Openstaande rekeningen zijn een flinke uitdaging voor ondernemingen: ze vragen meer administratie en kunnen ook de cashflow en liquiditeit onder druk zetten. Een manier om dit probleem aan te pakken is factoring.

In dit artikel lees je wat factoring is, welke formulieren beschikbaar zijn en wat het kost om debiteuren (AR: Accounts Receivable) te verkopen. We leggen je ook de mogelijke risico's uit en laten je zien welke alternatieven je hebt om late of openstaande betalingen te voorkomen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is factoring?
  
• Wat zijn de verschillende soorten factoring?
  
• Wat zijn de kosten van factoring?
  
• Wat zijn de risico's van factoring voor ondernemingen?
  
• Hoe ondernemingen in Duitsland factoring kunnen gebruiken
  
• Wat zijn de alternatieven voor factoring?
  

Wat is factoring?

Factoring is een financieringsinstrument waarbij ondernemingen hun uitstaande vorderingenkunnen verkopen aan een factor. Deze aanbieder kan een bank, een financiële dienstverlener of een gespecialiseerd debiteurenfinancieringsbedrijf zijn. De factor betaalt het bedrijf het factuurbedrag, minus commissie, en incasseert vervolgens de debiteur. Het verkopende bedrijf draagt daarmee zijn risico op oninbare schulden over op de aanbieder en krijgt direct toegang tot contant geld. Hoe dat risico precies wordt verdeeld, hangt af van de gekozen regeling.

Factoring is vooral bedoeld voor ondernemingen die op de korte termijn werkkapitaal nodig hebben. Het is gunstig voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) met beperkte reserves, of voor ondernemingen die hun klanten lange betalingstermijnen willen bieden, wat tot vereffeningsvertragingen kan leiden. Factoring is een aantrekkelijke keuze voor organisaties zonder een intern financieel team om hun debiteuren te beheren.

Juridisch gezien worden deze regelingen voornamelijk geregeld door het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB), vooral de bepalingen over de overdracht van vorderingen.

Wat zijn de verschillende soorten factoring?

In principe zijn er twee soorten factoring: open en stille factoring. Bij open factoring weten klanten dat een derde partij hun crediteuren overneemt. De factor communiceert rechtstreeks met klanten om betalingen te innen. Hoewel dat kan zorgen voor een snellere afwikkeling van openstaande vorderingen, kan het soms negatief worden ervaren. Bij stille factoring daarentegen blijft de overdracht van vorderingen onzichtbaar voor de klanten van het bedrijf.

Ondernemingen in Duitsland die hiervan willen gebruikmaken, kunnen uit verschillende modellen kiezen. Ze verschillen met name in hun werkwijze en de specifieke taken die de factor op zich neemt.

Non-recourse factoring

Bij non-recourse factoring, de meest voorkomende vorm, financiert de aanbieder de debiteuren vooraf, neemt deze het risico van oninbare vorderingen op zich en regelt die alles wat met facturen te maken heeft. Als je deze dienst gebruikt, krijg je direct liquiditeit en worden je alle administratieve processen uit handen genomen. Non-recourse factoring brengt wel hogere kosten met zich mee.

Recourse factoring

Bij recourse factoring neemt de factor geen aansprakelijkheid voor oninbare schulden op zich, wat betekent dat de onderneming de blootstelling behoudt dat zijn AR niet wordt afgerekend. Deze vorm is het geschiktst voor ondernemingen waarvan klanten een bewezen staat van dienst hebben op het gebied van betalingen. De kosten zijn doorgaans lager dan bij bovenstaande vorm.

Maturity factoring

Bij maturity factoring neemt de aanbieder alleen de incasso van de vordering voor zijn rekening, in plaats van onmiddellijk geld te verstrekken tegen de vordering. De onderneming ontvangt geen geld totdat de klant zijn openstaande saldo heeft voldaan. Als gevolg daarvan blijft het risico van oninbare vorderingen bij de onderneming liggen. Dit type factoring is geschikt voor ondernemingen die hun administratieve lasten willen verminderen door de incasso uit te besteden, en voor bedrijven die niet afhankelijk zijn van direct kapitaal. Maturity factoring is ook goedkoper dan non-recourse factoring.

Interne factoring

Zoals de naam al aangeeft, worden bij interne factoring taken zoals schuldenbeheer en incassoactiviteiten intern afgehandeld. Oprichters, startups en MKB's gebruiken deze optie vaak als ze hun debiteuren intern beheren maar willen profiteren van voorschotten. Het verlagen van het serviceniveau van het factoringbedrijf verlaagt de kosten aanzienlijk vergeleken met andere modellen.

Wat zijn de kosten van factoring?

De kosten variëren enorm, afhankelijk van de constructie en de gekozen aanbieder. De volgende informatie dient daarom puur als een richtlijn.

Voor non-recourse factoring kun je rekenen op een servicevergoeding van 0,5% tot 5% van het factuurtotaal. Tel daarbij de rente op voor het voorfinancieren van je debiteuren, meestal rond de 3% tot 6% per jaar. Het tarief wordt meestal bepaald op basis van hoe lang je de voorfinanciering krijgt. Een voorfinanciering van € 100.000 kan leiden tot 1,5% provisie en 6% rente. Als je uitgaat van een financieringsperiode van een jaar, kost dat € 1500 aan provisie en € 6000 aan rente, dus in totaal € 7500. Vaak krijg je niet het volledige factuurbedrag. Meestal krijg je tussen 80% en 90% van het factuurbedrag vooraf..

Bij andere soorten factoring worden lagere kosten gerekend omdat het serviceniveau ervan lager is.

Ondernemingen moeten zorgvuldig beoordelen of factoring de juiste keuze is, waarbij de voordelen van directe liquiditeit worden afgewogen tegen de bijbehorende kosten. Er zijn verschillende dingen die meespelen bij deze beslissing, zoals het openstaande bedrag, of de klant bereid is te betalen en de financiële doelen die je hebt. Een goede kosten-batenanalyse, samen met een kijkje naar je algehele financiële situatie, blijft belangrijk om te bepalen of deze aanpak voor jou de juiste is.

Wat zijn de risico's van factoring voor ondernemingen?

Hoewel factoring voor veel bedrijven een aantrekkelijke financieringsoptie biedt, brengt het ook risico's met zich mee en vereist het zorgvuldige overweging.

Perceptie van de klant:

Een risico van factoring is dat het niet altijd goed wordt ontvangen door je klanten. Bij open factoring krijgen ze bericht dat een derde partij hun schulden overneemt. Klanten kunnen dat zien als een teken dat je er niet op vertrouwt dat ze betalen. Het geeft hun ook de indruk dat je bedrijf in financiële problemen zit en afhankelijk is van een snelle betaling.

Bovendien kan het toewijzen van je debiteuren aan een derde partij een verandering in het betalingsgedrag veroorzaken: klanten stellen de vereffening aan een aanbieder soms uit. Daarnaast kunnen sommigen zich onder druk gezet voelen om te betalen, wat hun relatie met het bedrijf negatief kan beïnvloeden.

GoBD-compliance

Bij het gebruik van factoring moeten organisaties zorgen voor naleving van de principes voor het juiste beheer en de opslag van boeken, archieven en documenten in elektronische vorm (GoBD). Alle relevante informatie, zoals facturen, betalingen en de toewijzing van debiteuren aan de factor, moeten volledig worden gedocumenteerd, op een manier die volgbaar en controleerbaar is. Bedrijven die hun debiteuren verkopen aan een factoringbedrijf moeten op hun beurt het hele proces integreren in hun bestaande rekeningen, in overeenstemming met de GoBD.

Fiscale vereisten

Ondernemingen in Duitsland moeten ook rekening houden met de fiscale gevolgen van factoring. Het is van groot belang dat ze de belasting toegevoegde waarde (btw) correct berekenen en afdragen. In dat opzicht wordt het toewijzen van debiteuren aan een aanbieder beschouwd als een dienst, wat betekent dat het meestal aan btw is onderworpen. Ondernemingen moeten zowel de factoringkosten als de btw nauwkeurig in hun boeken registreren. Ondernemingen die daar fouten mee maken, kunnen achterstallig raken bij de belastingdienst.

Integratie in boekhoudsystemen

Het integreren van factoring in bestaande facturatie- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) kan uitdagingen met zich meebrengen. Boekhoudsystemen beheren vorderingen doorgaans intern, dus het overdragen van debiteuren aan een aanbieder vereist vaak aanpassingen die een nauwkeurige transactieverwerking en betalingsallocatie ondersteunen. Lopende werkprocessen voor het beheren van openstaande items en het monitoren van vereffeningen moeten ook soepel integreren in de huidige opzet.

Slechte of onjuiste integratie kan leiden tot administratieve fouten, zoals dubbele betalingen, verkeerd toegewezen bedragen of vertragingen bij het boeken van vereffeningen. Een gebrek aan effectieve communicatie tussen interne afdelingen en externe aanbieders kan leiden tot misverstanden en extra tijd die aan administratie wordt besteed.

Hoe ondernemingen in Duitsland factoring kunnen gebruiken

Factoring ondersteunt een breed scala aan bedrijfstakken en businessmodels via flexibele toepassingen. In branches waar bedrijven te maken hebben met lange productiecycli, hoge orderwaarden of beperkte liquiditeitsruimte wordt deze benadering vaak een bijzonder waardevolle bron van ondersteuning.

Factoring in de maakindustrie

In de maakindustrie vereisen lange productiecycli en hoge aanvangskosten vaak voorfinanciering. Verlengde betalingstermijnen dwingen bedrijven maanden te wachten tot kopers facturen hebben betaald, wat veel druk legt op de bedrijfsvoering en wat het werkkapitaal beperkt. Die vertragingen kunnen de financiering van materialen, lonen en andere operationele kosten bemoeilijken. Door hun debiteuren aan een factor te verkopen, kunnen ondernemingen direct toegang krijgen tot contant geld en een soepel lopende productie behouden.

Factoring in de groothandel

De groothandel is een andere sector waarin factoring ondernemingen kan helpen liquiditeitstekorten te voorkomen. Groothandelsbedrijven hebben vaak langdurige relaties met hun klanten, die grote volumes bestellen. Ze komen daarom meestal akkoord met een deadline van 30 tot 90 dagen of meer. Door gebruik te maken van debiteurenfinanciering kunnen groothandelaars hun kaspositie versterken zonder te hoeven wachten tot klanten betalen.

Factoring en lange betalingstermijnen

Ongeacht de branche is factoring een voor de hand liggende financieringsoptie voor ondernemingen met lange betalingstermijnen. Bij een IT-project kan een onderneming bijvoorbeeld afspreken dat 80% van het totale bedrag bij levering verschuldigd is, en de resterende 20% bij definitieve acceptatie. Hier zou deze aanpak ervoor zorgen dat de IT-dienstverlener meteen 80% van de factuurwaarde krijgt. Zo kunnen ze hun personeels- en ontwikkelingskosten betalen zonder in de problemen te komen.

Wat zijn de alternatieven voor factoring?

Hoewel factoring je cashpositie kan verbeteren, zijn er andere oplossingen om late betalingen te voorkomen en liquiditeit te versterken. Op de lange termijn is een kosteneffectievere optie bijvoorbeeld het verfijnen van je AR-beheer en het gebruik van moderne manieren om fondsen te accepteren en te reconciliëren. Daardoor behouden ondernemingen volledige controle over hun debiteuren en voorkomen ze mogelijke reputatieschade.

Professionele facturering is essentieel om een betrouwbaar betalingsproces te garanderen. Stripe Invoicing Kan je debiteurenadministratie vereenvoudigen. Je kunt in een oogwenk professionele facturen genereren, aanpassen en versturen. Stripe volgt automatisch de factuurstatus, verzendt betalingsherinneringen, en verwerkt terugbetalingen zodat je je cashflow onder controle kunt houden. Bovendien helpen AI-ondersteunde incassotools je om achterstallige betalingen vroeg te identificeren zodat je ze gericht kunt innen.

Met Stripe Billing kun je terugkerende facturen en abonnementen beheren. Je kunt ook factureren voor gebruiksgebaseerde modellen en op maat gemaakte contracten. Stripe kan automatisch opnieuw proberen mislukte betalingen voor je te betalen. Met Smart Retries kun je een intelligent algoritme gebruiken dat de transactie opnieuw probeert op momenten dat de kans op succes groter is.

Om de kans op betrouwbare betalingen te vergroten, maak je het afrekenproces zo eenvoudig mogelijk voor je klanten. Stripe Payments geeft je toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en meer dan 130 valuta. Je kunt je klanten een scala aan vooruitbetalings- en realtime-opties bieden, flexibele processen instellen voor aflossing en openstaande betalingen, en nog meer.