Wer in Schweden ein Einzelunternehmen führt, muss vom Kundendienst bis zur Buchhaltung alles selbst erledigen. Eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen, ist die Art und Weise, wie Sie den Verkauf verwalten. Das beinhaltet oft die Arbeit mit einer Registrierkasse. Sobald Sie sich für eine Einrichtung entschieden haben, müssen Sie sicherstellen, dass sie den schwedischen Steuergesetzen entspricht – idealerweise ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.

Im Folgenden erörtern wir, wie Sie die richtige Wahl treffen, ohne Geld zu verschwenden, Bußgelder zu riskieren oder Ihren Arbeitsablauf übermäßig zu verkomplizieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Auswahl einer Registrierkasse als Einzelunternehmer/in in Schweden
  
• Sollten Einzelunternehmer/innen eine Registrierkasse kaufen oder leasen?
  
• Wie können Einzelunternehmer/innen eine Registrierkasse in eine Buchhaltungs-Software integrieren?
  

Auswahl einer Registrierkasse als Einzelunternehmer/in in Schweden

Welche Registrierkasse richtig ist, hängt davon ab, wie und wo Sie Ihr Geschäft führen. Cafébesitzer/innen haben andere Bedürfnisse als beispielsweise Marktverkäufer/innen. Ein paar Faktoren sollten Sie aber unabhängig von Ihrem Geschäft berücksichtigen.

Nutzerfreundlichkeit

Sie werden Ihre Registrierkasse täglich nutzen und möglicherweise Ihr Personal darin schulen. Ein kompliziertes System verlangsamt Ihren Betrieb. Suchen Sie nach einer Registrierkasse, die intuitiv ist und schnell erlernt werden kann. Testen Sie nach Möglichkeit eine Demo, bevor Sie ein Gerät kaufen.

Steuerkonformität

Wenn Sie in Schweden persönliche Zahlungen akzeptieren, muss Ihre Registrierkasse zertifiziert und an ein Steuergerät angeschlossen sein. Dieses sichere Gerät zeichnet alle Transaktionen auf und stellt sicher, dass Sie die von Skatteverket (der schwedischen Steuerbehörde) festgelegten Regeln einhalten. Verstöße können mit Geldbußen geahndet werden. Achten Sie daher darauf, dass es sich um ein zugelassenes System handelt.

Gesamtkosten

Berücksichtigen Sie die Kosten für die Registrierkasse, einschließlich des Kaufpreises, eventueller monatlicher Software-Gebühren oder Serviceverträge, zusätzlicher Materialien, die Sie möglicherweise benötigen (z. B. Quittungspapier und Barcode-Scanner) und Reparaturen im Rahmen der Garantie. Eine günstigere Registrierkasse, die schnell ausfällt, ist kein Schnäppchen. Manchmal können Sie langfristig Geld sparen, wenn Sie zu Beginn mehr für ein zuverlässiges Modell bezahlen.

Portabilität und Einrichtung

Wenn Sie ein Café oder eine Boutique betreiben, ist eine stabile Ladenkasse mit einer Kassenschublade sinnvoll. Wenn Sie jedoch auf Märkten, Veranstaltungen oder bei Kundenstandorten verkaufen, sollten Sie ein leichtes, akkubetriebenes Modell oder ein Tablet-basiertes Point-of-Sale(POS)-System in Betracht ziehen.

Integration in Ihre Geschäftstools

Ihre Registrierkasse sollte mit dem Rest Ihres Unternehmens zusammenarbeiten. Suchen Sie nach einer Lösung, die sich mit folgenden Komponenten synchronisieren lässt:

• Buchhaltungs-Software zur Erfassung von Umsatz und Umsatzsteuer (USt.)

• Bestandsverfolgung zur Aktualisierung des Lagerbestands in Echtzeit

• Kartenlesegeräte und Zahlungsabwickler

• Tools für E-Commerce oder Rechnungsstellung, wenn Sie auch online verkaufen

Sollten Einzelunternehmer/innen eine Registrierkasse kaufen oder leasen?

Sobald Sie bestimmt haben, welche Art von Registrierkasse Sie benötigen, ist die nächste Entscheidung, ob Sie sie kaufen oder leasen möchten. Die richtige Wahl hängt von dem Budget, der Stabilität und den langfristigen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Hier ein Vergleich zwischen diesen Optionen.

Kauf einer Registrierkasse

Hier sind die Vorteile einer eigenen Registrierkasse:

• Keine monatlichen Gebühren: Nach der Erstanschaffung beschränken sich die Kosten auf gelegentliche Wartung und Software-Updates.

• Langfristige Einsparungen: Über mehrere Jahre gesehen ist der Kauf in der Regel günstiger als das Leasing.

• Wiederverkaufswert: Sie können die Registrierkasse später verkaufen oder auf unbestimmte Zeit weiter verwenden.

Kaufen Sie eine Registrierkasse, wenn Sie das Geld haben, um im Voraus zu investieren, wenn Sie planen, dieselbe Kasse jahrelang zu nutzen, und wenn Ihr Geschäft stabil ist und das ganze Jahr über betrieben wird (z. B. Einzelhandelsgeschäft, Café, Salon). Die Vorlaufkosten können hoch sein, insbesondere wenn Sie eine vollständige Einrichtung benötigen, z. B. eine Kasse, einen Drucker, eine Steuereinheit, Zubehör usw. Wenn Sie jedoch über das Budget verfügen, ist es auf lange Sicht kostengünstiger, Ihr eigenes System zu besitzen.

Leasing einer Registrierkasse

Hier sind die Vorteile des Leasings (oder Mietens) einer Registrierkasse:

• Geringere Anschaffungskosten: Anstatt hohe Investitionskosten vorab zu zahlen, verteilen Sie die Zahlungen über einen längeren Zeitraum.

• Einfachere Upgrades: Wenn Ihr System veraltet ist, ist es in der Regel einfacher, im Rahmen eines Leasingvertrags zu wechseln.

• Inbegriffener Support: Viele Mietverträge decken Wartung und Software-Updates ab.

Mieten Sie eine Registrierkasse, wenn Sie die Anlaufkosten niedrig halten möchten, integrierten Support und einfache Upgrades bevorzugen oder ein saisonales Geschäft betreiben. Wenn Sie eine Registrierkasse nur im Sommer oder in den Ferien benötigen, können Sie sie beim Leasing zurückgeben, wenn Sie fertig sind. Beachten Sie jedoch, dass Leasing auf lange Sicht teurer ist, da Sie immer zahlen. Achten Sie außerdem darauf, das Kleingedruckte zu lesen, um Verträge auf Mindestlaufzeiten oder Stornierungsgebühren zu überprüfen.

Viele Einzelunternehmer/innen beginnen möglicherweise damit, eine Registrierkasse zu leasen und kaufen sie dann, sobald ihr Unternehmen stabiler ist. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bitten Sie die Anbieter um Kostenvergleiche über drei bis fünf Jahre, um die Gesamtkosten jeder Option zu ermitteln.

Wie können Einzelunternehmer/innen eine Registrierkasse in eine Buchhaltungs-Software integrieren?

In Schweden müssen Einzelunternehmer/innen genaue Aufzeichnungen führen und die USt. melden (die dort als „mervärdesskatt“ oder „moms“ bezeichnet wird). Die Integration Ihrer Registrierkasse in eine Buchhaltungs-Software kann diesen Prozess viel schneller, einfacher und genauer machen. So können Sie falsch eingegebene Verkaufszahlen, fehlende USt.-Datensätze und die Notwendigkeit, physische Z-Berichte (d. h. Zusammenfassungen der täglichen Verkäufe) und Belege zu speichern, reduzieren und einfacher präzise, mit Zeitstempel versehene Transaktionsaufzeichnungen abrufen, wenn Skatteverket Ihr Unternehmen prüft.

Hier erfahren Sie, wie die Integration funktioniert und warum sie wichtig ist.

Automatisierte Buchhaltung und Steuerberichterstattung

Traditionell haben Unternehmen täglich ihre Registrierkassen täglich geschlossen, Z-Berichte erstellt und die Daten manuell in ihre Buchhaltungssysteme eingegeben. Dieser Prozess ist langsam und fehleranfällig.

Viele Registrierkassen und cloudbasierte POS-Systeme können jetzt direkt mit Buchhaltungs-Software synchronisiert werden, wie z. B. Bjorn Lunden. Ein in diese Software integriertes System sendet automatisch die täglichen Verkaufssummen, einschließlich USt.-Aufschlüsselungen, an Ihre Buchhaltung, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind. In der Steuersaison sind Ihre Berichte bereits auf dem neuesten Stand.

Wenn sich Ihre Registrierkasse nicht direkt integrieren lässt, suchen Sie nach einem System, das Datenexporte über SD-Karte oder USB ermöglicht, oder verwenden Sie Middleware-Dienste wie Zapier, um Systeme zu verbinden. Viele Anbieter bieten Plug-and-Play-Integrationen an, die nur eine Ersteinrichtung erfordern.

Stripe-Integration für einfache Nachverfolgung von Zahlungen

Wenn Sie Stripe für Online- oder persönliche Zahlungen verwenden, stehen Ihnen zusätzliche Automatisierungsoptionen zur Verfügung. Stripe kann Buchhaltungs-Software wie QuickBooks und Xero über Apps aus dem Stripe App Marketplace integrieren, um jede Kartenzahlung, Rechnung und Auszahlung ohne manuelle Eingabe zu erfassen. Auch wenn Sie eine schwedische Buchhaltungsplattform verwenden, können Sie in der Regel Stripe-Daten in Ihre Systeme importieren oder die Verbindung über Drittanbieterdienste herstellen.

Durch die Synchronisierung von Stripe mit Ihrer Buchhaltung können Sie alle Transaktionen (Barverkäufe, Kartenzahlungen und Online-Rechnungen) in einem System verfolgen. Auf diese Weise bleiben Ihre Finanzunterlagen organisiert und bereit für Prüfungen.

Eine Integration kann im Vorfeld ein wenig Aufwand erfordern, aber sobald sie konfiguriert ist, wird sie automatisch ausgeführt. Wenn Sie nicht technisch versiert sind, können Ihnen Buchhalter/innen oder Berater/innen für Informationstechnologie (IT) bei der Einrichtung helfen.