Obetald fakturor utgör en stor utmaning för företag: de kräver mer administration och kan dessutom belasta kassaflöde och likviditet. Ett alternativ för att hantera detta problem är factoring.

Denna artikel förklarar vad factoring är, vilka former som finns och vilka kostnader som är förknippade med att sälja kundfordringar (AR). Vi går också igenom de potentiella riskerna och visar dig vilka alternativ du har för att undvika försenade eller öppna avräkningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är factoring?
  
• Vilka är de olika typerna av factoring?
  
• Vilka kostnader är förknippade med factoring?
  
• Vilka är riskerna med factoring för företag?
  
• Hur företag i Tyskland kan utnyttja factoring
  
• Vilka är alternativen till factoring?
  

Vad är factoring?

Factoring är ett finansieringsinstrument där företag säljer sina utestående kundfordringar (AR) till ett factoringföretag. Denna leverantör kan vara en bank, en leverantör av finansiella tjänster eller ett företag som är specialiserat på finansiering via fordringar. Factoringföretaget betalar företaget fakturabeloppet minus en provision och driver sedan in kundfordringarna. Genom detta överför det säljande företaget sin kreditrisk till leverantören och får omedelbar tillgång till likvida medel. Hur denna risk fördelas beror dock på vilken typ av upplägg som valts.

Factoring riktar sig främst till företag som behöver kortfristigt rörelsekapital. Det är särskilt fördelaktigt för små och medelstora företag (SME:er) med begränsade reserver, eller för företag som vill erbjuda sina kunder långa betalningsvillkor, vilket kan medföra avräkningsfördröjningar. Factoring är ett attraktivt val för organisationer som saknar en egen finansavdelning för att hantera sina kundfordringar.

Ur juridisk synvinkel, regleras dessa upplägg främst av den tyska civilrätten (BGB), särskilt bestämmelserna om överlåtelse av fordringar.

Vilka är de olika typerna av factoring?

I princip finns factoring i två former – öppen och tyst – där öppen factoring innebär att kunderna informeras om att en tredje part tar över deras skulder. Factoringföretaget kommunicerar direkt med kunderna för att driva in betalning. Detta kan leda till snabbare avräkning av utestående kundfordringar, men kan ibland tas emot negativt. Vid tyst factoring, däremot, förblir överlåtelsen av fordringar osynlig för företagets kunder.

Företag i Tyskland som vill utnyttja detta, har en mängd olika modeller att välja mellan. Dessa skiljer sig särskilt åt i fråga om tjänsteomfattning och de specifika uppgifter som factoringföretaget tar på sig.

Factoring utan regress

Vid factoring utan regress – den vanligaste strukturen – förfinansierar leverantören kundfordringarna, tar på sig risken för eventuella kreditförluster och sköter all hantering av uppgifter kopplade till kundfordringarna. Att använda denna tjänst ger omedelbar likviditet och avlastar dig från all administration. Factoring utan regress medför dock högre avgifter.

Factoring med regress

Vid factoring med regress tar factoringföretaget inget ansvar för eventuella kreditförluster, vilket innebär att företaget själv behåller risken att kundfordringarna förblir oreglerade. Denna modell passar bäst för företag vars kunder har en dokumenterad betalningshistorik. Kostnaderna är vanligtvis lägre vid factoring med regress än vid factoring utan regress.

Förfallofactoring

Vid förfallofactoring tar factoringföretaget enbart hand om indrivningen av skulden, istället för att omedelbart föra över medel för kundfordringen. Företaget får alltså inga pengar förrän kunden har avräknat sitt utestående saldo. Som en följd behåller företaget risken för osäkra kundfordringar. Denna typ av factoring passar företag som vill minska administrationen genom att outsourca indrivning, och som inte är beroende av omedelbar kapitaltillgång. Förfallofactoring är dessutom mer kostnadseffektivt än factoring utan regress.

Intern factoring

Som namnet antyder sköts uppgifter som hantering av kundfordringar och dunninginternt vid intern factoring. Grundare, startups och små och medelstora företag använder ofta detta alternativ om de själva sköter kundfordringarna men vill dra nytta av förskottsfinansiering. Genom att minska factoringföretagets servicenivå sänks kostnaderna avsevärt jämfört med andra modeller.

Vilka kostnader är förknippade med factoring?

De kostnader som är förknippade med factoring kan variera kraftigt, beroende på upplägg och vald leverantör. Följande information fungerar därför endast som en ungefärlig vägledning.

För factoring utan regress kan du förvänta dig en avgift på 0,5–5 % av fakturans totalbelopp. Därtill tillkommer ränta för förfinansiering av dina kundfordringar, vanligtvis omkring 3–6 % per år. Räntesatsen bestäms generellt utifrån den period som kundfordringen är förfinansierad. En kundfordran på 100 000 EUR kan exempelvis ge en leverantörsavgift på 1,5 % och 6 % ränta. Med en finansieringsperioden på ett år skulle detta ge avgifter på 1 500–6 000 EUR, till en total kostnad på 7 500 EUR. I många fall når inte hela fakturans värde företaget. I allmänhet, får du mellan 80 % och 90 % av fakturabeloppet i förskott.

Andra typer av factoring tar ut lägre avgifter eftersom deras servicenivåer är lägre.

Företag behöver noggrant bedöma om factoring är rätt val, och väga fördelarna med omedelbar likviditet mot de kostnader som är förknippade med tjänsten. Flera överväganden påverkar detta beslut, inklusive det utestående beloppet, kundernas betalningsvilja och de finansiella mål som finns på plats. En grundlig kostnads–nyttoanalys, tillsammans med en bedömning av företagets övergripande ekonomiska hälsa, är en central del i beslutet om denna metod är rätt för dig.

Vilka är riskerna med factoring för företag?

Även om factoring är ett attraktivt finansieringsalternativ för många företag innebär det också risker och kräver noggrant övervägande.

Kundens uppfattning:

En risk med factoring är att det inte alltid tas emot väl av dina kunder. Vid öppen factoring får de information om att en tredje part tar över deras skulder. Kunder kan uppfatta detta som ett tecken på att du inte litar på att de ska betala. Det kan också ge intrycket av att ditt företag har ekonomiska svårigheter och är beroende av snabb betalning.

Dessutom kan överlåtelse av dina kundfordringar till en tredje part påverka kundernas betalningsbeteende: kunder kan ibland skjuta upp betalningen till leverantören. Vissa kan också känna sig pressade att betala, vilket kan påverka relationen med företaget negativt.

GoBD-efterlevnad

När man använder factoring måste organisationer säkerställa efterlevnad av principerna för korrekt hantering och lagring av bokföring, register och dokument i elektronisk form (GoBD). All relevant information, såsom fakturor, betalningar och överlåtelse av kundfordringar till factoringföretaget, måste dokumenteras fullständigt, på ett spårbart och granskningsbart sätt. Företag som säljer sina kundfordringar till ett factoringföretag, behöver i sin tur integrera hela processen i sin befintliga bokföring, i enlighet med GoBD.

Skattekrav

Företag i Tyskland måste också ta hänsyn till de skattemässiga konsekvenserna av factoring.. Det är absolut nödvändigt att de korrekt beräknar och betalar in mervärdesskatt (moms). I detta avseende betraktas överlåtelsen av kundfordringar till en leverantör som en tjänst, vilket innebär att den vanligtvis är momspliktig. Företag måste bokföra både factoringavgifter och moms korrekt i sin bokföring. Företag som gör fel här kan hamna i skuld till skattekontoret.

Integration i bokföringssystem

Att integrera factoring i befintliga fakturerings- och affärssystem (ERP) kan innebära utmaningar. Bokföringssystem hanterar vanligtvis kundfordringar internt, vilket innebär att överföring av fordringar till en leverantör ofta kräver justeringar för att säkerställa korrekt transaktionsbehandling och betalningsallokering. Väntande arbetsflöden för hantering av utestående radposter och övervakning av avräkningar måste också integreras smidigt i den nuvarande konfigurationen.

Bristfällig eller felaktig integration kan leda till administrativa fel, såsom dubbla betalningar, felaktigt allokerade belopp eller förseningar i bokföringen av avräkningar. Avsaknad av effektiv kommunikation mellan interna avdelningar och externa leverantörer kan orsaka missförstånd och medföra mer tid för administrativt arbete.

Hur företag i Tyskland kan utnyttja factoring

Factoring stödjer många olika branscher och affärsmodeller genom flexibla användningsfall. I sektorer där företag står inför långa produktionscykler, stora ordervärden eller begränsat likviditetsutrymme, blir detta tillvägagångssätt ofta en särskilt värdefull form av stöd.

Factoring i tillverkningsbranschen

I tillverkningsbranschen kräver långa produktionscykler och höga initiala kostnader ofta förfinansiering. Långa betalningsvillkor tvingar företag att vänta månader på att köpare reglerar fakturor, vilket belastar verksamheten avsevärt och begränsar rörelsekapitalet. Dessa förseningar kan komplicera finansieringen av material, löner och andra driftskostnader. Genom att sälja sina kundfordringar till en factoringföretag, kan företag säkra tillgång till likvider omedelbart och upprätthålla en smidig produktion.

Factoring inom partihandel

Partihandel är en annan sektor där factoring kan hjälpa företag att undvika likviditetsbrist. Partihandelsföretag har ofta långsiktiga relationer med sina kunder, som lägger beställningar i stora volymer. De kommer därför vanligtvis överens om betalningsvillkor på 30 till 90 dagar eller mer. Genom att använda kundfordransfinansiering kan partihandlare stärka sin likviditet utan att behöva vänta på att kunder betalar.

Factoring och långa betalningsvillkor

Oavsett bransch är factoring ett självklart finansieringsalternativ för organisationer med långa betalningsvillkor. På ett IT-projekt, till exempel, kan ett företag komma överens om att 80 % av det totala fakturabeloppet ska betalas vid leverans och resterande 20 % vid slutlig godkännande. Med denna metod kan IT-tjänsteleverantören omedelbart motta 80 % av fakturabeloppet. De kan då täcka sina personal- och utvecklingskostnader utan att hamna i ekonomiska svårigheter.

Vilka är alternativen till factoring?

Även om factoring kan förbättra företagets likviditet finns det andra lösningar för att undvika sena betalningar och stärka likviditeten. På längre sikt, kan ett mer kostnadseffektivt alternativ vara att förbättra hanteringen av kundfordringar, till exempel, samt att använda moderna metoder för att ta emot och stämma av medel. Genom att göra detta behåller företagen full kontroll över sina kundfordringar och undviker potentiella skador på sitt rykte.

Professionell fakturering är avgörande till att säkerställa en tillförlitlig betalningsström. Stripe Invoicing kan förenkla din bokföring av kundfordringar. Du kan generera, ändra och skicka professionella fakturor på ett ögonblick. Stripe spårar automatiskt fakturastatus, skickar betalningspåminnelser och behandlar återbetalningar så att du kan hålla ditt kassaflöde under kontroll. Dessutom hjälper AI-assisterade dunning-verktyg dig att identifiera sena betalningar tidigt så att du kan rikta in dig på att driva in dem.

Med Stripe Billing kan du hantera återkommande fakturor och abonnemang. Du kan också fakturera för användningsbaserade modeller och skräddarsydda avtal. Stripe kan automatiskt försöka genomföra misslyckade betalningar på nytt åt dig. Med Smart Retries kan du aktivera en intelligent algoritm som försöker genomföra transaktionen på nytt vid tidpunkter då sannolikheten är större att den lyckas.

För att öka sannolikheten för pålitliga betalningar, bör du göra kassaprocessen så enkel som möjligt för dina kunder. Stripe Payments ger dig åtkomst till mer än 125 sätt att betala och mer än 130 valutor. Du kan erbjuda dina kunder en rad förskottsbetalnings- och realtidsalternativ, konfigurera flexibla processer för avbetalning och utestående betalningar och mycket annat.