Elk bedrijf dat goederen en diensten verkoopt aan Europese klanten, moet belasting toegevoegde waarde (btw) berekenen, zelfs als de onderneming niet in Europa is gevestigd. De Europese Commissie heeft zich ingespannen om het berekenen en betalen van btw te vereenvoudigen, maar dit heeft ondernemingen niet geheel behoed voor btw-complexiteit, waardoor het lastig kan zijn om te blijven voldoen aan de compliance. Als je onderneming bijvoorbeeld verkoopt aan een andere onderneming in de EU (in plaats van direct aan een klant), ben je mogelijk niet verplicht btw te berekenen, afhankelijk van wat er is verkocht en waar beide ondernemingen zijn gevestigd. Bovendien vereisen de belastingautoriteiten voor elke verkoop die aan de btw is onderworpen, dat je aanvullende gegevens verzamelt om het adres van je klant te verifiëren.

Deze gids is voor bedrijven die verkopen aan klanten in de EU en beslaat alle basisbeginselen over btw-regels en het éénloketsysteem (OSS). Je leert hoe en wanneer je btw moet innen, hoe je het btw-tarief berekent en hoe je een btw-belastingopgave indient. Ook lees je hoe Stripe Tax je kan helpen met compliance.

Wat is EU belasting over toegevoegde waarde (btw)?

Belasting toegevoegde waarde (btw) is een verbruiksbelasting, of indirecte belasting, die van toepassing is op alle digitale en fysieke goederen of diensten die in de EU worden verkocht. Er worden kosten in rekening gebracht wanneer er gedurende de supply chain waarde aan het product wordt toegevoegd, vanaf de productie tot aan de POS.

Hier is een voorbeeld van hoe btw in het echte leven werkt:

Een juwelier verkoopt een ketting aan een hoogwaardige e-commercewinkelier voor € 1000,– tegen een btw-tarief van 23%. De winkelier betaalt € 230,– aan btw aan de juwelier, bovenop de kosten van de ketting zelf. Na het toevoegen van een toeslag biedt de winkelier de ketting online aan voor € 1500,–. Bij het afrekenen betaalt de klant nog eens 23% btw, wat gelijk is aan de € 345,– die door de winkelier in rekening is gebracht. Wanneer de definitieve transactie is voltooid, vordert de winkelier de € 230,– aan btw die hij aan de juwelier heeft betaald terug en draagt hij alleen het verschil af aan de belastingdienst: € 345,– – € 230,– = € 115,–.

Het belang van naleving van de Europese btw-wetgeving

Elke onderneming die fysieke of digitale goederen en diensten in de EU verkoopt, inclusief verkopers van buiten de EU, moet btw berekenen volgens de lokale regels en wetten. Te laat of helemaal niet registreren kan resulteren in aanzienlijke boetes, naast het oplopen van rente op rente. In Oostenrijk kan een onderneming bijvoorbeeld boetes tot € 5000,– krijgen wanneer deze zich opzettelijk niet registreert voor de btw, zelfs als er geen btw verschuldigd is.

Wordt er in de Verenigde Staten btw geheven?

De VS maakt geen gebruik van belasting toegevoegde waarde. In plaats daarvan zijn nationale en lokale overheden verantwoordelijk voor het innen van sales tax. Veel ondernemingen moeten extra stappen ondernemen om te zorgen voor de compliance aan de regels en voorschriften voor de sales tax. Zie voor meer informatie over belasting bij verkoop aan klanten in de VS onze gids voor sales tax en economische nexus in de VS.

Voldoen aan de btw-regels in de EU

De btw-regels in Europa zijn afhankelijk van waar je bent gevestigd, wat je verkoopt, waar je klant is gevestigd en of je klant een onderneming of particulier is. Alhoewel de regelgeving per land verschilt, zijn de volgende stappen voor btw-compliance consistent van toepassing als je verkoopt in de EU.

1. Registratie voor btw en het eenloketsysteem voor btw

Registratie voor lokale btw

In de EU is de drempelwaarde voor btw-registratie en -berekening afhankelijk van het land waarin je onderneming is gevestigd.

In Spanje is er bijvoorbeeld geen registratiedrempel. Voor ondernemingen in Ierland zijn er weer twee verschillende btw-drempelwaarden: 85.000 euro voor lokale ondernemingen die goederen verkopen en 42.500 voor lokale ondernemingen die diensten verkopen. Deze landelijke registratiewaarden zijn alleen van toepassing op ondernemingen in het land zelf. Ondernemingen die buiten Europa zijn gevestigd of in andere landen binnen Europa verkopen, moeten zich al voor de eerste verkoop registreren.

Er geldt één uitzondering voor EU-ondernemingen die in één EU-land zijn gevestigd en fysieke goederen en digitale producten verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Bij deze business-to-consumer (B2C) verkopen berekenen ondernemingen BTW tegen het tarief van hun land van herkomst in plaats van het lokale tarief van de klant. Zodra jouw jaarlijkse intracommunautaire B2C-verkopen de € 10.000 overschrijden, is het bestemmingstarief van toepassing. Niet-EU-ondernemingen die aan particulieren in de EU verkopen, hebben geen vergelijkbare uitzondering.

Wanneer je je registreert voor btw, ontvang je een btw-registratienummer. Dit heeft tussen 4 en 15 tekens, en begint met een landcode van twee letters (bijvoorbeeld BE voor België en CY voor Cyprus), gevolgd door 2-13 andere tekens. Ondernemingen moeten hun btw-registratienummer op hun verkoopfacturen vermelden en om het btw-registratienummer van de klant vragen wanneer ze verkopen aan een andere onderneming met een btw-registratie.

Registratie voor het eenloketsysteem voor btw voor Europese ondernemingen (Unieregeling)

Europese ondernemingen die verkopen aan particulieren (B2C-verkopen) in meerdere EU-landen, kunnen zich registreren voor de Unieregeling van de BTW One Stop Shop (BTW OSS). Het programma is opgezet om de procedure voor het berekenen en betalen van BTW in de verschillende landen binnen de EU te vereenvoudigen.

Als je je aanmeldt voor het eenloketsysteem voor btw, hoef je je niet te registreren in elk EU-land waarin je goederen of diensten verkoopt. Als je bent gevestigd in een EU-land, kun je je registreren op de portal van het eenloketsysteem voor btw van je eigen land. Je draagt alle berekende btw af bij je lokale belastingdienst, die deze btw-omzet vervolgens namens jou verdeelt over de andere EU-landen. Met andere woorden: als je in meerdere landen binnen de EU verkoopt, hoef je je niet te registreren in alle 27 landen, maar kun je dat via het eenloketsysteem van je eigen land doen. Hetzelfde geldt voor de btw-aangifte.

Registratie voor het eenloketsysteem voor btw voor niet-Europese ondernemingen (niet-Unieregeling)

Alle niet in de EU gevestigde ondernemingen (inclusief ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk na de Brexit) die digitale producten verkopen aan particulieren in de EU, kunnen zich registreren voor de niet-Unieregeling van de BTW OSS in het Europese land van hun keuze. Doorgaans registreren niet-EU-ondernemingen zich in die landen waar de meerderheid van hun klanten woonachtig is of kiezen ze voor registratie in het land met het meest gebruiksvriendelijke registratieportaal. Wanneer een niet-EU-onderneming zich registreert voor BTW OSS, krijgt deze een uniek BTW-ID-nummer toegewezen in de indeling die begint met EU.

Registratie voor de invoerregeling van het eenloketsysteem

Zowel ondernemingen binnen als buiten de EU kunnen zich registreren voor de invoerregeling van het eenloketsysteem als ze goederen verkopen aan EU-consumenten en de goederen worden ingevoerd in zendingen van maximaal 150 euro. De invoerregeling van het eenloketsysteem stelt verkopers in staat om de btw van het land van de klant in rekening te brengen op het moment van verkoop. Dit betekent dat er geen btw wordt geheven aan de grens wanneer de goederen in de EU aankomen. Ondernemingen van buiten de EU kunnen elk Europees land kiezen om zich te registreren voor de invoerregeling van het eenloketsysteem, terwijl ondernemingen uit de EU zich moeten registreren in het land waar ze zijn gevestigd. De registratie voor de invoerregeling van het eenloketsysteem is vrijwillig. Verkopers van buiten de EU moeten vaak een tussenpersoon aanwijzen om de invoerregeling van het eenloketsysteem te gebruiken.

2. Btw berekenen

Om de btw voor een transactie te berekenen, moet je drie zaken weten: de status van de klant (onderneming of particulier), in welk land je btw moet heffen en het juiste btw-tarief.

Bepalen of je klanten ondernemingen (B2B) of particulieren (B2C) zijn

Voordat je de btw berekent, moet je bepalen of je klant een onderneming is of een particulier. Dit is een belangrijke stap omdat hiermee wordt bepaald of je überhaupt btw moet heffen.

Als jouw klant een geldig BTW-ID-nummer heeft verstrekt, kun je deze als een onderneming beschouwen. Je bent verplicht om het BTW-ID-nummer te verifiëren om belastingfraude te helpen voorkomen, en kunt dit doen via het VAT Information Exchange System (VIES).

Als je een Europese onderneming bent en verkoopt aan een onderneming in een ander EU-land, hoef je vaak geen btw in rekening te brengen. Voor dergelijke zakelijke verkopen (B2B) is de verleggingsregeling van toepassing (waarbij de koper de btw direct doorbetaalt aan de belastingdienst in plaats van via jou) of kun je baat hebben bij de toepassing van een nultarief (waarbij je dus geen btw hoeft te betalen).

Bepalen welk land de btw heft

Bij een internationaal scenario is het belangrijk om na te gaan welk land de btw voor een transactie mag heffen. De regels die bepalen welk land dit is, zijn zeer complex en afhankelijk van allerlei factoren, waaronder het type dienst, het klantprofiel en het land waaruit (of waarnaartoe) de goederen worden verzonden.

Btw-tarieven bepalen

Btw-tarieven variëren per EU-lidstaat, van 17% tot 27%, en liggen allemaal boven het door de EU vastgestelde minimum van 15%. Zwitserland is geen lid van de EU en heeft een standaard btw-tarief van 8,1%, wat veel lager is dan de buurlanden.

Naast het vaststellen van een standaard btw-tarief hebben de meeste landen ook verlaagde tarieven en vrijstellingen voor bepaalde categorieën goederen of diensten. Gezien de verscheidenheid aan btw-tarieven is het belangrijk dat je de producten die je verkoopt, kunt categoriseren volgens de lokale wetgeving.

Btw-tarieven voor digitale producten

Volgens de EU-wetgeving moeten digitale producten voldoen aan de volgende criteria:

• Het gaat niet om een fysiek product.
  
• De verkoper levert het product online.
  
• Bij de levering van het product komt nauwelijks menselijke interactie kijken.
  
• Het product kan niet bestaan zonder technologie.
  

Onder deze categorie vallen producten en diensten zoals e-books, games, muziek, software, SaaS, websitehosting en nog veel meer. Bij digitale producten wordt meestal het standaard-btw-tarief toegepast, maar er zijn uitzonderingen. Zo is het btw-tarief voor e-books in Oostenrijk verlaagd naar 10% en in Spanje zelfs naar 4%.

Btw-tarieven voor fysieke goederen

De btw-tarieven voor fysieke goederen kunnen worden bekeken op de website van de Europese Commissie. Sommige transacties komen in aanmerking voor gereduceerde of speciale tarieven, of zelfs een nultarief. In Ierland wordt bijvoorbeeld geen belasting geheven op de verkoop van onder meer babyluiers en niet-versierde waskaarsen. En in Kroatië is er een gereduceerd tarief voor bepaalde voedselproducten.

3. Bewijs van de locatie van de koper verzamelen

Omdat btw-tarieven sterk afhankelijk zijn van de locatie van de koper, wil de overheid dat je vastlegt waar de koper was gevestigd ten tijde van de verkoop van de digitale goederen. Over het algemeen moet je voor elke verkoop van digitale producten twee soorten bewijsmateriaal bewaren waarmee je het klantadres kunt bevestigen.

Door deze extra documentatielaag wordt het lastiger voor ondernemingen of personen om belastingfraude te plegen door het verkeerde btw-tarief te heffen of te betalen. Je moet twee van de onderstaande soorten bewijsmateriaal verzamelen en bewaren, zodat je het adres van de klant kunt bevestigen en kunt aantonen dat het juiste btw-tarief werd toegepast:

• locatie van de bank
  
• IP-adres
  
• Factuuradres
  
• land waarin de betaalkaart is uitgegeven
  

Er is een uitzondering: Als je jaarlijkse omzet uit de verkoop van digitale producten minder dan 100.000 euro bedraagt, heb je maar één van de bovenstaande klantgegevens nodig. Zorg dat je deze gegevens tien jaar bewaart, conform de EU-wetgeving.

Wanneer je verkoopt aan ondernemingen, moet je ook een btw-factuur uitgeven, ook al breng je geen btw in rekening. De verkopende ondernemingen moeten deze gegevens bewaren gedurende een periode die in de lokale wetgeving is gespecificeerd. Hierbij gaat het onder meer om hun bedrijfsinformatie, de verkoopprijs en het toegepaste btw-tarief, en om de naam, het adres en het btw-registratienummer van de klant.

4. Btw-aangifte indienen

Je btw-aangifte indienen is de sleutel tot compliance met de wetgeving. Zorg dat je je btw-aangifte altijd op tijd indient, ook als je geen btw hoeft te betalen of kunt terugvorderen. Je moet twee soorten btw aangeven: het btw-bedrag dat jij bij je klanten in rekening hebt gebracht (uitvoer-btw) en het bedrag dat jij aan jouw leveranciers hebt betaald (invoer-btw). Je moet ook de door jou betaalde btw aftrekken van het btw-bedrag dat jij bij je klanten in rekening hebt gebracht. Als jij bijvoorbeeld de retailer bent die het collier van de juwelier heeft gekocht, kun je 23% aan btw (230 euro) terugvorderen die je aan de juwelier hebt betaald. Wanneer je je aangifte indient, betaal je slechts het verschil tussen het btw-bedrag dat door de eindklant is betaald (345 euro) en het bedrag dat jij oorspronkelijk hebt betaald (230 euro). Je betaalt dus 115 euro.

De aangifteformulieren en -frequentie verschillen per land. Hoe vaak je aangifte moet doen, is ook afhankelijk van de jaarlijkse verkoopomzet. In Duitsland wordt bijvoorbeeld standaard elk kwartaal aangifte gedaan, maar verkopers die in het voorgaande jaar meer dan 7500 euro verschuldigd waren, moeten maandelijks aangifte doen. Verkopers die minder dan 1000 euro btw verschuldigd waren, moeten jaarlijks aangifte doen.

Als je je hebt geregistreerd bij een eenloketsysteem, moet je via dit systeem elk kwartaal aangifte doen in het land waar je geregistreerd bent. Deze aangifte staat los van alle andere lokale btw-aangiften die je moet indienen. Bij je aangifte bij het eenloketsysteem geef je alle verkopen op die hiervoor in aanmerking komen. Hierbij gaat het dus om verkopen aan klanten in EU-landen en de bijbehorende btw-bedragen. Nadat je alle btw hebt betaald in het land waar je bent geregistreerd voor het eenloketsysteem voor btw, zal je lokale belastingdienst de btw-omzet namens jou verdelen over de andere landen.

Als je niet het juiste btw-bedrag aangeeft, moet je mogelijk rente en boetes betalen in elk land waar je btw had moeten berekenen en/of afdragen. Zo kun je in Portugal een boete van wel 3750 euro krijgen als je btw-aangifte niet klopt. En in Duitsland krijg je een boete van 10% van het btw-bedrag (tot maximaal 25.000 euro) als je je btw-aangifte te laat indient.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe helpt marktplaatsen krachtige wereldwijde betaal- en financiële diensten op te bouwen en op te schalen, met minder overhead en meer kansen om te groeien. Stripe Tax maakt compliance met internationale belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je bedrijf. Met Stripe Tax worden de omzetbelasting, btw en GST automatisch berekend en geïnd voor zowel fysieke als digitale producten en diensten in alle staten in de VS en in 100 landen. Stripe Tax is volledig geïntegreerd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt, zonder integratie of plug-ins van derden.

Stripe Tax kan je helpen met:

• Krijg inzicht in waar je je moet registreren en belasting moet berekenen: Weet waar je mogelijk belasting moet berekenen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden de functie voor het berekenen van belastingen in een nieuw land of nieuwe Amerikaanse staat inschakelen. Eén regel code in je bestaande Stripe integratie is vaak al voldoende om te starten met het berekenen van belasting, of voeg deze functie met één muisklik toe aan Stripe-producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  
• Registreer je om belasting te betalen: als je onderneming in de VS is gevestigd, laat Stripe dan je belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen. Als je buiten de VS gevestigd bent, werkt Stripe samen met Taxually om je te helpen bij de registratie bij de lokale belastingdienst.
  
• Automatisch belasting berekenen: Stripe Tax berekent de verschuldigde belasting. Het ondersteunt honderden producten en diensten, en is up-to-date met betrekking tot wijzigingen in belastingregels en -tarieven.
  
• Vereenvoudig aangifte en afdracht: Met onze betrouwbare wereldwijde partners profiteren gebruikers van een naadloze ervaring die aansluit op je Stripe-transactiegegevens, waardoor onze partners je aangiften kunnen beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.
  

Lees meer over Stripe Tax.