ผู้นำธุรกิจมักคิดว่าแค่รวบรวมข้อมูลให้มากขึ้นจะช่วยแก้ปัญหาได้ แต่บางครั้ง ปัญหาที่กำลังเผชิญนั้นก็แก้ไขได้ด้วยข้อมูลที่เป็นระเบียบขึ้น ขั้นตอนการทำงานที่รวดเร็วขึ้น และจุดขัดข้องที่น้อยลงระหว่างระบบ ซึ่งเครื่องมือประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติก็สร้างมาเพื่อการนี้ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณเชื่อถือข้อมูลตัวเลขต่างๆ ดำเนินการกับข้อมูลดังกล่าวแบบเรียลไทม์ และขยายธุรกิจได้โดยไม่ต้องใช้สเปรดชีตที่แยกส่วนกันมากขึ้น

ตลาดโลกด้านการประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติมีการประเมินมูลค่าไว้ที่ 635,590 ล้านดอลลาร์สหรัฐในปี 2025 และคาดว่าจะเพิ่มถึงประมาณ 1.31 ล้านล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2034 ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเครื่องมือเหล่านี้มีความสำคัญเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เราจะอธิบายที่ด้านล่างนี้ว่าจริงๆ แล้วเครื่องมือเหล่านี้ทำอะไรได้บ้าง เครื่องมือนี้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานด้านข้อมูลสมัยใหม่อย่างไร รวมถึงสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องมือ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติคืออะไร
  
• เครื่องมือประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติทำอะไรได้บ้าง
  
• ธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการใช้ระบบข้อมูลอัตโนมัติ
  
• คุณควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์การประมวลผลข้อมูล
  
• ไปป์ไลน์ข้อมูลช่วยส่งเสริมขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติอย่างไรบ้าง
  

การประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติคืออะไร

การประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติหมายถึงการให้ซอฟต์แวร์จัดการงานทั่วๆ ไป เช่น การรวบรวม การจัดระเบียบ และการบริหารจัดการข้อมูล แทนที่ทีมจะต้องคัดลอกแถวต่างๆ ระหว่างสเปรดชีตหรือแก้ไขปัญหาด้านการจัดรูปแบบด้วยตนเอง คุณก็ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อจัดการข้อมูลอยู่เบื้องหลังได้ วิธีการทำงานมีดังนี้

• ระบบจะดึงข้อมูลจากหลายแหล่ง เช่น อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ฐานข้อมูล แอป และสเปรดชีต
  
• ระบบจะจัดระเบียบข้อมูลนั้นโดยการลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อน แก้ไขจุดที่ไม่สอดคล้องกัน และตรวจสอบดูความถูกต้อง
  
• ระบบจะบริหารจัดการและส่งผลลัพธ์ไปยังจุดที่ต้องการข้อมูลนั้น ไม่ว่าจะเป็นฐานข้อมูล แดชบอร์ด รายงาน หรือระบบอื่นที่ต้องการข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน
  

ทุกครั้งที่ลูกค้าสั่งซื้อหรือการชำระเงินสำเร็จเรียบร้อย ธุรกรรมจะส่งผลให้มีการอัปเดตตามมาหลายรายการ หากไม่มีระบบอัตโนมัติ คุณก็อาจต้องมีคนคอยบันทึกการซื้อ อัปเดตสินค้าคงคลัง เริ่มดำเนินการจัดส่ง และจัดทำใบเสร็จด้วยตนเอง การประมวลผลแบบอัตโนมัติจะช่วยให้ทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในทันทีและถูกต้อง โดยดำเนินการอยู่เบื้องหลัง

เครื่องมือประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติทำอะไรได้บ้าง

เครื่องมือประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติจะจัดการกับงานที่ทำซ้ำได้และขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เครื่องมือนี้ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ขั้นตอนการทำงานด้านข้อมูลเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เชื่อถือได้ และดำเนินการเป็นวงกว้างครอบคลุมระบบ รูปแบบ และแผนกต่างๆ เรามาเจาะลึกเกี่ยวกับงานหลักๆ ของเครื่องมือเหล่านี้กัน

การรวบรวมข้อมูล

เครื่องมือเหล่านี้จะดึงข้อมูลดิบจากหลายแหล่งที่มา เครื่องมือบางตัวทำงานตามกำหนดเวลา แต่บางตัวก็ทำงานเมื่อเกิดการกระตุ้นแบบเรียลไทม์ แต่ไม่ว่าจะวิธีใด เครื่องมือนี้ก็ออกแบบมาเพื่อรวบรวมข้อมูลโดยไม่ต้องส่งออกหรืออัปโหลดด้วยตนเอง

การจัดระเบียบและการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

เครื่องมือประมวลผลข้อมูลจะตรวจจับข้อผิดพลาดโดยอัตโนมัติ เช่น รูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน บันทึกที่ซ้ำกัน ค่าที่ขาดหายไป และข้อมูลที่ไม่ตรงตามรูปแบบที่ต้องการ เพื่อช่วยให้ไม่ต้องมีพนักงานคอยแก้ไขเรื่องเหล่านี้โดยเฉพาะ เครื่องมือจะใช้การตรวจสอบตามกฎหรือ AI เพื่อระบุความผิดปกติเพื่อให้ข้อมูลเป็นระเบียบขึ้นและได้ผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้มากขึ้น

การผสานการทำงานของข้อมูล

ระบบจำนวนมากจะเก็บข้อมูลไว้แยกจากกัน เครื่องมือประมวลผลที่ดีจะรวมชุดข้อมูลเหล่านั้นเข้าด้วยกันและแก้ไขโครงสร้าง การตั้งชื่อ หรือการจัดรูปแบบที่ไม่ตรงกัน ขั้นตอนการรวมนี้จะขจัดการดำเนินงานแยกกันและช่วยให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจที่สอดคล้องกันเป็นหนึ่งเดียว

การแปลงข้อมูล

เมื่อข้อมูลเป็นระเบียบและรวมเข้าด้วยกัน ก็มักจำเป็นต้องมีการปรับรูปแบบ ซึ่งอาจหมายรวมถึงการแปลงการประทับเวลา การปรับสกุลเงินเป็นมาตรฐานเดียวกัน การรวมตาราง หรือการคำนวณช่องข้อมูลที่ได้มา เช่น มูลค่าตลอดอายุการใช้งานของลูกค้า (LTV) หรือเวลาการจัดการโดยเฉลี่ย การแปลงเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถใช้ข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์หรือการดำเนินการในลำดับถัดไปได้

การนำเสนอและการส่งข้อมูล

ระบบจะส่งข้อมูลที่ประมวลผลแล้วหลังจากผ่านการแปลงไปยังตำแหน่งเป้าหมาย เช่น แพลตฟอร์มการวิเคราะห์ธุรกิจหรือแดชบอร์ดภายใน รูปแบบและวิธีการส่งข้อมูลอาจแตกต่างกันไป โดยอาจเป็นโหลดฐานข้อมูลที่มีโครงสร้าง, JSON ผ่าน API, ไฟล์ธรรมดา หรือแม้แต่อีเมลหรือ Webhook

ทริกเกอร์ขั้นตอนการทำงานและการดำเนินการในลำดับถัดไป

ในบางการตั้งค่า เครื่องมืออาจเริ่มขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ เช่น เริ่มขั้นตอนการเรียกเก็บเงินเมื่อมีการลงนามในสัญญา แจ้งให้ทีมสนับสนุนทราบเมื่อเมตริกบางอย่างขึ้นถึงจุดสูงสุด และสร้างรายงาน PDF เมื่อมีการอัปเดตชุดข้อมูล

ธุรกิจจะได้ประโยชน์อะไรบ้างจากการใช้ระบบข้อมูลอัตโนมัติ

ประโยชน์ของระบบข้อมูลอัตโนมัติอยู่ที่การรวมขั้นตอนเล็กๆ น้อยๆ หลายอย่างเข้าด้วยกันเป็นขั้นตอนเดียวที่ให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ครบถ้วน และพร้อมใช้งาน เรามาเจาะลึกเกี่ยวกับข้อดีที่ธุรกิจซึ่งมีข้อมูลจำนวนมากอาจได้รับจากการประมวลผลข้อมูลโดยอัตโนมัติ

การดำเนินการที่รวดเร็วขึ้น

งานด้านข้อมูลที่ต้องทำด้วยตนเองอาจเป็นไปอย่างล่าช้าและวนไปซ้ำๆ ซึ่งทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ระบบอัตโนมัติจะจัดการงานเหล่านี้ในไม่กี่วินาที โดยมีการจัดรูปแบบ การตรวจสอบความถูกต้อง และผลลัพธ์ที่สอดคล้องกันในทุกๆ ครั้ง ส่งผลให้มีการแก้ไขน้อยลงและทำให้ดำเนินการครบรอบได้เร็วขึ้น

ข้อมูลที่มีคุณภาพดีกว่า

เมื่อซอฟต์แวร์ตรวจสอบดูข้อมูลที่ซ้ำซ้อน จัดระเบียบรูปแบบ และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนโดยอัตโนมัติ ก็จะได้ข้อมูลที่เป็นระเบียบขึ้นและการรายงานที่มั่นใจมากขึ้น คุณจะไม่ต้องกังวลเรื่องการสร้างแดชบอร์ดจากข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือการแก้ไขรายงานหลังจากที่มีคนพบข้อผิดพลาด

งานบริหารจัดการที่น้อยลง

พนักงานที่มีความรู้หลายคนยังคงใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการคัดลอก จัดรูปแบบ หรือย้ายข้อมูล เมื่อขั้นตอนเหล่านั้นเป็นไปแบบอัตโนมัติ ทีมก็จะมีเวลาเพิ่มขึ้น นักวิเคราะห์จะได้มุ่งเน้นที่ข้อมูลเชิงลึก ทีมการเงินก็ปิดบัญชีได้เร็วขึ้น ส่วนทีมปฏิบัติการก็สามารถหยุดการตรวจสอบไฟล์ CSV ได้

การทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

บริษัทหลายแห่งใช้ระบบที่แยกส่วนกัน กล่าวคือ ฝ่ายขายใช้ระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ฝ่ายการเงินใช้การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ฝ่ายผลิตภัณฑ์ใช้ระบบการวิเคราะห์ และฝ่ายสนับสนุนก็ใช้ซอฟต์แวร์จัดการคำขอรับการสนับสนุน ระบบอัตโนมัติจะดึงข้อมูลจากแต่ละแหล่งและส่งข้อมูลอัปเดตไปยังจุดที่ต้องใช้ข้อมูลนั้นๆ โดยสร้างฐานข้อมูลแบบใช้ร่วมกันให้ทุกคนใช้ทำงานได้

การตัดสินใจที่รวดเร็วมากขึ้น

ข้อมูลใหม่ช่วยให้คุณตอบสนองได้เร็วขึ้น เมื่อระบบของคุณได้รับการอัปเดตอย่างต่อเนื่องแทนที่จะต้องประมวลผลเป็นชุดทุกสัปดาห์หรือรอดำเนินการด้วยตนเอง แดชบอร์ดก็จะแสดงข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ทีมก็จะสังเกตเห็นแนวโน้มหรือรับมือกับการเปลี่ยนแปลงแบบกะทันหันได้โดยไม่ต้องรอ

การปฏิบัติตามข้อกำหนดและการตรวจสอบแบบในตัว

ระบบอัตโนมัติอาจยกระดับความสอดคล้องกัน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อคุณจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ระบบอัตโนมัติออกแบบมาให้ใช้กฎเดียวกันทุกครั้ง โดยจะติดตามสิ่งที่เกิดขึ้น เวลาที่เกิด รวมถึงสาเหตุที่เกิด เส้นทางการตรวจสอบประเภทนั้นทำซ้ำได้ยากหากต้องดำเนินการด้วยตนเอง และการจัดการไปตามการขยายธุรกิจก็เป็นเรื่องยากขึ้นไปอีก

ประสิทธิภาพสูงในวงกว้าง

ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมจะช่วยให้บริษัทขยายการเติบโตได้โดยไม่ต้องขยายทีมให้สอดรับกับสัดส่วนการเติบโตนั้น ไม่ว่าคุณจะประมวลผลบันทึก 1,000 รายการหรือ 10 ล้านรายการ ระบบก็จะไม่ช้าลงหรือรับภาระงานมากเกินไป

คุณควรมองหาฟีเจอร์ใดบ้างในซอฟต์แวร์การประมวลผลข้อมูล

เครื่องมือจำนวนมากให้คำมั่นสัญญาว่าจะ "ดำเนินการกับข้อมูลโดยอัตโนมัติ" แต่ฟีเจอร์ที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และทำให้ระบบของคุณซิงค์ไปตามการเติบโตของธุรกิจอยู่เสมอ ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรมองหาในซอฟต์แวร์นี้

การประมวลผลแบบเรียลไทม์หรือตามกำหนดเวลา

คุณต้องอัปเดตข้อมูลบางอย่างทันที เช่น ระดับสินค้าคงคลัง สัญญาณการฉ้อโกง และพฤติกรรมของผู้ใช้ ขั้นตอนการทำงานอื่นๆ อาจทำงานเป็นรายชั่วโมง รายวัน หรือตามความต้องการ เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณควบคุมจังหวะการทำงาน และส่งเสริมทั้งกรณีการใช้งานแบบเรียลไทม์และแบบกลุ่ม โดยไม่ต้องเสียประสิทธิภาพในส่วนอื่นไป

การผสานการทำงานเข้ากับสแต็กเทคโนโลยีของคุณ

คุณคงไม่อยากใช้เวลาหลายสัปดาห์ไปกับการสร้างตัวเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาให้ทำงานร่วมกับสแต็กของคุณได้ (เช่น ฐานข้อมูล, แอปคลาวด์, API, ไฟล์ธรรมดา) เพื่อให้ดึงข้อมูลจากระบบที่คุณใช้อยู่แล้วหรือส่งข้อมูลไปยังระบบดังกล่าวได้ เมื่อใช้อะแดปเตอร์น้อยลง การติดขัดโดยรวมก็จะน้อยลงตามไปด้วย

การตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลในตัว

คาดหวังว่าเครื่องมือจะแจ้งเตือนค่าที่ขาดหายไป จัดระเบียบข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และปรับรูปแบบให้เป็นมาตรฐานเดียวกันโดยอัตโนมัติ เครื่องมือบางตัวช่วยให้คุณกำหนดกฎการตรวจสอบความถูกต้องได้เอง เช่น การปฏิเสธธุรกรรมที่ไม่มีหมายเลขประจำตัวลูกค้าและการปรับชื่อประเทศให้เป็นมาตรฐานตามรหัสขององค์การระหว่างประเทศว่าด้วยการมาตรฐาน (ISO)

ความสามารถในการขยายโดยไม่มีจุดขัดข้อง

ปริมาณข้อมูลของคุณอาจเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในหนึ่งไตรมาส เครื่องมือประมวลผลควรจัดการกับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้อย่างเชื่อถือ โดยไม่มีบันทึกใดตกหล่นหรือการทำงานช้าลง หาระบบที่รองรับการประมวลผลแบบกระจายหรือขยายการรองรับได้แบบยืดหยุ่น

ความสามารถในการเข้าถึงสำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในทีมเทคนิค

อินเทอร์เฟซแบบลากและวางหรือเครื่องมือสร้างเวิร์กโฟลว์แบบภาพจะช่วยให้นักวิเคราะห์ ทีมปฏิบัติการ หรือผู้ใช้ด้านการเงินมีส่วนร่วมได้โดยไม่ต้องรอให้ฝ่ายวิศวกรรมสร้างสคริปต์ให้ ตรรกะพื้นฐานอาจยังคงทำงานได้มีประสิทธิภาพ แต่อินเทอร์เฟซไม่ควรทำให้ผู้ใช้ใหม่รู้สึกไม่สะดวก

ฟีเจอร์รักษาความปลอดภัยที่รัดกุม

เครื่องมือข้อมูลควรเข้ารหัสข้อมูลในระหว่างเคลื่อนย้ายและขณะจัดเก็บ สนับสนุนสิทธิ์ของผู้ใช้แบบละเอียด และรักษาบันทึกการใช้งาน นอกจากนี้ การมีซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมฟีเจอร์การปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงการเข้าถึงตามบทบาท เส้นทางการตรวจสอบ และการสนับสนุนเฟรมเวิร์กต่างๆ เช่น กฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) และกฎหมายว่าด้วยการเคลื่อนย้ายและความรับผิดชอบในการประกันสุขภาพ (HIPAA) ก็เป็นเรื่องดีเช่นกัน

การรายงานและส่งออกได้ง่าย

ท้ายที่สุด ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลก็จะต้องไปยังที่ใดสักแห่ง ให้มองหาการรายงานในตัวหรือผลลัพธ์ที่มีโครงสร้างเป็นระเบียบ ซึ่งเข้าสู่ระบบที่ทีมของคุณใช้สำหรับการวิเคราะห์หรือการดำเนินการได้โดยง่าย ให้เลือกซอฟต์แวร์ที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับทั้งวิธีการทำงานในปัจจุบันสำหรับทีมของคุณและการขยับขยายในอีกหกเดือนนับจากนี้

ไปป์ไลน์ข้อมูลช่วยส่งเสริมขั้นตอนการทำงานแบบอัตโนมัติอย่างไรบ้าง

ไปป์ไลน์ข้อมูลเป็นเทคโนโลยีที่ส่งเสริมเครื่องมือประมวลผลข้อมูลแบบอัตโนมัติ ไปป์ไลน์ข้อมูลช่วยให้เกิดการทำงานแบบอัตโนมัติขึ้นได้โดยการย้ายข้อมูลจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง และจัดระเบียบ ปรับรูปแบบ และกำหนดเส้นทางข้อมูล เพื่อให้การทำงานในส่วนที่เหลือสามารถดำเนินไปได้ด้วยข้อมูลที่เป็นระเบียบและเป็นปัจจุบัน

เมื่อเกิดเหตุการณ์ใหม่ขึ้น (เช่น ลูกค้าสั่งซื้อ บันทึกธุรกรรม สร้างคำขอรับการสนับสนุน) ไปป์ไลน์ข้อมูลก็จะดึงข้อมูลดังกล่าวโดยอัตโนมัติ ไปป์ไลน์ข้อมูลจะตรวจสอบรูปแบบ เติมค่าที่ขาดหายไป ปรับช่องข้อมูลให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน และเพิ่มข้อมูลในบันทึก ตัวอย่างเช่น หากราคามีสกุลเงินต่างประเทศ ไปป์ไลน์ก็จะแปลงเป็นสกุลเงินท้องถิ่น หากการประทับเวลาอยู่ในรูปแบบเวลาสากลเชิงพิกัด (UTC หรือ Coordinated Universal Time) ก็จะเปลี่ยนเป็นเวลาท้องถิ่น บันทึกทุกอย่างจึงอยู่ในรูปแบบที่สอดคล้องกันและนำไปใช้งานได้ ระบบจะนำข้อมูลที่มีโครงสร้างเป็นระเบียบนี้ไปยังระบบที่จะใช้ข้อมูลดังกล่าว เช่น ฐานข้อมูลคลังสินค้าสำหรับการวิเคราะห์ แพลตฟอร์มสินค้าคงคลังสำหรับการดำเนินการตามคำสั่งซื้อ และแดชบอร์ดที่ส่งเสริมการรายงานประจำวัน

ไปป์ไลน์สามารถเริ่มการดำเนินการในลำดับถัดไปได้เช่นกัน เมื่อมีการลงนามในสัญญา ไปป์ไลน์สามารถส่งข้อมูลให้ทีมการเงินทำการเรียกเก็บเงิน แจ้งเตือนทีมความสำเร็จของลูกค้า และเพิ่มลูกค้าในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานได้ โดยเป็นไปแบบอัตโนมัติและเรียลไทม์ ไปป์ไลน์ที่สร้างอย่างถูกต้องจะช่วยให้แน่ใจว่าเครื่องมือแต่ละตัวในสแต็กของคุณได้รับข้อมูลตรงตามที่ต้องการในเวลาที่เหมาะสม โดยไม่ต้องให้ทีมคอยอัปเดตหรือแจ้งกันและกันในแพลตฟอร์มการสื่อสาร

ตัวอย่างเช่น Stripe Data Pipeline จะส่งข้อมูลการชำระเงินและข้อมูลทางการเงินของ Stripe ของคุณตรงไปยังคลังข้อมูล เพื่อให้พร้อมวิเคราะห์ร่วมกับเมตริกด้านผลิตภัณฑ์ การตลาด หรือการดำเนินงาน ระบบนี้ช่วยรักษาความสมบูรณ์ถูกต้องของข้อมูล ทำให้ไม่จำเป็นต้องส่งออกด้วยตนเองหรือใช้ตัวเชื่อมต่อของบุคคลที่สามที่เปราะบาง และช่วยให้ทุกอย่างซิงค์กัน การผสานการทำงานเช่นนี้อาจจำเป็นสำหรับบริษัทที่จัดทำรายงานรายรับแบบอัตโนมัติหรือแดชบอร์ดแบบเรียลไทม์