In den USA erheben derzeit 45 Bundesstaaten Sales Tax und Use Tax. Diese Steuern sind zwei Seiten derselben Medaille: Beide existieren, um den Verbrauch von Waren und Dienstleistungen zu besteuern, und zusammen sollen sie sicherstellen, dass Steuer gezahlt wird, unabhängig davon, wo oder wie ein Kauf getätigt wird. In der Praxis unterscheiden sie sich darin, ob der Käufer/die Käuferin oder der Verkäufer/die Verkäuferin die Steuer zahlt. Sie zu verwechseln, kann für ein wachsendes Unternehmen ein teurer Fehler sein.

Im Folgenden untersuchen wir den Unterschied zwischen Use Tax und Sales Tax, welche Compliance-Verpflichtungen für jede gelten und wie Sie Ihr Risiko auf beiden Seiten bewerten können.

Highlights

• Sales Tax wird vom Verkäufer/von der Verkäuferin am Point of Sale (POS) eingezogen, während Use Tax vom Käufer/von der Käuferin selbst veranlagt und abgeführt wird, wenn keine Sales Tax eingezogen wurde.

• Unternehmen sind auf beiden Seiten gleichzeitig exponiert: als Verkäufer/innen mit Verpflichtungen zum Einzug von Sales Tax und als Käufer/innen mit Verpflichtungen zur Zahlung von Use Tax auf unversteuerte Käufe.

• Wenn sich Risiken im Zusammenhang mit der Use Tax anhäufen, können sie zu einem Ziel der Steuerprüfung werden. Ein dedizierter Abgrenzungsprozess ist für jedes Unternehmen mit Einkäufen außerhalb des eigenen Bundesstaates von entscheidender Bedeutung.

Was ist die Sales Tax?

Sales Tax ist eine auf Transaktionsebene erhobene Steuer, die am Point of Sale (POS) eingezogen wird. Wenn ein Endkunde/eine Endkundin ein steuerpflichtiges Produkt oder eine Dienstleistung kauft, zieht der Verkäufer/die Verkäuferin die Steuer ein und führt sie an die zuständige staatliche oder lokale Steuerbehörde ab. Obwohl der Endkunde/die Endkundin letztlich die wirtschaftlichen Kosten trägt, trägt der Verkäufer/die Verkäuferin die rechtliche Verantwortung. Wenn Steuer hätte eingezogen werden müssen und dies nicht geschehen ist, wendet sich der Staat an den Verkäufer/die Verkäuferin, um dieses Versäumnis zu beheben.

Seit der Entscheidung des Obersten Gerichtshofs in South Dakota v. Wayfair aus dem Jahr 2018 sind Unternehmen mit ausreichendem wirtschaftlichen Nexus im Allgemeinen verpflichtet, Sales Tax auf Artikel, die an Kundinnen und Kunden in dem Bundesstaat verkauft werden, in dem die Transaktion stattgefunden hat, einzuziehen und zu melden, selbst wenn sie dort keine physische Präsenz haben.

Was ist Use Tax?

Use Tax fällt an, wenn ein steuerpflichtiger Kauf stattfindet, aber beim Bezahlvorgang keine Sales Tax eingezogen wurde. Das Ziel ist es, zu verhindern, dass die Steuer verschwindet, nur weil ein Kauf über Bundesstaatsgrenzen hinweg erfolgte oder von einem Verkäufer/einer Verkäuferin ohne Verpflichtung zum Einzug stammte. Use Tax wird vom Bundesstaat des Käufers/der Käuferin erhoben, basierend darauf, wo der Artikel verwendet oder gelagert wird, und der Käufer/die Käuferin ist für die Selbstveranlagung und Abführung der Use Tax verantwortlich. Verkäufer/innen ohne Verpflichtung zum Einzug haften für diese Transaktion nicht, selbst wenn der Käufer/die Käuferin nie zahlt.

Es gibt zwei Arten von Use Tax.

Consumer Use Tax

Consumer Use Tax fällt an, wenn Privatpersonen oder Unternehmen steuerpflichtige Artikel von Verkäuferinnen und Verkäufern außerhalb ihres Bundesstaates kaufen, die keine Sales Tax berechnen. Geschäftskäufe werden dokumentiert, sind prüfbar und werden häufig überprüft. Es ist wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass sie sich für die Use Tax selbst veranlagen, um im Falle einer Prüfung keine Schwierigkeiten zu bekommen.

Seller Use Tax

Seller Use Tax gilt in einigen Bundesstaaten in enger definierten Situationen, an denen typischerweise komplexe Unternehmensstrukturen beteiligt sind. Sie entsteht, wenn ein Verkäufer/eine Verkäuferin in einem Bundesstaat einen Nexus hat, aber nicht als eingetragener Verkäufer/eingetragene Verkäuferin für den Einzug von Sales Tax registriert ist. Ein Beispiel hierfür wäre Dropshipping, da der Einzelhändler im Bestimmungsstaat einen Nexus hat, ein Dritter die Bestellung jedoch abwickelt. In diesen Fällen ist der/die Remote-Einzelhändler/in möglicherweise weiterhin für die Abführung der Steuer verantwortlich, selbst wenn er/sie den Bestand nie berührt hat. Auch B2B-Unternehmen können dem unterliegen, wenn sie bei Anbietern außerhalb ihres Bundesstaates kaufen, die keine Sales Tax berechnen.

Wie hängen Sales Tax und Use Tax miteinander zusammen?

Sales Tax erfasst Steuern am POS, wo immer dies möglich ist. Use Tax erfasst steuerpflichtige Käufe, bei denen keine Sales Tax eingezogen wurde.

Einige Bundesstaaten erlauben es Käuferinnen und Käufern, bereits an einen anderen Bundesstaat gezahlte Sales Tax auf ihre Use Tax-Schuld anzurechnen. Wenn Sie beispielsweise beim Kauf 6 % Sales Tax zahlen und der Steuersatz in Ihrem Heimatbundesstaat 7 % beträgt, schulden Sie nur die Differenz von 1 %, nicht noch einmal den vollen Betrag.

Die Struktur funktioniert am besten für große, nachverfolgbare Käufe mit aussagekräftiger Dokumentation, wie z. B. Ausrüstung, Fahrzeuge und große Anlagegüter, bei denen beide Parteien Anreize haben, die Steuer korrekt auszuweisen. Use Tax kann jedoch fehlschlagen, wenn Unternehmen nicht über die Systeme verfügen, um unversteuerte Käufe nachzuverfolgen. Verbindlichkeiten können sich anhäufen, bis eine Steuerprüfung die Klärung erzwingt.

Was ist der Unterschied zwischen Use Tax und Sales Tax?

Sales Tax und Use Tax unterscheiden sich darin, wer sie schuldet, wann sie anfallen und wie sie gemeldet werden. Sie haben auch unterschiedliche geografische Auslöser und unterschiedliche Arten von Prüfungen.

Hier ist ein genauerer Blick darauf, wie sich diese Unterschiede aufschlüsseln lassen:

• Wer sie schuldet: Sales Tax wird vom Verkäufer/von der Verkäuferin eingezogen und abgeführt. Die Consumer Use Tax (Verbrauchersteuer) wird vom Käufer/von der Käuferin selbst veranlagt und abgeführt, und die Seller Use Tax (Verkäufersteuer) wird von einem/einer Remote-Verkäufer/in abgeführt.

• Wann sie anfallen: Sales Tax fällt zum Zeitpunkt des Verkaufs an, wenn der Verkäufer/die Verkäuferin eine Verpflichtung zum Einzug hat. Use Tax fällt im Nachhinein an, wenn keine Sales Tax eingezogen wurde, dies aber hätte geschehen müssen.

• Wie sie gemeldet werden: Verkäufer/innen melden Sales Tax und Seller Use Tax auf regelmäßigen staatlichen Steuererklärungen. Käufer/innen melden Use Tax entweder auf einer dedizierten Use Tax-Erklärung, einer Consumer Use Tax-Einreichung oder in einigen Bundesstaaten in einer Zeile der Steuererklärung.

• Geografischer Auslöser: Sales Tax hängt davon ab, wo der Verkauf stattfindet und ob der Verkäufer/die Verkäuferin einen Nexus hat. Use Tax hängt davon ab, wo der Käufer/die Käuferin den Artikel verwendet oder lagert.

• Prüfungsschwerpunkt: Bei Sales Tax-Prüfungen werden die Verkäufe und die eingezogene Steuer untersucht. Bei Use Tax-Prüfungen werden Kaufbelege und Kreditoren untersucht.

Welche Compliance-Risiken bestehen, wenn man Use Tax und Sales Tax falsch anwendet?

Unternehmen bemerken möglicherweise erst bei einer Prüfung durch eine/n Steuerprüfer/in, dass sie von einem Problem mit der Steuerkonformität betroffen sind. Hier sind einige potenzielle Probleme, die Sie bei der Einhaltung der Vorschriften im Hinterkopf behalten sollten.

Sales Tax

• Versäumnis der Registrierung: Wenn Sie in einem Bundesstaat über einen Nexus verfügen und sich nicht registriert haben, riskieren Sie, dass sich bei jedem steuerpflichtigen Verkauf in diesen Bundesstaat Verbindlichkeiten ansammeln.

• Einzug zum falschen Satz: Sich zu registrieren, aber zum falschen Satz einzuziehen, ist ein Problem: Bei über 13.000 Steuergebieten in den USA sind Fehler beim Steuersatz sehr wahrscheinlich.

Use Tax

• Stilles Risiko: Verbindlichkeiten aus der Use Tax bauen sich schnell auf. Steuerprüfer/innen beginnen möglicherweise mit Investitionsausgaben, da diese groß, nachverfolgbar und häufig bei Anbietern außerhalb des eigenen Bundesstaates getätigt werden.

• Überschneidungsrisiko: Auch wenn Unternehmen Sales Tax korrekt einziehen, versäumen sie es möglicherweise, die Use Tax für ihre eigenen Käufe in denselben Bundesstaaten zu berechnen. Steuerprüfer/innen werden beide Seiten gemeinsam überprüfen, und die Diskrepanz wird ans Licht kommen.

Viele Bundesstaaten bieten Programme zur freiwilligen Offenlegung mit reduzierten Strafen und kürzeren Rückwirkungsfristen an. Der Haken an der Sache ist, dass Sie das Problem erkennen müssen, bevor der Staat dies tut.

Wie sollten Unternehmen ihre Use Tax- und Sales Tax-Verpflichtungen bewerten?

Wenn Sie Sales Tax und Use Tax als ein einziges Compliance-Problem betrachten, kann dies zu Problemen für Ihr Unternehmen führen.

So können Sie diese unterschiedlichen – und gleichermaßen wichtigen – Steuerverpflichtungen bewerten:

• Bilden Sie zuerst den Nexus ab: Identifizieren Sie, wo Ihr Unternehmen eine physische Präsenz (z. B. Büros, Mitarbeiter/innen, Bestand) und eine wirtschaftliche Präsenz hat. Das bestimmt, wo der Einzug von Sales Tax erforderlich ist.

• Überprüfen Sie Ihre Kaufbelege: Überprüfen Sie Anbieter, die keine Sales Tax in Rechnung stellen. Ermitteln Sie, welche Käufe steuerpflichtig sind und ob Use Tax anfällt.

• Legen Sie interne Zuständigkeiten fest: Sales Tax liegt in der Regel bei den Finanz- oder Zahlungs-Teams. Use Tax gehört zur Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP). Wenn niemand ausdrücklich dafür verantwortlich ist, wird es wahrscheinlich nicht erledigt.

• Bewerten Sie bei Wachstum neu: Neue Standorte, neu eingestellte Remote-Mitarbeiter/innen und Logistikzentren verändern sowohl den Nexus als auch das Steuerrisiko.

• Automatisieren Sie dort, wo es sinnvoll ist: Stripe Tax automatisiert die Berechnung und den Einzug von Sales Tax für Unternehmen, die Zahlungen über Stripe abwickeln. Es generiert die für die Einreichung erforderlichen Aufzeichnungen, ersetzt jedoch nicht die Verpflichtung auf Käuferseite. Die Use Tax-Seite erfordert einen separaten Abgrenzungsprozess, unabhängig davon, ob dieser intern entwickelt oder über eine dedizierte Steuerkonformitätssoftware abgewickelt wird.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern erheben müssen, und aktivieren Sie in wenigen Sekunden die Steuereinziehung in einem neuen Staat oder Land. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung von Steuererklärungen vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos mitPartnern für die Einreichung von Steuererklärungen integriert werden, sodass Ihre globalen Erklärungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.