Mit einem Marktanteil von 0,5 % gehört die Nachnahme zu den am wenigsten verbreiteten Zahlungsmethoden im deutschen E-Commerce und bleibt dennoch für bestimmte Kundengruppen und bestimmte Szenarien eine wichtige Option.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Zahlung per Nachnahme funktioniert, welche Gebühren anfallen und welche Vor- und Nachteile dieser Ansatz für Anbieter/innen und Käufer/innen hat. Außerdem erläutern wir, was Sie bei der Buchung von Nachnahmetransaktionen in Ihren Büchern beachten müssen, und welche weiteren Zahlungsoptionen Ihnen als Online-Händler/in zur Verfügung stehen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was versteht man unter Nachnahme?
  
• Nachnahmegebühren und Begrenzungen
  
• Was sind die Vorteile der Nachnahme?
  
• Was sind die Nachteile der Nachnahme?
  
• Wichtige Aspekte bei der buchhalterischen Erfassung von Zahlungen per Nachnahme
  
• Wann wird Einzelhändlerinnen und Einzelhändlern von dieser Zahlungsmethode abgeraten?
  
• Welche Alternativen gibt es zur Nachnahme?
  

Was versteht man unter Nachnahme?

Bei der Nachnahme (oder „Zahlung per Nachnahme“) handelt es sich um eine Zahlungsmethode, bei der die Käufer/innen die bestellten Waren bei Lieferung direkt bei der/dem Zusteller/in bezahlen. Das bedeutet, dass die Zahlungsabwicklung bei Übergabe des Pakets in Banknoten oder per Karte und nicht im Voraus erfolgt. Dieser Ansatz ist am häufigsten im E-Commerce üblich, und einige der größeren Versandunternehmen wie DHL und GLS bieten ihn ebenfalls an.

Wie funktioniert Nachnahme?

Bei der Zahlung per Nachnahme sind nur wenige Schritte erforderlich. So funktioniert sie in der Regel:

• Zahlungsoption anbieten und auswählen: Online-Händler/innen müssen diese Zahlungsoption in ihrem Shop-System aktivieren. Kundinnen und Kunden können dann während des Prozesses der Bestellung die Zahlung per Nachnahme auswählen.
  
• Versand und Zustellung: Ein/e Zusteller/in übernimmt diese Art Zustellung als zusätzliche Dienstleistung. Der/die Empfänger/in muss das Paket persönlich entgegennehmen. Wenn der/die ursprüngliche Empfänger/in nicht zu Hause ist, kann auch eine befugte Person für das Paket unterschreiben.
  
• Zahlung: Der/die Empfänger/in begleicht den Gesamtbetrag der Rechnung für das Produkt zuzüglich Versandkosten und einer Nachnahmegebühr direkt an den/die Zusteller/in. Dies/r stellt dann eine Quittung aus und übergibt das Paket.
  
• Eingang der Geldbeträge: Nachdem der/die Käufer/in bezahlt hat, überträgt das Versandunternehmen den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Geschäftskonto des Verkäufers/der Verkäuferin. Die/der Einzelhändler/in erhält dann einen Zahlungsbeleg oder eine digitale Bestätigung der Transaktion und erfasst die erhaltenen Geldbeträge.
  

Nachnahmegebühren und Begrenzungen

Versandunternehmen bieten Nachnahme in der Regel als kostenpflichtige Dienstleistung an und erheben eine Nachnahmegebühr zusätzlich zu den Versandkosten. Die Gebühren variieren je nach Versandunternehmen und Dienstleistung. Verschiedene Anbieter/innen legen auch unterschiedliche Nachnahme-Begrenzungen fest.

DHL bietet Nachnahmedienste mit mehreren Zahlungsmöglichkeiten an: Je nach Versandart können Empfänger/innen bar, mit DHLs eigener POSTCARD oder per EC-Karte bei einer lokalen Postfiliale bezahlen. Die Kundinnen und Kunden wählen in der Regel die Alternative zur Zahlung in einer Filiale, wenn sie während der Zustellung nicht zu Hause sind. DHL liefert keine Nachnahmesendungen an Paketschließfächer oder Abholstellen. Der maximale Nachnahmebetrag variiert je nach Versandkosten, daher sollten sich die Absender/innen vor dem Versand unbedingt über die Begrenzung informieren.

Auch GLS bietet Nachnahmesendungen an, jedoch mit eigenen Regeln für Begrenzungen und akzeptierten Zahlungsoptionen. Diese Obergrenzen sind in der Regel an den jeweiligen Haftungsschwellenwerten ausgerichtet und können je nach gewählter Option des Versandunternehmens variieren.

Da Gebühren, Arten des Bezahlvorgangs und Begrenzungen zwischen den Versandunternehmen variieren und regelmäßig aktualisiert werden, müssen Einzelhändler/innen die neuesten Konditionen beim jeweiligen Versandpartner überprüfen, bevor sie die Zahlung per Nachnahme anbieten.

Was sind die Vorteile der Nachnahme?

Sowohl für Verkäufer/innen als auch Käufer/innen im E-Commerce hat die Nachnahme viele Vorteile. Hier eine Übersicht der wichtigsten Vorteile:

Vorteile für Online-Händler/innen

• Sicherheit der Zahlung: Die Nachnahme bietet Online-Händlerinnen und -Händlern mehr Sicherheit bei der Zahlung. Die Kundinnen und Kunden müssen bei der Zustellung dafür bezahlen, dass sie ihre Artikel erhalten, anstatt sie kostenlos zu erhalten. Wenn sie dies ablehnen, gibt der/die Zusteller/in das Paket an den Anbieter/die Anbieterin zurück, was zu geringen oder gar keinen finanziellen Verlusten führt.

• Aufbau von Vertrauen: Käufer/innen schätzen es meist, dass sie nicht im Voraus bezahlen müssen. Online-Händler/innen, die Nachnahme anbieten, können Barrieren abbauen, die einem Kauf im Wege stehen, und zu Kaufentscheidungen anregen. Diese Option eignet sich sehr gut für neue oder kleinere Webshops, die Vertrauen bei potenziellen Kundinnen und Kunden aufbauen möchten.

Vorteile für Kundinnen und Kunden

• Schnelle Lieferung: Online-Händler/innen versenden Waren, sobald Käufer/innen eine Bestellung aufgeben, da sie nicht erst auf den Eingang der Zahlung warten müssen. So erhält die Kundschaft ihre bestellten Artikel innerhalb weniger Tage.

• Sicherheit: Kundinnen und Kunden bezahlen die Ware bei deren Zustellung, wodurch das Risiko verringert wird, Geld an betrügerische Shops zu senden oder Produkte zu bezahlen, die nie ankommen. Sie können das Paket auch vor dem Bezahlvorgang auf Beschädigungen überprüfen und bei Mängeln die Annahme verweigern.

• Einfache Zahlungsabwicklung: Ein weiterer Vorteil der Nachnahme für Kundinnen und Kunden besteht darin, dass sie während des Bestellprozesses keine Transaktionsdaten angeben müssen. Anstatt ihre IBAN (International Bank Account Number) oder andere Bankdaten anzugeben, müssen sie in der Regel nur ihren Namen und ihre Adresse angeben. Das bedeutet, dass die Nachnahme auch für Personen geeignet ist, die keine Online-Zahlungsdienstleistungen oder Kartenzahlungen nutzen.

• Einkauf trotz schlechter Bonität: Im Allgemeinen können Einzelpersonen mit schlechter Bonität, also einer mangelnden Kreditwürdigkeit, die zu schlechten Schufa-Einträgen führen kann, Artikel per Nachnahme bestellen. „Schufa“ bezieht sich auf die Auskunftei „Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung“, die Daten zur Kreditwürdigkeit (Bonität) von Privatpersonen und Unternehmen sammelt. Da es keine Bonitätsprüfungen gibt, können Personen diese Käufe auch mit einer niedrigen Schufa-Bewertung tätigen. Bezahloptionen, die eine Zahlungsabwicklung nach Erhalt der Ware ermöglichen, sind hingegen für Personen mit schlechter Schufa-Bewertung (auch „Kredit-Score“ genannt) häufig nicht verfügbar.

Welche Nachteile hat die Zahlung per Nachnahme?

Den zahlreichen Vorteilen der Zahlung per Nachnahme stehen einige nachteilige Aspekte gegenüber:

Nachteile für Online-Händler/innen

• Keine Zahlungsgarantien: Für Händler/innen kann die Zahlung per Nachnahme ein Risiko darstellen, wenn sie Waren speziell für die Bestellung produzieren. Lehnen die Käufer/innen den Empfang ab und das Paket wird retourniert, tragen die Händler/innen die Produktionskosten. Dieses Risiko besteht nicht, wenn die Zahlung beispielsweise per Vorkasse geleistet wird.

• Logistische Herausforderungen: Die Zahlung per Nachnahme erfordert eine detaillierte Überwachung der Zahlungen und Rücksendungen. Händler/innen müssen sicherstellen, dass die Zahlungen korrekt erfasst und zügig an sie weitergeleitet werden. Zudem müssen Rücksendungen sorgfältig verfolgt werden. Gerade bei hohem Bestellvolumen führt dieser Aufwand zu einer erheblichen Belastung und erfordert zusätzliche Ressourcen in der Auftragsbearbeitung.

• Verzögerter Geldeingang: Die Bearbeitung und Überweisung der Rechnungsbeträge durch die Versanddienstleister können einige Tage in Anspruch nehmen. In dieser Zeit haben die Händler/innen keinen Zugriff auf das Geld, was sich negativ auf ihren Cashflow auswirken kann.

Nachteile für Käufer/innen

• Nachnahmegebühr: Die Käufer/innen müssen in der Regel eine Nachnahmegebühr entrichten, die zusätzlich zu Warenpreis und Versandkosten anfällt. Insbesondere bei kleineren Bestellwerten können diese zusätzlichen Kosten unverhältnismäßig hoch sein.

• Passende Beträge: Die Zusteller/innen können bei Barzahlungen nicht immer passend wechseln. Daher sollten die Empfänger/innen bei Nachnahmesendungen den fälligen Betrag bestenfalls passend zur Hand haben. Ist dies nicht der Fall und die Zusteller/innen haben kein passendes Wechselgeld, muss unter Umständen ein zweiter Zustellversuch unternommen werden oder das Paket wird in einer Filiale hinterlegt. Beides ist mit zusätzlichem Aufwand für die Käufer/innen verbunden.

• Persönliche Anwesenheit: Bestellungen per Nachnahme müssen persönlich entgegengenommen werden. Die Empfänger/innen müssen demnach zu Hause sein, wenn das Paket eintrifft. Dies bringt oft zusätzliche Umstände und organisatorischen Aufwand mit sich.

Wichtige Aspekte bei der buchhalterischen Erfassung von Zahlungen per Nachnahme

Neben praktischen Aspekten bringt die Nachnahme auch mehrere Herausforderungen bei der Verwaltung mit sich: Online-Verkäufer/innen müssen ihre Einnahmen sorgfältig nachverfolgen und in Ihren Büchern genau erfassen.

Versandunternehmen senden den Anbieterinnen und Anbietern in der Regel einen Zahlungsbeleg, der die Übertragung des Geldbetrags bestätigt und als Nachweis für die Überweisung dient. Nachdem sie die erhaltenen Geldmittel protokolliert haben, müssen die Verkäufer/innen sie mit offenen Bestellungen im System abgleichen, damit jede Zahlung dem richtigen Kauf zugeordnet werden kann. Lehnt eine Einzelperson eine Nachnahme ab und der/die Zusteller/in sendet das Paket zurück, müssen Einzelhändler/in auch dies korrekt erfassen.

Die manuelle Buchhaltung birgt Risiken, vor allem wenn viele Transaktionen gleichzeitig verarbeitet werden. Für E-Commerce-Unternehmen mit großen Bestellvolumen ist ein automatisiertes Buchhaltungssystem eine gute Idee. Moderne Software vergleicht eingehende Zahlungen mit ausstehenden Forderungen und verbucht sie genau, um den manuellen Aufwand und das Fehlerrisiko zu minimieren.

In welchen Fällen sollten Händler/innen auf die Zahlungsmethode verzichten?

Obwohl die Zahlung per Nachnahme viele Vorteile bietet, ist sie als Zahlungsoption nicht immer empfehlenswert. In einigen Fällen ist sie für Online-Händler/innen mit einem erhöhten Risiko verbunden. Daher sollten Sie genau abwägen, ob Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Nachnahmezahlung anbieten oder nicht.

Hohe Rückgabequote

Für Waren mit einer hohen Retourenquote ist die Zahlung per Nachnahme oft nicht die beste Wahl. Produkte wie Kleidung oder Schuhe werden häufig zurückgegeben, wodurch für Händler/innen unter Umständen zusätzliche Kosten für die Rückabwicklung und den Versand entstehen.

Teure Produkte

Ein weiteres Risiko besteht bei hochpreisigen Produkten. Da der Kaufpreis erst bei der Lieferung entrichtet wird, besteht die Möglichkeit, dass Empfänger/innen die Annahme verweigern. Auch in diesem Fall können Kosten für die Rückabwicklung und den Versand entstehen, die die Händler/innen tragen müssen. Insbesondere wenn Neukundinnen und Neukunden teure Artikel bestellen, bieten andere Zahlungsmethoden mehr Sicherheit.

Verderbliche Waren

Beim Verkauf von verderblichen oder temperaturempfindlichen Waren ist die Zahlung per Nachnahme ebenfalls riskant. Lehnen die Empfänger/innen beispielsweise Lebensmittelpakete ab, kann die Ware unter Umständen nicht erneut verkauft werden. Darüber hinaus entstehen für die Händler/innen zusätzliche Kosten für die Entsorgung.

Betrugsrisiko

Nachnahmezahlungen bergen für Online-Händler/innen grundsätzlich ein erhöhtes Betrugsrisiko. Wer einem Unternehmen schaden möchte, kann Bestellungen mit der Absicht aufgeben, diese bei der Lieferung abzulehnen. In solchen Fällen entstehen für die Händler/innen zusätzlicher logistischer Aufwand und finanzielle Verluste. Ein weiteres Risiko besteht darin, dass falsche Adressen angegeben werden, wodurch eine Zustellung unmöglich wird. Auch hier müssen die Händler/innen mit zusätzlichen Kosten rechnen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass Betrüger/innen Bestellungen unter einem falschen Namen oder mit gestohlenen Identitäten aufgeben.

Welche Alternativen gibt es zur Nachnahme?

Für Einzelhändler/innen, die eine hohe Konversionsrate anstreben, ist es in der Regel besonders vorteilhaft, wenn sie der Kundschaft beim Bezahlvorgang eine breite Palette an Optionen anbieten. Grund dafür ist, dass 82 % der deutschen Käufer/innen regelmäßig Online-Bestellungen abbrechen, wenn sie nicht über ihre bevorzugte Methode bezahlen können.

Laut der EHI-Studie „Online-Zahlung 2025“ sind Zahlung auf Rechnung, Lastschriftverfahren sowie Kredit- und Debitkartentransaktionen mit einem anteiligen Umsatz im E-Commerce von 25,8 %, 17,3 % bzw. 12,3 % im Jahr 2024 besonders beliebte Optionen in Deutschland. Banküberweisungen/Vorauszahlungen und Ratenzahlungen sind jeweils mit einem Anteil von 4,3 % vertreten. Die Zahlung per Nachnahme machte im Jahr 2024 2,9 % des Umsatzes im E-Commerce in Deutschland aus.

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