Als je in de EU verkoopt, moet je extra rapportages doen, zoals de EC-verkooplijst (periodisk sammanställning in het Zweeds). Zo houdt de Zweedse belastingdienst (Skatteverket) de verkopen tussen EU-bedrijven bij. De regels voor de EC-verkooplijst (ESL) zijn precies en zeggen wat je moet opnemen, hoe vaak je moet rapporteren en wat er gebeurt als je te laat bent. Hieronder leggen we uit wat je moet weten over de ESL in Zweden en hoe je aan de regels kunt blijven voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de EC-verkooplijst (periodisk sammanställning) in Zweden?
  
• Hoe werkt de EC-verkooplijst voor diensten?
  
• Hoe werkt de EC-verkooplijst voor goederen?
  
• Hoe dien je een EC-verkooplijst in Zweden in?
  
• Wanneer moet je een EC-verkooplijst indienen?
  
• Wat gebeurt er als je te laat bent of geen verkopen hebt om te rapporteren?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is de EC-verkooplijst (periodisk sammanställning) in Zweden?

De EC-verkooplijst, of periodisk sammanställning, is een rapport dat Zweedse bedrijven moeten indienen bij Skatteverket als ze goederen of bepaalde diensten verkopen aan btw-geregistreerde bedrijven in andere EU-landen. Het is een manier voor belastingautoriteiten in de hele EU om de btw op grensoverschrijdende verkopen te controleren. Zweden registreert wat het land heeft verlaten met een nultarief of verleggingsregeling, en het land van de koper controleert of de btw bij aankomst is afgedragen.

Als je bedrijf intra-EU B2B-verkopen van goederen doet of diensten levert volgens de verleggingsregeling, moet je een ESL indienen. Er is geen minimumdrempel en zelfs een enkele verkoop aan een Duitse of Franse btw-geregistreerde klant moet worden gerapporteerd.

De ESL staat los van je btw-aangifte. Je btw-aangifte toont totalen, terwijl de ESL een lijst bevat van je klanten, hun btw-nummers en de totale waarde en het type verkopen dat je aan hen hebt gedaan tijdens de rapportageperiode. Skatteverket en het belastingkantoor van je klant gebruiken dit om te controleren of leveringen met nultarief overeenkomen met de door de klant gerapporteerde aankopen en of je klant de verleggingsregeling heeft toegepast. Als je dit niet goed doet, kan dat leiden tot boetes of vragen van de belastingdienst, voor jou en je klant.

Hoe werkt de EC-verkooplijst voor diensten?

Als een Zweeds bedrijf diensten levert aan een klant met een btw-nummer in een ander EU-land, reken je meestal geen Zweedse btw en regelt de klant de belasting in zijn land via de verleggingsregeling. Deze transacties komen op je ESL.

De vereiste geldt voor B2B-diensten die binnen de EU worden verkocht. Denk aan advies, software-as-a-service (SaaS) of ontwerpwerk dat wordt geleverd aan een EU-bedrijf met een geldig btw-nummer. Diensten aan particulieren of bedrijven die niet voor btw zijn geregistreerd, vallen hier niet onder.

De frequentie van aangifte is lager voor diensten. Als diensten je enige grensoverschrijdende verkopen zijn, doe je elk kwartaal aangifte in Zweden. Alle diensten voor januari-maart worden bijvoorbeeld gegroepeerd in één rapport dat uiterlijk op 25 april moet worden ingediend als het elektronisch wordt ingediend en uiterlijk op 20 april als het op papier wordt ingediend. Als je ook goederen verkoopt, moet je maandelijks aangifte doen.

Elke dienstentransactie moet het btw-nummer van de klant en de totale waarde van de aan die klant verkochte diensten in die periode bevatten. Controleer de btw-nummers in het btw-informatie-uitwisselingssysteem (VIES) van de EU voordat je aangifte doet. Ongeldige nummers of discrepanties kunnen leiden tot afwijzingen.

Hoe werkt de EC-verkooplijst voor goederen?

De ESL geldt voor fysieke producten die vanuit Zweden worden verzonden naar klanten met een btw-nummer in andere EU-landen. Deze goederen vallen onder een intracommunautaire levering met nultarief. Elke verkoop moet worden vermeld, met het btw-nummer van de koper en de totale waarde die je tijdens de rapportageperiode hebt verkocht.

Je doet maandelijks aangifte. Zelfs als je btw-aangifte elk kwartaal moet doen, moet de ESL voor goederen elke maand worden ingediend. Een verkoop in januari moet bijvoorbeeld uiterlijk op 25 februari worden gerapporteerd (als je online aangifte doet).

Er is één uitzondering: als je EU-goederenverkoop niet meer dan 500.000 Zweedse kronen (SEK) per kwartaal bedraagt, exclusief btw, kun je een aanvraag indienen om in plaats daarvan per kwartaal aangifte te doen. Als je aanvraag wordt goedgekeurd en je later de drempel overschrijdt, wordt die toestemming ingetrokken en ga je weer terug naar maandelijkse rapportage.

Hier zijn enkele speciale scenario's om op te letten:

• Call-off stock: Als je goederen naar een magazijn in een ander EU-land verplaatst voor een bekende koper, vermeld je het btw-nummer van die koper in een speciaal gedeelte van de ESL. In dat stadium voer je geen waarde in, maar alleen het btw-nummer dat aan de voorraadoverdracht is gekoppeld. Als de goederen terugkeren naar Zweden of als de beoogde koper verandert, worden die gebeurtenissen ook gerapporteerd. Zodra de koper eigenaar wordt, wordt de verkoop zelf gerapporteerd met een waarde.

• Driehoeksverkoop: In een keten met drie partijen rapporteert het middelste bedrijf de wederverkoop als een driehoeksverkoop. Een Fins bedrijf verkoopt bijvoorbeeld aan een Zweeds bedrijf, dat doorverkoopt aan een Duitse klant. De goederen worden rechtstreeks vanuit Finland naar Duitsland verzonden. De ESL heeft een apart veld voor deze situatie, waarin het btw-nummer van de klant en de wederverkoopwaarde worden weergegeven.

Hoe dien je een EC-verkooplijst in Zweden in?

Bedrijven dienen hun EC-verkooplijsten meestal elektronisch in bij Skatteverket, wat de snelste en meest betrouwbare methode is. Je hebt drie belangrijke opties:

• Onlineformulier (e-service van Skatteverket): Log in en voer het btw-nummer van elke koper en de totale waarde van de verkochte goederen of diensten in. Het systeem controleert de btw-formaten en telt de totalen voor je op. Als je online aangeeft, heb je ook een langere deadline: de 25e van de volgende maand.

• Bestand uploaden (filöverföring): Als je veel transacties hebt, kun je een bestand met de extensie .txt of .csv uploaden in plaats van elke transactie afzonderlijk in te voeren. Boekhoudsoftware exporteert vaak in het vereiste formaat. Dit minimaliseert handmatige fouten en is een efficiënte methode voor verkopers met grote volumes.

• Papieren formulier (SKV 5740): Papieren rapporten moeten uiterlijk op de 20e van de volgende maand bij Skatteverket binnen zijn, dus eerder dan digitale bestanden. Er zijn aparte formulieren voor speciale gevallen, zoals afroepvoorraden.

Welke methode je ook gebruikt, de vereiste gegevens zijn hetzelfde: het btw-nummer van elke klant, de waarde in SEK van de verkochte goederen of diensten en eventuele driehoeks- of afroepvoorraadboekingen. Elk btw-nummer komt doorgaans één keer per periode voor met geaggregeerde totalen.

Bewaar altijd een kopie van het ingediende rapport of de bevestigingspagina. Dit dient als bewijs van compliance en maakt reconciliatie gemakkelijker wanneer je je btw-aangifte controleert.

Wanneer moet je een EC-verkooplijst indienen?

De timing is een van de moeilijkere aspecten van de ESL, omdat deze niet altijd overeenkomt met je btw-aangifteschema.

De frequentie van aangifte hangt af van wat je verkoopt:

• Goederen: Als je goederen verkoopt aan btw-geregistreerde bedrijven in andere EU-landen, dien je maandelijks een rapport in. Voor elke kalendermaand is een apart rapport vereist. Als je EU-goederenverkoop niet meer dan 500.000 SEK per kwartaal bedraagt, kun je een aanvraag indienen om per kwartaal te rapporteren.

• Alleen diensten: Als je alleen diensten verkoopt die onder de verleggingsregeling vallen, dien je elk kwartaal een aangifte in. De omzet van januari tot en met maart wordt bijvoorbeeld in april gerapporteerd.

• Zowel goederen als diensten: Als je zowel goederen als diensten verkoopt, moet je maandelijks een aangifte indienen.

Online aangiften moeten uiterlijk op de 25e van de volgende maand worden ingediend. Papieren formulieren moeten uiterlijk op de 20e bij Skatteverket binnen zijn.

Wat gebeurt er als je te laat aangifte doet of geen omzet hebt om te rapporteren?

Twee situaties kunnen het proces voor bedrijven ingewikkeld maken: maanden waarin er niets te rapporteren valt en maanden waarin de aangifte te laat wordt ingediend. Dit is wat je moet doen.

Geen omzet tijdens een periode

Als je tijdens een rapportageperiode geen goederen of diensten hebt verkocht aan btw-geregistreerde bedrijven in de EU, hoef je geen aangifte te doen. Skatteverket wil geen ‘nul’-aangiften. Zorg er gewoon voor dat je eigen administratie bevestigt dat er niets is gemist, want Skatteverket vergelijkt je btw-aangifte met je ESL-aangiften.

Te late indieningen

Als je omzet hebt gehad en de deadline hebt gemist, kan Skatteverket een boete van 1.250 SEK per te late aangifte opleggen. De boete geldt per periode, dus meerdere gemiste maanden betekenen meerdere boetes. Dien je aangifte in zodra je de fout ontdekt, om te voorkomen dat er boetes voor te late aangifte worden opgebouwd. Fouten kunnen worden gecorrigeerd door een bijgewerkte aangifte in te dienen.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt fiscale compliance minder ingewikkeld, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf. Stripe Tax helpt je bij het bijhouden van je verplichtingen en waarschuwt je wanneer je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor btw-registratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch btw op zowel goederen als diensten.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop te klikken in het Stripe-dashboard of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastingheffing in een nieuw land of een nieuwe staat inschakelen. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop in het Dashboard belastingheffing toe te voegen.

• Je registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een simpel proces waarbij de aanvraaggegevens al zijn ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je makkelijker aan de lokale regels voldoet.

• Btw-nummers bij het afrekenen: Stripe Checkout kan btw-nummers van klanten verzamelen op het POS, en Stripe Invoicing kan deze toevoegen aan facturen. Je hoeft ze later niet meer op te sporen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int de juiste hoeveelheid verschuldigde belasting, waar of wat je ook verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudig je aangifte: Stripe Tax werkt naadloos samen met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en op tijd zijn. Laat onze partners je aangiften regelen, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.