In Duitsland hangt het af van het type belastingheffing of ondernemingen belasting op toegevoegde waarde (btw) moeten betalen aan het belastingkantoor. In dit artikel leggen we de twee mogelijke soorten belastingheffing uit: belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel en belastingheffing op basis van het kasbeginsel. Ook leggen we uit wat de voor- en nadelen zijn van elke belastingheffing voor een onderneming en onder welke voorwaarden de onderneming van belastingheffing kan veranderen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn belastingheffingen op basis van het toerekeningsbeginsel en belastingheffingen op basis van het kasbeginsel?
  
• Voordelen van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel en belastingheffing op basis van het kasbeginsel
  
• Welke belastingheffing geldt voor de verschillende soorten ondernemingen?
  
• Welke speciale gevallen zijn van toepassing?
  
• Hoe vraag ik elk type belastingheffing aan?
  
• Hoe kan ik overstappen van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel naar belastingheffing op basis van het kasbeginsel?
  

What are accrual-based and cash-based taxation?

In Germany, businesses must pay their value-added tax (VAT) to the tax office according to either accrual-based taxation (Section §16 of the UStG) or cash-based taxation (Section 20 of the UStG). Both types are taxed according to the agreed rates.

In the case of accrual-based taxation, businesses have to pay VAT as soon as they have issued the invoice, even if the customer has not yet paid. However, with cash-based taxation, businesses only have to pay VAT to the tax office after customers have paid their invoices. Cash-based taxation thus has a clear advantage here since companies do not have to pay VAT in advance.

Here are two examples to show how the different types of taxation work in practice.

Example of accrual-based taxation:

• On May 15, you issue an invoice for 1,000 euros plus 190 euros in VAT to your customer.
  
• You pay 190 euros in VAT for the month of May in line with the invoice date.
  
• If you have not applied for a permanent deadline extension for the preliminary VAT return, you must report and pay the VAT to the tax office by June 10 in accordance with the accrual-based taxation—even if the customer has not yet paid.
  

Example of cash-based taxation:

• On May 15, you issue an invoice for 1,000 euros plus 190 euros in VAT to your customer.
  
• You pay the VAT after receiving the customer’s payment.
  
• If your customer pays in May, you will have to pay the VAT on June 10 (as with accrual-based taxation). However, if the customer does not pay until the following month, the VAT will not be due until one month later. So, unlike with accrual-based taxation, you are not paying the VAT in advance.
  

Voordelen van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel en belastingheffing op basis van het kasbeginsel

Of je onderneming btw betaalt via een belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel of een belastingheffing op basis van het kasbeginsel, is van invloed op je liquiditeit. Bij een belastingheffing op basis van het kasbeginsel heb je meer speelruimte omdat je de btw niet weken van tevoren hoeft te betalen, wat vooral handig is als je te maken hebt met een groot aantal bestellingen of grote sommen geld. Als je klant echter te laat is met een betaling, kan dit al snel leiden tot liquiditeitsproblemen, vooral als meerdere klanten in dezelfde maand te laat zijn.

Het voordeel van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel is dat btw wordt betaald op het moment dat de factuur wordt uitgegeven, wat betekent dat als de klant de factuur niet heeft betaald (en dus de btw niet heeft betaald), je geen belastingachterstand hebt.

Voor degenen die over het algemeen een kleinere kapitaalbuffer hebben, zoals start-ups, kleine ondernemers en freelancers, is een belastingheffing op basis van het kasbeginsel veel minder belastend. Het kan een aanzienlijk verschil maken als kleinere ondernemingen bij betalingsachterstanden geen btw aan het belastingkantoor hoeven te betalen. Belastingheffing op basis van het kasbeginsel is daarom vooral gunstig voor kleine en middelgrote ondernemingen (mkb's) die liquiditeitsknelpunten willen vermijden en die voldoen aan de basiscriteria voor dit soort belastingheffing. Deze criteria worden hieronder uitgelegd.

Welke belastingheffing geldt voor de verschillende soorten ondernemingen?

Ondernemingen in Duitsland zijn over het algemeen onderworpen aan een belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel als ze voorlopige btw-aangifte doen. Er zijn echter drie soorten ondernemingen die een belastingheffing op basis van het kasbeginsel kunnen aanvragen:

• Freelancers (winst bepaald door de overschot-inkomstenverklaring, of EÜR in het Duits)
  
• Eenmanszaken en burgerrechtelijke vennootschappen (GbRs) die een omzet of winst genereren onder de verplichte boekhoudkundige drempel van 600.000 euro aan omzet of 60.000 euro aan winst per jaar en die zijn vrijgesteld van boekhouding overeenkomstig artikel 148 van het Duitse belastingwetboek (AO).
  
• Ondernemingen met een jaaromzet van minder dan 500.000 euro (GmbH, OHG, UG-bedrijfsstructuren) die verplicht zijn een boekhouding bij te houden
  

Ondernemingen met een inkomsten van meer dan 600.000 euro of een winst van 60.000 euro per jaar zijn automatisch onderworpen aan belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel. In tegenstelling tot de hierboven genoemde ondernemingen hebben ze niet de mogelijkheid om te kiezen voor belastingheffing op basis van het kasbeginsel.

In tegenstelling tot handelaren hoeven freelancers hun activiteiten niet aan te geven, zodat ze bij hun eerste voorlopige btw-aangifte belastingheffing op basis van het kasbeginsel kunnen toepassen zonder goedkeuring van belastingheffing op basis van het kasbeginsel te hoeven aanvragen.

Welke speciale gevallen zijn van toepassing?

In bepaalde gevallen gelden voor ondernemingen speciale regels voor de beoordeling van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel of op basis van het kasbeginsel. Dit zijn de meest voorkomende gevallen:

Een bedrijf dat uit meerdere ondernemingen bestaat

Als er meerdere ondernemingen tot één bedrijf behoren, moeten de inkomsten van alle ondernemingen bij elkaar worden opgeteld om de totale inkomsten te bepalen. Alleen als de totale inkomsten de drempel van 600.000 euro niet overschrijden, kan de belastingheffing op basis van het kasbeginsel worden toegepast, ongeacht of de afzonderlijke ondernemingen verschillende bedrijfsactiviteiten uitoefenen. In tegenstelling tot bij de berekening van de inkomstenbelasting moeten bij de berekening van de btw alle ondernemingen die tot een bedrijf behoren, worden meegeteld.

Freelancers met extra inkomsten

Als een persoon die een onderneming heeft zowel inkomsten uit zelfstandig ondernemerschap als inkomsten uit handel heeft, kunnen zowel belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel als belastingheffing op basis van het kasbeginsel tegelijkertijd worden toegepast. De inkomsten worden dan afzonderlijk geraamd en de btw wordt afzonderlijk betaald: freelanceactiviteiten zijn onderworpen aan belastingheffing op basis van het kasbeginsel, terwijl handelsactiviteiten onderworpen zijn aan belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel (op voorwaarde dat de inkomsten meer dan 600.000 euro bedragen of de winst meer dan 60.000 euro per jaar bedraagt).

Als de andere inkomsten de drempel van 600.000 euro niet overschrijden, moet een freelancer toestemming vragen voor belastingheffing op basis van het kasbeginsel op alle inkomsten. Bij het indienen van de aanvraag moet hij aangeven dat hij naast de freelance-inkomsten nog andere inkomsten ontvangt. In dat geval houdt het belastingkantoor geen rekening met de freelance-inkomsten bij de berekening.

Hoe vraag ik elk type belastingheffing aan?

Als je een oprichter van de onderneming bent, kun je het type belastingheffing kiezen en aanvragen wanneer je de onderneming opricht door de vragenlijst voor belastingregistratie in te vullen. Je kunt het type belastingheffing later ook wijzigen als de criteria voor het oorspronkelijk geselecteerde type belastingheffing in de loop van je bedrijfsactiviteiten veranderen. Als je bijvoorbeeld bent beoordeeld voor belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel en je jaarwinst ligt nog steeds onder de drempel van 60.000 euro inkomsten, kun je een aanvraag indienen om over te stappen op belastingheffing op basis van het kasbeginsel. Je kunt op elk moment zonder kennisgeving overstappen. Je hoeft alleen maar een brief te schrijven naar het belastingkantoor met de volgende informatie:

• Je belastingnummer
  
• Datum waarop op belastingheffing op basis van het kasbeginsel van toepassing is
  
• Laatste aanslagbiljet als bewijs van je totale jaarinkomsten of jaarwinst
  

Het belastingkantoor kan je aanmeldformulier niet afwijzen als aan de criteria is voldaan en je totale inkomsten of winst onder de opgegeven drempel ligt. Zodra je goedkeuring van het belastingkantoor hebt gekregen, kun je overstappen op een belastingheffing op basis van het kasbeginsel.

In welke gevallen kan het belastingkantoor belastingheffing op basis van het kasbeginsel intrekken?

Als het belastingkantoor een belastingheffing op basis van het kasbeginsel heeft goedgekeurd, is deze goedkeuring geldig totdat deze wordt ingetrokken. Intrekking is alleen mogelijk als niet meer wordt voldaan aan de criteria waaraan bij de beoordeling voor belastingheffing op basis van het kasbeginsel werd voldaan. Als het belastingkantoor tijdens het verwerken van een belastingaangifte of tijdens een belastingaudit vaststelt dat de inkomsten het voorgaande jaar meer dan 600.000 euro bedroegen, kan het de eerder verleende goedkeuring intrekken, maar alleen voor de toekomst (d.w.z. pas vanaf het begin van het volgende kalenderjaar).

Een intrekking met terugwerkende kracht is alleen mogelijk als een onderneming opzettelijk valse aangiften heeft gedaan bij het belastingkantoor. In dit geval wordt de betrokken onderneming onmiddellijk belast volgens de overeengekomen tarieven voor belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel. De onderneming moet de btw van onbetaalde facturen (wat het geval kan zijn bij belastingheffing op basis van het kasbeginsel) opnemen in de volgende voorlopige btw-aangifte.

Hoe kan ik overstappen van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel naar belastingheffing op basis van het kasbeginsel?

Als je onderneming onderworpen is aan belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel nadat deze is beoordeeld door het belastingkantoor of door je eigen keuze bij het oprichten van je onderneming, betekent dit niet dat je het type belastingheffing in de toekomst niet kunt wijzigen. Het is ook mogelijk om later over te stappen van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel naar belastingheffing op basis van het kasbeginsel als je inkomsten onder de door het belastingkantoor vastgestelde drempel komen. Je kunt een aanvraag voor wijziging eenvoudig indienen bij je lokale belastingkantoor. Als je na goedkeuring door het belastingkantoor overstapt op belastingheffing op basis van het kasbeginsel, kun je je volgende voorlopige btw-aangifte indienen onder het nieuwe type belastingheffing.

Omdat de verschuldigde btw voor belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel en belastingheffing op basis van het kasbeginsel echter op verschillende momenten wordt opgebouwd, moet je ervoor zorgen dat je inkomsten niet twee keer of zelfs helemaal niet worden geregistreerd. Als je bij het indienen van je voorlopige btw-aangifte geen duidelijk idee hebt wanneer de overstap van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel naar belastingheffing op basis van het kasbeginsel plaatsvindt, kun je uiteindelijk twee keer btw aangeven als je bijvoorbeeld per ongeluk de btw op een factuur invoert volgens beide belastingheffingstypen. Uiteindelijk kunnen alle inkomsten maar één keer worden belast.

Bij de overstap van belastingheffing op basis van het toerekeningsbeginsel naar belastingheffing op basis van het kasbeginsel (of vice versa) kunnen de cijfers niet later worden gecorrigeerd. Als je bijvoorbeeld te veel btw aan het belastingkantoor hebt betaald door dubbele betaling, kan dit niet meer worden teruggeboekt. Bij het wijzigen van de soort belastingheffing is het daarom raadzaam om een aparte lijst te maken van facturen waarvoor de btw op het moment van de wijziging al is aangegeven in de voorlopige btw-aangifte. Zo kun je soepel overstappen van de ene soort belastingheffing naar de andere.

Je kunt ook een boekhoudprogramma gebruiken dat het gemakkelijker maakt om te schakelen tussen de twee soorten belastingheffing. Boekhoudprogramma's kunnen je een duidelijk overzicht geven van je debiteuren- en debiteurenbeheer en maken het gemakkelijker om alle facturen toe te wijzen met de respectievelijke betalingsgeschiedenis en verschuldigde btw.