Offene Rechnungen stellen für Unternehmen eine große Herausforderung dar, da sie nicht nur administrativen Mehraufwand bedeuten, sondern auch den Cashflow und die Liquidität belasten. Eine Option, diesem Problem entgegenzuwirken, ist Factoring.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Factoring ist, welche Arten es gibt und welche Kosten beim Forderungsverkauf entstehen. Zudem erklären wir mögliche Risiken und zeigen, welche Alternativen Sie haben, um verspätete oder ausbleibende Zahlungen zu vermeiden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Factoring?
  
• Welche Arten von Factoring gibt es?
  
• Welche Kosten entstehen beim Factoring?
  
• Welche Risiken birgt Factoring für Unternehmen?
  
• Einsatzmöglichkeiten von Factoring in deutschen Unternehmen
  
• Welche Alternativen gibt es zum Factoring?
  

Was ist Factoring?

Factoring ist ein Finanzierungsinstrument, bei dem Unternehmen ihre offenen Forderungen an einen sogenannten Factor verkaufen. Dieser kann eine Bank, ein Finanzdienstleistungsunternehmen oder eine spezielle Factoring-Gesellschaft sein. Der Factor zahlt den Unternehmen den Rechnungsbetrag abzüglich einer Provision unmittelbar aus und übernimmt in der Folge das Inkasso der Forderungen. Die verkaufenden Unternehmen übertragen auf diese Weise das Risiko eines Forderungsausfalls und profitieren von sofortiger Liquidität. Die genaue Risikoverteilung ist jedoch abhängig von der Art des gewählten Factorings.

Ein Forderungsverkauf eignet sich vor allem für Unternehmen, die auf kurzfristige Liquidität angewiesen sind. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), die über begrenzte finanzielle Rücklagen verfügen, können vom Factoring profitieren. Gleiches gilt für Unternehmen, die ihren Kundinnen und Kunden langfristige Zahlungsziele gewähren möchten und dadurch mit verzögerten Zahlungen rechnen müssen. Darüber hinaus ist Factoring auch für Unternehmen attraktiv, die nicht über eine eigene Finanzabteilung für das Forderungsmanagement verfügen.

Die rechtlichen Grundlagen des Factoring ergeben sich im Wesentlichen aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), insbesondere den Vorschriften zur Abtretung von Forderungen.

Welche Arten von Factoring gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen offenem und stillem Factoring unterschieden. Beim offenen Factoring wissen die Kundinnen und Kunden des Unternehmens, dass ihre Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft abgetreten wurden. Der Factor tritt direkt mit ihnen in Kontakt, um die Zahlung einzufordern. Dies kann zu einer schnelleren Begleichung der offenen Forderungen führen, wird von Kundenseite jedoch mitunter negativ aufgefasst. Im Gegensatz dazu bleibt beim stillen Factoring die Abtretung der Forderungen für die Kundinnen und Kunden des Unternehmens unsichtbar.

Darüber hinaus können Unternehmen in Deutschland, die Factoring nutzen möchten, zwischen verschiedenen Varianten wählen. Diese unterscheiden sich insbesondere hinsichtlich des Serviceumfangs und der konkreten Aufgaben, die der Factor übernimmt.

Echtes Factoring

Beim echten Factoring – der gängigsten Variante – finanziert der Factor die Forderungen vor, übernimmt das Ausfallrisiko und kümmert sich um das vollständige Forderungsmanagement. Wenn Sie diesen Service nutzen, erhalten Sie sofortige Liquidität und werden vollständig von administrativen Prozessen entlastet. Das echte Factoring ist jedoch mit höheren Gebühren verbunden.

Unechtes Factoring

Beim unechten Factoring übernimmt der Factor keine Haftung für Zahlungsausfälle. Das Unternehmen trägt somit weiterhin das Risiko für nicht beglichene Forderungen. Diese Art des Factorings eignet sich vor allem für Unternehmen, deren Kundinnen und Kunden nachweislich eine gute Zahlungsmoral haben. Die Kosten für unechtes Factoring sind in der Regel niedriger als für echtes Factoring.

Fälligkeitsfactoring

Beim Fälligkeitsfactoring wird die Forderung nicht sofort vorfinanziert. Stattdessen übernimmt die Factoring-Gesellschaft nur das Inkasso. Das Unternehmen erhält das Geld erst, wenn die Kundin beziehungsweise der Kunde die Forderung begleicht. Das Risiko eines Zahlungsausfalls bleibt somit beim Unternehmen. Diese Art des Factoring eignet sich für Unternehmen, die administrative Prozesse durch die Auslagerung des Inkassos reduzieren möchten und nicht auf sofortiges Kapital angewiesen sind. Auch das Fälligkeitsfactoring ist für Unternehmen günstiger als das echte Factoring.

Inhouse Factoring

Beim Inhouse Factoring verbleiben Aufgaben wie das Debitorenmanagement und das Mahnwesen im Unternehmen. Häufig nutzen Gründer/innen, Startups oder KMU diese Option, wenn sie die Verwaltung von Forderungen selbst bewältigen können, aber von einer Vorfinanzierung profitieren möchten. Durch die reduzierte Serviceleistung der Factoring-Gesellschaft fallen die Gebühren im Vergleich zu anderen Varianten deutlich niedriger aus.

Welche Kosten entstehen beim Factoring?

Die Kosten für Factoring variieren stark in Abhängigkeit der gewählten Art des Factorings sowie der einzelnen Anbieter. Die folgenden Angaben sind daher nur als grobe Richtwerte zu verstehen.

Beim echten Factoring müssen Sie mit einer Servicegebühr von 0,5 % bis 5 % des Rechnungsbetrags rechnen. Hinzu kommt eine Zinsgebühr für die Vorfinanzierung der Forderungen, die in der Regel 3 % und 6 % pro Jahr liegt. Diese Zinsen sind meist abhängig vom Zeitraum, in dem die Forderung vorfinanziert wird. Für eine Forderung von 100.000 € könnte die Factoring-Gebühr bei 1,5 % und die Zinsgebühr bei 6 % liegen, sodass sich die Gebühren von 1.500 € und 6.000 € auf 7.500 € bei einer angenommenen Vorfinanzierungsdauer von einem Jahr addieren würden. Zudem sollten Sie beachten, dass Sie in vielen Fällen nicht den vollständigen Rechnungsbetrag ausgezahlt bekommen. Im Regelfall erhalten Sie beim Forderungsverkauf 80 bis 90 % des Rechnungsbetrags.

Bei den anderen Arten des Factorings fallen die Gebühren aufgrund des geringeren Leistungsumfangs niedriger aus.

Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, ob Factoring für sie die richtige Wahl ist. Dabei gilt es, den Vorteil der sofortigen Liquidität gegen die entstehenden Factoring-Kosten abzuwägen. Die Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab, wie der Höhe der offenen Forderungen, der Zahlungsbereitschaft der Kundinnen und Kunden sowie den finanziellen Zielen des Unternehmens. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse und die Einschätzung der finanziellen Gesamtlage sind daher unerlässlich, um zu entscheiden, ob Factoring die richtige Wahl ist.

Welche Risiken birgt Factoring für Unternehmen?

Obwohl Factoring eine attraktive Finanzierungslösung für viele Unternehmen darstellt, birgt es auch Risiken, die es zu beachten gilt.

Kundenwahrnehmung

Ein Risiko des Factorings ist die mögliche negative Wahrnehmung der Kundinnen und Kunden. Beim offenen Factoring werden diese darüber informiert, dass ihre Forderungen an Dritte abgetreten werden. Kundinnen und Kunden können dies als Misstrauen gegenüber ihrer Zahlungsmoral werten. Zudem könnte der Eindruck entstehen, dass das Unternehmen finanzielle Schwierigkeiten hat und deshalb möglichst schnell auf einen Zahlungseingang angewiesen ist.

Darüber hinaus kann die Abtretung zu einer Veränderung der Zahlungsgewohnheiten führen: Kundinnen und Kunden zögern unter Umständen, an eine Factoring-Gesellschaft zu zahlen. Einige fühlen sich eventuell auch unter Druck gesetzt, was die Kundenbeziehung zum Unternehmen verschlechtern kann.

GoBD-Konformität

Beim Factoring müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) einhalten. Alle relevanten Daten, wie Rechnungen, Zahlungen und die Abtretung von Forderungen an den Factor, müssen vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert werden. Wenn Unternehmen ihre Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft verkaufen, müssen sie somit auch den gesamten Factoring-Prozess GoBD-konform in die bestehende Buchhaltung integrieren.

Steuerliche Anforderungen

Beim Forderungsverkauf müssen Unternehmen in Deutschland auch steuerliche Aspekte berücksichtigen. Besonders wichtig ist die korrekte Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer. Die Abtretung von Forderungen an einen Factor gilt umsatzsteuerlich als Dienstleistung und unterliegt in der Regel der Umsatzsteuerpflicht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sowohl die Factoring-Gebühren als auch die Umsatzsteuer ordnungsgemäß in der Buchhaltung erfasst werden. Fehler in der steuerlichen Behandlung können zu Nachforderungen des Finanzamts führen.

Integration in Buchhaltungssysteme

Die Integration von Factoring in bestehende Rechnungsstellungs- und ERP-Systeme kann ebenfalls zu Herausforderungen führen. Buchhaltungssysteme sind häufig auf die interne Verwaltung von Forderungen ausgelegt. Wenn Forderungen an einen Factor verkauft werden, müssen die Systeme angepasst werden, um die Transaktionen ordnungsgemäß zu verarbeiten und die Zahlungen korrekt zuzuordnen. Auch die Verwaltung der offenen Posten und das Monitoring der Zahlungen müssen reibungslos in das bestehende System integriert werden.

Fehlende oder unzureichende Integration kann zu administrativen Fehlern führen, zum Beispiel durch doppelte Zahlungen, falsch zugeordnete Beträge oder Verzögerungen bei der Zahlungsverbuchung. Wenn interne Abteilungen und externe Factoring-Gesellschaften nicht effektiv miteinander kommunizieren, können Missverständnisse und zusätzlicher administrativer Aufwand die Folge sein.

Einsatzmöglichkeiten von Factoring in deutschen Unternehmen

Factoring kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensmodellen vielseitig eingesetzt werden. Besonders in Bereichen, in denen Unternehmen mit langen Produktionszyklen, großen Auftragswerten oder engem Liquiditätsspielraum konfrontiert sind, kann Factoring eine wertvolle Unterstützung bieten.

Factoring in der Fertigungsindustrie

In der Fertigungsindustrie müssen Aufträge oft mit langen Produktionszeiten und hohen Vorlaufkosten vorfinanziert werden. Dies stellt eine erhebliche Herausforderung in Bezug auf den Cashflow dar, da Unternehmen oft Monate warten müssen, bis ihre Abnehmer/innen die Rechnungen begleichen. Diese Verzögerungen können den Betrieb erheblich belasten und die Liquidität einschränken. Dies kann wiederum zu Engpässen bei der Finanzierung von Materialkäufen, Löhnen und anderen Betriebskosten führen. Durch den Verkauf von Forderungen an einen Factor können Unternehmen ihre Liquidität sofort sichern und so eine reibungslose Produktion gewährleisten.

Factoring im Großhandel

Der Großhandel ist ein weiterer Bereich, in dem Factoring Unternehmen helfen kann, Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Hier bestehen häufig langfristige Geschäftsbeziehungen mit Kundinnen und Kunden, deren Aufträge ein hohes Volumen haben. Entsprechend werden Zahlungsfristen von 30 bis 90 Tagen oder mehr vereinbart. Durch den Einsatz von Factoring können Großhändler ihre Liquidität sichern, ohne auf die Zahlungen ihrer Kunden warten zu müssen.

Factoring bei langen Zahlungsfristen

Unabhängig von der Branche ist Factoring für Unternehmen mit langen Zahlungsfristen eine naheliegende Finanzierungsoption. Beispielsweise kann bei einem IT-Projekt vereinbart werden, dass 80 % des Rechnungsbetrags nach Lieferung und die verbleibenden 20 % erst nach der endgültigen Abnahme gezahlt werden. Factoring ermöglicht es dem IT-Dienstleister, die ersten 80 % der Rechnung sofort zu erhalten. Damit können Personal- und Entwicklungskosten gedeckt werden, ohne in finanzielle Schwierigkeiten zu geraten.

Welche Alternativen gibt es zum Factoring?

Factoring kann zwar den Cashflow verbessern, doch es gibt auch andere Lösungen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden und die Liquidität zu sichern. Eine langfristig kostengünstigere Alternative ist es zum Beispiel, das Forderungsmanagement zu optimieren und moderne Zahlungsinfrastrukturen zu nutzen. Dabei behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Forderungen und vermeiden potenzielle Reputationsverluste.

Eine professionelle Rechnungsstellung ist die Grundlage für zuverlässige Zahlungseingänge. Stripe Invoicing hilft Ihnen, Ihre Debitorenbuchhaltung zu vereinfachen. Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten. KI-gestützte Dunning-Tools helfen Ihnen zudem, verspätete Zahlungen frühzeitig zu identifizieren und gezielt einzufordern.

Stripe Billing unterstützt Sie bei der wiederkehrenden Rechnungsstellung sowie der Verwaltung von Abonnements. Sie haben zudem die Möglichkeit, nutzungsbasierte Modelle und individuell verhandelte Verträge abzurechnen. Fehlgeschlagene Zahlungen kann Stripe für Sie automatisch wiederholen. Mit Smart Retries können Sie einen intelligenten Algorithmus nutzen, der die Zahlung zu einem Zeitpunkt erneut anfordert, an dem der Erfolg der Zahlung wahrscheinlicher ist.

Um die Wahrscheinlichkeit zuverlässiger Zahlungen zu erhöhen, sollten Sie Ihren Kundinnen und Kunden den Bezahlprozess so einfach wie möglich machen. Mit Stripe Payments haben Sie Zugang zu über 125 Zahlungsmethoden und mehr als 130 Währungen. Sie können Ihren Kundinnen und Kunden unter anderem zahlreiche Vorauszahlungs- und Echtzeit-Zahlungsoptionen anbieten und flexible Prozesse wie Anzahlungen und Restzahlungen einrichten.