Introducción al IVA de la UE y a la ventanilla única del IVA

Conoce los fundamentos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA en esta guía para empresas que venden a clientes de la UE.

  1. Introducción
  2. ¿Qué es el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la UE?
    1. La importancia de cumplir la legislación en materia de IVA
    2. ¿Hay IVA en Estados Unidos?
  3. Cómo cumplir con la normativa del IVA de la UE
    1. 1. Registro del IVA y de la ventanilla única del IVA
    2. 2. Cálculo del IVA
    3. 3. Cómo demostrar la ubicación del comprador
    4. 4. Presentación de las declaraciones del IVA
  4. Cómo puede ayudar Tax

Todo negocio que venda bienes y servicios a clientes europeos debe cobrar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) aunque la empresa no esté establecida en Europa. Aunque la Comisión Europea se ha esforzado por simplificar el cobro y el pago del IVA, cada país tiene sus propias leyes y tipos impositivos, por lo que la gestión de los impuestos en Europa puede resultar realmente complicada. Por ejemplo, si tu empresa vende a otra empresa de la UE (en lugar de a un cliente particular), es posible que no tengas que cobrar el IVA en función de dónde se encuentren ambas empresas. Y, para todas las ventas en las que se cobra el IVA, los gobiernos exigen que recojas datos adicionales para confirmar la dirección de tu cliente.

Esta guía está dirigida a empresas que vendan a clientes de la UE y explica los fundamentos básicos del IVA y de la ventanilla única del IVA (también conocida con sus siglas en inglés «VAT OSS»). Te explicaremos cuándo y cómo registrarte para recaudar IVA, cómo calcular y cobrar el impuesto, y cómo presentar tus declaraciones. Además, te contaremos cómo Stripe Tax puede ayudarte a garantizar que cumples con todas estas normativas fiscales.

¿Qué es el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la UE?

El IVA es un impuesto al consumo que se aplica a todos los bienes y servicios que se vendan en la UE, ya sea de forma digital o física. Se cobra siempre que se añade valor al producto a lo largo de la cadena de suministro, desde la producción hasta el punto de venta.

Veamos un ejemplo de cómo funciona el IVA en la vida real:

Un joyero vende un collar a un comercio minorista que gestiona una tienda en línea de productos de lujo por 1.000 euros, al que debe aplicarle un tipo de IVA del 21 %. El minorista paga al joyero 210 € en concepto de IVA, además del coste del collar. El minorista tiene que añadirle un margen de beneficio al collar, así que lo pone a la venta en Internet por 1.500 €. En el proceso de compra por Internet, el cliente paga, de nuevo, un 21 % de IVA, lo que equivale a 315 € recaudados por el minorista. Al terminar la transacción final, el minorista acaba recuperando el IVA que había pagado previamente al joyero y, al declarar los impuestos al gobierno, solo pagará 105 € (los 315 € que le acaba de cobrar al cliente final menos los 210 € de IVA que le pagó al joyero).

En esta imagen se muestra en qué punto se añade el IVA al collar.

La importancia de cumplir la legislación en materia de IVA

Todas las empresas que vendan bienes físicos o digitales en la UE —tanto si son vendedores comunitarios como extracomunitarios— deben recaudar el IVA de acuerdo con la normativa y las leyes locales. No darse de alta como recaudador (o hacerlo fuera de plazo) puede conllevar sanciones importantes y acumular intereses en las cantidad impagadas. Por ejemplo, en Austria, las empresas que no se den de alta como recaudadoras de IVA pueden recibir sanciones de hasta 5000 € aunque no deban ni un solo céntimo de IVA al gobierno.

¿Hay IVA en Estados Unidos?

En Estados Unidos no hay impuesto sobre el valor añadido (IVA), sino que los gobiernos estatales y locales se encargan de cobrar el impuesto sobre ventas (en inglés, «sales tax») . Muchas empresas deben tomar medidas adicionales para asegurarse de cumplir las reglas y normativas del impuesto sobre ventas. Si quieres más información sobre los impuestos que debes aplicar al vender a clientes estadounidenses, consulta nuestra guía de introducción al impuesto sobre ventas y al nexo económico de EE. UU..

Cómo cumplir con la normativa del IVA de la UE

En Europa, las normas sobre el IVA dependen de dónde esté establecido tu negocio, lo que vendas, dónde se encuentre tu cliente y si estás vendiendo a una empresa o a un particular. Aunque la normativa difiere de un país a otro, si vendes en la UE debes seguir estos pasos para cumplir la normativa relativa al IVA.

1. Registro del IVA y de la ventanilla única del IVA

Registro de IVA local

En la UE, el umbral de registro y cobro del IVA depende del país en el que esté establecida tu empresa.

En los Países Bajos, las empresas deben registrarse y recaudar el IVA una vez que hayan obtenido unos ingresos anuales de 20.000 €. Por otro lado, en Irlanda las empresas locales tienen dos umbrales de IVA diferentes: 75.000 € para las que se dedican a la venta de bienes y 37.500 € para aquellas que prestan servicios. Estos umbrales de registro nacional se aplican únicamente a las empresas nacionales o dentro del país. Las empresas establecidas fuera de Europa o que vendan de forma transfronteriza dentro de Europa tienen que registrarse antes de su primera venta.

Se exceptúan las empresas de la UE que estén establecidas en un país de la UE y vendan bienes físicos y productos digitales a particulares de otros países de la UE. En estas ventas B2C, las empresas deben cobrar el IVA según el tipo de su país de residencia y no del país de residencia del cliente. Una vez que estas ventas B2C hayan superado los 10.000 €, deberán cobrar el tipo de IVA del país de residencia del cliente. Esta regla solo se aplica a empresas de la UE y no existe ninguna excepción similar para las empresas extracomunitarias que vendan a particulares de la UE.

Cuando te registres a efectos del IVA, recibirás un número de identificación de IVA europeo (NIF-IVA). Este número tiene entre 4 y 15 caracteres alfanuméricos: los dos primeros corresponden al código del país (por ejemplo, BE para Bélgica o ES para España) y van seguidos de entre 2 y 13 caracteres más. Las empresas deben incluir este número de identificación en sus facturas de venta y solicitar el número de identificación de IVA del cliente cuando vendan a otra empresa registrada a efectos de IVA.

Registro de la ventanilla única del IVA para empresas europeas (sistema comunitario)

Las empresas europeas que vendan a particulares (por ejemplo, ventas B2C) en varios países de la UE pueden registrarse en el sistema de ventanilla única del IVA de la UE. Este programa se creó para simplificar el proceso de cobro y pago del IVA en todos los países de la UE.

Si te das de alta en la ventanilla única del IVA, no es necesario que te registres en cada país de la UE en el que vendas bienes o servicios a distancia. Si estás establecido en un país de la UE, puedes registrarte en el portal de ventanilla única de tu país. Remitirás todo el IVA que hayas cobrado a tu autoridad fiscal local que, a su vez, distribuirá estos ingresos por IVA a los otros países de la UE en tu nombre. Es decir, si vendes en varios países de la UE, en lugar de tener que registrarte y presentar declaraciones en 27 países, basta con que te registres en la ventanilla única del IVA de uno de ellos y que presentes una sola declaración en esa ventanilla.

Registro de la ventanilla única del IVA para empresas no europeas (sistema extracomunitario)

Todas las empresas establecidas fuera de la UE (incluidas las del Reino Unido después del Brexit) que vendan productos digitales a particulares de la UE pueden inscribirse en el sistema de ventanilla única del IVA para empresas no europeas. Estas empresas pueden elegir el país europeo que deseen para registrarse en la ventanilla única. Normalmente, las empresas extracomunitarias se registran en el país en el que se encuentre la mayor parte de sus clientes o en el que tenga el portal de registro más fácil de usar. Cuando una empresa que no pertenece a la UE se registra en el sistema de ventanilla única, se le asigna un número de identificación de IVA con un formato que empieza por EU.

Registro de la ventanilla única de importaciones (IOSS)

Las empresas comunitarias y extracomunitarias pueden registrarse en la ventanilla única de importaciones si venden a consumidores de la UE bienes que se hayan importado en envíos que no superen los 150 €. El sistema de ventanilla única de importaciones permite a los vendedores cobrar el IVA según el tipo impositivo del país del cliente en el momento de la venta. Por lo tanto, no se recaudará ningún IVA en la frontera cuando entren los bienes en la UE. Las empresas extracomunitarias pueden elegir cualquier país europeo para registrarse en la ventanilla única de importaciones, pero las empresas comunitarias deben registrarse en el país en el que estén establecidas. El registro en la ventanilla única de importaciones es voluntario. Los vendedores extracomunitarios suelen tener la obligación de designar a un intermediario para usar la ventanilla única de importaciones.

2. Cálculo del IVA

Para calcular el IVA de una transacción, hay que determinar tres cosas: si el cliente es un particular o una empresa, en qué país hay que cobrar el IVA y el tipo de IVA correcto.

Cómo identificar si tus clientes son empresas (B2B) o particulares (B2C)

Antes de calcular el IVA, tienes que determinar si tu cliente es una empresa o un particular. Este paso es importante, ya que determinará si tienes que cobrar el IVA o no.

Si tu cliente facilita un NIF-IVA válido, puedes considerarlo una empresa. Puedes verificar la validez del número en el portal del Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES). Es obligatorio que verifiques el número de identificación del IVA para ayudar a prevenir el fraude fiscal.

Si tienes una empresa europea que vende a una empresa de otro país de la UE, por lo general, no tienes que cobrar el IVA. En estas ventas B2B, se aplica el método de inversión del sujeto pasivo (en cuyo caso el comprador paga el IVA directamente a su gobierno en lugar de hacerlo a través de ti) o puedes acogerte a la aplicación de un tipo de IVA del 0 % (en cuyo caso no tienes que pagar nada de IVA).

En este gráfico se explica cómo una empresa de la UE puede determinar el tipo de IVA correcto de los bienes físicos y los servicios digitales vendidos en la UE.

Cómo determinar qué país recauda el IVA

En casos transfronterizos, es importante determinar qué país debe recaudar el IVA de la transacción. Las normas que determinan qué país debe recaudar el impuesto son muy complejas y dependen de muchos factores, como el tipo de servicio, el perfil del cliente, el país desde el que se envía el producto y el país al que se envía el producto, entre otros.

Cómo determinar los tipos de IVA

Los tipos de IVA varían en función del país de la UE. La UE ha fijado un tipo mínimo de IVA del 15 % para sus 27 países miembros. Actualmente, los tipos de IVA de los países de la UE oscilan entre el 17 % y el 27 %. Suiza no forma parte de la UE y tiene un tipo de IVA estándar del 7,7 %, muy inferior al de los países vecinos.

Los tipos de IVA son diferentes en los distintos países europeos.

Aunque cada país establece un tipo de IVA estándar, la mayoría también tiene tipos reducidos y exenciones en función de la clase de producto o servicio que se venda. Dada la diversidad de tipos de IVA, es importante poder clasificar los productos que se venden de acuerdo con la legislación local.

Tipos de IVA para productos digitales

Según la Comisión Europea, los productos digitales cumplen los siguientes criterios:

  • No son productos físicos.
  • El comerciante ofrece el producto en Internet.
  • El servicio implica una interacción humana mínima.
  • El producto no puede existir sin la tecnología.

En esta categoría encontramos los libros electrónicos, los videojuegos, la música, el software, el SaaS (software como servicio) o el alojamiento web, entre muchos otros productos y servicios. Los productos digitales suelen estar sujetos a los tipos normales de IVA, pero pueden aplicarse algunas excepciones. Por ejemplo, para los libros electrónicos, el tipo de IVA se reduce al 10 % en Austria y al 4 % en España.

Tipos de IVA para bienes físicos

Los tipos de IVA de los bienes físicos están disponibles en el sitio web de la Comisión Europea. Algunas transacciones pueden acogerse a tipos reducidos, especiales o, incluso, en del 0 %. Por ejemplo, en Irlanda, los pañales infantiles y las velas no decorativas están exentos de impuesto y, en Croacia, se aplica un tipo de IVA reducido a muchos productos de alimentación.

3. Cómo demostrar la ubicación del comprador

Dado que los tipos impositivos varían significativamente en función de la ubicación del comprador, los gobiernos requieren un registro que confirme dónde estaba el cliente cuando compró los bienes digitales. Por lo general, deberás conservar dos tipos de comprobantes que confirmen la dirección del cliente por cada venta de productos digitales.

Esta información adicional limita la posibilidad de que las empresas o los particulares puedan cometer un fraude fiscal cobrando o pagando un tipo impositivo que no sea el adecuado. Tendrás que recabar y conservar dos de los siguientes datos para confirmar la residencia del cliente y que se ha cobrado y pagado el tipo impositivo correcto:

  • Ubicación del banco
  • Dirección IP
  • Dirección de facturación
  • País en el que se ha emitido la tarjeta de crédito o débito del cliente

Hay una excepción: Si tus ingresos anuales por la venta de productos digitales no superan los 100.000 €, solo deberás aportar uno de los datos mencionados anteriormente. De acuerdo con la legislación de la UE, deberás conservar estos registros durante diez años.

Al vender a empresas, también tienes que emitir una factura aunque no cobres el IVA. Las empresas que realizan la venta deben conservar estos registros, que incluyen la información de su propia empresa, el precio de venta y el tipo de IVA aplicado, el nombre, el NIF-IVA y la dirección del comprador, entre otros datos, durante el período de tiempo que establezca la normativa local.

4. Presentación de las declaraciones del IVA

La presentación de la declaración del IVA es la clave para garantizar el cumplimiento de la normativa. Aunque no tengas que pagar ni cobrar el IVA, debes presentar las declaraciones a tiempo. Tienes que declarar dos tipos de IVA: el que has cobrado a tus clientes (IVA repercutido) y el que has pagado a tus proveedores (IVA soportado). También tendrás que deducir el IVA que has pagado del que has cobrado. Volviendo al ejemplo inicial, si fueras el minorista que vendió el collar que fabricó el joyero, podrías reclamar el 21 % de IVA (210 €) que pagaste al joyero. Cuando presentes la declaración, solo pagarás la diferencia entre el IVA que ha pagado el cliente final (315 €) y el que pagaste tú en un principio (210 €), es decir, 105 €.

Los formularios de declaración y la frecuencia de presentación varían según el país, aunque también pueden depender de tu volumen de ventas anual. Por ejemplo, en Alemania, el período de presentación estándar es trimestral; sin embargo, los vendedores que hayan superado los 7.500 € de IVA el año anterior deberán presentarla mensualmente y, para aquellos que hayan declarado menos de 1.000 € de IVA, la presentación será anual.

Si has optado por el registro en la ventanilla única, debes presentar una declaración trimestral en la ventanilla única del país en el que te registraste. Esta declaración debe presentarse además de las declaraciones de IVA nacionales. En la declaración del sistema de ventanilla única, deberás indicar las ventas sujetas al sistema de ventanilla única realizadas a clientes de todos los países de la UE y los importes respectivos del IVA. Una vez que hayas pagado todo el IVA en el país en el que te registraste para la ventanilla única del IVA, tu autoridad fiscal local redistribuirá los ingresos del IVA a los demás países en tu nombre.

Si no declaras el importe correcto de IVA, puedes enfrentarte a intereses y sanciones en todos los países en los que debías recaudar y remitir el impuesto. En Portugal, por ejemplo, puedes enfrentarte a multas de hasta 3.750 € por no presentar el IVA correctamente. En Alemania, las multas por declarar el IVA fuera de plazo da lugar pueden alcanzar los 25.000 € (calculado a partir del 10 % del importe del IVA no declarado).

Cómo puede ayudar Tax

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