Bei ACH-Zahlungen (Automated Clearing House) handelt es sich um die elektronische Übertragung von Geldern zwischen Bankkonten, und jedes Jahr werden Milliarden per ACH-Zahlungen überwiesen. Die Bankkontoverifizierung schützt ACH-Transaktionen, indem überprüft wird, ob die an dieser Transaktion beteiligten Konten von den entsprechenden Inhaberinnen/Inhabern autorisiert wurden. Der Verifizierungsprozess bestätigt die Identität des Kontoinhabers und trägt zum Schutz vor Identitätsdiebstahl und Finanzbetrug bei.

Für Unternehmen reduziert die Verifizierung von Bankkonten auch Zahlungsverzögerungen und Zeitaufwand für die Behebung von Transaktionsfehlern, wodurch die Finanzabläufe und der Cashflow verbessert werden.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, was Unternehmen über die Kontoverifizierung für ACH-Zahlungen wissen müssen: wie sie funktioniert, warum sie hilfreich ist und wie sie implementiert wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind ACH-Zahlungen?
  
• Wie funktionieren ACH-Zahlungen?
  
• Wofür werden ACH-Zahlungen verwendet?
  
• So funktioniert die Bankkontoverifizierung für ACH-Zahlungen
  
• Best Practices für den ACH-Verifizierungsprozess für Bankkonten
  
• Häufige Herausforderungen bei der Verifizierung von Bankkonten
  
• So wird Betrug durch die Verifizierung von Bankkonten verhindert
  

Was sind ACH-Zahlungen?

ACH-Zahlungen sind elektronische Zahlungen, bei denen Gelder direkt zwischen Bankkonten übertragen werden. Diese Zahlungen werden über das ACH-Netzwerk abgewickelt, ein zentrales System zur Verarbeitung von Transaktionen in den Vereinigten Staaten, das von Nacha verwaltet wird. Unternehmen und Einzelpersonen verwenden ACH-Zahlungen für eine Vielzahl von Finanztransaktionen, einschließlich direkter Einzahlung von Gehaltsabrechnungen, automatische Hypotheken- und Rechnungszahlungen sowie Business-to-Business-Transaktionen.

Wie funktionieren ACH-Zahlungen?

ACH-Zahlungen erleichtern den elektronischen Geldverkehr zwischen Bankkonten über das ACH-Netzwerk. So funktioniert der Prozess in der Regel.

Initiierung einer Transaktion

Der/die Zahler/in (eine Einzelperson oder ein Unternehmen) autorisiert eine ACH-Lastschrift- oder -Gutschrifttransaktion. Diese Autorisierung kann je nach Art der Transaktion in Form eines unterzeichneten Dokuments, einer Online-Zahlungsvereinbarung oder einer mündlichen Vereinbarung erfolgen. Der/die Zahlungspflichtige teilt dem/der Zahlungsempfänger/in das Bankkonto und die Bankleitzahl mit, um die Transaktion einzurichten.

Stapelverarbeitung

Die Organisation, die die Autorisierung erhält, z. B. ein Arbeitgeber oder ein Abrechnungsunternehmen, sendet die Zahlungsanweisungen an seine Bank, das so genannte Originating Depository Financial Institution (ODFI). Das ODFI übermittelt Stapel mit mehreren Transaktionen zu vorher festgelegten Zeitpunkten im Laufe des Tages.

Verarbeitung

Das ODFI sendet die Transaktionsstapel an eine der zentralen Clearing-Einrichtungen, die auch als ACH-Betreiber bezeichnet werden (entweder die Federal Reserve oder The Clearing House). Der ACH-Betreiber sortiert die Transaktionen und leitet sie an das empfangende Finanzinstitut (Receiving Depository Financial Institution, RDFI) weiter.

Das RDFI führt die Transaktionsanweisungen aus. Wenn es sich um eine ACH-Kredittransaktion handelt, zahlt das RDFI Geld auf das Konto der Empfängerin/des Empfängers ein. Bei einer ACH-Lastschrift hebt das RDFI Geld vom Konto der zahlenden Person ab.

Zahlungsabwicklung

Die Gelder werden zwischen dem ODFI und dem RDFI über deren Konten bei den ACH-Betreibern abgewickelt, wodurch die Finanztransaktion abgeschlossen wird. In der Regel dauert der gesamte Prozess von der Initiierung bis zur Abwicklung 1–3 Werktage.

Benachrichtigung und Berichterstattung

Beide Parteien erhalten von ihren jeweiligen Banken Benachrichtigungen über die Transaktion. Diese Benachrichtigungen können in Form eines Kontoauszugs oder einer elektronischen Warnung erfolgen, je nachdem, welche Einstellungen der/die Kontoinhaber/in gewählt hat. Beide Banken führen detaillierte Aufzeichnungen zu Abgleichs- und Prüfungszwecken.

Wofür werden ACH-Zahlungen verwendet?

ACH-Zahlungen sind eine bequeme, kostengünstige und sichere Möglichkeit, Gelder für eine Vielzahl von persönlichen und geschäftlichen Transaktionen zu überweisen. Unternehmen und Privatpersonen nutzen sie häufig für die folgenden Arten von Transaktionen:

• Direktgutschrift: Arbeitgeber verwenden häufig ACH-Gutschriften, um Gehaltsschecks direkt auf Mitarbeiterkonten einzuzahlen.

• Bezahlung von Rechnungen: Viele Menschen verwenden ACH, um wiederkehrende Rechnungen wie Versorgungsleistungen, Hypotheken oder Autokredite zu bezahlen.

• Online-Einkäufe: Einige Online-Händler und Dienstleister akzeptieren ACH-Zahlungen als Zahlungsmethode.

• Zahlungen von Person zu Person: Einige Zahlungs-Apps oder -Plattformen ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, mithilfe von ACH-Überweisungen Geld an Freunde oder Familie zu senden.

• Steuerzahlungen: Einzelpersonen und Unternehmen können ACH nutzen, um ihre Steuern elektronisch zu bezahlen.

• Lieferantenzahlungen: Unternehmen verwenden häufig ACH-Gutschriften, um ihre Lieferanten oder Lieferanten zu bezahlen.

• Kundenrückerstattungen: Unternehmen können Rückerstattungen an Kunden und Kundinnen über ACH-Gutschriften ausstellen.

• Business-to-Business-Zahlungen: Unternehmen können ACH nutzen, um Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen an andere Unternehmen zu tätigen.

• Abonnementdienste: Unternehmen mit abonnementbasierten Modellen können ACH-Lastschriften verwenden, um wiederkehrende Zahlungen von Kundinnen und Kunden einzuziehen.

• Staatliche Leistungen: Behörden verwenden ACH-Gutschriften, um verschiedene Leistungen wie Sozialversicherung, Invaliditätszahlungen und Steuerrückerstattungen auszuzahlen.

• Gemeinnützige Spenden: Einige Wohltätigkeitsorganisationen akzeptieren Spenden über ACH-Zahlungen.

• Einzahlung auf Investitionskonten: Anleger können ACH verwenden, um Geld auf ihre Anlagekonten einzuzahlen oder abzuheben.

So funktioniert die Bankkontoverifizierung für ACH-Zahlungen

Die Bankkontoverifizierung stellt sicher, dass ACH-Zahlungen an das richtige Konto gesendet werden, und minimiert das Risiko von Betrug oder Fehlern. So funktioniert der Prozess in der Regel.

Erfassen von Kontoinformationen

Erfassen Sie zunächst die erforderlichen Bankkontoinformationen von der Kundin/dem Kunden bzw. von der Kontoinhaberin/dem Kontoinhaber. Dazu gehören in der Regel die Kontonummer, die Bankleitzahl, der Name der Kontoinhaberin/des Kontoinhabers und der Kontotyp.

Verifizieren der Kontoinhaberschaft

Es gibt mehrere Methoden, um Bankkontoinhaberschaft und die Richtigkeit der Kontoinformationen zu überprüfen. Welche Verifizierungsmethode am besten geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Dringlichkeit des Verifizierungsprozesses, Sicherheitsbedenken, Kosten und Kundenpräferenzen.

• Testeinzahlungen: Dies ist die häufigste Methode der Kontoverifizierung. Es werden zwei kleine Einzahlungen (in der Regel jeweils unter 1 $) auf das Konto getätigt. Der/die Kontoinhaber/in wird gebeten, die genauen Beträge dieser Einzahlungen zu bestätigen, in der Regel über ein Online-Portal oder per Telefon. Testeinzahlungen dauern in der Regel einige Tage, sind aber am kostengünstigsten.

• Sofortige Kontoverifizierung (Instant Account Verification, IAV): Bei dieser Echtzeit-Methode werden Dienste von Drittanbietern genutzt, um das Konto zu verifizieren, indem der/die Kontoinhaber/in aufgefordert wird, seine/ihre Online-Banking-Zugangsdaten anzugeben. Der Dienst bestätigt dann die Gültigkeit und die Inhaberschaft des Kontos. Dies ist die schnellste Verifizierungsoption, aber einige Kundinnen und Kunden zögern möglicherweise, ihre Online-Banking-Zugangsdaten weiterzugeben.

• Probeeinzahlungen: Diese Methode funktioniert ähnlich wie Testeinzahlungen, allerdings werden hier etwas größere Beträge eingezahlt.

• Wissensbasierte Authentifizierung (Knowledge-Based Authentication, KBA): Der/die Kontoinhaber/in wird gebeten, Fragen zu seiner/ihrer finanziellen Vergangenheit oder zu persönlichen Informationen zu beantworten, die nur der/die wahre Inhaber/in kennen würde.

• Manuelle Überprüfung: In einigen Fällen können Kontoinformationen manuell verifiziert werden, indem man die Bank direkt kontaktiert oder sie mit einem ungültigen Scheck vergleicht. Diese Methode gilt als weniger sicher als IAV oder die Verifizierung per Testeinzahlung.

Aktivieren eines verifizierten Kontos

Sobald die angegebenen Informationen überprüft wurden, wird das Bankkonto als gültig für ACH-Transaktionen angesehen. Dies bedeutet, dass der/die Kontoinhaber/in jetzt ACH-Zahlungen senden oder empfangen kann.

Überwachen von Konten im Hinblick auf verdächtige Aktivitäten

Viele Finanzinstitute und Zahlungsabwickler überwachen ihre Bankkonten ebenfalls laufend, um verdächtige Aktivitäten oder Änderungen des Kontostatus zu erkennen.

Best Practices für das ACH-Verifizierungsverfahren für Bankkonten

Die Verifizierung von Bankkonten verringert Betrug, beugt Fehlern vor und stellt sicher, dass Gelder ordnungsgemäß zwischen Konten überwiesen werden. Hier finden Sie Best Practices, die Institutionen und Unternehmen implementieren sollten, um den ACH-Verifizierungsprozess für Bankkonten zu optimieren.

Strenge Sicherheitsmaßnahmen umsetzen

• Verschlüsseln Sie alle Datenübertragungen mit sicheren Protokollen wie SSL/TLS.

• Wenden Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Nutzer/innen an, die auf das Verifizierungssystem zugreifen.

• Aktualisieren Sie Sicherheitsprotokolle und Software regelmäßig, um sich vor neuen Bedrohungen zu schützen.

Einhaltung von Vorschriften und Datenschutz

• Einhaltung regulatorischer Standards wie dem Electronic Fund Transfer Act (EFTA) und der Vorschrift E, die ACH-Transaktionen regeln.

• Entwicklung und Durchsetzung von Richtlinien für die Speicherung, Handhabung und Entsorgung sensibler Kundendaten in Übereinstimmung mit den lokalen Datenschutzgesetzen.

Regelmäßige Aktualisierung und Prüfung der Verifizierungsprozesse

• Überprüfen und testen Sie den Verifizierungsprozess regelmäßig, um etwaige Schwachstellen zu identifizieren und zu beseitigen.

• Bleiben Sie auf dem Laufenden über Änderungen der Bankvorschriften und -technologien, die sich auf die ACH-Verifizierungspraktiken auswirken könnten.

• Führen Sie regelmäßige Audits und Risikobewertungen durch, um sicherzustellen, dass der Verifizierungsprozess sicher und effektiv ist.

Informieren von Kundinnen und Kunden über die Funktionsweise

• Bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden klare Anweisungen und Unterstützung für den sicheren Abschluss des Verifizierungsprozesses.

• Klären Sie Ihre Kundinnen und Kunden darüber auf, wie wichtig es ist, ihre Bankdaten zu schützen und Phishing-Versuche oder betrügerische Aktivitäten zu erkennen.

Verwenden von fortschrittlichen Analysetools

• Implementieren Sie Systeme zur Betrugserkennung, die maschinelles Lernen und Verhaltensanalysen nutzen, um ungewöhnliche Transaktionsmuster zu erkennen, die auf betrügerische Aktivitäten hinweisen könnten.

• Nutzen Sie prädiktive Analysen, um das Risikoniveau von Transaktionen auf der Grundlage historischer Daten und Kundenprofile zu bewerten.

Verbessern der Nutzererfahrung

• Gestalten Sie den Verifizierungsprozess so nutzerfreundlich wie möglich, um Fehler und Kundenfrustration zu reduzieren.

• Bieten Sie mehrere Optionen für die Überprüfung, um unterschiedliche Nutzerpräferenzen und -funktionen zu berücksichtigen.

Häufige Herausforderungen bei der Verifizierung von Bankkonten

Die Verifizierung von Bankkonten birgt mehrere gemeinsame Risiken und Herausforderungen für Unternehmen. Unternehmen müssen Verifizierungssysteme entwickeln, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, Betrugs- und Sicherheitsrisiken bewältigen und eine nutzerfreundliche Erfahrung bieten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige häufige Herausforderungen für Unternehmen bei der Kontoverifizierung.

• Betrugsrisiko: Verifizierungsprozesse müssen vor Betrügern schützen, die gestohlene oder gefälschte Bankkontodaten verwenden, um Zahlungen einzurichten oder Geld abzuheben.

• Datensicherheit: Verifizierungsprozesse müssen strengen Datenschutzbestimmungen wie dem California Consumer Privacy Act (CCPA) entsprechen.

• Kundenerfahrung: Verifizierungsprozesse müssen ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und einer positiven Nutzererfahrung herstellen. Mehrstufige Verifizierungsprozesse können für Kundinnen und Kunden umständlich sein. Manche brechen den Verifizierungsprozess ab, wenn er zu komplex oder zeitaufwändig ist.

• Technische Integration: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre bestehenden Finanzsysteme und Arbeitsabläufe verschiedene Verifizierungsmethoden verarbeiten können und dass sie mit anderen am Verifizierungsprozess beteiligten Drittanbieterdiensten kompatibel sind.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In verschiedenen Ländern und Regionen gelten unterschiedliche Vorschriften für elektronische Zahlungen und den Schutz persönlicher Finanzinformationen. Verifizierungsprozesse müssen allen relevanten Vorschriften entsprechen.

• Fehlerbehebung: Verifizierungsprozesse müssen mit Fehlerbehandlungssystemen ausgestattet werden, um Probleme wie falsche Kontodaten oder fehlgeschlagene Transaktionen zu beheben. Wenn solche Fehler nicht rasch behoben werden, können sie Transaktionen verzögern und den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen.

• Kosten: Mit Gebühren für Verifizierungsdienste von Drittanbietern und indirekten Kosten im Zusammenhang mit Datensicherheit und Konformität kann die Implementierung von Kontoverifizierungsprozessen kostspielig sein.

• Skalierbarkeit: Wenn ein Unternehmen wächst, müssen seine Verifizierungsprozesse entsprechend skaliert werden und gleichzeitig Genauigkeit und Compliance gewährleisten.

So wird Betrug durch die Verifizierung von Bankkonten verhindert

Eines der wichtigsten Ziele der Bankkontoverifizierung ist die Verhinderung von Zahlungsbetrug. So können Sie Betrug durch Kontoverifizierung verhindern, bevor er stattfindet.

• Identitätsprüfung: Die Überprüfung des Bankkontos ist eine erste Maßnahme zur Bestätigung der Identität der Person oder Einrichtung, die die Transaktion veranlasst. Durch die Bestätigung, dass die Kontodaten mit der Identität der Nutzer/innen übereinstimmen, können Unternehmen das Risiko von Identitätsdiebstahl, bei dem Betrüger/innen versuchen, mithilfe gestohlener Identitäten unrechtmäßig auf Gelder zuzugreifen oder diese zu transferieren, erheblich reduzieren.

• Transaktionsüberwachung: Sobald ein Konto verifiziert ist, ist es einfacher, Transaktionen von diesem Konto aus fortlaufend zu überwachen. Anomalien oder ungewöhnliche Transaktionsmuster können zur weiteren Untersuchung gekennzeichnet werden, wodurch betrügerische Aktivitäten frühzeitig erkannt und verhindert werden können.

• Compliance: Die Verifizierung des Bankkontos hilft Finanzinstituten, die Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche (Anti-Money Laundering, AML) und Know Your Customer (KYC) einzuhalten, wodurch betrügerische Aktivitäten verhindert werden.

• Kontoübernahmen: Eine wirksame Verifizierung kann Kontoübernahmen verhindern, bei denen betrügerische Akteure die Kontrolle über das Bankkonto eines/einer legitimen Nutzers/Nutzerin erlangen und nicht autorisierte Transaktionen durchführen. Durch die Überprüfung der Rechtmäßigkeit von Änderungen an Kontodaten oder ungewöhnlichen Anmeldeversuchen können Unternehmen diese Art von Betrug verhindern.