Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen ermöglicht es gemeinnützigen Organisationen, Spenden anzunehmen. Auf diese Weise werden Wünsche zu helfen in eine messbare Wirkung umgesetzt. Allerdings funktioniert das nur, wenn die Zahlung schnell, sicher und bequem vonstatten geht. Hier keine Fehler zu machen, ist wichtig, denn das Spendenaufkommen in den USA belief sich 2024 auf 592,50 Milliarden US-Dollar.

Im Folgenden finden Sie einen praktischen Leitfaden für den Aufbau eines Zahlungssystems, das Ihren Spender/innen und der Mission Ihrer Organisation gerecht wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

– Was ist Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen?
– Wie unterscheidet sich die Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen von anderen Zahlungsabwicklungen?
– Über welche Zahlungsmethoden können gemeinnützige Organisationen Spenden annehmen?
– Wie können Sie das Spenden angenehmer gestalten?
– Wie können Sie wiederkehrende Spenden einrichten?

Was ist Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen?

Bei der Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen werden die Spenden von den Bankkonten der Spender/innen auf das Konto Ihrer gemeinnützigen Organisation übertragen. Dazu gehören die Technologie und die Systeme, die die Zahlungsinformationen sicher erfassen, den Geldbetrag überweisen und die Transaktion bestätigen.

Wenn jemand online Geld überweist, egal ob es sich um 5 oder 5.000 USD handelt, werden die Zahlungsdaten verschlüsselt und über ein Gateway geleitet, das Betrugsüberprüfungen durchführt. Ein Abwickler leitet die Gelder dann durch das Bankensystem und zahlt sie auf das Konto Ihrer gemeinnützigen Organisation ein. Dieser Vorgang dauert in der Regel nur ein paar Sekunden, obwohl das Geld je nach Methode erst nach einigen Tagen auf Ihrem Konto eintrifft.

Wenn Ihr Spendenformular klobig oder verwirrend ist oder sich auch nur vage unsicher anfühlt, wird die Spende vielleicht nie abgeschickt. Ein einfaches, bequemes Spendenerlebnis hingegen – mit solidem Layout, kurzer Ladezeit und mehreren Zahlungsmethoden – kann die Abschlussraten und Spendenbeträge erhöhen.

Was die Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen von einer typischen Geschäftstransaktion unterscheidet, ist der Kontext. Es gibt kein Produkt, keinen Warenkorb und keine Versandadresse. Der gesamte Prozess muss sich schnell, sicher und sinnvoll anfühlen – und nicht wie eine Transaktion. Wenn sie gut aufgesetzt ist, funktioniert die Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen zuverlässig im Hintergrund, während das Erlebnis für die Spender/innen im Vordergrund steht. Sie muss einmalige Spenden, wiederkehrende Spenden, mobile Zahlungen, Spenden während Veranstaltungen und jede andere Art der wohltätigen Unterstützung abdecken.

Wie unterscheidet sich die Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen von anderen Zahlungsabwicklungen?

Oberflächlich betrachtet sieht die Annahme einer Spende genauso aus wie jede andere Zahlungsannahme: Kartendaten oder Bankdaten werden erfasst, das Geld wird überwiesen und ein Beleg wird verschickt. In der Praxis werden bei der Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen jedoch andere Prioritäten gesetzt. Hier verraten wir die Unterschiede.

Gemeinnützige Organisationen haben unter Umständen günstigere Tarife

Gemeinnützige Organisationen haben gegebenenfalls Anspruch auf gesonderten und ermäßigte Zahlungsabwicklungsgebühren. Kartennetzwerke wie Visa und Mastercard bieten diese Tarife an, die an bestimmte Händlerkategoriecodes (MCCs) gebunden sind – in der Regel an MCC 8398.

Sie können diese Tarife jedoch nur nutzen, wenn Ihr Zahlungsabwickler Ihren gemeinnützigen Status anerkennt und korrekt anwendet. Wenn Sie einen Zahlungsdienstleister wie Stripe verwenden, können Sie ermäßigte Preise in Anspruch nehmen, wenn Sie Ihre US-Arbeitgebernummer (EIN, Employer Identification Number) oder ein Schreiben der US-Bundessteuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) vorlegen, aus dem Ihr 501(c)(3)-Status hervorgeht. Nicht jeder Abwickler gibt diese Einsparungen automatisch weiter. Einige Fundraising-Plattformen könnten Ihre Spenden außerdem unter ihren eigenen MCCs bündeln, sodass Sie vollständig leer ausgehen. Sie sollten sich vergewissern, dass Ihr Abwicklungs-Set-up Ihren gemeinnützigen Status in einer Weise widerspiegeln, die Netzwerke und Banken anerkennen.

Unterschiedliche wirtschaftliche Überlegungen

Für Unternehmen sind Zahlungsabwicklungsgebühren Teil ihrer Kosten. Für gemeinnützige Organisationen sind sie jedoch Geld, das auch direkt in ihre Mission fließen könnte. Daher versuchen Wohltätigkeitsorganisationen oft, Abwicklungskosten proaktiv zu minimieren. Sie bevorzugen bei größeren Spenden Banküberweisungen gegenüber Kreditkartenzahlungen, akzeptieren Spenden über Software ohne Plattformgebühren oder geben Spender/innen die Möglichkeit, die Gebühren selbst zu tragen. Diese Kostensensibilität ist sowohl strukturell als auch philosophisch bedingt.

Spendenströme sind anfälliger

Im E-Commerce sind Kundinnen und Kunden an längere Bezahlvorgänge mit einem Warenkorb und einigen Upsells, Versandoptionen und Rabattcodes gewöhnt. Sie nehmen es hin, weil sie das, was sie kaufen, auch wollen.

Spender/innen hingegen bezahlen nicht für ein Produkt. Sie spenden, weil sie helfen wollen, und der Impuls zu spenden ist oft flüchtig. Ein langes Formular, unklare Zahlungsoptionen oder auch nur ein seltsam aussehendes Bestätigungsfenster können ausreichen, um eine Spende zu vereiteln. Bei der Zahlungsabwicklung für Wohltätigkeitsorganisationen sind daher Unmittelbarkeit, Klarheit und Sicherheit von höchster Bedeutung. Spendenformulare werden dahingehend erstellt, eine Absicht in eine Spende zu verwandeln, bevor sie verblasst.

Die Benutzeroberfläche (UI) und die Flow-Entscheidungen, die im Einzelhandel funktionieren, lassen sich oft nicht auf Spenden übertragen. Spendentransaktionen müssen deutlich schneller abgeschlossen werden, ohne dabei das Vertrauen der Spender/innen zu verlieren.

Wiederkehrende Spenden sind ein Umsatzmodell

Wiederkehrende Spenden machen bei vielen gemeinnützigen Organisationen den größten Teil des Budgets aus. Eine solide monatliche Spenderbasis sorgt für einen vorhersehbaren Cashflow und verringert die Abhängigkeit einer Wohltätigkeitsorganisation von saisonalen Kampagnen oder Veranstaltungen.

In diesem Zusammenhang beeinflusst die Zahlungsabwicklung direkt die Spenderbindung und den Lifetime Value. Folgendes muss Ihr Set-up möglicherweise unterstützen:

– Smarte Logik für Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen

– Automatische Verfahren bei abgelaufenen oder aktualisierten Karten

– Sichere Aufbewahrung von Zahlungsmethoden

– Einfache Möglichkeit für Spender/innen, ihre Pläne zu verwalten, ohne den Support kontaktieren zu müssen

Belege und Aufzeichnungen sind Teil der Spenderbeziehung

Anders als ein typischer Online-Verkauf ist eine Spende oft der Beginn einer längerfristigen Beziehung – mit einer finanziellen, rechtlichen und emotionalen Komponente. Das bedeutet, dass Ihr Zahlungsabwickler sauber mit Ihrem Customer-Relationship-Management-System (CRM) zusammenarbeiten, ordnungsgemäße Belege versenden können und idealerweise Spendenzusammenfassungen am Jahresende anbieten muss.

Belege mögen zwar eine steuerliche Formalität sein, aber sie sind gleichzeitig auch ein Kontaktpunkt in der Kommunikation. Das Gleiche gilt für Zahlungsbestätigungsseiten, E-Mails, die nach Spenden verschickt werden, und alles, was dazu beiträgt, dass sich die Spender/innen sicher, gesehen und wertgeschätzt fühlem.

Einige gemeinnützige Organisationen nutzen Zahlungsdaten auch für Automatisierungszwecke (z. B. für Folgenachrichten, Kampagnensegmentierung oder wiederkehrende Upgrade-Angebote). Wenn die Spendendaten nicht gut in diese Systeme einfließen, ist es schwieriger, das Vertrauen vieler Kundinnen und Kunden zu gewinnen.

Gemeinnützige Organisationen brauchen einfachere Tools

Ein kleines Team mit begrenzten technischen Ressourcen muss die Zahlungen von Spender/innen trotzdem gut abwickeln können. Gemeinnützige Organisationen entscheiden sich in der Regel für Aggregatoren oder Spendenplattformen von Drittanbietern, um den Aufwand für die Einrichtung von Händlerkonten zu vermeiden.

Hierdurch haben sie jedoch weniger Kontrolle über das Branding, die Berichterstattung und manchmal auch darüber, wie die Spende auf dem Kontoauszug des Spenders erscheint. Wenn in der Beschreibung auf der Kartenabrechnung statt des Namens Ihrer gemeinnützigen Organisation „XYZ Spendenplattform“ steht, kann das zu mehr Rückbuchungen oder verwirrten Anfragen von Spender/innen führen.

Wenn Organisationen wachsen, gehen sie oft dazu über, mit speziellen Zahlungsabwicklern zusammenzuarbeiten, die ihnen mehr direkte Kontrolle und bessere Integrationsmöglichkeiten bieten. Aber zu Beginn legen sie oft Wert auf Zuverlässigkeit und ein einfaches Set-up.

Über welche Zahlungsmethoden können gemeinnützige Organisationen Spenden annehmen?

Je flexibler Ihre Zahlungsmöglichkeiten sind, desto weniger Hindernisse gibt es beim Spenden. Wir erklären, welche Methoden gemeinnützige Organisationen in der Regel verwenden und warum jede von ihnen wichtig ist.

Kredit- und Debitkarten

Karten sind nach wie vor eine gängige Spendenmethode – weil viele Menschen bereits wissen, wie sie damit spenden können, und weil sie geräte-, form- und plattformübergreifend funktionieren. Gemeinnützige Organisationen profitieren in der Regel auch von reduzierten Kartenabwicklungsgebühren. Es lohnt sich, alle großen Netzwerke (also Visa, Mastercard, American Express und Discover) zu akzeptieren, wobei jedoch American Express mit höheren Gebühren verbunden und nicht für jede Organisation geeignet ist.

Banküberweisungen

Über Banküberweisungen können Spender/innen direkt von ihrem Bankkonto spenden. Sie sind besonders nützlich, wenn Sie es mit besonders wohlhabenden Spender/innen zu tun haben, die nicht per Karte spenden möchten. Der Aufwand für die Spender/innen ist etwas größer (u. a. durch die Eingabe von IBAN und BIC oder die Anmeldung im Online-Banking). Daher muss das Onboarding absolut reibungslos verlaufen, um Abbrüche zu vermeiden. Aber die Vorteile sind beträchtlich: Banküberweisungen haben niedrigere Gebühren als Kartenzahlungen, was sie ideal für größere oder wiederkehrende Spenden macht, bei denen sich der Gebührenunterschied im Laufe der Zeit summiert.

Digital Wallets

Spenden über das Handy müssen schnell gehen. Mit Digital Wallets funktionieren sie nahezu augenblicklich. Wenn ein/e Spender/in bereits eine Karte auf dem Handy gespeichert hat, kann er bzw. sie mit einem einzigen Fingertippen spenden. Das bedeutet:

– weniger abgebrochene Spenden, insbesondere auf dem Handy

– höhere Konversionsraten, insbesondere bei jüngeren Spender/innen

– integrierte Sicherheit und biometrische Authentifizierung

Bargeld und Schecks

Beides sind immer noch gängige Spendenmethoden, insbesondere bei persönlichen Veranstaltungen und älteren Spender/innen. Hierbei fallen keine Bearbeitungsgebühren an, allerdings ist der Aufwand recht hoch – Sie müssen die Spenden manuell verfolgen, einzahlen und abgleichen. Bargeld und Schecks sind auch schwieriger individuellen Kampagnen oder Spenderprofilen zuzuordnen, es sei denn, Sie haben ein engmaschiges Offline-Tracking-Verfahren.

Beide Methoden werden in absehbarer Zeit nicht verschwinden, aber viele Organisationen versuchen, die Spender/innen aus Gründen der Einfachheit, Schnelligkeit und Konsistenz behutsam auf digitale Optionen umzustellen.

Peer-to-Peer-Apps

Apps wie Cash App und WeChat Pay werden insbesondere in jüngeren Kreisen und bei Grassroots-Kampagnen häufig für Zahlungen verwendet. Sie können als ergänzende Kanäle hilfreich sein, sollten aber nicht als Ersatz für eine voll funktionsfähige Spendenplattform gesehen werden. Peer-to-Peer-Apps lassen sich leichter über QR-Codes, Live-Events oder in sozialen Medien bewerben und verringern die Reibungsverluste für Spender/innen, die sie bereits im Alltag nutzen. Sie können jedoch begrenztes Branding und eine begrenzte Sichtbarkeit mit sich bringen, und das Abgleichen ist mühsam.

Kryptowährung

Krypto ist nach wie vor eine Nischenform der Zahlung, aber sie funktioniert in bestimmten Szenarien, insbesondere für jüngere oder technisch versierte Spender. Diese Option erfordert in der Regel eine Drittsoftware, um Kryptowährungen in Bargeld umzuwandeln. Sie eignet sich für gelegentliche große Spenden, ist aber weniger nützlich für wiederkehrende Spenden und hat eine recht kleine Zielgruppe.

Aktien und Spendenfonds (DAFs)

Bei diesen Optionen handelt es sich nicht um eine Zahlungsabwicklung im herkömmlichen Sinne, trotzdem werden sie bei Großspender/innen immer beliebter. Sie kommen nicht alltäglich vor, aber wenn, ist ihre Wirkung meist groß. Schenkungen in Form von Aktien haben oft bemerkenswerte Steuervorteile, und DAFs sind eine weitere Möglichkeit, große geplante Schenkungen zu machen. In der Regel wickeln Sie diese über Makler oder DAF-Plattformen ab, nicht über Ihren regulären Abwickler.

 Wie können Sie das Spenden angenehmer gestalten?

Spenden ist freiwillig. Daher ist es wichtig, das Spendenerlebnis möglichst angenehm zu gestalten, um einen reibungslosen, einfachen und sinnstiftenden Vorgang zu ermöglichen. Wenn sich der Prozess umständlich, verwirrend oder nicht vertrauenswürdig anfühlt, werden die Menschen unter Umständen abbrechen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihr Spendenprozess optimieren können.

Formulare kurz halten

Fragen Sie nur nach dem, was Sie wirklich brauchen, einschließlich Name, Spendenbetrag, Zahlungsinformationen und E-Mail-Adresse. Lange Formulare, insbesondere auf dem Handy, können Sie Spender/innen kosten. Wenn Sie auf die Erfassung von Anschrift und/oder Telefonnummer verzichten können, tun Sie es. Wenn Sie diese Informationen später benötigen, können Sie sie immer noch erfragen.

Spendenbeträge vorschlagen

Lassen Sie die Spender/innen nicht raten, was eine typische oder wirkungsvolle Spende ist. Schlagen Sie Beträge vor (z. B. 50, 100 oder 250 USD) und lassen Sie die Menschen wählen. Häufig entscheiden sie sich für eine mittlere Option. Sie können diese Beträge mit realen Auswirkungen verbinden (z. B. „100 USD = Schulmaterial für eine Schulklasse“). Fügen Sie aus Gründen der Flexibilität immer auch ein Feld „anderer Betrag“ hinzu.

Handyzentriertes Design

Gehen Sie davon aus, dass Ihre Spender/innen am Handy sind. Das Formular muss schnell geladen werden, auf kleinen Bildschirmen gut aussehen und ohne Zoomen oder Seitenscrollen funktionieren.

Sicheres Gefühl beim Formular

Die Spender/innen müssen überzeugt sein, dass ihre Zahlungen sicher sind und ihre Spenden wirklich ankommen. Hier sind einige Möglichkeiten, sie auf subtile Weise zu beruhigen:

– Zeigen Sie eine Sicherheitskennzeichnung oder die Meldung „sichere Zahlung“ an.

– Fügen Sie Ihr Logo und ein einheitliches Branding auf allen Seiten ein.

– Erwähnen Sie, wohin ihr Geld fließt (z. B. „100 % Ihrer Spende unterstützt Projekte für sauberes Wasser“).

Spenden bestätigen

Sobald jemand eine Spende tätigt, sollten Sie sofort eine Bestätigung senden. Fügen Sie eine Dankesnachricht bei, in der Sie die Spende würdigen und die Details der Transaktion (z. B. Spendenbetrag, Zahlungsmethode, wiederkehrende oder einmalige Spende) sowie eventuelle nächste Schritte wiedergeben. Sie sollten auch einen Beleg per E-Mail verschicken und ihm eine persönliche und anerkennende Nachricht beifügen.

Testen, messen und anpassen

Was für eine Organisation funktioniert, muss für eine andere nicht unbedingt gelten. Finden Sie mithilfe von Analysen heraus, wo genau Spender/innen abspringen. Führen Sie A/B-Tests für Überschriften, Schaltflächentexte oder die Formularlänge durch. Evaluieren Sie die Daten und verwenden Sie ihre Ergebnisse dazu, Ihre Taktik zu verfeinern:

– Erzielt eine Standardspende von 50 USD mehr Aufmerksamkeit als eine Spende von 25 USD?

– Spenden mehr Menschen, wenn Sie erwähnen, was die Spende bewirkt?

– Brechen Benutzer auf Mobilgeräten das Formular auf halbem Weg ab?

 Wie können Sie wiederkehrende Spenden einrichten?

Wiederkehrende Spenden sind für viele gemeinnützige Organisationen die stabilste und flexibelste Finanzierungsquelle. Sie machen aus einem einmaligen Impuls eine kontinuierliche Unterstützung und führen im Laufe der Zeit oft zu höheren Gesamtbeiträgen. Aber der Aufbau eines wiederkehrenden Programms, das sowohl für Sie als auch für Ihre Spender/innen funktioniert, erfordert mehr als nur ein Kontrollkästchen in Ihrem Formular.

Hier erfahren Sie, wie Sie es gut einrichten können, von der technischen Seite bis hin zur Zufriedenheit der Spender/innen.

Tools wählen, die wiederkehrende Abrechnungen verarbeiten

Ihr Zahlungssystem muss wiederkehrende Abbuchungen sicher, automatisch und zuverlässig durchführen können. Achten Sie auf Merkmale wie:

– Tokenisierung

– Automatische Abrechnung in festen Intervallen (z. B. monatlich, jährlich)

– Smarte Wiederholungsversuche bei fehlgeschlagenen Zahlungen

– Automatischer Umgang mit abgelaufenen Karten

– Selbstständige Handlungsoptionen für Spender/innen (z. B. Spendenpläne pausieren, aktualisieren oder kündigen)

Prominente Option

Stellen Sie sicher, dass die Option für wiederkehrende Zahlungen gut sichtbar ist:

– Geben Sie „monatlich spenden“ immer als Option neben „einmalig spenden“ an.

– Erläutern Sie die Wirkung einer wiederkehrenden Unterstützung (z. B. „Ihre monatliche Spende hilft uns bei der Vorausplanung“).

– Verwenden Sie Formulierungen, die kleinere monatliche Spenden als machbar erscheinen lassen (z. B. „Nur 15 USD pro Monat ernähren eine Familie“).

Möglichst einfache Anmeldung

Sobald jemand eine wiederkehrende Spende auswählt, muss sich das Formular wie eine einmalige Spende anfühlen, indem einfach nach einem Betrag, einer Zahlungsmethode und einer E-Mail gefragt wird. Lassen Sie dann die Häufigkeit, den Betrag und die Zahlungsmethode bestätigen. Beachten Sie, dass eine konkrete Formulierung wie „Sie spenden 50 Dollar pro Monat“ besser ist, als den Bestätigungsbutton einfach „Absenden“ zu nennen.

Einige Organisationen fordern Spender/innen auf, ein Konto zu erstellen. Aber wenn es keinen triftigen Grund dafür gibt, sollten Sie das optional halten. Viele Plattformen ermöglichen es Spender/innen, ihre Spenden später über einen sicheren Link zu verwalten, ohne dass sie bei der Anmeldung ein Passwort eingeben müssen.

Hintergrundprozesse automatisieren

Wiederkehrende Spenden sollten keine monatliche Arbeit für Ihr Team bedeuten. Sobald sie eingerichtet sind, muss Ihr System automatisch die Abbuchungen termingerecht verarbeiten, Belege versenden, fehlgeschlagene Abbuchungen wiederholen und Benachrichtigungen versenden.

Spender/innen verwalten ihre Spenden zu ihren Bedingungen

Spender/innen sollten ihre wiederkehrenden Spenden problemlos ändern, pausieren oder kündigen können. Außerdem müssen sie ein Support-Team erreichen können, wenn sie Unterstützung benötigen.

Wiederkehrende Spender/innen sind Ihre VIPs

Eine wiederkehrende Spende ist eine persönliche Beziehung. Wiederkehrende Spender/innen werden oft zu Ihren treuesten Fürsprecher/innen. Sobald sich jemand in dieser Weise verpflichtet hat, sollten Sie auf die Person zugehen:

– Senden Sie eine Willkommens-E-Mail oder einen Brief

– Schicken Sie aktuelle Informationen über die Wirkung der regelmäßigen Unterstützung

– Begehen Sie Jahrestage oder Meilensteine

– Bieten Sie gelegentliche Vergünstigungen an (z. B. frühzeitige Updates, kleine Geschenke, exklusive Inhalte)

Höflich um Upgrades bitten

Wenn Spender/innen schon seit Längerem spenden (z. B. ein Jahr), fragen Sie sie, ob sie ihre Spende erhöhen möchten. Gestalten Sie die Nachricht persönlich, sprechen Sie über die Wirkung und üben Sie nicht zu viel Druck aus. Sie könnten zum Beispiel sagen: „Durch Ihre Hilfe haben Sie in diesem Jahr Mahlzeiten für 12 Familien finanziert. Könnten Sie sich vorstellen, Ihre monatliche Spende von 25 auf 30 USD zu erhöhen und damit noch mehr Menschen zu helfen?“

Leistung verfolgen und nachsteuern

Wiederkehrende Spenden müssen überwacht werden. Nutzen Sie die Daten, um Ihre Botschaften, Ihr Timing und Ihr Management zu optimieren. Das Ziel ist es, die Zahl der Anmeldungen zu erhöhen und die Spender/innen länger zu binden. Überwachen Sie:

– Abwanderung (also wie viele Personen kündigen oder nicht zahlen)

– Lifetime Value (also wie viel wiederkehrende Spender/innen geben, bevor sie aufhören zu spenden)

• Durchschnittliche Spendenhöhe und Upgrade-Sprünge

• Abbruchstellen während der Anmeldung