การชำระเงินด้วยเงินสดยังคงส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจ แม้ว่าธุรกรรมดิจิทัลจะครองส่วนแบ่งหลักก็ตาม ในปี 2024 การชำระเงินของผู้บริโภค 14% ในสหรัฐอเมริกา ชำระด้วยเงินสด ตั้งแต่การซื้อแบบตัวต่อตัวเล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงการจัดการเงินสดในแต่ละวัน สกุลเงินที่จับต้องได้นำมาซึ่งข้อควรพิจารณาที่ชัดเจนเกี่ยวกับต้นทุน ความเสี่ยง การบัญชี และพฤติกรรมของลูกค้า

ด้านล่างนี้ เราจะพูดถึงวิธีการทำงานของการชำระเงินด้วยเงินสดในเวิร์กโฟลว์ธุรกิจที่เกิดขึ้นจริง และสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อจัดการสิ่งเหล่านี้ในการขยายธุรกิจ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การชำระเงินด้วยเงินสดคืออะไร
  
• การชำระเงินด้วยเงินสดทำงานอย่างไรในธุรกรรมทางธุรกิจ
  
• ข้อดีของการรับชำระเงินด้วยเงินสดมีอะไรบ้าง
  
• ลูกค้าชอบชำระเงินด้วยเงินสดเมื่อใด
  
• บันทึกการชำระเงินด้วยเงินสดในการบัญชีอย่างไร
  
• ธุรกิจที่จัดการเงินสดควรพิจารณาเรื่องใดบ้าง
  
• Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง
  

การชำระเงินด้วยเงินสดคืออะไร

การชำระเงินด้วยเงินสดคือธุรกรรมที่ชำระด้วยสกุลเงินที่จับต้องได้ เช่น ดอลลาร์สหรัฐ (USD) โดยส่งมอบจากลูกค้าถึงธุรกิจโดยตรง ณ ระบบบันทึกการขาย (POS) ซึ่งหมายความว่าไม่มีตัวกลางมาคอยอนุมัติธุรกรรมและไม่มีความล่าช้าในการส่งและการชำระเงิน

การชำระเงินด้วยเงินสดทำงานอย่างไรในธุรกรรมทางธุรกิจ

เมื่อธุรกิจยอมรับการชำระเงินด้วยเงินสดที่ POS ธุรกิจจะคำนวณและทอนเงินให้กับลูกค้า ยอดขายจะถูกบันทึกเป็นธุรกรรมเงินสดในระบบบันทึกการขายหรือบันทึกยอดขาย โดยมักจะมีการออกใบเสร็จรับเงินซึ่งจะระบุจำนวนเงินที่จ่าย สินค้าหรือบริการที่ขาย และวิธีการชำระเงินที่ใช้ จากนั้นเงินสดจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องบันทึกหรือลิ้นชักเก็บเงิน

ปกติแล้วธุรกิจจะเริ่มต้นวันด้วยเงินทอนที่กำหนดไว้เพื่อให้ทอนเงินได้และจะเพิ่มยอดเงินสดรับเข้าไปในจำนวนเงินตั้งต้นนั้น ในตอนท้ายของกะหรือวันทำการ พนักงานจะนับเงินสดในมือและกระทบยอดกับยอดขายเงินสดทั้งหมดที่บันทึกไว้ในระบบ ระบบจะระบุความแตกต่างโดยทันทีเพื่อจะได้สืบสวนข้อผิดพลาดหรือปัญหาในขณะที่รายละเอียดต่างๆ ยังคงอยู่

หลังจากการกระทบยอด เงินสดจะถูกนำออกจากเครื่องบันทึกและเตรียมสำหรับฝากธนาคาร โดยมักจะนำไปใส่ไว้ในถุงที่ปลอดภัยหรือตู้เซฟ บางธุรกิจเลือกที่จะฝากเงินทุกวัน ในขณะที่บางธุรกิจฝากเงินไม่บ่อยนัก ขึ้นอยู่กับปริมาณและระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ เมื่อฝากเข้าบัญชีธนาคารของธุรกิจแล้ว เงินทุนก็จะเข้าสู่ระบบการเงินในวงกว้างและสามารถติดตามได้เช่นเดียวกับสินทรัพย์ในงบดุลอื่นๆ

ข้อดีของการรับชำระเงินด้วยเงินสดมีอะไรบ้าง

การชำระเงินด้วยเงินสดจะชำระเงินทันที ซึ่งช่วยให้ธุรกิจเข้าถึงเงินทุนได้ทันที ไม่มีการเสียค่าธรรมเนียมการประมวลผล และลูกค้าทุกคนก็สามารถเข้าถึงได้อย่างทั่วถึง เงินสดใช้ได้กับลูกค้าที่ไม่มีบัญชีธนาคาร บัตร หรือการเข้าถึงเครื่องมือการชำระเงินดิจิทัลที่เชื่อถือได้ นอกจากนี้ยังทำงานเป็นอิสระจากกระแสไฟฟ้า เครือข่าย และบริการของบริษัทอื่น ดังนั้นธุรกิจจึงสามารถดำเนินการต่อไปได้ในระหว่างที่อินเทอร์เน็ตขัดข้อง ระยะเวลาหยุดทำงานของระบบ หรือฮาร์ดแวร์ขัดข้อง เมื่อทำธุรกรรมเงินสดเสร็จสิ้นแล้ว จะไม่สามารถโต้แย้งหรือดึงเงินกลับได้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงที่จะมีการปฏิเสธการชำระเงินน้อยลง บางเขตอำนาจศาลถึงกับกำหนดให้ธุรกิจต้องรับเงินสดสำหรับการทำธุรกรรมแบบตัวต่อตัว

ลูกค้าชอบชำระเงินด้วยเงินสดเมื่อใด

ลูกค้ามักเลือกใช้เงินสดเมื่อรู้สึกว่าวิธีนี้ง่าย ปลอดภัย หรือควบคุมได้มากกว่าทางเลือกทางอิเล็กทรอนิกส์ มักใช้สำหรับการซื้อของชิ้นเล็กๆ ในชีวิตประจำวันที่การแตะหรืออนุมัติบัตรดูเหมือนไม่จำเป็น เนื่องจากธุรกรรมเงินสดไม่สร้างบันทึกดิจิทัลที่ผูกติดกับบัตร บัญชี หรือตัวตน ลูกค้าที่กังวลเกี่ยวกับร่องรอยของข้อมูลจึงมักชอบความไม่เปิดเผยตัวตนของการใช้เงินสด หรือหากการเข้าถึงการชำระเงินดิจิทัล (เช่น บัญชีธนาคาร บัตร) มีจำกัด ลูกค้าก็อาจใช้เงินสดเพราะความจำเป็น วิธีนี้ใช้ได้ผลดีในสภาพแวดล้อมที่การทำธุรกรรมรวดเร็ว เป็นส่วนตัว หรือไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน หรือเมื่อเทคโนโลยีไม่เสถียร

ในบางประเทศและชุมชน เงินสดยังคงเป็นวิธีการชำระเงินเริ่มต้น ประเทศอย่างเมียนมา (98%) เอธิโอเปีย (95%) และแกมเบีย (95%) ยังคงมีเปอร์เซ็นต์การใช้เงินสดสูง บรรทัดฐานที่มีมายาวนานสามารถกำหนดวิธีที่ผู้คนเลือกชำระเงินได้

บันทึกการชำระเงินด้วยเงินสดในการบัญชีอย่างไร

เมื่อได้รับการชำระเงินด้วยเงินสด ธุรกิจจะบันทึกยอดเงินสดคงเหลือที่เพิ่มขึ้น รายการเดียวกันนี้จะบันทึกรายรับสำหรับสินค้าหรือบริการที่ให้ หากธุรกรรมดังกล่าวรวมภาษีการขายหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย ส่วนดังกล่าวจะถูกบันทึกเป็นหนี้สินแทนรายรับ ธุรกิจจะถือครองจำนวนเงินดังกล่าวไว้ชั่วคราวจนกว่าจะมีการนำส่งหน่วยงานจัดเก็บภาษี

ใบเสร็จหรือบันทึกของระบบสำหรับการขายเงินสดแต่ละครั้งจะก่อให้เกิดหลักฐานการตรวจสอบเบื้องต้นสำหรับกิจกรรมเกี่ยวกับเงินสด เมื่อสิ้นสุดกะการทำงานหรือวันทำการ หากพบความคลาดเคลื่อนระหว่างเงินสดที่คาดไว้และเงินสดจริงในระหว่างการกระทบยอด ให้บันทึกเป็นเงินสดเกินหรือขาด การบันทึกความแตกต่างเหล่านี้ช่วยให้บัญชีมีความถูกต้องและช่วยแสดงรูปแบบที่อาจต้องให้ความสนใจ

เมื่อฝากเงินสดที่ธนาคาร บันทึกทางบัญชีจะแสดงการโอนเงินจากเงินสดในมือไปยังบัญชีธนาคาร ซึ่งสะท้อนให้เห็นว่าสินทรัพย์ถูกถือครองไว้ที่ใด

ธุรกิจที่จัดการเงินสดควรพิจารณาเรื่องใดบ้าง

เงินสดมีความเสี่ยงที่ไม่มีในการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งส่วนใหญ่เป็นเพราะเงินสดเป็นสิ่งที่จับต้องได้ พกพาสะดวก และมีความเด็ดขาดในตัว ต่อไปนี้คือตัวอย่างของจุดที่อาจเกิดความเสี่ยงบางส่วนที่คุณควรระวัง

การโจรกรรมหรือการสูญหาย

เงินสดอาจถูกขโมยโดยบุคคลภายนอกบริษัทหรือพนักงาน และมักไม่สามารถกู้คืนความสูญเสียได้ เพื่อลดความเสี่ยงนี้ ธุรกิจจำเป็นต้องจำกัดปริมาณเงินสดในมือ ใช้เครื่องบันทึกเงินสดและตู้เซฟที่ปลอดภัย และนำเงินฝากธนาคารบ่อยครั้ง

การควบคุมภายใน

เนื่องจากเงินสดไม่มีการอนุมัติหรือการติดตามในตัว จึงจำเป็นต้องมีการควบคุมภายในที่เข้มงวด ซึ่งรวมถึงขั้นตอนที่สอดคล้องกันในการจัดการ จัดเก็บ และโอนเงินสด

การนับและการทอนเงิน

การจัดการด้วยตนเองสร้างโอกาสให้เกิดข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อทั้งความเชื่อมั่นของลูกค้าและความถูกต้องทางการเงิน การฝึกอบรมและกระบวนการที่เป็นมาตรฐานจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดลุกลาม

การเข้าถึงของพนักงาน

เมื่อบุคคลเพียงคนเดียวจัดการเงินสดตั้งแต่ต้นจนจบ ปัญหาจะตรวจพบได้ยากขึ้น การแยกหน้าที่รับผิดชอบ เช่น การเก็บเงินสด การกระทบยอดยอดรวม และการบันทึกรายการบัญชีจะสร้างการตรวจสอบโดยธรรมชาติที่ป้องกันข้อผิดพลาดและการใช้ในทางที่ผิด

การกระทบยอด

ต้องนับเงินสดและจับคู่กับยอดขายที่บันทึกไว้ทุกวัน โดยผู้ที่ทำหน้าที่ควรเป็นบุคคลอื่นที่ไม่ใช่พนักงานเก็บเงิน การกระทบยอดอย่างรวดเร็วจะทำให้ตรวจสอบและแก้ไขความคลาดเคลื่อนได้ง่ายขึ้น

ธนบัตรปลอม

การรับธนบัตรปลอมส่งผลให้เกิดความสูญเสียโดยตรง ธุรกิจต่างๆ บรรเทาความเสี่ยงนี้ได้โดยการฝึกอบรมพนักงานให้รู้จักคุณลักษณะด้านความปลอดภัยและโดยการใช้เครื่องมือตรวจจับขั้นพื้นฐานสำหรับธนบัตรที่มีมูลค่าสูง

เอกสารประกอบ

หากไม่มีใบเสร็จและบันทึก กิจกรรมเกี่ยวกับเงินสดอาจตรวจสอบได้ยาก เงินสดจะยังคงสามารถตรวจสอบได้ก็ต่อเมื่อธุรกิจเก็บรักษาบันทึกยอดขาย การโอน และเงินฝากที่ชัดเจน

กฎระเบียบและการรายงาน

ธุรกรรมเงินสดจำนวนมากอาจทำให้เกิดข้อกำหนดในการรายงานตามกฎหมายซึ่งขึ้นอยู่กับแต่ละประเทศ ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องมีกระบวนการเพื่อระบุว่าถึงเกณฑ์เมื่อใดและต้องกรอกข้อมูลที่จำเป็นอย่างถูกต้องและตรงเวลา

Stripe Payments ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Payments มอบโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบครบวงจรที่ช่วยให้ธุรกิจใดๆ ตั้งแต่สตาร์ทอัพที่กำลังเติบโตไปจนถึงองค์กรระดับโลกรับชำระเงินออนไลน์ ที่จุดขาย และทั่วโลกได้

Stripe Payments สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพให้ประสบการณ์การชำระเงินของคุณ: สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นให้กับลูกค้าและประหยัดเวลาในการทำงานวิศวกรรมได้หลายพันชั่วโมงด้วย UI การชำระเงินที่สร้างไว้ให้แล้ว, สิทธิ์เข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 วิธี และ Link ซึ่งเป็นกระเป๋าเงินที่สร้างโดย Stripe

• ขยายไปสู่ตลาดใหม่ๆ ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลกและลดความซับซ้อนและค่าใช้จ่ายในการจัดการหลายสกุลเงินด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนที่มีให้บริการใน 195 ประเทศและกว่า 135 สกุลเงิน

• รวมการชำระเงินที่จุดขายและทางออนไลน์ไว้ด้วยกัน: สร้างประสบการณ์การค้าแบบแพลตฟอร์มรวมในช่องทางออนไลน์และที่จุดขายเพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ตอบแทนความภักดี และเพิ่มรายได้

• ปรับปรุงประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มรายรับด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่กำหนดเองได้และปรับแต่งได้ง่ายๆ ซึ่งรวมถึงระบบป้องกันการฉ้อโกงแบบไม่ต้องเขียนโค้ดและความสามารถขั้นสูงเพื่อเพิ่มอัตราการอนุมัติ

• เดินหน้าได้เร็วขึ้นด้วยแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้เพื่อการเติบโต: สร้างบนแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยมีระยะเวลาให้บริการที่แทบจะไม่หยุดทำงานเลย และมีความน่าเชื่อถือระดับแนวหน้าของวงการ

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยให้คุณรับการชำระเงินออนไลน์และที่จุดขายได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้