprises. Les entreprises paient la TVA sur leurs ventes et récupèrent la TVA sur leurs achats en fonction de la date de facturation, qu'elles aient ou non reçu le paiement ou payé leurs fournisseurs ;

• régime du taux forfaitaire : il est conçu pour les petites entreprises dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas 150 000 £. Au lieu de calculer la TVA sur chaque transaction, elles paient un pourcentage fixe de leur chiffre d'affaires brut (ce pourcentage varie selon le secteur d'activité). Bien que les entreprises ne puissent pas récupérer la TVA sur les achats, à l'exception de certaines immobilisations, ce régime simplifie le processus et réduit les formalités administratives ;

• régime de comptabilité de trésorerie : avec le régime de comptabilité de trésorerie, les entreprises ne paient la TVA que lorsqu'elles reçoivent le paiement de leurs clients et récupèrent la TVA lorsqu'elles paient leurs fournisseurs. Cela permet d'éviter de devoir payer la TVA avant d'avoir reçu le paiement et facilite la gestion de la trésorerie ;

• régime de comptabilité annuelle : avec le régime de comptabilité annuelle, les entreprises ne soumettent qu'une seule déclaration de TVA par an, au lieu d'une chaque trimestre. Elles effectuent une avance basée sur le montant estimé de la TVA annuelle à payer, et toute différence est régularisée à la fin de l'année. Ce régime peut aider les entreprises à établir leur budget et leur planification, mais il peut ne pas convenir à celles dont le chiffre d'affaires fluctue ;

• régime de la marge : dans le cadre d'un régime de la marge, la TVA est calculée sur la différence entre le prix d'achat et le prix de vente (la marge) plutôt que sur le prix de vente total. Cela peut réduire considérablement la TVA à payer, mais nécessite une tenue de registres stricte ;

• régimes retail : les régimes retail simplifient le processus de calcul de la TVA. Il existe plusieurs types de régimes retail, notamment le régime du point de vente, le régime de la répartition et le régime du calcul direct. Chacun est conçu pour s'adapter à différents types d'entreprises retail. Ces régimes permettent aux entreprises de calculer la TVA une seule fois plutôt que de suivre la TVA pour chaque vente individuelle.

Comment s’immatriculer à la TVA : le guide pas-à-pas

Voici comment s’immatriculer à la TVA.

1. Vérifiez si vous devez vous immatriculer

Tout d'abord, déterminez si vous devez vous immatriculer à la TVA. Au Royaume-Uni, l'immatriculation est obligatoire si le chiffre d'affaires taxable de votre entreprise sur les 12 derniers mois dépasse 90 000 £ ou devrait le dépasser dans les 30 prochains jours.

Sachez que les biens et services exonérés de TVA, tels que les services financiers, l'éducation et la santé, se situent entièrement en dehors du système de la TVA. Les entreprises qui vendent exclusivement des articles exonérés ne s'immatriculent pas à la TVA et ne peuvent pas récupérer la TVA payée sur leurs dépenses professionnelles, contrairement aux biens détaxés, qui sont techniquement taxables à 0 % et permettent tout de même de récupérer la TVA. Même si votre chiffre d'affaires est inférieur au seuil de 90 000 £, l'immatriculation volontaire vous permet de récupérer la TVA sur les coûts de startup et l'équipement, tout en renforçant votre crédibilité auprès des clients B2B.

2. Rassemblez les informations nécessaires

Avant de vous lancer dans le processus d’immatriculation, rassemblez toutes les informations sur votre entreprise en un seul emplacement. Les informations requises peuvent varier en fonction de la structure de votre entreprise (par exemple, entreprise individuelle, société de personnes, société à responsabilité limitée), mais vous aurez besoin des informations suivantes quelle que soit la structure de votre entreprise :

• Informations du compte bancaire

• Votre chiffre d'affaires annuel

• Votre référence unique de contribuable (UTR) ou votre numéro d'assurance nationale

• Votre déclaration Self Assessment

3. Choisissez le régime de TVA approprié

Déterminez le régime de TVA le mieux adapté à votre entreprise. Les options disponibles comprennent le régime forfaitaire, le régime de comptabilité de trésorerie et le régime de comptabilité annuelle. Le bon régime dépendra du type d’entreprise, de sa taille et de ses besoins de trésorerie. Renseignez-vous sur chaque option afin de pouvoir choisir celle qui vous convient le mieux.

4. Immatriculez-vous en ligne

Le Royaume-Uni propose un processus d'immatriculation à la TVA en ligne via le portail fiscal du gouvernement. Connectez-vous ou créez un compte si vous n'en avez pas déjà un. Remplissez le formulaire d'immatriculation à la TVA en ligne en fournissant les informations professionnelles et financières obligatoires.

5. Soumettez votre demande

Une fois que vous avez rempli tous les renseignements nécessaires, vérifiez attentivement l’exactitude de votre demande avant de l’envoyer. Vous devriez recevoir un e-mail de confirmation indiquant que votre demande a été soumise.

6. Recevez votre certificat d'enregistrement à la TVA

Une fois votre demande traitée, vous recevrez une attestation d’immatriculation à la TVA dans un délai de 30 jours ouvrables. Cette attestation contient votre numéro d’immatriculation à la TVA ainsi que votre date d’immatriculation, et vous y trouverez des informations sur la date à laquelle vous devez soumettre votre première déclaration de TVA.

7. Mettez en place la facturation et la tenue de registres pour la TVA

Une fois votre entreprise immatriculée, vous devez indiquer votre numéro de TVA sur toutes les factures et tenir un registre détaillé de toutes les ventes et de tous les achats, y compris la TVA facturée et payée. Vous devez également tenir des registres appropriés afin de déposer des déclarations de TVA exactes et d’éviter les pénalités. Vos registres doivent comprendre :

• Toutes les ventes et les bénéfices (y compris la TVA facturée)

• Tous les achats et les dépenses (y compris la TVA payée)

• La TVA sur tous les biens importés ou exportés

• Tous les ajustements, remises ou remboursements

Pour simplifier ce processus, envisagez d'utiliser un logiciel de comptabilité qui prend en charge la conformité à la TVA. Conformément aux exigences actuelles de l'initiative Making Tax Digital (MTD), les entreprises sont tenues de conserver des registres de TVA numériques et d'effectuer leurs déclarations à l'aide d'un logiciel de comptabilité compatible avec le HMRC.

8. Effectuez votre première déclaration de TVA et vos paiements

Une fois l’immatriculation effectuée, vous devrez commencer à remplir régulièrement vos déclarations de TVA (généralement tous les trimestres) et à effectuer vos paiements de TVA au gouvernement. Soumettez ces déclarations et ces paiements à temps pour éviter les amendes et les frais d’intérêt. Tenez compte des délais indiqués sur votre certificat d’immatriculation à la TVA.

Comment préparer et envoyer votre déclaration de TVA

Une fois que vous êtes immatriculé, vous devez préparer et soumettre une déclaration de TVA. Voici comment procéder.

1. Calculez le montant de TVA dû

La déclaration de TVA indique le montant de TVA que vous devez à l’administration fiscale (TVA en aval) moins la TVA que vous pouvez récupérer sur vos dépenses professionnelles (TVA en amont). La différence réside dans votre assujettissement à la TVA. Si votre TVA en aval est supérieure à votre TVA en amont, il vous faudra payer la différence à l’administration fiscale. Si votre TVA en amont est supérieure, vous pouvez bénéficier d’un remboursement.

2. Remplissez votre formulaire de déclaration de TVA

Connectez-vous au portail en ligne du His Majesty's Revenue & Customs (HMRC) pour accéder à votre formulaire de déclaration de TVA au Royaume-Uni. Le formulaire doit être rempli via un logiciel compatible MTD et nécessite généralement que vous fournissiez les informations suivantes :

• Ventes et achats totaux (hors TVA)

• TVA collectée (la TVA que vous avez facturée sur les ventes)

• TVA déductible (la TVA que vous avez payée sur les achats)

• Tout ajustement ou correction de la TVA

Suivez les instructions du formulaire et remplissez chaque section avec soin. Assurez-vous que vos chiffres correspondent aux registres que vous avez tenus pendant la période de TVA.

3. Vérifiez les erreurs

Vérifiez que votre déclaration de TVA ne contient pas les erreurs les plus fréquentes, telles que les chiffres transposés, les calculs incorrects et les informations manquantes. Assurez-vous d’utiliser les bons taux de TVA et que tous les chiffres sont exacts. Les erreurs peuvent entraîner des pénalités ou des retards dans le traitement de votre déclaration.

4. Soumettez votre déclaration de TVA en ligne

Une fois que vous avez rempli et vérifié votre déclaration de TVA, envoyez-la en ligne via le portail de HMRC. Une fois votre déclaration envoyée, vous recevrez un message vous confirmant qu’elle a été correctement remplie. Conservez-le pour vos dossiers.

Pour les périodes de TVA trimestrielles standard, la date limite pour soumettre votre déclaration et effectuer votre paiement au HMRC est d'un mois civil et 7 jours après la fin de votre période comptable.

5. Réglez la TVA due

Si vous devez de la TVA, payez le montant avant la date d'échéance. La plupart des autorités fiscales proposent plusieurs options de paiement, telles que le prélèvement automatique, le virement bancaire et la carte bancaire. Les retards de paiement peuvent entraîner des frais d'intérêt et des pénalités. Si vous avez droit à un remboursement, il sera généralement traité automatiquement une fois votre déclaration examinée.

Conseils pour gérer les contrôles et audits de TVA

Si vous êtes bien préparé, la gestion des audits et inspections de TVA est un processus simple. Voici comment les gérer :

• restez organisé et en conformité : conservez des registres complets et précis de toutes les ventes, achats, déclarations de TVA, factures et reçus. Assurez-vous que vos déclarations de TVA sont exactes et soumises à temps. Utilisez un logiciel de comptabilité si nécessaire pour conserver des registres organisés et accessibles ;

• comprenez la portée de l'audit : lorsque vous êtes informé d'un contrôle ou d'un audit de TVA à venir, découvrez ce que l'administration fiscale a l'intention de vérifier. Cela peut inclure des périodes spécifiques, des types de transactions ou des pratiques de récupération de la TVA. Rassemblez les documents pertinents et préparez-vous en conséquence ;

• examinez vos registres à l'avance : avant l'audit, effectuez un examen interne de vos registres de TVA pour vous assurer que tout est en ordre. Recherchez les éventuelles divergences ou erreurs à corriger, par exemple si le bon taux de TVA a été appliqué ou si votre facture a été remplie à l'aide d'un logiciel conforme. Si vous repérez des problèmes, résolvez-les rapidement et soyez prêt à expliquer toute anomalie ;

• coopérez et communiquez clairement : pendant l'audit, fournissez rapidement les informations et documents demandés. Soyez transparent et clair dans vos communications. Répondez à toute demande de clarification ou d'informations supplémentaires ;

• demandez l'aide d'un professionnel si nécessaire : si vous avez des doutes sur un aspect quelconque de vos registres de TVA ou sur le processus d'audit, envisagez de consulter un conseiller fiscal ou un comptable. Ils peuvent vous aider à vous préparer, vous fournir des conseils d'experts pendant le contrôle et vous assister dans la communication avec les autorités fiscales ;

• traitez les conclusions rapidement : après l'audit, l'administration fiscale peut fournir des commentaires ou des conclusions, y compris les éventuels ajustements obligatoires ou pénalités. Traitez tous les problèmes rapidement pour éviter d'autres complications et mettez en œuvre les modifications recommandées pour améliorer votre future conformité à la TVA.

Une petite entreprise doit-elle s'immatriculer volontairement à la TVA ?

Si le chiffre d'affaires taxable de votre entreprise est inférieur au seuil de 90 000 £, vous n'êtes pas légalement tenu de vous immatriculer à la TVA. Toutefois, choisir de s'immatriculer volontairement peut offrir des avantages stratégiques selon votre clientèle, la structure de vos dépenses et vos plans de croissance.

Cas où l'immatriculation volontaire est judicieuse

L'immatriculation volontaire est souvent un choix financier judicieux si votre entreprise répond à un ou plusieurs des critères suivants :

• vous vendez principalement à des clients B2B : les entreprises clientes immatriculées à la TVA peuvent récupérer la TVA que vous leur facturez. Étant donné que la TVA collectée est neutre pour les acheteurs B2B, l'ajout de 20 % à vos factures ne rendra pas vos prix moins compétitifs ;

• vous avez des dépenses d'investissement initiales importantes : si vous achetez des équipements, des logiciels, des stocks ou des services professionnels coûteux pour lancer votre startup, l'immatriculation vous permet de récupérer la TVA déductible payée sur ces coûts de démarrage ;

• vous souhaitez renforcer la crédibilité de votre marque : le fait d'apparaître comme étant immatriculé à la TVA peut donner l'impression qu'un entrepreneur individuel ou une startup en phase de démarrage est plus grand et mieux établi, ce qui est utile lors de présentations à des entreprises clientes ou de négociations avec des fournisseurs majeurs ;

• vous approchez du seuil de 90 000 £ : s'immatriculer tôt permet d'éviter toute précipitation administrative soudaine et les éventuels ajustements de prix qui se produisent lorsque vous franchissez subitement le seuil.

Cas où l'immatriculation volontaire n'est pas judicieuse

L'immatriculation volontaire peut se retourner contre vous si votre business model repose sur des ventes directes aux consommateurs ou sur de faibles frais généraux administratifs :

• vous vendez directement aux consommateurs (B2C) : les consommateurs finaux et les petites entreprises non immatriculées ne peuvent pas récupérer la TVA. L'ajout de 20 % de TVA augmente directement les prix pour vos clients ou vous oblige à absorber la taxe en réduisant vos marges bénéficiaires ;

• vos dépenses courantes comportent peu ou pas de TVA : si vos principaux coûts sont la main-d'œuvre, les salaires ou les articles achetés auprès de fournisseurs non immatriculés, vous n'aurez pas beaucoup de TVA déductible à récupérer pour compenser la TVA collectée ;

• vous souhaitez simplifier l'administration : l'immatriculation exige la conformité aux règles de Making Tax Digital (MTD), la tenue de registres comptables numériques et la soumission de déclarations de TVA trimestrielles au HMRC.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale pour que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Vous pouvez commencer à collecter des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante. Pour ce faire, activez l’option depuis le Dashboard ou utilisez notre puissante API.

Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription fiscale selon vos transactions Stripe. L’outil peut également s’inscrire pour percevoir la taxe en votre nom aux États-Unis, automatiser les déclarations américaines dans le Dashboard et gérer les déclarations mondiales grâce à des partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur :

• Les biens et services numériques dans l’ensemble des États américains et dans plus de 100 pays
  
• Les biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : identifiez les pays et territoires dans lesquels vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois immatriculé, vous pouvez activer la collecte des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Il suffit d’ajouter une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou d’activer la fonctionnalité en un clic depuis le Dashboard Stripe.

• Effectuer votre immatriculation fiscale : si vous devez effectuer votre immatriculation à une taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficiez d’un processus simplifié avec des formulaires préremplis, ce qui vous fait gagner du temps et facilite la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’aide en dehors des États-Unis, Stripe s’associe à Taxually pour vous aider à effectuer votre immatriculation auprès des autorités fiscales locales.

• Automatiser la collecte des taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez.. L’outil prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour sur les règles fiscales et les changements de taux.

• Simplifiez les déclarations : Stripe Tax automatise les déclarations aux États-Unis dans le Dashboard, avec la technologie de TaxJar. Pour les déclarations internationales, Stripe Tax s'intègre parfaitement avec des partenaires de déclaration, de sorte que vos déclarations mondiales soient exactes et ponctuelles. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Les déclarations fiscales aux États-Unis peuvent être automatisées dans le Dashboard Stripe, avec la technologie de TaxJar.

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