Administrar uma empresa como empresário individual na Suécia significa administrar tudo por conta própria, do atendimento ao cliente à contabilidade. Uma das maiores decisões que você tomará é como gerenciar as vendas, o que muitas vezes envolve trabalhar com uma caixa registradora. Depois de escolher uma configuração, você precisará garantir que ela esteja em conformidade com a legislação tributária sueca, de preferência sem adicionar trabalho administrativo adicional.

Veja a seguir como fazer a escolha certa sem desperdiçar dinheiro, arriscar multas ou complicar demais seu fluxo de trabalho.

Neste artigo:

• Como escolher uma caixa registradora como empresário individual na Suécia
  
• Empresários individuais devem comprar ou fazer leasing de uma caixa registradora?
  
• Como um empresário individual pode integrar uma caixa registradora a um software contábil?
  

Como escolher uma caixa registradora como empresário individual na Suécia

A caixa registradora certa depende de como e onde você administra sua empresa. As necessidades de um proprietário de café, por exemplo, são diferentes das de um vendedor de mercado. No entanto, independentemente do que você vende, alguns fatores devem guiar sua decisão.

Facilidade de uso

Você usará sua caixa registradora diariamente e, possivelmente, treinará a equipe a usá-la. Um sistema complicado atrasa as operações. Procure uma caixa registradora que seja intuitiva e que você possa aprender a usar rapidamente. Se possível, peça uma demonstração antes de comprar.

Conformidade fiscal

Se você aceita pagamentos presenciais na Suécia, sua caixa registradora precisa estar certificada e conectada a uma unidade de controle. Esse dispositivo seguro registra todas as transações e garante a conformidade com as regras estabelecidas pela Skatteverket (Agência Tributária Sueca). A não conformidade pode resultar em multas, portanto, verifique se o equipamento selecionado é um sistema aprovado.

Custo total

Considere os custos da caixa registradora, incluindo o preço de compra inicial, eventuais tarifas mensais de software ou contratos de serviço, suprimentos extras de que você possa precisar (como papel de recibo e um scanner de código de barras) e reparos cobertos pela garantia. Uma caixa registradora mais barata que falha rapidamente não é uma pechincha. Às vezes, pagar um valor maior antecipadamente por um modelo confiável pode economizar dinheiro no longo prazo.

Portabilidade e configuração

Se você administra um café ou boutique, faz sentido ter uma caixa registradora de bancada robusta com uma gaveta de dinheiro. No entanto, se você vende em mercados, eventos ou locais de clientes, considere um modelo leve movido a bateria ou um sistema de ponto de venda (POS) baseado em tablet.

Integração com suas ferramentas comerciais

Sua caixa registradora deve funcionar com o resto da sua empresa. Procure uma que sincronize com:

• Software de contabilidade para registrar vendas e imposto sobre valor agregado (IVA)

• Acompanhamento de estoque para atualizar o estoque em tempo real

• Máquinas de cartão e processadores de pagamento

• Ferramentas de e-commerce ou faturamento, se você também vende online

Empresários individuais devem comprar ou fazer leasing de uma caixa registradora?

Depois de determinar que tipo de caixa registradora você precisa, a próxima decisão é comprar ou fazer leasing. A escolha certa dependerá do orçamento, da estabilidade e das necessidades de longo prazo da sua empresa. Veja como essas opções se comparam.

Comprar uma caixa registradora

Estes são os benefícios de ter sua própria caixa registradora:

• Sem tarifas mensais: após a compra inicial, os custos são limitados a manutenção e atualizações de software ocasionais.

• Economia no longo prazo: ao longo de vários anos, comprar costuma ser mais barato do que fazer leasing.

• Valor de revenda: você pode vender a caixa registradora mais tarde ou continuar a usá-la indefinidamente.

Compre uma caixa registradora se você tiver dinheiro para investir antecipadamente, planeja usar a mesma caixa registradora por anos e sua empresa é estável e opera durante todo o ano (por exemplo, uma loja de varejo, café, salão de beleza). Os custos iniciais podem ser altos, especialmente se você precisar de uma configuração completa, como caixa registradora, impressora, unidade de controle, acessórios etc. Mas se o orçamento permitir, ter seu próprio sistema é mais econômico no longo prazo.

Leasing de uma caixa registradora

Veja a seguir os benefícios do leasing (ou locação) de uma caixa registradora:

• Menor custo inicial: em vez de uma grande despesa inicial, você divide os pagamentos ao longo do tempo.

• Atualizações mais fáceis: se o seu sistema ficar desatualizado, geralmente o leasing facilita a troca.

• Suporte incluído: muitos contratos de locação cobrem manutenção e atualizações de software.

Faça um leasing de uma caixa registradora se quiser manter os custos iniciais baixos, se você preferir suporte integrado e atualizações fáceis ou se administrar um negócio sazonal. Se você precisar de uma caixa registradora apenas durante o verão ou nos feriados, o leasing permitirá a devolução quando ela não for mais necessária. No entanto, como você está sempre pagando, o leasing é mais caro no longo prazo. Além disso, certifique-se de ler as letras miúdas dos contratos para verificar prazos mínimos ou tarifas de cancelamento.

Muitos empresários individuais podem começar fazendo leasing de uma caixa registradora e depois comprá-la quando os negócios estiverem mais estáveis. Se não tiver certeza, peça aos fornecedores comparações de custos ao longo de três a cinco anos para ver o custo total de cada opção.

Como um empresário individual pode integrar uma caixa registradora a um software contábil?

Na Suécia, os empresários individuais devem manter caixas registradoras precisas e declarar o IVA (conhecido por lá como mervärdesskatt ou moms). A integração da caixa registradora com um software de contabilidade pode tornar esse processo muito mais rápido, fácil e preciso. Você pode reduzir erros de digitação de números de vendas, falta de registro de IVA e a necessidade de armazenar relatórios Z (ou seja, resumos de vendas diárias) e recibos físicos. Além disso, você obtém registros de transações precisos e com carimbo de data e hora com mais facilidade, caso o Skatteverket inspecione sua empresa.

Veja como funciona a integração e por que ela é importante.

Registros contábeis e relatórios fiscais automatizados

Tradicionalmente, as empresas fechavam suas caixas registradoras todos os dias, geravam relatórios Z e inseriam manualmente os dados nos sistemas contábeis. Esse processo era lento e propenso a erros.

Agora, muitas caixas registradoras e sistemas de POS baseados na nuvem podem sincronizar dados diretamente com softwares de contabilidade, como o Bjorn Lunden. Um sistema integrado com esse software envia automaticamente os totais diários de vendas, incluindo detalhamentos de IVA, para os registros contábeis, sem necessidade de entrada manual. Na temporada de declaração de impostos, seus relatórios já estarão atualizados.

Se sua caixa registradora não aceitar integração direta, procure uma que permita a exportação de dados via cartão SD ou USB, ou use serviços de middleware como o Zapier para conectar sistemas. Muitos provedores oferecem integrações plug-and-play que exigem apenas uma configuração inicial.

Integração com a Stripe para facilitar o rastreamento de pagamentos

Se você usa a Stripe para pagamentos online ou presenciais, tem opções adicionais de automação. A Stripe pode integrar-se a softwares de contabilidade, como QuickBooks e Xero, usando aplicativos do Stripe App Marketplace para registrar cada pagamento, fatura e repasse de cartão sem entrada de dados manual. Normalmente, mesmo que use uma plataforma de contabilidade sueca, você pode importar dados da Stripe para seus sistemas ou conectar-se por meio de serviços de terceiros.

Ao sincronizar a Stripe com sua contabilidade, é possível acompanhar todas as transações (vendas em dinheiro, pagamentos com cartão e faturas online) em um único sistema. Isso mantém os registros financeiros organizados e prontos para auditoria.

Uma integração pode exigir um pouco de esforço inicial, mas, depois de configurada, é executada automaticamente. Se você não é experiente em tecnologia, um contador ou consultor de tecnologia da informação (TI) pode ajudar com a configuração.