Wettelijke betalingsvoorwaarden bepalen hoelang een klant een factuur moet betalen als niet door beide partijen een deadline is gesteld. De voorwaarden maken deel uit van het wettelijke kader in Nederland voor de cashflow in de gehele economie. Om zaken te doen in het land, moet je begrijpen wat deze wetten beschermen, wat ze straffen en hoe ze je activiteiten beïnvloeden.

Hieronder leggen we uit hoe wettelijke betalingsvoorwaarden in Nederland werken en wat ze voor jouw onderneming betekenen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de wettelijke betalingstermijn in Nederland?
  
• Wat gebeurt er als een klant de wettelijke betalingstermijn overschrijdt?
  
• Kunnen Nederlandse bedrijven onderhandelen over langere betalingstermijnen?
  
• Zijn er sectorspecifieke normen of vrijstellingen?
  

Wat is de wettelijke betalingstermijn in Nederland?

In het Nederlandse handelsrecht is de wettelijke betalingstermijn het standaard aantal dagen dat een klant heeft om een factuur te betalen als niet alle partijen een specifieke betalingstermijn zijn overeengekomen. De termijn dient als juridische bodem die leveranciers beschermt tegen langdurige betalingsachterstanden en voorspelbare normen vaststelt voor binnenlandse en grensoverschrijdende transacties. Zelfs als een bedrijf vergeet een termijn op te nemen, of deze opzettelijk weglaat in de hoop flexibel te zijn, is de norm van toepassing.

Het kader voor betalingsvoorwaarden is als volgt van toepassing op alle soorten transacties:

• business-to-business (b2b)-transacties: De wettelijke betalingstermijn in de hele EU is 60 dagen, maar Nederland heeft een standaard wettelijke termijn van 30 dagen. Deze periode van 30 dagen geldt automatisch wanneer er geen andere betalingstermijn is opgegeven.

• Asymmetrische b2b transacties: als een groot bedrijf goederen of diensten inkoopt van een kleine of middelgrote onderneming (mkb) of een zzp'er, moet het binnen 30 dagen betalen. Bedrijven met minder dan 250 werknemers en een omzet van 50 miljoen euro of minder worden als kmo's beschouwd.

• B2G-transacties (business-to-government): overheidsinstanties zoals ministeries, gemeenten en overheidsinstanties zijn verplicht om facturen binnen 30 dagen na ontvangst te betalen. In zeldzame gevallen kan de termijn worden verlengd tot 60 dagen.

• B2C-transacties (business-to-consumer): de Nederlandse wet stelt geen termijn vast voor klantbetalingen. In plaats daarvan moet de onderneming de klant een 'redelijke' termijn geven om te betalen en kan deze beginnen met het in rekening brengen van incassokosten nadat een formele kennisgeving is verzonden.

Wat gebeurt er als een klant de wettelijke betalingstermijn overschrijdt?

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, of die deadline nu voortvloeit uit een contract of uit Nederlandse wettelijke voorschriften, heeft de schuldeiser wettelijk recht op schadevergoeding. De wet legt financiële gevolgen op die bedoeld zijn om betalingsachterstand te ontmoedigen en de schuldeiser te compenseren voor gederfde tijd en inkomsten. Dit kun je verwachten:

Zakelijke vereisten

Een bedrijf moet een klant binnen 14 dagen een schriftelijke herinnering sturen als hun betaling te laat is. Deze 'laatste aanmaning' geeft de klant nog een laatste kans om boetevrij te betalen. De onderneming kan deze brief e-mailen, maar als je hem per aangetekende post met ontvangstbevestiging verzendt, is deze juridisch gedekt als de klant weigert de kennisgeving te hebben ontvangen. Als de aflossingsvrije periode verstrijkt en de schuld onbetaald blijft, kan de onderneming wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen.

Wettelijke rente

Nadat de schuldeiser een aanmaning heeft verzonden, kan hij rente toepassen. Per januari 2025 bedraagt de wettelijke rente 11,15%. Dit percentage is bedoeld om de bredere marktomstandigheden te weerspiegelen en verandert elke zes maanden.

Vaste incassokosten

De crediteur kan vaste incassokosten van € 40 in rekening brengen zodra de debiteur op de hoogte is gesteld van de achterstallige betaling en dat daar binnenkort incassokosten bij komen kijken. Deze vergoeding is bedoeld om de crediteur te compenseren voor de tijd die wordt besteed aan het najagen van de factuur en het schrijven van herinneringen. Als ze extra kosten maken, zoals juridische kosten en incassodiensten van derden, kunnen ze volgens de Nederlandse wet aanvullende schadevergoeding eisen, mits die kosten "redelijk" zijn.

Kunnen Nederlandse bedrijven langere betalingstermijnen bedingen?

Ja, maar alleen binnen strikte wettelijke grenzen. Niet alle overeenkomsten zijn afdwingbaar alleen omdat beide partijen ze hebben ondertekend. Dit is toegestaan volgens de wet:

b2b transacties

Bij transacties met standaard b2b (d.w.z. transacties die niet onderhevig zijn aan op omvang gebaseerde beperkingen) kunnen beide partijen een betalingstermijn overeenkomen van langer dan 60 dagen, maar alleen als deze niet 'zeer oneerlijk' is tegenover de schuldeiser.

De wet is bedoeld om leveranciers - vooral die met een zwakkere onderhandelingspositie - te beschermen tegen cashflowproblemen omdat ze zich verplicht voelden een langere termijn te accepteren. Een termijn van 60 dagen kan bijvoorbeeld prima zijn in een zakelijke relatie tussen collega's. Maar een termijn van 90 dagen, of zelfs een termijn van 75 dagen, kan niet afdwingbaar zijn als dit de leverancier schaadt.

Beide partijen moeten expliciet instemmen met de langere termijn. Als het contract niets specifieks zegt, stelt de wet de termijn standaard vast op 30 dagen.

Asymmetrische transacties b2b

Als een groot bedrijf goederen of diensten koopt van een mkb'er of een freelancer, dan is de maximale wettelijke betalingstermijn 30 dagen en is er geen ruimte voor onderhandeling. Dit geldt zelfs als:

• De kmo stemde in met een langere tijdlijn

• Beide partijen doen al jaren zaken op die manier

• De betalingssystemen van de grote onderneming zijn afgestemd op cycli van 60 of 90 dagen

Grote ondernemingen kunnen kortere betalingstermijnen afspreken met kmo's, maar geen langere.

B2G-transacties

De meeste B2G-transacties moeten binnen 30 dagen worden betaald. Deze termijn kan alleen worden verlengd tot maximaal 60 dagen in uitzonderlijke, goed gemotiveerde gevallen (bijvoorbeeld wanneer de verificatie van de goederen of diensten meer tijd vergt).

Zijn er sectorspecifieke normen of vrijstellingen?

De Nederlandse wetgeving inzake betalingstermijnen is van toepassing op alle sectoren, maar dat betekent niet dat elke sector op dezelfde manier met tijdlijnen omgaat. Hoewel het wettelijk kader consistent is, weerspiegelen bedrijfspraktijken vaak het ritme, de risico's en de dynamiek van de cashflow van specifieke sectoren. Dit doet je als volgt:

Bouw

Op gebieden met langlopende projecten, zoals bouw en infrastructuur, worden vaak langere termijnen gebruikt om betalingen te spreiden. Het is gebruikelijk om netto 30-, netto 60- of gefaseerde mijlpaalbetalingen in contracten ingebouwd te zien.

Grote bedrijven die met kleinere onderaannemers werken, zijn nog steeds onderworpen aan de wettelijke limiet van 30 dagen, ongeacht de complexiteit van het project of de standaardpraktijk in de sector.

Freelance en creatieve diensten

Zelfstandige professionals (zoals schrijvers, ontwerpers, ontwikkelaars) stellen vaak kortere termijnen vast, zoals netto 14 om de cashflow voorspelbaar te maken. Het maximum van 30 dagen is wettelijk van toepassing op klanten die worden aangemerkt als grote ondernemingen, dus elke poging om de betaling te verlengen tot 60 of 90 dagen is ongeldig.

Overheidsopdrachten

Overheidsopdrachten zijn wettelijk gebonden aan een betalingstermijn van 30 dagen, tenzij een verlenging expliciet wordt gerechtvaardigd, en Nederlandse overheidscontracten gebruiken standaardvoorwaarden die de 30-dagenregel versterken.

Nutsbedrijven, telecommunicatie en andere klantgerichte branches

Bedrijven in gereguleerde sectoren zoals energie en telecommunicatie factureren klanten doorgaans met een betalingstermijn van 14 of 30 dagen. Dit komt overeen met de normen voor consumentenbescherming en helpt bij het vaststellen van een basislijn van 'redelijkheid' onder B2C-regels.

Er zijn niet veel uitzonderingen op deze regels. De wettelijke regels zijn van toepassing ongeacht de branche. Ondernemingen kunnen verschillende interne praktijken hanteren, zolang ze maar binnen de wettelijke grenzen blijven.