Att driva ett företag som ensam ägare i Sverige innebär att hantera allt själv, från kundservice till bokföring. Ett av de största besluten du kommer att fatta är hur du ska hantera försäljningen, vilket ofta innebär att du måste arbeta med ett kassaregister. När du väl har valt ett upplägg måste du se till att det efterlever de svenska skattereglerna - helst utan att lägga till extra administrativt arbete.

Nedan diskuterar vi hur du gör rätt val utan att slösa pengar, riskera böter eller överkomplicera ditt arbetsflöde.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur väljer man kassaregister som enskild firma i Sverige?
  
• Bör enmansföretagare köpa eller leasa ett kassaregister?
  
• Hur kan en ensamföretagare integrera ett kassaregister med ett redovisningsprogram?
  

Hur man väljer kassaapparat som enskild firma i Sverige

Rätt kassaregister beror på hur och var du driver ditt företag. En innehavare av ett café har andra behov jämfört med en marknadsförsäljare, till exempel. Men oavsett vad du säljer finns det några faktorer som bör vägleda dig i ditt beslut.

Användarvänlighet

Du kommer att använda ditt register dagligen och eventuellt utbilda personalen i det. Ett komplicerat system gör din verksamhet långsammare. Leta efter en kassaapparat som är intuitiv - något som du snabbt kan lära dig att använda. Om möjligt, testa en demo innan du köper.

Efterlevnad av skatteregler:

Om du tar emot betalningar i fysisk miljö i Sverige, måste ditt register vara certifierat och anslutet till en kontrollenhet. Denna säkra enhet registrerar alla transaktioner och ser till att du efterlever de regler som Skatteverket har fastställt. Bristande efterlevnad kan leda till böter, så se till att det du väljer är ett godkänt system.
Total kostnad
Räkna med kostnaderna för kassaapparaten, inklusive inköpspriset, eventuella månadsavgifter för mjukvarutjänster eller serviceavtal, extra tillbehör som du kan behöva (t.ex. kvittopapper och streckkodsläsare) och garantireparationer. Ett billigare kassaregister som snabbt går sönder är inte ett fynd; ibland kan man spara pengar på lång sikt genom att betala mer i förskott för en pålitlig modell.

Portabilitet och installation

Om du driver ett café eller en butik är en robust kassaapparat med kassalåda en bra lösning. Men om du säljer på marknader, evenemang eller hos klienter bör du överväga en lätt, batteridriven modell eller ett surfplattebaserat POS-system (Point-of-Sale).

Integration med dina affärsverktyg

Ditt kassaregister ska fungera med resten av ditt företag. Leta efter en som synkroniserar med:

• Programvara för kontoföring för att logga omsättningsskatt och mervärdesskatt (moms)

• Lagerkategori för uppdatering av lager i realtid

• Kortterminaler och betalleverantörer

• Verktyg för e-handel eller Invoicing, om du också säljer online

Bör enmansföretagare köpa eller hyra en kassaapparat?

När du har bestämt vilken typ av kassaregister du behöver är nästa beslut om du ska köpa eller leasa det. Det rätta valet beror på ditt företags budget, stabilitet och långsiktiga behov. Här är hur dessa alternativ jämförs.

Köpa ett kassaregister

Här är fördelarna med att äga ditt kassaregister:

• Inga månadsavgifter: Efter det första köpet är kostnaderna begränsade till enstaka underhåll och programuppdateringar.

• Långsiktiga besparingar: Över flera år är det oftast billigare att köpa än att leasa.

• Återförsäljningsvärde:__ Du kan sälja registret senare eller fortsätta att använda det på obestämd tid.

Köp en kassaapparat om du har pengar att investera i förväg, planerar att använda samma kassaapparat i flera år och om ditt företag är stabilt och har verksamhet året runt (t.ex. en detaljhandlare, ett café eller en salong). Initialkostnaderna kan vara höga, särskilt om du behöver en komplett installation, t.ex. kassaapparat, skrivare, styrenhet, tillbehör osv. Men om du har budgeten är det mer kostnadseffektivt att äga ditt system i det långa loppet.

Leasing av en kassaapparat

Här är fördelarna med att leasa (eller hyra) en kassaapparat:

• Lägre initial kostnad: I stället för en stor initial kostnad sprider du ut betalningarna över tiden.

• Enklare uppgraderingar:__ Om ditt system blir föråldrat är det oftast enklare att byta ut det under ett leasingavtal.

• Inkluderad stödmöjlighet: Många hyresavtal omfattar underhåll och programuppdateringar.

Leasa ett register om du vill hålla startup kostnader låga, du föredrar inbyggd stödmöjlighet och enkla uppgraderingar, eller om du driver ett säsongsbetonat företag. Om du bara behöver en kassaapparat under sommaren eller semestern kan du leasa den och lämna tillbaka den när du är klar. Men observera att eftersom du alltid betalar är leasing dyrare i det långa loppet. Se också till att läsa det finstilta för att kontrollera avtal för minimivillkor eller avbokningsavgifter.

Många enmansföretagare kanske börjar med att leasa ett register och sedan köpa det när deras företag är mer stabilt. Om du är osäker kan du be leverantörerna om kostnadsjämförelser över tre till fem år för att se den totala kostnaden för varje alternativ.

Hur kan en ensamföretagare integrera ett kassaregister med redovisningsprogram?

I Sverige måste enskilda näringsidkare föra noggranna register och rapportera moms (som kallas mervärdesskatt eller moms där). Genom att integrera ditt kassaregister med redovisningsprogram kan du göra denna process mycket snabbare, enklare och mer exakt. Du kan minska antalet felskrivna försäljningssiffror, saknade uppgifter om moms och behovet av att lagra fysiska Z-rapporter (dvs. sammanfattningar av den dagliga försäljningen) och inkomster, och du kan lättare pulla korrekta, tidsstämplade uppgifter om transaktioner om Skatteverket inspekterar ditt företag.

Så här fungerar integrationen och varför den är viktig.

Automatiserad bokföring och rapportering av skatter

Traditionellt stängde företag sina kassaregister varje dag, genererade Z-rapporter och matade manuellt in uppgifterna i sina redovisningssystem. Den här processen är långsam och känslig för misstag.

Många kassaregister och molnbaserade POS-system kan nu synkroniseras direkt med bokföringsprogram, till exempel Björn Lunden. Ett system som är integrerat med denna programvara skickar automatiskt dagliga försäljningssummor, inklusive moms, till dina konton utan att någon manuell inmatning krävs. När det är dags att beskatta kommer dina rapporter redan att vara uppdaterade.

Om ditt register inte integreras direkt, sök efter ett som tillåter export av data via SD-kort eller USB, eller använd middleware-tjänster som Zapier för att ansluta system. Många leverantörer erbjuder plug-and-play-integrationer som bara kräver en första installation.

Stripe integration för enkel spårning av betalning

Om du använder Stripe för onlinebetalningar eller betalningar i fysisk miljö har du ytterligare automatiseringsalternativ. Stripe kan integreras med bokföringsprogram som QuickBooks och Xero via appar från Stripe App Marketplace för att registrera alla kortbetalningar, fakturor och utbetalningar utan manuell inmatning. Även om du använder en svensk plattform för bokföring kan du vanligtvis importera Stripe-data till dina system eller ansluta via tredjepartstjänster.

Genom att synkronisera Stripe med din bokföring kan du kategorisera alla transaktioner - kontantförsäljning, kortbetalningar och onlinebetalningar - i ett system. Detta håller dina finansiella poster organiserade och redo för revision.

En integration kan kräva lite ansträngning i början, men när den väl har konfigurerats körs den automatiskt. Om du inte är tekniskt kunnig kan en konto eller IT-konsult hjälpa dig med installationen.