Elk bedrijf dat goederen en diensten verkoopt aan Europese klanten moet belasting toegevoegde waarde (btw) heffen, ook als het bedrijf niet in Europa is gevestigd. Aangezien elk Europees land wel verschillende regels en tarieven hanteert, is compliance met deze regels niet altijd gemakkelijk. De Europese Commissie heeft zich ingespannen om btw-inning en -betaling gemakkelijker te maken, maar hiermee is niet alle btw-complexiteit uit de wereld geholpen. Als je bedrijf bijvoorbeeld verkoopt aan een ander bedrijf in de EU (in plaats van rechtstreeks aan de consument), is je btw-verplichting afhankelijk van het vestigingsadres van beide bedrijven. En voor alle verkopen waarbij btw wordt geheven, word je door de overheid verplicht om extra gegevens verzamelen waarmee je het adres van je klant kunt bevestigen.

Deze gids is voor bedrijven die verkopen aan klanten in de EU en beslaat alle basisbeginselen over btw-regels en het éénloketsysteem (OSS). Je leert hoe en wanneer je btw moet innen, hoe je het btw-tarief berekent en hoe je een btw-belastingopgave indient. Ook lees je hoe Stripe Tax je kan helpen met compliance.

Wat is EU belasting over toegevoegde waarde (btw)?

Btw is een verbruiksbelasting die betrekking heeft op alle digitale en fysieke goederen of diensten die in de EU worden verkocht. Btw wordt geheven zodra er via de toeleveringsketen, van productie tot point-of-sale, waarde wordt toegevoegd aan een product.

Hier is een voorbeeld van hoe btw in het echte leven werkt:

Een juwelier verkoopt een collier aan een high-end e-commerce-retailer voor € 1000. Het btw-tarief is 23%. De retailer betaalt € 230 btw aan de juwelier. Dit is bovenop het bedrag voor het collier. De retailer voegt een marge toe aan de waarde van het collier en plaatst dit online voor een bedrag van € 1500. Bij de online kassa betaalt de klant nog eens 23% btw. Dit komt op een bedrag van € 345, dat de retailer int. Bij de uiteindelijke transactie krijgt de retailer dus alle btw terug die voorheen aan de juwelier is betaald. Bij het invullen van de belastingaangifte betaalt de retailer slechts € 115 aan btw (dit is € 345 minus € 230 aan btw voor de juwelier).

Het belang van naleving van de Europese btw-wetgeving

Elk bedrijf dat fysieke of digitale goederen verkoopt in de EU, inclusief verkopers die niet in de EU zijn gevestigd, moet btw innen op basis van de lokale wet- en regelgeving. Als je je te laat (of niet) registreert, kan dat leiden tot aanzienlijke boetes en dwangsommen, naast de oplopende renteverplichting. Zo kan een bedrijf in Oostenrijk een boete van € 5000 krijgen als het zich niet internationaal registreert voor de btw, zelfs als het bedrijf geen btw verschuldigd is.

Wordt er in de Verenigde Staten btw geheven?

In de Verenigde Staten wordt er geen belasting over toegevoegde waarde geheven. In plaats daarvan zijn overheden op lokaal en staatsniveau verantwoordelijk voor het innen van sales tax. Veel ondernemingen moeten extra stappen zetten om naleving van de regels en bepalingen voor sales tax te waarborgen. Voor meer informatie over je belastingverplichtingen bij verkoop aan Amerikaanse klanten verwijzen we je naar onze whitepaper over de Amerikaanse regelgeving voor sales tax en de economische nexus.

Naleving garanderen van de btw-regelgeving in de EU

De btw-regels in Europa zijn afhankelijk van waar je bent gevestigd, wat je verkoopt, waar je klant is gevestigd en of je klant een bedrijf of particulier is. Alhoewel de regelgeving voor verschillende landen anders is, zijn wat betreft btw-naleving de volgende stappen consistent van toepassing op verkopen in de gehele EU.

1. Registratie voor btw en de OSS-portal voor btw

Registratie voor lokale btw

In de EU is de drempelwaarde voor btw-registratie en -inning afhankelijk van het land waarin je bedrijf is gevestigd.

Bedrijven in Nederland moeten zich registreren voor btw en btw innen als hun jaaromzet € 20.000 of hoger is. Voor bedrijven in Ierland zijn er weer twee verschillende btw-drempelwaarden: € 75.000 voor lokale bedrijven die goederen verkopen en € 37.500 voor lokale bedrijven die diensten verkopen. Deze landelijke registratiewaarden zijn alleen van toepassing op bedrijven in het land zelf. Bedrijven die buiten Europa zijn gevestigd of aan andere landen binnen Europa verkopen, moeten al voor hun eerste verkoop zijn geregistreerd.

Er is een uitzondering voor EU-bedrijven die zijn gevestigd in één EU-land en die fysieke goederen en digitale producten verkopen aan particulieren in andere EU-landen. Bij dit soort B2C-transacties (bedrijf naar klant) moeten bedrijven het btw-tarief van hun eigen land heffen en niet het tarief dat van toepassing is in het land waarin de klant gevestigd is. Zodra de B2C-omzet hoger is dan € 10.000 geldt het tarief dat in het land van de klant van toepassing is. Er is geen vergelijkbare uitzondering voor niet-EU-bedrijven die aan particulieren in de EU verkopen.

Wanneer je je registreert voor btw, ontvang je een btw-registratienummer. Dit bevat tussen 4 en 15 tekens en begint met een landcode van twee letters (bijvoorbeeld BE voor België en CY voor Cyprus), gevolgd door 2-13 andere tekens. Bedrijven moeten hun btw-registratienummer op hun verkoopfacturen vermelden en om het btw-registratienummer van de klant vragen wanneer ze verkopen aan een ander bedrijf met een btw-registratie.

Registratie op de OSS-portal voor Europese bedrijven (EU-programma)

Europese bedrijven die in meerdere EU-landen verkopen aan particulieren (bijvoorbeeld B2C-verkoop) kunnen zich registreren voor het OSS-programma (éénloketsysteem) van de Europese Unie. Dit programma is bedoeld om het innen en betalen van btw tussen EU-landen onderling eenvoudiger te maken.

Als je je aanmeldt voor het btw-OSS hoef je je niet te registreren in elk EU-land waaraan je goederen of diensten verkoopt. Als je bent gevestigd in een EU-land kun je je registreren op de OSS-portal van je eigen land. Je draagt alle verzamelde btw af bij je lokale belastingdienst, die deze btw-omzet vervolgens namens jou verdeelt over de andere EU-landen. Met andere woorden: als je aan meerdere landen binnen de EU verkoopt, hoef je je niet te registreren in alle 27 landen, maar kun je dat via de OSS-portal van je eigen land doen. Hetzelfde geldt voor de btw-afdracht.

Registratie op de OSS-portal voor niet-Europese bedrijven (niet-EU-programma)

Alle bedrijven die niet in de EU zijn gevestigd (inclusief het VK na de Brexit) en die digitale producten verkopen aan particulieren binnen de EU, moeten zich registreren voor het OSS-programma voor btw-heffing voor niet-EU-bedrijven. Deze bedrijven kunnen zich bij elk gewenst Europees land voor btw-OSS registreren. Meestal zullen niet-EU-bedrijven zich registreren in de landen waar de meerderheid van hun klanten wonen, of in het land met de meest gebruikersvriendelijke registratieportal. Wanneer een niet-EU-bedrijf zich registreert voor het OSS voor btw, krijgt het bedrijf een uniek btw-ID-nummer dat begint met EU.

Registreren voor IOSS (Import One-Stop Shop)

Zowel bedrijven in de EU als buiten de EU kunnen zich registreren voor IOSS als ze goederen verkopen aan consumenten in de EU en de goederen in zendingen met een waarde van minder dan EUR 150 worden geïmporteerd. Met de IOSS-regeling kunnen verkopers de btw van het land waarin de klant gevestigd is ten tijde van de verkoop in rekening brengen. Hierdoor wordt er geen btw in rekening gebracht bij de grens wanneer de goederen in de EU aankomen. Niet-EU-bedrijven kunnen uit elk land in de EU kiezen om zich voor IOSS te registeren. Europese bedrijven moeten zich registreren in het land waarin ze zijn gevestigd. De IOSS-registratie is op vrijwillige basis. Verkopers buiten de EU zijn vaak verplicht om een tussenpartij aan te wijzen om IOSS te gebruiken.

2. Btw berekenen

Er zijn drie dingen die je moet weten om de btw voor een transactie te berekenen: de status van de klant (bedrijf of particulier), in welk land je btw moet heffen en het juiste btw-tarief.

Bepalen of je klant een bedrijf (B2B) of particulier (B2C) is

Voordat je de btw berekent, moet je bepalen of je klant een bedrijf is of een particulier. Dit is een belangrijke stap omdat hiermee wordt bepaald of je überhaupt btw moet heffen.

Als je klant een geldig btw-registratienummer verstrekt, kun je ervan uitgaan dat het een bedrijf is. Je kunt de geldigheid van het nummer controleren op de portal Systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie (VIES). Je bent verplicht om het btw-registratienummer te verifiëren om belastingfraude te voorkomen.

Als je een Europees bedrijf bent en aan een bedrijf in een ander EU-land verkoopt, hoef je vaak geen btw in rekening te brengen. Voor dergelijke B2B-verkoop (bedrijf naar bedrijf) is ofwel de verleggingsregeling van toepassing (waarbij de verkoper de btw direct doorbetaalt aan de belastingdienst in plaats van via jou) of kun je baat hebben bij toepassing van een nultarief (waarbij je dus geen btw hoeft te betalen).

Bepalen welk land de btw gaat innen

Bij een internationaal scenario is het belangrijk om na te gaan welk land de btw voor een transactie mag heffen. De regels die bepalen welk land dit is, zijn zeer complex en afhankelijk van allerlei factoren, zoals het type dienst, het klantprofiel, het land waaruit (of waarnaartoe) de goederen worden verzonden, en meer.

Btw-tarieven bepalen

De btw-tarieven variëren per EU-land. De EU hanteert standaard een minimumtarief van 15% btw voor de 27 lidstaten. De werkelijke btw-tarieven binnen de EU-landen lopen echter uiteen van 17% tot 27%. Zwitserland is geen EU-lidstaat en hanteert een standaard-btw-tarief van 7,7%, veel lager dan de buurlanden.

Alhoewel elk land een standaard-btw-tarief heeft ingesteld, gebruiken de meeste landen ook gereduceerde tarieven en uitzonderingen voor verschillende typen producten of diensten die worden verkocht. Omdat de btw-tarieven zo variëren, is het belangrijk om de producten die je verkoopt te categoriseren volgens de lokale wetgeving.

Btw-tarieven voor digitale producten

Volgens de EU Commissie moeten digitale producten voldoen aan de volgende criteria:

• Het gaat niet om een fysiek product.
  
• De handelaar levert het product online.
  
• Bij de dienst komt nauwelijks menselijke interactie kijken.
  
• Het product kan niet bestaan zonder technologie.
  

Onder deze categorie vallen producten en diensten zoals e-books, games, muziek, software, SaaS, websitehosting, enzovoort. Bij digitale producten wordt meestal het standaard-btw-tarief toegepast, maar er zijn uitzonderingen. Zo is het btw-tarief voor e-books in Oostenrijk verlaagd naar 10% en in Spanje zelfs naar 4%.

Btw-tarieven voor fysieke goederen

De btw-tarieven voor fysieke goederen vind je op de website van de Europese Commissie. Sommige transacties komen in aanmerking voor gereduceerde of speciale tarieven, of zelfs een nultarief. In Ierland wordt bijvoorbeeld geen belasting geheven op de verkoop van onder meer babyluiers en niet-versierde waskaarsen. En in Kroatië is er een gereduceerd tarief voor bepaalde voedselproducten.

3. Bewijs verzamelen van de locatie van de koper

Omdat btw-tarieven sterk afhankelijk zijn van de locatie van de koper, wil de overheid dat je vastlegt waar de koper was gevestigd ten tijde van de verkoop van de digitale goederen. Over het algemeen moet je voor elke verkoop van digitale producten twee soorten bewijsmateriaal bewaren waarmee je het klantadres kunt bevestigen.

Door deze extra documentatielaag wordt het lastiger voor bedrijven of personen om belastingfraude te plegen door het verkeerde btw-tarief te heffen of te betalen. Je moet twee van de onderstaande soorten bewijsmateriaal verzamelen en bewaren, zodat je het adres van de klant kunt bevestigen en kunt aantonen dat het juiste btw-tarief werd toegepast:

• Locatie van bank
  
• IP-adres
  
• Factuuradres
  
• Uitgifteland van betaalkaart
  

Er bestaat een uitzondering: als je jaarlijkse omzet uit de verkoop van digitale producten minder dan € 100.000 bedraagt, heb je maar één van de bovenstaande klantgegevens nodig. Zorg dat je deze gegevens 10 jaar bewaart, conform de EU-wetgeving.

Wanneer je verkoopt aan bedrijven, moet je ook een btw-factuur indienen, ook al breng je geen btw in rekening. Verkoopbedrijven moeten deze gegevens bewaren gedurende een periode die in de lokale wetgeving is gespecificeerd. Hierbij gaat het onder meer om hun bedrijfsinformatie, de verkoopprijs en het toegepaste btw-tarief, en om de naam, het adres en het btw-registratienummer van de klant.

4. Btw-aangifte indienen

Je btw-aangifte indienen is de sleutel tot compliance met de wetgeving. Zorg dat je je btw-aangifte altijd op tijd indient, ook als je geen btw hoeft te betalen of kunt terugvorderen. Je moet twee soorten btw aangeven: het btw-bedrag dat jij aan je klanten hebt doorberekend (uitvoer-btw) en het bedrag dat jij aan jouw leveranciers hebt betaald (invoer-btw). Je moet ook de door jou betaalde btw aftrekken van het btw-bedrag dat jij hebt doorberekend aan jouw klanten. Als jij bijvoorbeeld de retailer bent die het collier van de juwelier heeft gekocht, kun je 23% aan btw (€ 230) terugvorderen die je aan de juwelier hebt betaald. Wanneer je je aangifte indient, betaal je slechts het verschil tussen het btw-bedrag dat door de eindklant is betaald (€ 345) en het bedrag dat jij oorspronkelijk hebt betaald (€ 230). Je betaalt dus € 115.

Elk land heeft zijn eigen aangifteformulieren en tijdstippen waarop de aangiften moeten worden ingediend. Hoe vaak je aangifte moet doen is ook afhankelijk van de jaarlijkse verkoopomzet. In Duitsland gebeurt dit bijvoorbeeld elk kwartaal, maar bij een jaarlijkse omzet die hoger is dan € 7500 moeten verkopers hun btw maandelijks opgeven. Bij een omzet van minder dan € 1000 is dat juist één keer per jaar.

Als je hebt gekozen voor OSS-registratie, moet je elk kwartaal een OSS-aangifte doen in het land waar je bent geregistreerd. Deze aangifte staat los van alle andere lokale btw-aangiften die je moet indienen. Bij je OSS-aangifte geef je alle verkopen op die in aanmerking komen voor OSS. Hierbij gaat het dus om verkopen aan klanten in EU-landen en de bijbehorende btw-bedragen. Nadat je alle btw hebt betaald in het land waar je bent geregistreerd voor OSS-btw, zal je lokale belastingdienst de btw-omzet namens jou verdelen over de andere landen.

Als je niet het juiste btw-bedrag opgeeft, moet je mogelijk rente en boetes betalen in elk land waar je btw had moeten innen en/of afdragen. Zo kun je in Portugal een boete van wel € 3750 krijgen als je btw-aangifte niet klopt. En in Duitsland krijg je een boete van 10% van het btw-bedrag (tot maximaal € 25.000) als je je btw-aangifte te laat indient.

Hoe kan Stripe Tax je helpen?

Stripe Tax maakt compliance met belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je bedrijf. Met Stripe Tax wordt de btw, VAT, sales tax en GST automatisch berekend en geïnd voor zowel fysieke als digitale producten en diensten in Europa (EU, het VK, Noorwegen en Zwitserland), de Verenigde Staten, Australië en Nieuw-Zeeland. Onze oplossing voor automatische belastingberekening is volledig geïntegreerd in Stripe, zodat je meteen aan de slag kunt, zonder integratie of plug-ins van derden.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Weten waar je je moet registreren en belasting moet berekenen: Kijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties, en activeer binnen enkele seconden de functie voor het innen van belastingen in een nieuw land of staat. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting. Of voeg deze functie met één muisklik toe aan Stripe-producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  
• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int altijd het juiste belastingbedrag, waar of wat je ook verkoopt. Het programma ondersteunt honderden producten en diensten. Belastingwetgeving en -tarieven worden voortdurend gemonitord en bijgewerkt.
  
• Eenvoudig belasting aangeven en afdragen: Stripe biedt gespecificeerde rapporten en belastingoverzichten voor elke locatie waar je aangifte moet doen. Zo kun je heel eenvoudig zelf, of met je boekhouder of een van de voorkeurspartners van Stripe, je belastingaangifte doen en belasting afdragen.